De Mokapen-gids

Mijlpalen-gids

Een mijlpaal is een termijn van het document: een deel van het bedrag, met een vervaldatum en een staat. Je gebruikt hem wanneer de klant niet alles in één keer betaalt — aanbetaling bij ondertekening, betalingen naar voortgang, saldo bij oplevering — en je document voor document en op één bord wilt zien wat nog geïnd moet worden en wat al gesloten is.

Het blok heet Mijlpalen en staat op de kaart van de offerte, de order en de factuur. Het werkt op dezelfde manier op de drie documenten. Het is geen tweede prijslijst en het legt de inning niet vast: het is het plan waarmee je de termijnen hebt afgesproken.

Waar het staat in het dagelijkse werk

De artikelen van het document zeggen wat je verkoopt en hoeveel het in totaal waard is. De mijlpalen zeggen wanneer dat bedrag wordt gesplitst. Een offerte van € 12.000 kan één regel «Webproject» blijven en daaronder drie mijlpalen: 30% bij bevestiging, 40% bij oplevering van het concept, 30% bij ingebruikname.

Het plan leeft op het document, dus je ziet het wanneer je die kaart opent. Als je 's ochtends wilt weten «welke termijnen deze week vervallen, op alle offertes», open je het bord Mijlpalen vanaf de pagina Offertes, Orders of Facturen. Elke kaart is een termijn, niet het hele document. Een klik op de kaart opent opnieuw de offerte, de order of de factuur waarbij hij hoort.

Wanneer de klant accepteert en je de offerte omzet in een order, gaan de mijlpalen mee naar de order, samen met de regels. Op de factuur schrijf je ze opnieuw: de overgang order → factuur kopieert ze niet vanzelf. De Betalingen van de factuur blijven iets anders: daar noteer je het geld dat echt is binnengekomen.

Praktijkgevallen

• Advies in voortgangsfasen: offerte van € 10.000 in percentage. Regel 1 op 30% met vervaldatum bij ondertekening en opmerking «Aanbetaling». Regel 2 op 40% «Oplevering concept». Regel 3 op 30% «Saldo». Het restant onderaan moet op 0% uitkomen: je hebt het hele document gedekt.
• Levering met vaste bedragen: order van € 8.400, modus Hoeveelheid. € 2.500 bij de order, € 3.400 als de goederen klaar zijn, € 2.500 bij installatie. Handig wanneer het contract over bedragen spreekt en niet over percentages, of wanneer een termijn een ronde aanbetaling is die niet precies op 30% valt.
• Abonnement of spreiding: twaalf regels met hetzelfde bedrag, een vervaldatum op dag 1 van elke maand, opmerking «Termijn 1» … «Termijn 12». Op het bord zie je ze in de kolom Binnenkort verschuldigd aankomen naarmate ze dichterbij komen.
• Commerciële aanmaning: je opent de documenten niet één voor één. Vanaf de pagina Offertes (of Orders, of Facturen) druk je op Mijlpalen. De kolom Verlopen is wat geïnd had moeten zijn en nog niet als gedaan is gemarkeerd. De kolom Binnenkort verschuldigd is de week die komt.
• Van offerte naar order: je bereidt het plan al in de offerte voor, zodat de klant de vervaldata in de onderhandeling ziet. Bij acceptatie ontstaat de order met dezelfde termijnen, dezelfde datums en dezelfde opmerkingen. Op de order werk je alleen de staat bij, van Gepland naar Klaar, wanneer de termijn gesloten is.

Het blok Mijlpalen op de kaart

Open de offerte, de order of de factuur. Onderaan de kaart vind je de kaart Mijlpalen, met het aantal regels. Als hij leeg is, lees je «Er zijn geen mijlpalen». De knop Toevoegen voegt een regel toe.

Elke regel heeft vier kolommen en een opmerking eronder:

• # — het nummer van de regel (1, 2, 3). Het is geen vrije titel: de naam van de termijn schrijf je in het veld Opmerking («Aanbetaling bij ondertekening», «Voortgang bouw», «Saldo»). De opmerking gaat tot 255 tekens, met de teller rechts.
• Percentage of Hoeveelheid — hoeveel deze termijn waard is. De keuze is er één voor het hele document, met de twee knoppen boven het blok. Je kunt op dezelfde kaart geen regel in percentage en een regel in euro mengen.
• Vervaldatum — de dag waarop die termijn wordt verwacht. Je kunt hem leeg laten: de termijn blijft in het plan, maar op het bord belandt hij bij de geplande, niet bij de vervaldata.
• Staat — slechts twee waarden: Gepland en Klaar. «Binnenkort verschuldigd» en «Verlopen» kies je hier niet: het bord berekent ze uit de datum.

De prullenbak rechts verwijdert de regel. Rechtsonder zegt Resterend hoeveel van het document nog niet aan een termijn is toegewezen: in percentage als je in percentage werkt, in bedrag als je op hoeveelheid werkt.

