Mokapenin opas

Automatisoinnit

Automations yhdistävät käynnistimen (tapahtuma CRM:ssä, lomakkeen lähetys, saapuva sähköposti tai ajastettu aika) vaiheiden ketjuun, jonka Mokapen ajaa puolestasi: luo tehtävän, päivitä diilin, lähetä sähköpostin, lue rivit Google Sheetistä, toista sama toimenpide kymmenille yhteyshenkilöille. Määrität työnkulun kerran, aktivoit sen, ja järjestelmä toistaa sen aina kun ehdot täyttyvät.

Koko moduuli sisältyy pakettiin Large. Löydät sen käyttäjävalikosta (profiilikuvake oikeassa yläkulmassa) → Automations: työnkulkujen lista, visuaalinen editori ja suoritushistoria.

Yleiskatsaus

Jokaisessa automaatiossa on kolme pääosaa:

• Trigger (start) — määrittää milloin työnkulku alkaa: esimerkiksi «contact form received», «deal modified», «joka maanantai klo 9:00».
• Flow steps — toiminnot järjestyksessä: luo tai muokkaa tietueita, lähetä viestejä, odota, tarkista ehto, toista listan yli.
• General settings — otsikko, Owner, Collaborators, tila Active tai Inactive (samat nimet kuin taulukossa).

Kun käynnistin laukeaa, Mokapen laittaa ajon jonoon ja käsittelee sen taustalla. Jokainen käynnistys jättää haettavan historian vaihe vaiheelta, jotta näet mikä onnistui ja missä korjata. Automaatiot eivät korvaa ihmisen harkintaa monimutkaisissa tapauksissa: ne poistavat toistuvan työn ja pitävät kerran päättämäsi prosessit linjassa.

Peruskäsitteet

Ennen työnkulun rakentamista kannattaa tunnistaa editorin termit:

• Automation / flow — koko prosessi, ylimmästä aloituslohkosta viimeiseen toimintoon.
• Block — jokainen editorin laatikko: aloitus, toiminto, ehto, viive tai «ForEach Loop».
• Branch — ehdon tai silmukan alla vaiheet voivat kulkea eri polkuja (esimerkiksi «jos ehto täyttyy» / «muuten»).
• Variable — tieto, joka poimitaan lennossa: juuri lähetetyn lomakkeen kenttä, työnkulun käynnistäneen yhteyshenkilön nimi, automaation Ownerin sähköposti, edellisen vaiheen tulos. Näin et kirjoita uudelleen tietoa, joka on jo CRM:ssä.
• Owner (listan sarake) — käyttäjä, jonka oikeuksilla Mokapen ajaa työnkulun: oikeudet, sähköposti- ja SMS-lähetys sekä tietueiden luonti riippuvat hänestä. Tämä on eri asia kuin yksittäisen tehtävän omistaja, jonka asetat vaiheessa: työnkulussa voit asettaa molemmat, mutta automaation Ownerilla pitää olla oikeudet kaikkeen, mitä työnkulun pitää tehdä.
• Collaborators — muut käyttäjät tai tiimit, jotka voivat nähdä ja muokata automaatiota Ownerin lisäksi; organisaation ylläpitäjät näkevät aina kaiken.

Rooli CRM:ssä

Automaatiot yhdistävät CRM:n alueita, jotka muuten jäisivät erilleen:

• Markkinointi ja liidit — sivuston lomake → uusi yhteyshenkilö ja diili → kvalifiointitehtävä → sähköposti myyjälle (Yhteyshenkilöt, Diilit).
• Toiminta — voitettu diili → käyttöönottotehtävä → tarkistuslistan kohdat (Tehtävät, Tarkistuslista).
• Tuki — avattu tiketti tai saapuva sähköposti → vastuu, tunnisteet, sisäinen tehtävä (Tiketit).
• Integraatiot — säännöllinen luku Google Sheetistä, Excel onlinesta tai verkkosivulta hakemistojen tasaamiseksi (Integraatiot).
• Kaupalliset asiakirjat — tarjouksen tai tilauksen rivien päivitys listasta (Tarjoukset, Tilaukset).

Kun vaihe luo tehtäviä, yhteyshenkilöitä tai tikettejä, linkitä Yhteydet ja Tunnisteet kuten tekisit käsin: luodut tietueet pysyvät löydettävissä muusta työtilasta.

Käyttötapaukset

• Verkkosivun liidit — «Contact form received» → Create Contact + Create Deal putkeen Inbound → Create Task «Ensimmäinen yhteydenotto 24 tunnin sisällä» → Send Email päivystävälle myyjälle.
• Myynnin seuranta — «Deal Modified» vain kun vaihe muuttuu → seurantatehtävä, jonka määräpäivä tulee diilin arvioidusta sulkemispäivästä.
• Tuen SLA — «Ticket Created» → ehto prioriteetista → jos korkea, Send SMS yhteyshenkilölle ja luo linkitetty sisäinen tehtävä.
• Viikoittainen yhteenveto — ajastettu käynnistin joka maanantai → Get tasks (suodattimilla) → Send Email -yhteenveto työnkulun Collaborators-käyttäjille.
• Hakemiston tasaus — yöajastus → Read Google Sheet → ForEach Loop jokaiselle riville → Create tai Edit Contact / Company.
• Saapuva sähköposti — viesti omaan osoitteeseen → tallenna lähettäjä → Create ticket linkitettynä asiakkaaseen.

