De Mokapen-gids

Contactformulier

Het contactformulier is hoe Mokapen leads in het adresboek brengt zonder e-mails te kopiëren: de bezoeker laat een naam, een bericht en de velden die je vraagt achter, op de site of op een landing page. Jij vindt het contact al in het CRM — met een melding aan het team en, als je ze inschakelt, een taak, een deal of een ticket. Geen WordPress-plugin waar de verkoper mee moet worstelen, geen spreadsheet «lead van de site», geen knippen en plakken uit de inbox van info@.

Het is geen slot in de kalender en geen catalogusboeking. Voor «kies een tijdstip met Sara» is er Afspraak boeken; voor «kies een dienst of een product en een datum» is er Een dienst of product boeken. Deze gids is het klassieke formulier: schrijf ons, demo-aanvraag, webinarinschrijving, «bel me alsjeblieft terug».

Het gemak zit hier: een URL (of een snippet op de site), de gegevens landen op de contactkaart met formulierbron, dezelfde velden en dezelfde privacy als de rest van Mokapen. Vanaf daar start je een reeks, een deal, een taak — zonder een tweede tool.

Waarvoor het dient en waarom het helpt

Het probleem is niet «een formulier hebben». Het is dat het formulier ergens anders leeft en het CRM niet. Mokapen sluit dat gat:

• Eén plek — het formulier hoort bij de organisatie, niet bij de site. Je deelt het met een link, sluit het in in het CMS, zet het in een bio of in een ads-campagne. Iedereen in het team vindt het onder Formulieren, niet «in het WordPress van Marco».
• Een echt contact, geen e-mail in de inbox — bij verzenden maakt of werkt Mokapen de kaart bij (zelfde e-mail op E-mail 1/2/3 → werkt bij, dupliceert niet). Telefoon, bedrijf, aangepaste velden, privacytoestemmingen: ze landen waar je ze hebt gemapt. De bron is het formulier (code form_…); bestond het contact al, dan wordt de eerste bron niet overschreven.
• Minder werk na verzenden — bedankpagina, bevestigingsmail naar de bezoeker, melding naar de inboxen die je op het formulier zet. Daarna, als het plan het omvat, formulierautomatiseringen: een label, een taak «binnen 24 uur terugbellen», een inbound-deal, een ticket.
• Velden die je al gebruikt — je verzint geen tweede register. Je voegt de contactvelden toe (en, als je ze nodig hebt, bedrijfsvelden) die de organisatie al heeft: select, datums, getallen, land. Verplicht ja/nee en het zichtbare label bepaal jij.
• Twee landings, hetzelfde formulier — verborgen velden (campagne, UTM, segment) vertellen je waar de lead vandaan kwam zonder het formulier tien keer te klonen. De formuliercode (slug) is wat je ook in de trigger van de automatiseringen gebruikt.

Kortom: je gebruikt dit formulier om te verzamelen wie je schrijft. Je gebruikt de afsprakenpagina om een slot te laten boeken. Je gebruikt de diensten-/productenpagina om een catalogusitem te laten boeken. Meng die drie taken niet in één formulier.

Hoe je toegang krijgt en limieten

• Gebruikersmenu → Formulieren. Bovenaan filters Alles / Contactformulier / Afspraak boeken / Een dienst of product boeken. Kom je vanuit het contactfilter, dan start «Nieuw formulier» al op het juiste sjabloon.
• Links, in het menu Formulieren, staat ook Tracking (snippet voor sitebezoek, plannen met tracking). Openbare Mokapen-websitepagina’s komen nog: vandaag publiceer je het formulier, geen hele site.
• Je hebt de app Formulieren actief nodig (Instellingen → Toepassingen) en rolrechten om aan te maken/bewerken. Het formulierplafond is dat van het plan (Premium): in de lijst opent «Nieuw formulier» de upgrade als je aan de limiet zit. Voorbij de limiet blijven de meest recente formulieren vergrendeld, ook als je ze via een directe link opent — de oudste blijven.
• Formulierautomatiseringen (deal, taak, ticket aanmaken, contact bijwerken) zitten op plannen die Automatiseringen vanaf formulieren bevatten (hetzelfde niveau als volledige automatiseringen). Zonder dat plan kun je het formulier toch publiceren: contact, melding en log zijn er sowieso.

