Mokapenin opas

Bookings-opas

Bookings-alue on Mokapenin moduuli, jolla kirjataan, milloin asiakas tai prospekti varaa yhden tai useamman varattavan palvelun: konsultaatiot, hoidot, sessiot, vuokraukset, operatiiviset slotit. Jokaisella varauksella on nimi, tila (Confirmed / Pending / Rejected), yhteystieto, palvelut, päivämäärä/aika-jakso, owner, yksityisyys, sijainti ja linkit muuhun CRM:ään.

Pääset Activities → Bookings -valikosta. Oletusnäkymä on Calendar; voit vaihtaa List-näkymään. Moduuli vaatii Bookings-sovelluksen päällä, oikeat oikeudet ja sopivan Premium-suunnitelman — tarkista saatavuus suunnitelmastasi ja organisaatiosi rooleista.

Rooli CRM:ssä ja ero Appointments-moduuliin

Varaus Mokapenissa ei ole pelkkä kalenterislot: se on linkitetty tietue palveluluetteloon ja asiakasyhteystietoon, tyypillisellä vahvistussyklillä pyynnöille (myös julkisista lomakkeista).

• Booking: pyyntö tai slot sidottu yhteen tai useampaan varattavaan palveluun ja yhteystietoon. Tyypillinen virta: asiakas varaa (sisäisesti tai lomakkeella) → tiimi vahvistaa tai hylkää → varaus jää asiakashistoriaan ja voi linkittyä mahdollisuuteen, lippuun, projektiin.
• Appointment: tapaaminen, puhelu tai käynti kalenterissa osallistujilla (Mokapen-käyttäjät, yhteystiedot, yritykset), organizerilla ja open/closed-tilalla — ei välttämättä sidottu palveluluetteloon. Katso Appointments-opas.

Käytännössä: käytä Bookings, kun myyt tai toimitat palveluslotteja katalogista; käytä Appointments tapaamisiin ja yleiseen agendaan (demo, kick-off, stand-up). Molemmat moduulit voivat olla rinnakkain ja linkittyä muihin entiteetteihin. Käytännön sääntö: jokainen asiakasvaraus ansaitsee oikean Contact-yhteystiedon — historia pysyy asiakastietueella, ei vain Bookings-kalenterissa.

Edellytykset: varattavat palvelut

Sisäisessä luonnissa Services-kenttä listaa vain bookable-palvelut (bookable-suodatin valinnassa). Jos lista on tyhjä, et voi viimeistellä varausta sisäisestä lomakkeesta.

1. Siirry Sales → Services (katalogi).
2. Avaa tai luo palvelu ja ota varaus käyttöön (vaihtoehto / Enable booking palvelulla).
3. Palaa Bookingsiin ja yritä uudelleen: palvelu näkyy valinnassa.

Merkitse bookable-vain palvelut, joita haluat tarjota agendassa tai verkossa. Julkisissa virtauksissa booking-tyypin lomakkeet käyttävät palveluja, tuotteita tai saatavuutta lomakkeen mukaan — sovita katalogi ja lomake ennen linkin julkaisua.

Varauksen tilat

Tila ei ole kanban: hallitset sitä action barin / luonnin dropdownista. Kolme arvoa:

• Confirmed — slot hyväksytty. Tyypillinen aloitustila, kun luot varauksen sisäisesti (tiimi on jo validoinut).
• Pending — odottaa vahvistusta. Yleinen julkisen lomakepyynnön jälkeen tai kun operaattori haluaa tarkistaa saatavuuden ennen slotin sitomista.
• Rejected — ei hyväksytty (slot ei saatavilla, asiakas ei kelpaa, aikatauluristiriita…). Jää historiaan ja voi laukaista ilmoituksia; voit arkistoida myöhemmin.

Tilaa vaihdettaessa Mokapen voi ilmoittaa ownerille ja collaboratorsille (sähköposti/ilmoitukset organisaation asetusten mukaan) ja joissain tapauksissa päivittää yhteystietoa varauksen tilasta.

Bookings-sivu — yläpalkki

Pääsivulla kaksi näkymää: Calendar ja List, sama operatiivinen malli kuin Appointmentsissa.

• Calendar (oletus): näe varaukset ajan yli; tapahtuman klikkaus avaa tietueen. Tuettuna voit siirtää slottia (drag/move) — hyödyllinen uudelleenajoituksessa avaamatta koko lomaketta.
• List: taulukko haulle, käyttäjä/tiimi-suodattimilla, sarakkeilla (title, status, contact, services, dates, labels, collaborators…). Ihanteellinen massatoiminnoille ja kaikkien Pending-pyyntöjen löytämiseen.
• New Booking: avaa luontimodaalin.
• Actions: Archive (ja trash, jos suunnitelma sisältää sen).

