De Mokapen-gids

Boekingen-gids

Het gedeelte Boekingen is de module van Mokapen voor het registreren wanneer een klant of prospect één of meer boekbare diensten reserveert: consultaties, behandelingen, sessies, verhuur, operationele slots. Elke boeking heeft een naam, status (Bevestigd / In afwachting / Afgewezen), contact, diensten, datum/tijdperiode, eigenaar, privacy, locatie en links naar de rest van het CRM.

Open het via het menu Activiteiten → Boekingen. De standaardweergave is Kalender; je kunt overschakelen naar Lijst. De module vereist de actieve Boekingen-app, de juiste rechten en een passend Premium-plan — controleer beschikbaarheid op je plan en in je organisatierollen.

Rol in het CRM en verschil met Afspraken

Een boeking in Mokapen is niet alleen een kalenderslot: het is een gekoppeld record aan de dienstencatalogus en het klantcontact, met een typische bevestigingscyclus voor aanvragen (ook vanuit openbare formulieren).

• Boeking: aanvraag of slot gekoppeld aan één of meer boekbare diensten en een contact. Typische flow: de klant boekt (intern of via formulier) → het team bevestigt of wijst af → de boeking blijft in klantgeschiedenis en kan koppelen aan opportunity, ticket, project.
• Afspraak: vergadering, gesprek of bezoek op de kalender met deelnemers (Mokapen-gebruikers, contacten, bedrijven), organisator en open/gesloten status — niet per se gekoppeld aan een dienstencatalogus. Zie de Afspraken-gids.

In de praktijk: gebruik Boekingen wanneer je dienstenslots uit de catalogus verkoopt of levert; gebruik Afspraken voor vergaderingen en algemene agenda (demo, kick-off, stand-up). Beide modules kunnen naast elkaar bestaan en koppelen aan andere entiteiten. Praktische regel: elke boeking met een klant verdient het juiste Contact — zodat geschiedenis op het klantrecord blijft, niet alleen in de Boekingen-kalender.

Vereisten: boekbare diensten

Bij interne aanmaak toont het veld Diensten alleen diensten gemarkeerd als boekbaar (boekbaar filter in de select). Is de lijst leeg, dan kun je de boeking niet voltooien vanuit het interne formulier.

1. Ga naar Verkoop → Diensten (catalogus).
2. Open of maak een dienst aan en schakel boeken in (optie / Boeken inschakelen op de dienst).
3. Ga terug naar Boekingen en probeer opnieuw: de dienst verschijnt in de select.

Markeer als boekbaar alleen de diensten die je echt in de agenda of online wilt aanbieden. Voor openbare flows gebruiken boekingsformulieren diensten, producten of beschikbaarheid geconfigureerd in het formulier — stem catalogus en formulier af vóór publicatie van de link.

Boekingsstatussen

Status is geen kanban: je beheert die vanuit de dropdown in de actiebalk / aanmaak. Drie waarden:

• Bevestigd — slot geaccepteerd. Dit is de typische startstatus wanneer je de boeking intern aanmaakt (het team heeft al gevalideerd).
• In afwachting — wacht op bevestiging. Gebruikelijk na een openbare formulieraanvraag of wanneer een operator beschikbaarheid wil valideren vóór het vastleggen van het slot.
• Afgewezen — niet geaccepteerd (slot niet beschikbaar, klant niet in aanmerking, planningsconflict…). Blijft in geschiedenis en kan meldingen genereren; je kunt later archiveren.

Bij statuswijziging kan Mokapen eigenaar en medewerkers informeren (e-mail/meldingen volgens organisatievoorkeuren) en in sommige gevallen het contact bijwerken over boekingsstatus.

Boekingen-pagina — bovenbalk

De hoofdpagina biedt twee weergaven: Kalender en Lijst, op hetzelfde operationele model als Afspraken.

• Kalender (standaard): zie boekingen over tijd; klik op de gebeurtenis opent het record. Waar ondersteund kun je het slot verplaatsen (slepen/verplaatsen) — nuttig om te verplaatsen zonder het hele formulier opnieuw te openen.
• Lijst: tabel met zoeken, gebruiker/teamfilters, kolommen (titel, status, contact, diensten, datums, labels, medewerkers…). Ideaal voor bulkacties en alle In afwachting-aanvragen vinden.
• Nieuwe boeking: opent de aanmaakmodal.
• Acties: Archiveren (en prullenbak indien het plan dat omvat).