Automatisoi vain prosessit, joilla on selkeät säännöt. Jos jokainen tapaus vaatii ihmisen harkintaa, rajoitu valmistelemaan oikea tehtävä, jonka otsikko, määräpäivä ja linkit on jo täytetty.

Pääsy ja oikeudet

Paketti — tarvitaan Large; ilman sopivaa pakettia Automations-valikkokohta pysyy pois käytöstä.

Kuka voi luoda uuden — vain Organization Owner (rooli, joka on kuvattu roolien oppaassa) voi aloittaa luonnin: valitse käynnistin ja tallenna ensimmäinen työnkulku. Muut valtuutetut käyttäjät voivat avata, muokata tai kopioida olemassa olevia automaatioita, jos he ovat kyseisen työnkulun Owner tai Collaborators, tai jos he ovat organisaation ylläpitäjiä.

Kuka näkee mitä listassa — ylläpitäjät näkevät kaikki organisaation automaatiot; muut näkevät vain ne, joissa he ovat Owner, Collaborator tai Collaborators-listassa olevan tiimin jäsen.

Kuka «ajaa» työnkulun — Mokapen suorittaa vaiheet automaatioon asetetun Ownerin oikeuksilla (taulukon sarake). Jos hän ei voi luoda diilejä, lähettää sähköpostia organisaation puolesta tai muokata tikettejä, vastaava vaihe epäonnistuu: aseta Owneriksi käyttäjä, jolla oikeudet jo ovat, tai pyydä roolin säätöä (myös roolien oppaassa).

Listasivu

Kohdassa Automations → My Automations on taulukko työnkuluista, joihin sinulla on pääsy:

• Automation — otsikko ja alaotsikko käynnistimen tyypillä.
• Type — Event tai Scheduled.
• Owner ja Collaborators — kuka hallitsee työnkulkua.
• Status — Active tai Inactive.
• Updated on — viimeisin muutos työnkulkuun.

Sivupalkissa: + Create Automation (vain Organization Owner) ja linkki listaan. Valitsemalla useita rivejä voit vaihtaa kerralla Ownerin, Collaborators-käyttäjät ja tilan, kopioida tai poistaa (massapoisto on varattu profiileille, joilla on edistyneet muokkausoikeudet). Napsauta otsikkoa avataksesi työnkulun kortin; sieltä pääset editoriin tai suoritushistoriaan.

Käynnistimet: yleiskatsaus

Käynnistin on aina työnkulun ensimmäinen lohko. Valitse tyyppi sen mukaan, milloin prosessin pitää alkaa:

• Event — jotain tapahtuu CRM:ssä tai yhdistetyssä kanavassa (lomake, tietueen muutos, vastaanotettu sähköposti…).
• Scheduled — Mokapen käynnistää työnkulun kiintein väliajoin tai määrättyinä päivinä ja aikoina, ilman käyttäjän toimia.

Ensimmäisellä luonnilla automaatio on Inactive: voit täydentää kaikki vaiheet rauhassa ja aktivoida vasta kun olet valmis. Jokainen käynnistin tarjoaa muuttujia (lomakkeen kentät, mukana olevan tietueen tiedot jne.) myöhempiin vaiheisiin.

Tapahtumakäynnistimet

Ne käynnistyvät, kun jotain konkreettista tapahtuu. Käytetyimmät:

• Contact form received — joku täyttää organisaatioon linkitetyn Mokapen-lomakkeen.
• Tietue luotu tai muokattu — tehtävä, projekti, tapaaminen, varaus, yhteyshenkilö, yritys, diili, tiketti, tarjous, tilaus, tuote, palvelu, asiakirja (tarkat kohdat näkyvät näytöllä «Select Trigger» otsikoilla kuten «Task Created», «Contact Modified», «Deal Created»…).
• Saapuva sähköposti — viesti organisaatioon määritettyyn omaan osoitteeseen.

«Modified»- ja «created»-käynnistimiin voit lisätä käynnistinehdot asetuspaneelissa: ne eivät ole työnkulun Condition-vaihe, vaan suodattimia, jotka päättävät käynnistyykö automaatio todella, kun tapahtuma sattuu. Koko logiikka — erityisesti ero «kenttä muuttui» ja «nykyinen arvo» välillä — on kohdassa Käynnistinehdot.

Nämä käynnistimet palauttavat mukana olevan tietueen tai lomakkeen tiedot — otsikko, omistaja, mukautetut kentät — ja sopivat automaattisesti luotujen sähköpostien ja tehtävien täyttöön.

Ajastetut käynnistimet

Ne eivät odota käyttäjän toimia; ne seuraavat kalenteria:

• Kiinteä aikataulu — aloitus päivästä ja kellonajasta ja säännöllinen toisto (joka tunti, joka päivä, joka viikko, joka kuukausi, joka vuosi, tai yksi ajo tiettynä päivänä).
• Kalenteriaikataulu — ajo määrättyinä kalenteripäivinä tai aikoina (esimerkiksi joka maanantai klo 8:00, kuukauden 2. päivä).

Mokapen käyttää organisaation aikavyöhykettä. «Käynnistävää» tietuetta ei ole: työnkulku alkaa käynnistimeen tallennetuilla asetuksilla. Testissä Mokapen simuloi aloituksen heti odottamatta oikeaa kellonaikaa.