List-näkymässä rivien valinta valintaruuduilla näyttää action barin: duplicate, archive, delete (ja muut suunnitelmasi toiminnot).

Varaustietue

Klikkaa kalenteritapahtumaa tai listan otsikkoa avataksesi sivupaneelin. Sopivalla Premium-suunnitelmalla voit avata full page -näkymän: sama sisältö, enemmän tilaa ja kätevä tallennus.

Action bar

• Status (dropdown): Confirmed, Pending, Rejected — katso tilat-osio.
• Privacy (lock): Public (näkyy organisaation jäsenille pääsösääntöjen mukaan) tai Private (vain owner, collaborators ja eksplisiittinen pääsy — ei kaikille jäsenille).
• Labels, Color, Attachments, Sticky notes (Premium).
• Copy link, + Create and connect / uudet yhteydet.

Options-valikko (kolme pistettä)

• Duplicate: kopioi varauksen; modaalissa voit sisällyttää checklist, connections ja attachments (jos mukana).
• Archive / Restore: piilottaa operatiivisista näkymistä tai palauttaa kalenteriin/listaan.
• Delete (punainen kohta): vahvista modaalissa; sopivalla suunnitelmalla soft delete (trash) tai pysyvä poisto.

Tietueen välilehdet

• Data — title, status, privacy, labels, color, contact (pakollinen, jos Contacts-sovellus aktiivinen; voit luoda yhteystiedon lennossa), bookable services (pakollinen), date period, owner, collaborators (jos data privacy aktiivinen orgissa), address (usein esitäytettävissä org-sijainnilla), description, attachments, sticky notes.
• Connections — linkit muihin entiteetteihin (jos roolisi ei ole vain luku). Katso Related sections.
• Marketing — entiteetin markkinointikentät, jos käytössä organisaatiossasi.
• Updates — muutosten aikajana koko tietueella.

Yksityisyys ja collaborators

Kuten Appointmentsissa ja muissa entiteeteissä: collaborators ovat Mokapen-käyttäjiä tai tiimejä, joilla pitää olla näkyvyys varaukseen ja työskennellä sen parissa, ilman että he ovat asiakasyhteystieto. Esimerkkejä: vastaanotto, joka hallitsee Pending-pyyntöjä; ammattilainen, joka toimittaa palvelun; manageri, joka seuraa viikoittaista kuormaa.

Private privacy -tilassa (lukko action barissa) varaus näkyy vain ownerille, nimetyille collaboratorsille ja eksplisiittisen pääsyn saaneille yksityisyys sääntöjen mukaan — ei kaikille organisaation jäsenille. Käytä private privacy -tilaa arkaluonteisiin slotteihin tai VIP-asiakkaisiin; jätä public (org-oikeuksien mukaan), kun koko operatiivinen tiimi tarvitsee varausagendan näkyviin.

Liittyvät osiot

• Connections — linkitä mahdollisuuksia, tehtäviä, lippuja, projekteja, dokumentteja, kampanjoita ja muita käytössä olevia entiteettejä. Yhteystiedon avaaminen näyttää linkitetyt varaukset historiassa.
• Labels ja Attachments — kuten muilla Mokapen-entiteeteillä (allekirjoitetut vahvistukset, briefit, paikkakuvat…).

Yhteystieto on jo Data-välilehdellä: on silti hyödyllistä lisätä yhteyksiä diileihin tai lippuihin, kun varaus on osa myynti- tai tukimatkaa.

Varauksen luonti

Sisäisesti (Calendar tai List)

1. Avaa Bookings (Calendar tai List) → New Booking.
2. Syötä name (pakollinen).
3. Aseta status (oletuksena usein Confirmed, jos luot sen asiakkaan kanssa sovittua jälkeen).
4. Valitse tai luo lennossa Contact.
5. Valitse yksi tai useampi bookable Services.
6. Aseta period (date/time daterange).
7. Valinnainen owner, collaborators, address, description, attachments.
8. Connections-välilehdellä lisää hyödylliset linkit, sitten Save.