Lijstpagina

Elke kaart toont de interne titel, een typebadge (contactformulier / afspraak / dienst), formuliercode (slug: die gebruik je in automatiseringen en zie je ook in Instellingen), icoon, status Online (groen, met een icoon om de openbare pagina te openen) of Offline (rood, met een oog voor voorbeeld zonder inzendingen te accepteren).

Menu met drie puntjes: Bewerken (opent Instellingen), Dupliceren, Verwijderen. Dupliceren is voor wanneer je een formulier hebt dat werkt en je een tweeling wilt voor een andere campagne (daarna wijzig je titel, verborgen velden, notificatie-e-mails). Verwijderen haalt de openbare pagina weg: al aangemaakte contacten blijven in het adresboek.

Is de lijst leeg, dan zegt Mokapen dat en biedt de nieuwe knop (als het plan nog slots heeft).

Een contactformulier aanmaken

1. Formulieren → Nieuw formulier. In «Wat wil je aanmaken?» kies je Contactformulier (als je niet al op contact filtert). Je kiest het sjabloon bij het aanmaken: daarna verander je het niet vanaf dit scherm — voor een kalenderslot maak je een ander formulier.
2. Naam — is intern (jij ziet die in de lijst). De bezoeker ziet de titel en ondertitel die je in de inhoud zet.
3. Notificatie-e-mail — wie moet weten dat er een inzending is binnengekomen (info@, de verkoper van dienst, meer dan één adres). Het is niet het archief: het archief is het contact + het log. Laat je het leeg, dan mis je inzendingen.
4. Mokapen bereidt al voor: organisatielogo (als er een is), titel, ondertitel van het contactformulier, e-mailveld (verplicht), voornaam (verplicht), achternaam, privacytekst met links naar privacy en voorwaarden. Daarna open je Inhoud.
5. Pad bovenaan: Naam → Inhoud → Instellingen → (als het plan het omvat) Automatisering. In Instellingen zet je het formulier pas ONLINE als titel, velden, privacy, succespagina en bevestigingsmail op hun plaats zijn. Offline accepteert de openbare link geen inzendingen; het voorbeeld wel.

Editor: ontwerp en velden

Voorbeeld links, twee tabbladen rechts: Design (blokken) en Opties. Bovenaan, naast de landing, heb je succespagina en bevestigingsmail — sla ze niet over: dat is het verschil tussen «we hebben het ontvangen» en stilte.

Design-blokken

• Logo — afbeelding en uitlijning. Bij het aanmaken, als de org een logo heeft, is het al gekopieerd. Eén logo per formulier.
• Titel — titel en ondertitel zichtbaar voor de bezoeker. De standaardondertitel legt uit dat je een contact verzamelt: herschrijf die in de toon van het merk.
• Bericht — vrij tekstgebied (aanvraag, notities). Het is geen veld van de contactkaart: het landt in het log, de notificatiemail en de automatiseringen. Nuttig; het vervangt telefoon of bedrijf niet als je die in het record nodig hebt.
• Contactvelden — lijst van adresboekvelden. Standaard: e-mail, voornaam, achternaam. Voeg telefoon toe (gaat naar Telefoon 1), adres, stad, land, bedrijf (tekst; Mokapen kan het bedrijf in het adresboek koppelen/aanmaken), select, datums, getallen, aangepast. Per veld: label, label tonen, verplicht. Haal weg wat je niet nodig hebt: een lang formulier halveert de inzendingen.
• Aangepaste velden — extra blok (niet de aangepaste velden die al in het adresboek staan): «eenmalige» vragen die in het log en de automatiseringen blijven, zonder de kaart te vervuilen. Gebruik adresboekvelden als je wilt filteren en rapporteren; gebruik dit blok als het alleen context voor de inzending is.
• Achtergrond — paginakleur.
• Boekingen — sleep het niet op een contactformulier. Dat blok is voor de andere twee gidsen: je zou het paginatype veranderen.

Sla vaak op. Het voorbeeld links volgt de blokken; Voorbeeld in Instellingen opent de echte pagina in een ander tabblad.