Esimerkkejä: kuukausittaiset muistutukset tiimille, yöaikainen määräpäivien tarkistus, säännöllinen synkronointi ulkoisen taulukon kanssa, yhdistettynä suodatettuihin Get tasks- tai Get deals-toimintoihin.

Käynnistimen asetukset

Editorissa napsauta ylintä aloituslohkoa avataksesi asetuspaneelin:

1. Valitse lomake, tietuetyyppi tai saapuvan sähköpostin osoite (valitun käynnistimen mukaan).
2. Käynnistimelle Contact form received anna oikean lomakkeen lomakekoodi (slug): työnkulku käynnistyy vain kyseisen lomakkeen lähetyksistä.
3. Käynnistimelle Inbound email valitse organisaatioon määritetty oma osoite.
4. Käynnistimille … created tai … modified voit lisätä seuraavassa osiossa kuvatut ehdot.
5. Ajastetuille käynnistimille aseta taajuus, päivä, kellonaika ja toisto.
6. Tallenna automaatio: asetukset säilyvät, vaikka tila olisi Inactive.

Käynnistin määrää, mitkä kohdat näkyvät myöhempien vaiheiden muuttujavalitsimessa. Jos vaihdat aloitustyypin jo rakennetussa työnkulussa, tarkista että käytetyt muuttujat ovat yhä järkeviä.

Käynnistinehdot

Käynnistimissä … created ja … modified (yhteyshenkilö, diili, tehtävä, tiketti jne.) aloituspaneelissa on ehtojen osio, jossa on sama suodatin- ja operaattorikäyttöliittymä kuin kohdassa Suodattimet ja operaattorit. Tässä säännöt pätevät kuitenkin ennen kuin mikään työnkulun vaihe alkaa: jos ne eivät täyty, automaatiota ei laiteta jonoon (kyseisestä tapahtumasta ei näy suoritushistoriaa).

Käynnistinehdot ja työnkulun Condition-vaihe

• Käynnistimessä — sisääntulosuodatin: «tämän pitää tapahtua», jotta Mokapen käynnistää työnkulun.
• Condition-vaihe — haara Yes / Nosen jälkeen, kun työnkulku on jo alkanut: hyödyllinen haarautumiseen (esimerkiksi suuri summa → sähköposti johtajalle, muuten vain sisäinen tehtävä).

Ei ehtoja

• … modified — työnkulku käynnistyy jokaisesta tallennuksesta, vaikka muuttaisit vain muistiinpanoa tai pientä kenttää. Rajaa aina, jotta ajoja ei tule liikaa.
• … created — työnkulku käynnistyy jokaisesta uudesta kyseisen tyypin tietueesta.

Käynnistin «… modified» — miten ehdot toimivat (tärkeää)

Mokapen vertaa tietueen tilaa ennen ja jälkeen tallennuksen, joka aiheutti tapahtuman. Jokaiselle asettamallesi ehdolle ajetaan kaksi tarkistusta peräkkäin:

1. Valitun kentän pitää olla muuttunut kyseisessä tallennuksessa — arvojen «ennen» ja «jälkeen» pitää erota. Jos tallennat tietueen muuttamalla jotain muuta (esimerkiksi vain kuvausta) etkä koske ehtokenttään, käynnistin ei laukea, vaikka kentässä olisi jo se arvo, josta välität.
2. Uuden arvon (sen, joka on muutoksen jälkeen) pitää täyttää antamasi operaattori ja arvo — esimerkiksi putken vaihe Is one of «Won», summa Is greater than 10 000, sähköposti Has any value.

Käyttöliittymässä ensimmäinen sarake on nimeltään Modified field (ei pelkkä «Field»): se muistuttaa, että Mokapen katsoo oikeaa muutosta kyseisessä kentässä, ei tietueen yleistä tilaa.

Käytännön esimerkit — Deal Modified

• Ehto: Modified field = putken vaihe, operaattori Is one of, arvo = Won. Käyttäjä siirtää vaiheen «Proposal» → «Won» ja tallentaa → laukeaa. Siirtää «Lost» → «Won» → laukeaa. Muuttaa vain summaa ja jättää vaiheen ennalleen → ei laukea. Vaihe oli jo «Won» ja tallennat muuttamatta sitä → ei laukea.
• Ehto: vaihe Is one of «Won» AND summa Is greater than 50 000 — molempien kenttien pitää olla muuttuneet samassa tallennuksessa ja uusien arvojen pitää täyttää säännöt. Jos muutat vain vaihetta, toinen ehto epäonnistuu.
• Kaksi ehtoa yhdistettynä OR-operaattorilla: riittää, että yksi sääntö täyttyy (kenttä muuttui + uusi arvo ok), jotta käynnistin laukeaa.

Operaattorit «Changed from X to Y» ja historia

Modified-käynnistimissä voit käyttää edistyneitä operaattoreita kuten Changed from X to Y (ja muita muutoshistoriaan sidottuja): käytä niitä, kun välität nimenomaisesta siirtymästä (esimerkiksi vaihe meni «Proposal» → «Won»), ei vain siitä että «vaihe on nyt Won». Koko operaattorilista on kohdassa Suodattimet ja operaattorit.

Käynnistin «… created» — erilaiset ehdot

Tässä Mokapen ei vertaa ennen/jälkeen: tietue on juuri luotu. Ehdot tarkistavat arvot, joilla tietue luodaan:

• Esimerkki: Ticket Created + prioriteetti Is one of «High» → laukeaa vain, jos uudella tiketillä on jo korkea prioriteetti luonnissa.
• Esimerkki: Contact Created + tunniste Contains «Website lead» → laukeaa, jos yhteyshenkilö syntyy kyseisellä tunnisteella.