Julkisesta lomakkeesta

Asiakas täyttää varauslomakkeen sivustolla tai landing-sivulla: valitsee mitä varata (palvelut, tuotteet tai saatavuus/tapaamiset lomakekonfiguraation mukaan), päivämäärän/ajan ja omat tietonsa. Mokapenissa varaus saapuu — usein Pending — vahvistettavaksi tai hylättäväksi. Asiakkaalla voi olla linkki hallita tai peruuttaa varauksensa, jos lomake tarjoaa sen. Ennen linkin julkaisua: sovita bookable-palvelukatalogi, org-sulut/lomat ja lomakkeen tekstit.

Varauksen muokkaus

1. Avaa varaustietue.
2. Muokkaa Data-välilehden kenttiä (contact, services, dates, description, owner, collaborators).
3. Päivitä status, kun vahvistat tai hylkäät Pending-pyynnön.
4. Calendar-näkymässä vedä tai siirrä slottia, jos käyttöliittymä sallii — hyödyllinen nopeaan uudelleenajoitukseen.
5. Save; muutokset voivat laukaista ilmoituksia ownerille/collaboratorsille ja joissain tapauksissa tilasähköposteja yhteystiedolle.

Varauksen poisto

Poista vahingossa luodut tai testikaksoiskappaleet. Suosi Archive, jos slot on valmis ja haluat säilyttää historian ja yhteydet ilman kalenterin ja listan täyttämistä.

Yksittäinen poisto

1. Avaa tietue → Options → Delete (punainen kohta).
2. Vahvista modaalissa.

Sopivalla Premium-suunnitelmalla varaus voi mennä trash-koriin (sieltä Restore tai Delete permanently). Suunnitelmilla ilman soft delete -toimintoa poisto voi olla pysyvä heti vahvistuksen jälkeen — tarkista suunnitelma ja oikeudet.

Massapoisto

1. List-näkymä → valitse valintaruuduilla.
2. Klikkaa Delete → vahvista.

Varauksen arkistointi

Arkistointi on valmiille tai hylätyille varauksille, jotka eivät enää näy kalenterissa ja operatiivisessa listassa, säilyttäen yhteydet ja historian — sama logiikka kuin Appointmentsissa.

Arkistoi yksi / useita varauksia

• Single: tietue → Options → Archive → vahvista.
• Multiple: List → valitse → Archive action barissa.
• Restore: Archive-valikosta (Actions) tai tietue → Options → Restore.

Varauksen monistaminen

Hyödyllinen toistuville sloteille samalla rakenteella (sama palvelu ja sama asiakas, uusi päivämäärä).

1. Tietue → Options → Duplicate.
2. Modaalissa valitse, kopioidaanko checklist, connections ja attachments.
3. Vahvista; päivitä päivämäärät (ja tarvittaessa status) uudella varauksella.

Listassa voit monistaa myös useita valittuja tietueita, jos toiminto on saatavilla.

Varausnäkymät

Calendar (oletus)

Ruudukkonäkymä operatiivisen viikon suunnitteluun: jokainen varaus näkyy päivämäärän ja kellonajan slottissa. Tapahtuman klikkaus avaa tietueen. Ihanteellinen päällekkäisyyksien ja päiväkohtaisen kuorman näkemiseen. Tuettuna vedä siirtääksesi slottia.

List

Taulukkolista haulle, käyttäjä/tiimi-suodattimilla ja sarakkeilla (title, status, contact, services, dates…). Valitse useita rivejä duplicate-, archive- ja delete-toimintoihin. Käytä Listaa Pending-jonojen työstöön ja analyysivientiin, jos saatavilla.

Page view

Koko näytön tietue (perus Premium, missä saatavilla): sama sisältö kuin modaalissa, enemmän tilaa descriptionille, attachmentsille ja connectionsille.

Erillistä kanban-näkymää ei ole: Confirmed / Pending / Rejected -tilaa hallitaan status-kentästä.

Bookings-asetukset

Organisaatioasetuksista → Bookings (valtuutetut jäsenet) hallitset palveluihin ja slotteihin liittyviä asetuksia — esimerkiksi viitekeston ja, missä näkyy, slot-kapasiteetin (kuinka monta samanaikaista varausta samassa aikavälissä). Jotkin asetus-UI-alueet voivat olla vielä keskeneräisiä: tarkista organisaatiossasi, mikä on oikeasti operatiivista ennen kuin lupaat sen tiimille.