Opties: privacy, spam, tracking

• Privacy Policy — tekst onder de knop, met links naar privacy en voorwaarden (vooraf ingevuld; je past ze aan aan de juridische teksten van je org). Zonder zichtbare toestemming is een openbaar formulier op de site een risico: los dat op voordat je ONLINE gaat.
• Privacyrechten — toestemmingen die Mokapen op de contactkaart opslaat (bron: dit formulier, pagina-id). Je hebt ze nodig als je gaat tracken of nieuwsbrieven stuurt: de toestemming blijft op het contact, niet alleen in het log.
• Bevestigingscheckbox — «Ik heb gelezen en accepteer», een expliciete stap naast de privacytekst. Maak hem verplicht als de wet dat vraagt.
• Verborgen velden — waarden die de bezoeker niet ziet (campagnenaam, UTM, «landing-pricing»). Hetzelfde formulier, twee URL’s of twee snippets met verschillende verborgen waarden: in automatisering en in het log onderscheid je ze. Zet geen gevoelige gegevens in het duidelijk in de URL als dat niet nodig is.
• Aangepaste succespagina — in plaats van de Mokapen-pagina doorverwijzen naar een URL van jou (bedankt op de site, upsell). Gebruik je die, dan telt het tabblad «succespagina» van de editor minder: de bezoeker ziet het niet.
• reCAPTCHA — anti-spam. Zet het aan als het formulier openbaar is: zonder dat maken bots en lege inzendingen het adresboek en de meldingen vuil.

Succespagina en bevestigingsmail

Succespagina — tekst na verzenden (standaard: een generieke bedank) en een optionele knop («Terug naar de site», «Download de PDF») met een URL. Stem de toon af op wat erna gebeurt: «we bellen je binnen een dag terug» als er een taak is, niet «je staat al in de kalender» (dat is het andere formulier).

Bevestigingsmail — gaat naar de bezoeker (afzender, onderwerp, inhoud). Vul hem in: het is het bewijs dat de inzending is aangekomen. Hij vervangt de interne melding niet (die gaat naar de e-mails die je op het formulier zet). Ontvangt de bezoeker hem niet, controleer spam en of het e-mailadres op het formulier geldig is — Mokapen gebruikt het adres dat zij hebben ingevuld.

Publiceren: status, URL, embed, tracking

In Instellingen:

• ONLINE / OFFLINE — schakelaar. Concept = Offline, je werkt in het voorbeeld. Online = je accepteert inzendingen. De slug (code) blijft zichtbaar onder de titel: wijzig hem niet lichtzinnig als je hem al in een campagne of een automatisering hebt gezet.
• Formulier-URL — kopieer die in ads, e-mail, QR, bio. De bezoeker opent de Mokapen-pagina. De knop Bekijken is alleen actief als ONLINE.
• Embedded Code — snippet (script + container) voor de site: een knop of een ingesloten formulier. Je plakt het in het CMS; de gegevens komen alsnog in Mokapen, ze blijven niet op de site. Kopieer met de knop, niet halverwege met de hand.
• Websitebezoeken (plannen met tracking) — snippet tracking.js + toestemming. Je zet hem op de site (niet alleen op de formulierpagina) om bezoeken na verzenden aan het contact te koppelen. Zonder toestemming koppel je de paden niet. Er is ook de pagina Formulieren → Tracking met dezelfde code.

In dezelfde Instellingen bekijk je naam, notificatie-e-mail, iframe-voorbeeld en een snelkoppeling naar de automatiseringen die al op het formulier actief zijn.

Wat er gebeurt bij verzenden

Zonder verdere configuratie, in deze volgorde:

• Mokapen schrijft een rij in het formulierlog (alle verzonden velden, inclusief bericht en verborgen).
• Het zoekt een niet-gearchiveerd contact met dat e-mailadres op E-mail 1, 2 of 3. Is er een, dan werkt het de ingevulde velden bij (het wist niet wat niet op het formulier staat). Is er geen, dan maakt het de kaart aan. Formuliere-mail → E-mail 1; telefoon → Telefoon 1. Bron form_ + pagina-id; had het contact al een bron, dan overschrijft Mokapen die niet (het kan een tweede bron vastleggen als het CRM dat toelaat).
• Het slaat de privacytoestemmingen op die aan dit formulier zijn gekoppeld, als je ze hebt toegevoegd.
• Als er tracking is met een bezoekerstoken en toestemming, koppelt het de site-events aan het contact.
• Het stuurt de melding naar de formulier-e-mails en, als je die hebt geschreven, de bevestigingsmail naar de bezoeker. Het toont de succespagina (of de doorverwijzing).