Kentän ei tarvitse «olla muuttunut»: sitä ei ollut aiemmin.

Muut tapahtumakäynnistimet

• Contact form received — pääsuodatin = lomakekoodi; ei käytä tietuekenttien ehtoruudukkoa (lähetetyt arvot ovat käynnistimen muuttujia).
• Inbound email — valitse oma osoite; työnkulku käynnistyy kyseiseen osoitteeseen saapuneista viesteistä.
• Ajastetut käynnistimet — ei tietue-ehtoja; ne alkavat tallennetun kalenterin mukaan.

Vinkit

• «Modified»-käynnistimessä aloita aina tiukasta ehdosta (yksi kenttä + tavoitearvo) äläkä jätä käynnistintä tyhjäksi.
• Jos työnkulku ei koskaan käynnisty, tarkista CRM:n historiasta, että tallennus todella muutti ehtokentän odotettuun uuteen arvoon.
• Jos se käynnistyy liian usein, lisää AND-ehtoja tai siirrä toissijaiset tarkistukset työnkulun sisäiseen Condition-vaiheeseen.

Työnkulun editori

Muokkaussivu on pystysuuntainen lohkoeditori, jonka lohkot on ketjutettu:

• Ylhäällä: muokattava otsikko, Back, linkki suoritushistoriaan, kytkin Active / Inactive.
• Ensimmäinen lohko: valittu käynnistin.
• Alla vaiheet järjestyksessä — toiminnot, ehdot, viiveet, «ForEach Loop» -syklit.
• + Add action avaa koko katalogin (samat nimet kuin editorin valikoissa).

Jokaista lohkoa voi muokata, kopioida tai poistaa. Ehdot ja «ForEach Loop» avaavat haaroja: lisää vaiheita oikeaan haaraan («kyllä» / «ei» ehdoille, «silmukan sisällä» toistoille).

Tallennuksessa Mokapen tarkistaa pakolliset kentät ja merkitsee vaaralliset silmukat eri automaatioiden välillä (esimerkiksi työnkulku A käynnistää B:n, joka kutsuu A:ta). Silloin tallennus estetään ja mukana olevien automaatioiden lista näytetään.

Saatavilla olevat toiminnot

Napsauta + Add action avataksesi katalogin: jokaisella kohdalla on sama nimi kuin Mokapenissa. Valinnan jälkeen täytät ikkunan (viitetietue, asetettavat kentät, viestin vastaanottaja…). Lähes joka kenttä hyväksyy kiinteän tekstin tai muuttujan valikosta tai omasta valitsimesta.

Alla ovat kaikki toiminnot, jotka ovat nyt saatavilla, ryhmiteltyinä tyypin mukaan. Lihavoidut nimet ovat katalogin nimiä.

Ennen katalogia lue Miten toimintojen ikkunat täytetään: se selittää tietueen ID -kentät, yhden ja usean arvon eron sekä suodattimet operaattoreineen (hyödyllistä myös Get … -toiminnoille ja Condition-vaiheelle).

Miten toimintojen ikkunat täytetään

Lähes jokainen toiminto avaa ikkunan, jossa on täytettäviä kenttiä. Jotkut näkyvät aina, toiset vain jos lisäät kentän listasta. Näin vältät virheet ensimmäisellä tallennuksella.

Mitä tietuetta käsitellään: ID-kenttä

Toiminnoissa Read …, Edit …, Clone …, Get connections, Update checklist, Get quote items / Get order items ja vastaavissa sinun on ilmoitettava, mitä CRM-tietuetta käytetään. Ikkunan yläreunassa on kenttä, jonka nimi on tietuetyypin tarkka nimi, esimerkiksi Contact ID, Deal ID, Task ID, Ticket ID — sama nimi kuin tietuetta avatessa CRM:ssä.

• Voit liittää kiinteän ID-numeron (vain testiin) tai, lähes aina, valita muuttujan valitsimesta (kuvake kentän vieressä tai «/»-näppäin): esimerkiksi edellisen vaiheen luoman yhteyshenkilön ID, työnkulun käynnistäneen diilin ID tai Read Deal -vaiheessa luettu ID.
• Kenttä hyväksyy vain yhden arvon — yhden muuttujan tai yhden ID:n. Älä syötä useita ID:itä pilkulla erotettuna äläkä valitse useita muuttujamerkkejä samaan kenttään: Mokapenin pitää tietää täsmälleen yksi luettava tai muokattava tietue.
• Jos kenttä jää tyhjäksi tai muuttujassa ei ole kelvollista ID:tä, vaihe epäonnistuu suoritushistoriassa pakollisen kentän virheenä.