• Closures / holidays — yleisissä organisaatioasetuksissa voit asettaa sulutuspäiviä: niinä päivinä varauksia tai muita määräaikoja, joita et ehdi hallita, voidaan estää.
• Fields / Card / Columns — jos saatavilla booking-entiteetille organisaatiossasi, seuraa Fields, Card ja Columns -oppaita.
• Apps and permissions — Bookings-sovelluksen on oltava aktiivinen; roolit määrittävät kuka luo, näkee ja muokkaa.

Bookings-raportit

Missä Reports-valikko on saatavilla Bookingsille, käytä sitä volyymeihin ajanjaksoittain, tilajakaumaan ja kuormaan ownerin tai palvelun mukaan — analyysiin, ei päivittäiseen suunnitteluun (Calendar pysyy siihen). Jos et näe omia raportteja, analysoi Listasta päivämäärä- ja status-suodattimilla tai linkitä varaukset mahdollisuuksiin/lippuihin ja käytä raportteja niistä alueista.

Julkiset lomakkeet ja itsepalvelu

Booking-tyypin lomakkeet antavat asiakkaan valita mitä varata, päivämäärän/ajan ja omat tietonsa ilman Mokapen-kirjautumista. Lähetyksen jälkeen:

• Mokapenissa varaus näkyy hallittavaksi (usein Pending);
• asiakkaalla voi olla linkit hallita/peruuttaa varauksensa, jos lomake tarjoaa ne.

Käytä Book a service or product -opasta katalogisivuille ja Appointment booking -opasta, jos kohde on henkilön slot (Meet/Teams). Contact form ei luo varauksia: vain yhteystietotietueen ja viestin.

Käyttötapaukset

• Studio / konsultointi: bookable-palvelu «60 min consultation» → lomake sivustolla → tiimi vahvistaa → valinnainen linkitetty mahdollisuus ja seurantatehtävä.
• Huolto / klinikka: useita palveluja samassa slotissa; slot-kapasiteetti asetuksissa jos käytössä; kalenteri tuplavarausten välttämiseksi.
• Vuokra / sessio: varaus pitkällä periodilla (daterange) ja paikan osoitteella.
• After-sales: varaus linkitettynä lippuun tai tilaukseen paikan päällä tapahtuvaa asennusta tai koulutusta varten.
• Uudelleenajoitus: siirrä kalenterissa tai muokkaa päivämäiä; päivitä status ja ilmoita yhteystiedolle, jos prosessi niin määrää.

Suositellut prosessit

• Merkitse bookable-vain palvelut, joita haluat tarjota verkossa tai agendassa.
• Käytä Pending lomakepyynnöille; vahvista vasta saatavuustarkistuksen jälkeen.
• Linkitä aina oikea Contact: historia pysyy asiakastietueella.
• Sisäisiin tapaamisiin ilman katalogipalvelua suosi Appointments-moduulia.
• Arkistoi valmiit varaukset kalenterin luettavuuden vuoksi; poista vain luonnokset ja testit.
• Sovita org-sulut/lomat välttääksesi haamuslotteja.

Yhdistä Bookings Services-, Contacts- ja tarvittaessa Opportunities- tai Tickets-moduuleihin johdonmukaiseen virtaan pyynnöstä toimitukseen.

Usein kysytyt kysymykset

Q: En näe palveluja valinnassa. Miksi?

A: Vain bookable-palvelut näkyvät. Ota booking käyttöön palvelulla Sales → Services -katalogissa.

Q: Ero Bookingin ja Appointmentin välillä?

A: Booking = slot varattavilla palveluilla + yhteystieto + vahvista/hylkää-tilat (myös lomakkeista). Appointment = tapaaminen/agenda osallistujilla, ei vaatimusta palvelukatalogille. Yksityiskohdat Appointments-opas.

Q: Miksi en pääse Bookingsiin?

A: Tarvitset sovelluksen päällä, katseluoikeuden ja sopivan Premium-suunnitelman. Tarkista organisaation adminilta.

Q: Voiko asiakas varata itse?

A: Kyllä, julkisilla booking-lomakkeilla, jotka on konfiguroitu Mokapenissa ja julkaistu sivustollasi tai landing-sivulla.

Q: Mitä tapahtuu, jos hylkään?

A: Aseta status Rejected. Historia ja ilmoitukset säilyvät; voit arkistoida myöhemmin.

Q: Voinko varata tuotteita palveluiden lisäksi?

A: Tyypillisessä sisäisessä lomakkeessa pakollinen kenttä on bookable services -palveluille. Julkiset lomakkeet voivat tarjota myös tuotteita tai saatavuutta (appointments) moduulikonfiguraation mukaan.