Het totaal van de termijnen kan het document niet overschrijden. Als je in percentage boven 100% komt, stopt het veld bij het maximum dat nog beschikbaar is. Als je op hoeveelheid boven het totaal van het document komt, stopt het op dezelfde manier. Je mag een restant laten staan: een plan op 70% is geldig, de overige 30% heeft gewoon nog geen vervaldatum.

Een lege regel — zonder waarde, zonder datum en zonder opmerking — wordt niet opgeslagen. De andere wel, samen met het document, wanneer je de kaart opslaat.

Percentage of Hoeveelheid

Je begint bijna altijd bij Percentage. Je schrijft 30, 40, 30 en het plan blijft kloppen ook als, in de onderhandeling, het totaal van de offerte beweegt: de percentages blijven, het equivalent in euro wordt herberekend op het nieuwe totaal. Dat is het geval bij advies en bij elk voorstel waarvan de prijs nog kan veranderen.

Ga naar Hoeveelheid wanneer het contract over ronde bedragen spreekt, of wanneer een termijn geen schoon percentage van het totaal is. Op de knop Hoeveelheid toont Mokapen de euro's die al berekend zijn vanuit de percentages en het totaal van het document. Als je in deze modus opslaat, onthoudt het document vanaf dat moment de bedragen, niet de percentages.

De omgekeerde overgang werkt hetzelfde: van hoeveelheid naar percentage is het percentage het bedrag gedeeld door het totaal van het document. Dat doe je het best wanneer het totaal al definitief is. Als het totaal nog nul is, vul dan eerst de artikelen in: zonder een bedrag van het document heeft de modus Hoeveelheid geen plafond om op te steunen.

De modus hoort bij het document, niet bij de enkele regel. Een offerte in percentage en een order in hoeveelheid kunnen naast elkaar bestaan: het zijn twee verschillende kaarten. Wanneer je de offerte naar de order kopieert, reist de modus mee met de regels.

Vervaldatum en Staat

Op de kaart beslis jij twee dingen: de datum en of de termijn nog Gepland is of al Klaar. De rest doet het bord, elke keer dat je het opent, zonder een derde staat om in te stellen.

• Klaar — je hebt de termijn als gesloten gemarkeerd. Hij blijft in de kolom Klaar ook als de datum in het verleden ligt. Zo zeg je «deze termijn hoeven we niet meer aan te manen».
• Verlopen — hij is nog gepland en de vervaldatum ligt vóór vandaag. Je kiest hem niet uit het menu: hij belandt er vanzelf.
• Binnenkort verschuldigd — hij is nog gepland en de vervaldatum valt binnen de komende 7 dagen, vandaag inbegrepen.
• Gepland — geen datum, of een datum verder dan 7 dagen.

Voorbeeld. Vandaag is het 20 oktober. Een geplande termijn op 18 oktober staat in Verlopen. Eén op 25 oktober is Binnenkort verschuldigd. Eén op 15 november is Gepland. Dezelfde termijn van 18 oktober, als je hem op Klaar zet, verlaat het verlopen en gaat naar Klaar: de datum blijft, de staat wint van de datum.

Het bord Mijlpalen

Op de pagina van de offertes, de orders en de facturen — zowel in de lijst als in Kanban — staat bovenaan de knop Mijlpalen, met het vlag-icoon. Hij opent een bord met vier kolommen: Gepland, Binnenkort verschuldigd, Verlopen, Klaar. Het zijn drie aparte borden: dat van de offertes mengt de orders niet, en dat van de facturen mengt de offertes niet.

Elke kaart toont het nummer van de termijn, de code en de titel van het document, het percentage of het bedrag, de vervaldatum (in rood als hij verlopen is, in oranje als hij binnenkort verschuldigd is), de klant en de opmerking. De klik opent de kaart van het document, waar je waarde, datum en opmerking rustig rechtzet.

Je kunt de kaart ook van de ene kolom naar de andere slepen. Het slepen is niet alleen een wissel van etiket: het herschrijft de staat en, in drie van de vier gevallen, ook de datum. Dat wil je weten voordat je tijdens een vergadering een kaart verplaatst.

• Naar Klaar — de staat wordt Klaar. De vervaldatum die je had geschreven blijft zoals hij is.
• Naar Verlopen — de staat gaat terug naar Gepland en de vervaldatum wordt gisteren. Gebruik het alleen als je de termijn echt tussen de verlopen wilt forceren.
• Naar Binnenkort verschuldigd — de staat gaat terug naar Gepland en de vervaldatum wordt over 3 dagen.
• Naar Gepland — de staat gaat terug naar Gepland en de vervaldatum wordt weggehaald. De termijn heeft geen datum meer.

Als de juiste datum de datum is die je met de klant hebt afgesproken, sleep de kaart dan niet om hem «recht te zetten»: open het document en zet de staat op Klaar, of corrigeer de vervaldatum met de hand. Slepen is handig om een termijn te sluiten (naar Klaar, de datum wordt niet aangeraakt) en vraagt aandacht bij de andere drie kolommen.