Yksi arvo, useita arvoja ja yhteydet

Kaikki kentät eivät käyttäydy samoin luonti- tai muokkaustoimintoa täyttäessä:

• Yksittäiset kentät — otsikko, omistaja, päivä, summa, sähköposti, puhelin, putken vaihe jne.: anna yksi arvo (kiinteä teksti tai muuttuja). Jos muuttuja on lista, Mokapen ei voi käyttää sitä kentässä, joka hyväksyy vain yhden: valitse «yksinkertainen» muuttuja tai tietty kenttä edellisestä vaiheesta.
• Yhteyskentät — kentät, joiden nimi alkaa connected_ (esimerkiksi connected contacts, connected deal, connected company): voivat sisältää useita tietueita. Kentän vieressä näet usein Add tai Replace: Add lisää uudet yhteydet olemassa oleviin; Replace poistaa nykyiset ja jättää vain määrittämäsi. Voit asettaa ne yhdellä tai useammalla ID:llä, useilla muuttujilla tai Get connections -tulosteella.
• Muut moniarvoiset kentät — tunnisteet, sidosryhmät, jotkin listat: hyväksyvät useita merkintöjä; muuttujavalitsimen merkillä voi olla «?»-kuvake: vie osoitin päälle nähdäksesi, onko muuttuja pelkkää tekstiä, päivä, monilista jne.

Edit … -toiminnoissa näkyvät vain kentät, jotka lisäät Add field -painikkeella: koko tietuetta ei tarvitse täyttää, vain ID ja muutettavat kentät.

Uuden tietueen luominen

Nämä toiminnot luovat uuden tietueen organisaatioon, ikään kuin loisit sen käsin listasta tai tietueesta. Täytä otsikko, omistaja, linkit ja mukautetut kentät; voit esitäyttää ne käynnistimen tai edellisten vaiheiden muuttujilla.

• Create Task — avaa aktiviteetin (määräpäivä, omistaja, prioriteetti, yhteydet asiakkaaseen tai diiliin). Tyypillinen liidin jälkeen tai automaattiseen seurantaan.
• Create Project — aloittaa operatiivisen projektin, joka on linkitetty asiakkaaseen tai prosessin käynnistäneeseen tapahtumaan.
• Create Appointment — lisää kalenterivarauksen (puhelu, käynti, katselmus).
• Create Booking — kirjaa varattavan ajan, joka on linkitetty palveluihin tai resursseihin.
• Create Contact — lisää henkilön hakemistoon (lomakkeesta, ulkoisesta taulukosta, saapuvasta sähköpostista).
• Create Company — lisää yrityksen hakemistoon, usein yhdessä samassa työnkulussa luodun yhteyshenkilön kanssa.
• Create Deal — avaa diilin putkeen (summa, vaihe, linkitetty yhteyshenkilö tai yritys).
• Create Ticket — avaa tukipyynnön, joka on jo liitetty asiakkaaseen.
• Create Quote — luo kaupallisen asiakirjan riveineen, summineen ja asiakastietoineen.
• Create Order — kirjaa vahvistetun tilauksen, usein voitetun diilin tai hyväksytyn tarjouksen jälkeen.
• Create Product — lisää nimikkeen tuotekatalogiin.
• Create Service — lisää nimikkeen palvelukatalogiin.
• Create Document — arkistoi jäsennetyn asiakirjan organisaation asiakirja-alueelle.

Olemassa olevan tietueen lukeminen

Nämä toiminnot lataavat yhden tietueen, joka on jo CRM:ssä. Ikkunassa täytä ID … -kenttä (esimerkiksi Contact ID) muuttujalla, joka osoittaa oikeaan tietueeseen, ja tallenna. Luetun tietueen kentistä tulee muuttujia myöhemmille vaiheille vaiheen nimellä (esimerkiksi vaiheessa 3 luetun yhteyshenkilön otsikko ja sähköposti).

Käytä niitä, kun käynnistin ei riitä — esimerkiksi tarvitset linkitetyn diilin summan, joka ei käynnistänyt työnkulkua — tai kun sinun on päivitettävä eri tietue kuin aloitus.

• Read Contact — hakee nimen, sähköpostin, puhelimen, mukautetut kentät ja muut yhteystiedot.
• Read Company — hakee yrityksen nimen, ALV-numeron, osoitteen ja yrityskentät.
• Read Task — lukee otsikon, määräpäivän, tilan, omistajan ja tehtävän kentät.
• Read Project — hakee projektin tiedot ja tilan.
• Read Appointment — lukee päivän, ajan, osallistujat ja tapaamisen muistiinpanot.
• Read Booking — hakee ajan, palvelun ja varauksen tiedot.
• Read Deal — lukee summan, putken vaiheen, todennäköisyyden, päivät ja kaupalliset kentät.
• Read Ticket — hakee prioriteetin, tilan, kuvauksen ja tiketin vastuut.
• Read Quote — lukee otsikon, summat ja tarjouksen metatiedot (ei rivejä: niihin Get quote items).
• Read Order — hakee tilauksen tiedot (otsikko; rivit hoidetaan Get order items -toiminnolla).
• Read Product — lukee hinnan, koodin, kuvauksen ja tuotekatalogin kentät.
• Read Service — hakee palvelukatalogin tiedot.
• Read Document — lukee otsikon, tyypin ja arkistoidun asiakirjan kentät.
• Read user or team — hakee organisaation käyttäjän tai tiimin tiedot (nimi, sähköposti, rooli…) sähköposteihin tai vastuunjakoon.

Olemassa olevan tietueen muokkaus

Nämä toiminnot päivittävät kenttiä olemassa olevassa tietueessa. Ikkunassa: (1) anna muokattavan tietueen ID …; (2) lisää Add field -painikkeella vain kentät, jotka haluat muuttaa; (3) kullekin kentälle kiinteä arvo tai muuttuja. Yhteyksissä ja moniarvoisissa listoissa muista Add / Replace (katso Miten toimintojen ikkunat täytetään).