In Lijstweergave toont selectie van rijen met checkboxes de actiebalk: dupliceren, archiveren, verwijderen (en andere acties beschikbaar op je plan).

Boekingsrecord

Klik op een gebeurtenis in de kalender of een titel in de lijst om het zijpaneel te openen. Met passend Premium-plan kun je het als volledige pagina openen: dezelfde inhoud, meer ruimte en handig opslaan.

Actiebalk

• Status (dropdown): Bevestigd, In afwachting, Afgewezen — zie statussectie.
• Privacy (slot): Openbaar (zichtbaar voor organisatieleden volgens toegangsregels) of Privé (alleen eigenaar, medewerkers en personen met expliciete toegang — niet alle organisatieleden).
• Labels, Kleur, Bijlagen, Plaknotities (passend Premium-plan).
• Link kopiëren, + Aanmaken en koppelen / nieuwe koppelingen.

Optiemenu (drie puntjes)

• Dupliceren: kopieert de boeking; in de modal kun je checklist, koppelingen en bijlagen opnemen (indien aanwezig).
• Archiveren / Herstellen: verbergt uit operationele weergaven of brengt terug naar kalender/lijst.
• Verwijderen (rood item): bevestig in modal; met passend Premium-plan soft delete (prullenbak) of permanente verwijdering.

Recordtabbladen

• Gegevens — titel, status, privacy, labels, kleur, contact (verplicht als Contacten-app actief is; je kunt ook een contact on the fly aanmaken), boekbare diensten (verplicht), datumperiode, eigenaar, medewerkers (indien gegevensprivacy actief in org), adres (vaak voorinvulbaar met organisatielocatie), beschrijving, bijlagen, plaknotities.
• Koppelingen — links naar andere entiteiten (indien je rol niet alleen-lezen beperkt is). Zie Gerelateerde secties.
• Marketing — marketingvelden entiteit, indien gebruikt in je organisatie.
• Updates — tijdlijn van wijzigingen op het volledige record.

Privacy en medewerkers

Zoals bij Afspraken en andere entiteiten: medewerkers zijn Mokapen-gebruikers of teams die zichtbaarheid op de boeking nodig hebben en eraan werken, zonder het klantcontact te zijn. Voorbeelden: de receptionist die In afwachting-aanvragen beheert; de professional die de dienst levert; een manager die weekbelasting monitort.

Met private privacy (slot in actiebalk) is de boeking alleen zichtbaar voor de eigenaar, aangewezen medewerkers en personen met expliciete toegang volgens privacyregels — niet voor alle organisatieleden. Gebruik private privacy voor gevoelige slots of VIP-klanten; laat openbaar (volgens org-rechten) wanneer het hele operationele team de boekingsagenda moet zien.

Gerelateerde secties

• Koppelingen — koppel opportunities, taken, tickets, projecten, documenten, campagnes en andere ingeschakelde entiteiten. Open je het contact dan zie je gekoppelde boekingen in geschiedenis.
• Labels en Bijlagen — zoals op andere Mokapen-entiteiten (getekende bevestigingen, briefings, locatiefoto's…).

Het contact staat al in het tabblad Gegevens: het is nog steeds nuttig koppelingen toe te voegen aan deals of tickets wanneer de boeking deel uitmaakt van een verkoop- of supporttraject.

Een boeking aanmaken

Intern (Kalender of Lijst)

1. Open Boekingen (Kalender of Lijst) → Nieuwe boeking.
2. Voer de naam in (verplicht).
3. Stel status in (standaard vaak Bevestigd als je aanmaakt na akkoord met de klant).
4. Kies of maak on the fly het Contact.
5. Selecteer één of meer boekbare Diensten.
6. Stel de periode in (datum/tijd daterange).
7. Optioneel eigenaar, medewerkers, adres, beschrijving, bijlagen.
8. Voeg in het tabblad Koppelingen nuttige links toe, daarna Opslaan.