Daarna vuurt de interne trigger «formulier verzonden» (volledige automatiseringen hebben die nodig) en, als je ze hebt geconfigureerd, de formulierautomatiseringen:

• Contact bijwerken — labels («Site lead»), extra velden, eigenaar. Slechts één van dit type per formulier: het is de bijstelling van het record, geen tweede flow.
• Nieuwe taak — bijv. «Eerste contact binnen 24 uur», gekoppeld aan het contact. Vereist de app Activiteiten.
• Nieuwe deal — inbound-pipeline, beginfase, gekoppeld aan het contact. Vereist Verkoop.
• Nieuw ticket — als het support is, geen saleslead. Vereist Helpdesk.

Dit is de lineaire snelkoppeling (geen vertragingen, geen «als veld = X»). Wanneer je voorwaarden, wachttijden, een e-mail naar sales met variabelen of inschrijving in een reeks nodig hebt, gebruik je de module Automatiseringen met trigger Contactformulier ontvangen en de formuliercode (slug) die je in de lijst ziet. De twee paden kunnen samen bestaan: label + taak op het formulier, nurture in de reeks.

Aanbevolen proces

• Beslis wat er daarna moet gebeuren (alleen melding? taak? deal? ticket?) voordat je de velden ontwerpt.
• Begin met e-mail + voornaam; voeg een veld alleen toe als je het in een filter of op een gesprek gaat gebruiken. Elk extra veld kost conversies.
• Privacy + reCAPTCHA vóór ONLINE. Daarna succespagina en bevestigingsmail, in dezelfde toon.
• Test Offline met voorbeeld en een inzending naar je eigen adres. Controleer de contactkaart, log, melding, bevestiging.
• ONLINE, zet de URL op één kanaal (bijv. de footer van de site). Na 48 uur kijk je naar het log en duplicaten. Daarna ads / een tweede landing met verborgen velden.
• Wijzig de slug niet op een formulier dat al in een campagne zit. Dupliceer en maak de tweeling.

Gebruiksscenario's

Het formulier is altijd «een contact verzamelen». Wat verandert, is wat er daarna gebeurt en hoe lang het formulier is. Gebruik deze pagina niet om een slot te laten boeken: dat is de andere gids.

• Contacteer ons op de site — De klassieke footer of de pagina Contact. De bezoeker koopt niet: hij vraagt. Houd het formulier kort: e-mail, voornaam, een bericht, reCAPTCHA, privacy. Meld info@ (of de verkoper van dienst), niet tien mensen. Automatisering: een taak «eerste contact binnen 24 uur» op het contact, geen deal op elke rij — de helft is spam, algemene vragen of bestaande klanten. Als na twee dagen de serieuze berichten altijd een bedrijf noemen, voeg dan het bedrijfsveld toe: niet eerder.
• Landing van een ads-campagne — Dezelfde drie velden als op de site, maar je moet weten van welke advertentie de lead komt. Eén formulier, met een verborgen veld (bijv. «google-brand» vs «linkedin-b2b») dat per URL of snippet verschilt; of twee klonen als de verborgen waarden niet uit de link kunnen komen. Automatisering: een label «Ads lead» en, als het plan het omvat, een deal in de Inbound-pipeline. In rapporten onderscheid je ze via de verborgen waarde of de twee slugs. Bouw geen tien tweelingformulieren die daarna niemand meer bijwerkt.
• Inschrijving voor webinar of content — Het doel is geen gesprek, het is een lijst. Weinig verplichte velden (e-mail, naam), bevestigingsmail met de evenementlink al geschreven, een label op het contact («Webinar maart»). Daarna stuurt een reeks gefilterd op dat label de herinneringen: het formulier schrijft in, de reeks nurture’t. Zet geen drie e-mails op het formulier — dat is geen reeks, dat is een formulier.
• Supportverzoek vanaf de site — Dezelfde editor, ander werk. Interne titel «Site help» zodat je het in de lijst niet mengt met het salesformulier. Automatisering: een nieuw ticket in plaats van een deal. Velden: e-mail, naam, bericht (en misschien een ordernummer in een aangepast veld). Sales mag deze inzendingen niet in de pipeline zien. Heb je een echte helpdesk met wachtrijen en SLA’s nodig, gebruik dan Tickets; dit formulier is het intakekanaal.
• «Bel me terug» — De bezoeker wil geen essay schrijven: hij wil een telefoontje. Maak telefoon verplicht, laat een veld (of het bericht) voor een tijdvenster. Taak «Vandaag terugbellen» voor sales. Het is geen slot in de kalender: als je wilt dat zij het tijdstip kiezen en een Meet krijgen, gebruik dan Afspraak boeken. Dit formulier verzamelt het verzoek; jij belt.