• Edit Contact — päivittää hakemiston, tunnisteet, mukautetut kentät tai yhteyshenkilön omistajan.
• Edit Company — muuttaa yrityksen tietoja, luokituksia tai yrityskenttiä.
• Edit Task — siirtää määräpäivää, tilaa, omistajaa tai tehtävän kuvausta.
• Edit Project — päivittää tilan, päivät tai projektin kentät.
• Edit Appointment — muuttaa aikaa, otsikkoa tai tapaamisen osallistujia.
• Edit Booking — päivittää ajan tai varauksen tiedot.
• Edit Deal — siirtää vaihetta, summaa, todennäköisyyttä tai muita kaupallisia kenttiä.
• Edit Ticket — muuttaa tilaa, prioriteettia, vastuuta tai tiketin kenttiä.
• Edit Quote — päivittää tarjouksen otsikon ja kentät (riveillä on omat toiminnot).
• Edit Order — päivittää tilauksen otsikon ja kentät.
• Edit Product — muuttaa hintaa, koodia tai tuotteen ominaisuuksia.
• Edit Service — päivittää palvelukatalogin tiedot.
• Edit Document — muuttaa otsikkoa, luokitusta tai asiakirjan kenttiä.

Olemassa olevan tietueen kloonaus

Nämä toiminnot luovat kopion olemassa olevasta tietueesta. Ikkunassa anna lähdetietueen ID … (muuttuja tai kiinteä ID) ja, jos tarjolla, kopiointivalinnat (tarkistuslista, liitteet, yhteydet). Uusi kopio tuo uuden ID:n myöhempiin vaiheisiin.

• Clone Task — kopioi tehtävän säilyttäen valitun rakenteen ja linkit.
• Clone Project — toistaa malliprojektin uudelle asiakkaalle tai kierrokselle.
• Clone Appointment — luo kaksoistapaamisen, jonka päivää tai osallistujia säädetään.
• Clone Booking — kopioi mallivarauksen.
• Clone Contact — luo johdetun yhteyshenkilön (variantti, toimipiste, lisähenkilö).
• Clone Company — kopioi malliyrityksen.
• Clone Deal — kahdentaa diilin uusintaa tai lisämyyntiä varten.
• Clone Ticket — avaa samankaltaisen tapauksen olemassa olevasta tiketistä.
• Clone Product — luo tuotekatalogin variantin.
• Clone Service — kopioi mallipalvelun.
• Clone Document — toistaa jäsennetyn asiakirjan.

Katalogissa ei ole Clone Quote eikä Clone Order -toimintoa: kaupallisille asiakirjoille käytä Create Quote / Create Order tai kopioi käsin CRM:n tietueesta.

Tietuelistojen haku

Toiminnot Get tasks, Get Contacts, Get deals ja muut samassa perheessä eivät pyydä yhtä ID:tä: ne hakevat useita tietueita organisaatiosta ja palauttavat listan. Ikkunassa on:

• Filters (optional) — yläreunan osio, sama logiikka kuin CRM-raporteissa ja ehdoissa. Ilman suodattimia toiminto voi palauttaa paljon rivejä (sisäiseen rajaan asti): rajaa ehdot aina tuotannossa.
• Painike ehdon lisäämiseen: kullakin rivillä valitse kenttä (entiteetin kenttälistasta), operaattori (riippuu kentän tyypistä — katso Suodattimet ja operaattorit) ja arvo (teksti, päivä, tila, muuttuja…).
• Ehtojen välissä valitse AND (molempien pitää olla totta) tai OR (riittää, että yksi on totta).

Mitä saat suorituksen jälkeen

• results — taulukko tietueista, jotka vastaavat suodattimia; jokaisessa elementissä entiteetin kentät (ID, otsikko, omistaja, mukautetut kentät…).
• total — löydettyjen tietueiden määrä.

Toimiaksesi listan jokaisella rivillä lisää heti vaiheen jälkeen ForEach Loop ja yhdistä Get … -vaiheen results-muuttuja. Silmukan sisällä jokainen toiminto «näkee» nykyisen tietueen (yhteyshenkilö, tehtävä jne.) ikään kuin se olisi käynnistin.

• Get tasks — suodatettu tehtävälista (esimerkiksi erääntyy huomenna, myyntitiimi, tila «Open»).
• Get projects — projektit valituilla ehdoilla.
• Get Contacts — suodatetut yhteyshenkilöt (esimerkiksi tunniste «Newsletter», luotu viime viikolla).
• Get companies — yritykset toimialan, tunnisteen tai muiden suodattimien mukaan.
• Get deals — diilit vaiheen, summan tai putken mukaan.
• Get appointments — tapaamiset aikavälillä tai tietyillä ominaisuuksilla.
• Get bookings — suodatetut varaukset.
• Get tickets — tiketit tilan, prioriteetin tai vastuun mukaan.
• Get products — katalogin tuotteet, jotka vastaavat suodattimia.
• Get services — suodatetut katalogin palvelut.
• Get documents — arkistoidut asiakirjat asetettujen ehtojen mukaan.
• Get users — organisaation käyttäjät (esimerkiksi yhteenvetoilmoituksiin).
• Get team users — tietyn tiimin jäsenet (suodata tiimillä ehdoissa).

Asiakirjan otsikoista ei ole listatoimintoja Get quotes tai Get orders: tarjouksen ja tilauksen riveille käytä seuraavan osion toimintoja.