Van offerte naar order, en daarna naar de factuur

Wanneer je vanuit de offerte de order aanmaakt, kopieert Mokapen de mijlpalen: nummer, percentage of hoeveelheid, vervaldatum, staat en opmerking. Je vindt ze al ingevuld op de kaart van de nieuwe order, in dezelfde modus (percentage of hoeveelheid) als de offerte. Vandaar werk je ze bij zonder ze opnieuw te schrijven: je zet de aanbetalingstermijn op Klaar op de dag dat hij binnenkomt, je schuift een vervaldatum als de bouw opschuift.

De factuur krijgt de mijlpalen van de order niet automatisch. Als je hetzelfde plan ook daar wilt, open je de factuur en bouw je de regels opnieuw op. Dat heeft zin wanneer de factuur de hele order dekt. Het heeft minder zin wanneer je één termijn factureert: dan is de nuttige mijlpaal er één, met bedrag en vervaldatum van die uitgifte, en de andere blijven op de order.

De staat Klaar maakt geen betaling aan en geeft de factuur niet uit. Het is een teken op het plan. De echte inning registreer je in de Betalingen van de factuur; het fiscale document ontstaat met de factuurstroom, niet door een kaart te slepen.

Wat ze niet zijn

Het zijn niet de mijlpalen van de Gantt van een project. Die meten de fasen van het werk (aftrap, oplevering, keuring). Deze meten de termijnen van een verkoopdocument. Een project kan de ene hebben en een order de andere, zonder dat ze synchroniseren.

Het zijn niet de Betalingen op de factuur. Een mijlpaal Klaar betekent «deze termijn van het plan is voor ons gesloten». Een betaling betekent «dit geld is binnengekomen». Je kunt een plan helemaal als gedaan gemarkeerd hebben en de betalingen nog moeten registreren, of het omgekeerde.

Het zijn geen artikelregel en ze vervangen de economische voorwaarden van de PDF niet. De tekst «30% bij de order, saldo binnen 30 dagen» die je de klant wilt laten lezen, blijft in de voorwaarden van het document. De mijlpalen zijn het interne hulpmiddel om die datums niet te vergeten.

Veelgestelde vragen

Kan ik de termijn een naam geven, bijvoorbeeld «Aanbetaling»?

Ja, in het veld Opmerking. De kolom # is alleen het oplopende nummer van de regel. Op het bord lees je de opmerking onder de titel van het document.

Moet ik per se op 100% uitkomen?

Nee. Het restant mag blijven staan. Je kunt niet voorbij 100% of voorbij het bedrag van het document: het veld blokkeert bij het maximum dat nog vrij is.

Ik heb het totaal van de offerte veranderd. Werken de termijnen bij?

Als het document op Percentage staat, blijven de percentages en volgt het euro-equivalent het nieuwe totaal. Als het op Hoeveelheid staat, blijven de bedragen die je hebt geschreven: een lager totaal kan je erboven doen uitkomen, en het veld brengt je terug binnen het nieuwe plafond zodra je er weer op gaat.

Waarom verschijnt een termijn zonder datum niet bij de vervaldata?

Omdat «binnenkort verschuldigd» en «verlopen» alleen bestaan als er een datum is. Zonder datum staat de termijn op Gepland. Zet de vervaldatum op de kaart als je hem op het bord wilt zien aankomen.

Ik heb een kaart naar Gepland gesleept en de datum is weg.

Zo werkt die kolom: ernaar terugkeren haalt de vervaldatum weg. Open het document opnieuw en zet de datum terug. Om een termijn te sluiten zonder de afgesproken dag aan te raken, sleep je hem naar Klaar of zet je Klaar vanuit de staat op de kaart.

De termijn ligt in het verleden, maar ik heb hem al gesloten. Waarom staat hij niet in Verlopen?

Omdat de staat Klaar is. Klaar komt vóór de datum: de kaart staat in de kolom Klaar ook als de dag voorbij is. Dat is wat je wilt, als de termijn niet meer aangemaand hoeft te worden.

Ik maak de order vanuit de offerte. Moet ik de termijnen overnemen?

Nee. Percentage of hoeveelheid, datums, staat en opmerkingen gaan mee naar de order. Controleer ze alleen opnieuw als je bij de overgang het totaal hebt veranderd en met een vast bedrag werkte.

En wanneer ik de factuur vanuit de order aanmaak?

De mijlpalen worden niet gekopieerd. Als je ze ook op de factuur nodig hebt, voeg je ze daar toe. De betalingen die op de factuur zijn geregistreerd blijven onafhankelijk van dit plan.

Komen de mijlpalen op de PDF die ik naar de klant stuur?

Nee. Ze blijven op de kaart en op het bord. Als de klant de vervaldata moet lezen, schrijf je ze in de voorwaarden van het document.

Zie ik de mijlpalen van offertes, orders en facturen samen?

Nee. De knop Mijlpalen op de pagina Offertes toont alleen de termijnen van de offertes. Hetzelfde geldt voor Orders en voor Facturen. Drie plannen, drie borden.