Vanuit openbaar formulier

De klant vult het boekingsformulier op de site of landing page in: kiest wat te boeken (diensten, producten of beschikbaarheid/afspraken volgens formulierconfiguratie), datum/tijd en gegevens. In Mokapen komt de boeking binnen — vaak In afwachting — om te bevestigen of af te wijzen. De klant kan een link hebben om de boeking te beheren of te annuleren als het formulier dat biedt. Vóór publicatie van de link: stem boekbare dienstencatalogus, organisatiesluitingsdagen/feestdagen en formuliercopy af.

Een boeking bewerken

1. Open het boekingsrecord.
2. Bewerk velden tabblad Gegevens (contact, diensten, datums, beschrijving, eigenaar, medewerkers).
3. Werk status bij wanneer je een In afwachting-aanvraag bevestigt of afwijst.
4. In Kalender, sleep of verplaats het slot indien de interface dat toelaat — nuttig voor snelle verplaatsing.
5. Sla op; wijzigingen kunnen meldingen naar eigenaar/medewerkers genereren en in sommige gevallen statuse-mails naar het contact.

Een boeking verwijderen

Verwijder boekingen die per ongeluk zijn aangemaakt of testduplicaten. Geef de voorkeur aan Archiveren als het slot voltooid is en je geschiedenis en koppelingen wilt houden zonder kalender en lijst te overladen.

Enkele verwijdering

1. Open het record → Opties → Verwijderen (rood item).
2. Bevestig in de modal.

Met passend Premium-plan kan de boeking naar de prullenbak gaan (waarvandaan Herstellen of Definitief verwijderen). Op plannen zonder soft delete kan verwijderen direct na bevestiging permanent zijn — controleer plan en rechten.

Bulk verwijdering

1. Lijstweergave → selecteer met checkboxes.
2. Klik Verwijderen → bevestig.

Een boeking archiveren

Archief is voor voltooide of afgewezen boekingen die niet meer in kalender en operationele lijst moeten verschijnen, met behoud van koppelingen en geschiedenis — zelfde logica als Afspraken.

Enkele / meerdere boekingen archiveren

• Enkel: record → Opties → Archiveren → bevestig.
• Meerdere: Lijst → selecteren → Archiveren in actiebalk.
• Herstellen: vanuit Archief (menu Acties) of vanuit record → Opties → Herstellen.

Een boeking dupliceren

Nuttig voor terugkerende slots met dezelfde structuur (dezelfde dienst en dezelfde klant, nieuwe datum).

1. Record → Opties → Dupliceren.
2. Kies in de modal of checklist, koppelingen en bijlagen worden gekopieerd.
3. Bevestig; werk datums (en status indien nodig) bij op de nieuwe boeking.

In Lijst kun je ook meerdere geselecteerde records dupliceren als de actie beschikbaar is.

Boekingsweergaven

Kalender (standaard)

Rasterweergave om de operationele week te plannen: elke boeking verschijnt in het slot dat overeenkomt met datum en tijd. Klik op de gebeurtenis opent het record. Ideaal om overlappingen tussen diensten en belasting per dag te zien. Waar ondersteund, sleep om het slot te verplaatsen.

Lijst

Tabellarische lijst met zoeken, gebruiker/teamfilters en kolommen (titel, status, contact, diensten, datums…). Selecteer meerdere rijen voor dupliceren, archiveren, verwijderen. Gebruik Lijst om In afwachting-wachtrijen te beheren en voor analytische export indien beschikbaar.

Paginaweergave

Record fullscreen (passend Premium-plan, waar beschikbaar): dezelfde inhoud als de modal, meer ruimte voor beschrijving, bijlagen en koppelingen.

Er is geen dedicated kanban: status Bevestigd / In afwachting / Afgewezen wordt beheerd vanuit het statusveld.

Boekingsinstellingen

Vanuit Organisatie-instellingen → Boekingen (gemachtigde leden) beheer je voorkeuren gekoppeld aan diensten en slots — bijvoorbeeld referentieduur en, waar beschikbaar, slotcapaciteit (hoeveel gelijktijdige boekingen in hetzelfde tijdslot). Sommige instellingen-UI-gebieden kunnen nog incompleet zijn: verifieer in org wat daadwerkelijk operationeel is vóór je het team belooft.