Suodattimet ja operaattorit (Get-listat ja ehdot)

Operaattorit näkyvät pudotusvalikossa jokaisen ehdon vieressä kolmessa yhteydessä: Get … -toiminnot, työnkulun Condition-vaihe ja käynnistinehdot (… created / … modified). Mokapen näyttää vain operaattorit, jotka sopivat valitun kenttätyypin kanssa (teksti, luku, päivä, lista, kyllä/ei). Modified-käynnistimissä operaattorin lisäksi kentän pitää olla oikeasti muuttunut kyseisessä tallennuksessa — katso Käynnistinehdot.

Teksti ja yleiset kentät

• Is equal to — kenttä vastaa arvoa täsmälleen (esimerkiksi maa = «Italy»).
• Is not equal to — kenttä eroaa annetusta arvosta.
• Contains — teksti sisältää osajonon (esimerkiksi sähköposti sisältää «@company.com»).
• Does not contain — teksti ei sisällä osajonoa.
• Starts with / Ends with — hyödyllinen koodien etuliitteille tai verkkotunnusten päätteille.
• Has any value — kenttä on täytetty (ei tyhjä).
• Has no value — kenttä on tyhjä tai puuttuu.
• Is one of / Is not one of — arvo kuuluu (tai ei kuulu) valittujen vaihtoehtojen listaan.
• Is equal to every / Is not equal to every, Contains every / Does not contain every — kentille, joilla voi olla useita arvoja: tarkistaa, että kaikki annetut arvot ovat läsnä (tai poissa).

Luvut ja summat

• Is equal to, Is not equal to — täsmällinen vertailu.
• Is less than, Is less than or equal to, Is greater than, Is greater than or equal to — tyypillisiä vertailuja summille, määrille, pisteille.
• Is between — lukualue (minimi ja maksimi).
• Has any value, Has no value ja «one of» / «every» -operaattorit pätevät myös siellä, missä ne ovat relevantteja.

Päivät ja määräpäivät

• Is equal to, Is before, Is after — vertailu tiettyyn päivään.
• Is between / Is not between — päiväväli.
• Is within X days/hours/minutes/weeks/months from now — ikkuna suhteessa tähän päivään (esimerkiksi erääntyy 7 päivän sisällä).
• Is more than X days/hours/minutes ago — tapahtuma, joka oli vähintään X aikayksikköä sitten.
• Is exactly X days/hours from now — päivä kiinteällä etäisyydellä tästä päivästä.
• Is in the past / Is in the future — ilman kiinteää päivää.

Lista, tila, tunnisteet, yhteydet (valintakentät)

• Is one of / Is not one of — tietueella on (tai ei ole) vähintään yksi valituista arvoista (putken vaihe, tiketin prioriteetti, tunniste…).
• Contains every / Does not contain every — kaikkien valittujen arvojen pitää olla läsnä (tai poissa) moniarvoisessa kentässä.

Edistyneet operaattorit (muutoshistoria)

Nämä näkyvät pääosin Condition-vaiheessa «tietuetta muokattu» -käynnistimillä ja, kun kenttätyyppi sallii, myös Get … -suodattimissa. Ne vertaavat arvoa ennen ja jälkeen muutoksen tai tarkistavat viimeaikaiset päivitykset:

• Has ever been equal to / Has never been equal to, Has ever been one of / Has never been one of — kentän historia ajan yli.
• Updated in the last X days / Not updated in the last X days — kenttä muuttui (tai ei muuttunut) äskettäin.
• Changed from X to Y — arvo siirtyi yhdestä tietystä arvosta toiseen (hyödyllinen diilin muokkauskäynnistimessä: «vaihe oli Proposal ja muuttui Won»).

Operaattorin valinnan jälkeen avaa tarvittaessa arvorivi (nuolikuvake): suhteellisille päiville syötä vain luku X; Has any value / Has no value ei vaadi arvoa.

Tarjouksen ja tilauksen rivit

Nämä toiminnot käsittelevät rivitaulukkoa tarjouksen tai tilauksen sisällä (tuotteet, määrät, hinnat), eivät asiakirjan otsikkoa. Toiminnoissa Get quote items / Get order items ja Edit quote items / Edit order items anna Quote ID tai Order ID (käynnistimen muuttuja tai Read/Create Quote|Order -vaiheesta).

• Get quote items — lukee olemassa olevan tarjouksen kaikki rivit ForEach Loopiin tai muokkausvaiheisiin.
• Get order items — hakee olemassa olevan tilauksen rivit.
• Edit quote items — päivittää rivit kolmella tavalla: Replace all line items, Append line items tai Update matching line items only (täsmäysehto ja päivitettävät kentät).
• Edit order items — sama tarkoitus tilauksen riveillä, samat tavat.

Nämä ovat edistyneitä toimintoja: kokeile niitä testitarjouksilla ja -tilauksilla ja tarkista suoritushistoria rivi riviltä.

Yhteydet ja tarkistuslista

Get connections

Hakee tietueeseen linkitetyt tietueet (yhteyshenkilöt, diilit, tehtävät, yritykset… jotka on linkitetty samaan entiteettiin) avaamatta niitä yksi kerrallaan CRM:ssä.

Ikkunassa

1. Valitse Type — mitä «keskustietuetta» tarkastelet (Contact, Deal, Task, Ticket…).
2. Täytä vastaava ID … -kenttä (esimerkiksi Contact ID) muuttujalla: yleensä käynnistimen ID tai Read … / Create … -vaiheesta.
3. Tallenna toiminto.