Praktische voorbeelden

1. Van leeg naar footer in een kwartier

Formulieren → Nieuw formulier → Contactformulier. Interne naam «Site — contact», melding naar sales@. In Inhoud laat je e-mail, voornaam, bericht; haal de rest weg. Tabblad Opties: privacy (pas de links aan aan de juridische pagina’s van je org) en reCAPTCHA. Succespagina: «We komen er vandaag bij je op terug» — alleen als dat waar is. Instellingen: Offline, Voorbeeld, verzend naar je eigen adres. Controleer de contactkaart, het log, de notificatiemail en de bevestigingsmail. Daarna ONLINE en het snippet in de footer. Automatisering: label «Site» + taak van 24 uur. Weersta de neiging om bij elk bericht een deal te openen: je vervuilt de pipeline en sales kijkt er niet meer naar.

2. Twee campagnes, één record

Het formulier van stap 1 werkt. Dupliceer het. Op de kloon wijzig je alleen het verborgen veld (of de slug, als je twee schone URL’s wilt) en de interne naam («Google ads» / «LinkedIn ads»). Dezelfde automatisering contact bijwerken (label «Ads lead») en, als je die gebruikt, dezelfde pipeline. Een contact dat twee keer aankomt wordt bijgewerkt, niet gedupliceerd. In rapporten filter je op het verborgen veld of vergelijk je de twee slugs. Wanneer je een zichtbaar veld wijzigt, wijzig het dan op beide — of houd één formulier en geef de verborgen waarde mee via de landing-URL.

3. Webinar: het formulier schrijft in, de reeks herinnert

Kort formulier, label «Webinar maart» op de automatisering contact bijwerken, bevestigingsmail met datum en Zoom-link al in de body. In Reeksen bouw je een flow gefilterd op dat label, SMTP-pool, exit wanneer het contact antwoordt. Probeer niet «de reeks te doen» met drie e-mailvelden op het formulier: wie zich één keer inschrijft moet geen drie bevestigingen krijgen, maar herinneringen op de juiste dagen. De dag na het webinar zet je het formulier Offline of wijzig je de succedestekst: geen zombielijsten.

Veelgestelde vragen

V: Als het e-mailadres al in het adresboek staat, wat gebeurt er dan?

A: Mokapen werkt het bestaande contact bij (niet gearchiveerd) dat is gevonden op E-mail 1/2/3. Het maakt geen duplicaat alleen omdat ze het opnieuw hebben ingevuld. Lege velden op het formulier wissen niet wat je al op de kaart had.

V: Kan ik dit formulier gebruiken om een gesprek te laten boeken?

A: Beter Een afspraak boeken: echte slots, Meet/Teams, geen «drie data in een e-mail». Dit formulier verzamelt een verzoek; het boekt de kalender niet.

V: Het formulier accepteert geen inzendingen.

A: Het moet ONLINE zijn. Controleer reCAPTCHA, verplichte velden, of je het formulierplafond van het plan niet hebt overschreden (recente formulieren vergrendeld), en of de snippet/URL bij dit formulier hoort (juiste slug).

V: Waar zie ik wie heeft verzonden?

A: Contactkaart (formulierbron) en formulierlog (inzendingsparameters). Notificatie-e-mails zijn het signaal, niet het archief: verwijder je ze, dan blijven de gegevens in Mokapen.

V: Waarvoor is de code / slug?

A: Hij identificeert het formulier in de URL, in de snippet en in de automatiseringstrigger. Kopieer hem van de badge in de lijst of uit Instellingen. Het is geen geheim, maar wijzig je hem, dan breek je al gepubliceerde links.

V: Landen de «aangepaste» velden van het blok in het adresboek?

A: Nee: ze blijven in het log, de mail en de automatiseringen. Om contacten te filteren gebruik je de velden van de contactkaart.

V: Ik ben over het aantal formulieren van het plan heen.

A: De oudste blijven bruikbaar; de nieuwste vergrendelen. Verwijder of archiveer de tests, of upgrade. Dupliceren telt als één extra formulier.