• Sluitingsdagen / feestdagen — in algemene organisatie-instellingen kun je sluitingsdagen instellen: op die dagen kunnen boekingen of andere deadlines die je niet op tijd kunt beheren worden geblokkeerd.
• Velden / Kaart / Kolommen — indien beschikbaar voor de boekingsentiteit in je org, volg de gidsen Velden, Kaart en Kolommen.
• Apps en rechten — de Boekingen-app moet actief zijn; rollen bepalen wie aanmaakt, ziet en bewerkt.

Boekingsrapporten

Waar het Rapporten-menu beschikbaar is voor Boekingen, gebruik het voor volumes per periode, statusverdeling en belasting per eigenaar of dienst — voor analyse, niet dagelijkse planning (Kalender blijft daarvoor). Zie je geen dedicated rapporten, analyseer dan vanuit Lijst met datum- en statusfilters, of koppel boekingen aan opportunities/tickets en gebruik rapporten uit die gebieden.

Openbare formulieren en self-service

Boekingstype-formulieren laten de klant kiezen wat te boeken, datum/tijd en gegevens zonder Mokapen te openen. Na indiening:

• verschijnt in Mokapen de boeking om te beheren (vaak In afwachting);
• kan de klant links hebben om de boeking te beheren/annuleren als het formulier die biedt.

In het typische interne formulier is het verplichte veld op boekbare diensten; openbare formulieren kunnen ook producten of beschikbaarheid (afspraken) aanbieden volgens moduleconfiguratie. Stem altijd catalogus, sluitingsdagen en formuliercopy af vóór publicatie.

Use cases

• Studio / consultancy: boekbare dienst «60 min consult» → formulier op site → team bevestigt → optionele gekoppelde opportunity en opvolgtaak.
• Servicecentrum / kliniek: meerdere diensten in hetzelfde slot; slotcapaciteit in instellingen indien gebruikt; kalender om dubbele boekingen te vermijden.
• Verhuur / sessie: boeking met lange periode (daterange) en locatieadres.
• After-sales: boeking gekoppeld aan ticket of order voor locatie-installatie of training.
• Verplaatsen: verplaats op kalender of bewerk datums; werk status bij en informeer contact indien het proces dat voorziet.

Aanbevolen processen

• Markeer als boekbaar alleen de diensten die je echt online of in de agenda wilt aanbieden.
• Gebruik In afwachting voor formulieraanvragen; bevestig pas na beschikbaarheidscontrole.
• Koppel altijd het juiste Contact: geschiedenis blijft op het klantrecord.
• Voor interne vergaderingen zonder catalogusdienst, geef de voorkeur aan Afspraken.
• Archiveer voltooide boekingen om de kalender leesbaar te houden; verwijder alleen concepten en tests.
• Stem org-sluitingsdagen/feestdagen af om spookslots te vermijden.

Combineer Boekingen met Diensten, Contacten, en waar nodig Opportunities of Tickets voor een coherent traject van aanvraag tot levering.

Veelgestelde vragen

V: Ik zie geen diensten in de select. Waarom?

A: Alleen boekbare diensten verschijnen. Schakel boeken in op de dienst in Verkoop → Dienstencatalogus.

V: Verschil tussen Boeking en Afspraak?

A: Boeking = slot op boekbare diensten + contact + bevestig/afwijs-statussen (ook vanuit formulieren). Afspraak = vergadering/agenda met deelnemers, geen vereiste voor dienstencatalogus. Details in de Afspraken-gids.

V: Waarom heb ik geen toegang tot Boekingen?

A: Je hebt de app actief, bekijkrechten en een passend Premium-plan nodig. Controleer bij een organisatiebeheerder.

V: Kan de klant zelf boeken?

A: Ja, via openbare boekingsformulieren geconfigureerd in Mokapen en gepubliceerd op je site of een landing page.

V: Wat gebeurt er als ik afwijs?

A: Stel status in op Afgewezen. Geschiedenis en meldingen blijven; je kunt later archiveren.

V: Kan ik ook producten boeken naast diensten?

A: In het typische interne formulier is het verplichte veld op boekbare diensten. Openbare formulieren kunnen ook producten of beschikbaarheid (afspraken) aanbieden volgens moduleconfiguratie.