Mitä saat — muuttujat kullekin yhteystyypille, esimerkiksi koko lista connected_contacts, linkitetyt ID:t (connected_contacts.contact_id), otsikot (connected_contacts.title) ja sama rakenne diileille, yrityksille, tehtäville jne. Nämä ovat moniarvoisia muuttujia: käytä niitä ForEach Loopissa ID:illä tai Edit … / Create … -yhteyskentissä Add-tilassa.

Update checklist

Muokkaa tietueen tarkistuslistaa (asiakkaan käyttöönotto, projektin laadunvarmistus, tiketin sulkeminen) merkitsemällä olemassa olevia kohtia tai lisäämällä uusia avaamatta tietuetta.

Ikkunassa

1. Type — entiteetti, jolla on tarkistuslista (Task, Deal, Ticket, Contact…; vain tyypit, jotka Mokapenissa tukevat tarkistuslistaa).
2. ID … — päivitettävän tietueen muuttuja tai ID.
3. Add / Replace — Add säilyttää olemassa olevat kohdat ja lisää alle määrittämäsi; Replace poistaa koko nykyisen listan ja lisää vain ikkunassa täyttämäsi listan.
4. Checklist — yksi tai useampi rivi: merkitse Done valmiiksi, kirjoita otsikko (myös muuttujilla, esimerkiksi «Tarkista {$contact.name}»), lisää rivejä omalla painikkeella, järjestä vetämällä.

Tyhjän otsikon rivit ohitetaan. Suorituksen jälkeen tarkista tietue tai vaiheen historia, että kohdat menivät perille.

Viestintä

Send Email

Lähettää oikean sähköpostin työnkulusta. Lähetys kulkee aina Mokapeniin linkitetyn SMTP-tilin kautta — ei «geneerisestä» osoitteesta ilman asetuksia.

Ikkunassa

• From — valitse listasta SMTP-osoite, joka on jo organisaation Email integrations -asetuksissa (automaation Ownerin tai oikeudet omaavien käyttäjien tilit). Voit myös antaa osoitteen tai muuttujan (esimerkiksi työnkulun Ownerin sähköposti): Mokapen käyttää kyseiseen osoitteeseen liitettyä SMTP-integraatiota muuttujien ratkaisun jälkeen. Jos mikään SMTP-tili ei täsmää, vaihe epäonnistuu — keltainen varoitus näkyy From-kentän alla.
• Jos olet Collaborator etkä työnkulun Owner, Ownerilla pitää olla lähettävä sähköposti yhdistettynä; muuten lähetys ei ala.
• To (pakollinen), CC, BCC — yksi tai useampi osoite, tarvittaessa pilkulla erotettuna, tai muuttujia (yhteyshenkilön sähköposti, tiketin omistajan sähköposti jne.).
• Subject ja Message — vapaa teksti muuttujilla; viesti käyttää täyttä editoria (myös HTML).

Vastaanottaja saa viestin valitulta SMTP-lähettäjältä. Tarkista roskaposti ja verkkotunnuksen maine, jos viesti ei saavu; suoritushistoria näyttää, valmistuiko vaihe vai hylkäsikö palvelu sen.

Send SMS

Lähettää lyhyen SMS:n LinkMobility-integraation kautta (Mokapenin SMS-yhdyskäytävä).

Ikkunassa

• SMS Account — valitse yksi automaation Owneriin linkitetyistä SMS-tileistä (lähettäjän alias kohdassa Integrations → SMS). Jos lista on tyhjä, yhdistä numero tai alias ensin integraatiosivulta.
• Myös tässä, jos muokkaat työnkulkua Collaboratorina, Ownerilla pitää olla SMS-integraatio käytössä.
• Template (valinnainen) — valitse organisaation SMS-malli tekstin esitäyttöön; voit muokata sitä jälkeen. Mallin paikkamerkkejä ei korvata automaattisesti yhteystiedoilla: käytä viestissä automaation muuttujia.
• Phone — vastaanottajan numero (kansainvälinen muoto suositeltava) tai muuttuja (esimerkiksi käynnistimen yhteyshenkilön puhelin).
• Message — SMS-teksti muuttujilla; noudata palvelun pituusrajoja.

Tarkista SMS-krediitit ja lähettäjänumero Integraatioissa. Työnkulun testi lähettää oikean SMS:n.

WhatsApp — Automations-moduulissa tänään on vain Send Email ja Send SMS. WhatsApp (WABA) on käytettävissä CRM:n keskusteluissa ja niihin liittyvissä integraatioissa, mutta se ei näy toimintona automaatiokatalogissa. Automaattisiin WhatsApp-viesteihin harkitse ulkoisia integraatioita tai manuaalisia virtoja postilaatikosta.

Työnkulun ohjaus

• Delay — pysäyttää työnkulun minuuteiksi, tunneiksi tai päiviksi ennen seuraavaa vaihetta (muistutukset, odotus kahden toiminnon välillä).
• Condition — luo haaran: jos sääntö kentistä tai muuttujista täyttyy, Mokapen seuraa «kyllä»-haaraa, muuten «ei»-haaraa.
• ForEach Loop — toistaa sisäisen haaran vaiheet listan jokaiselle elementille (tyypillisesti Get Contacts, Get tasks tai ulkoisesta taulukosta luetut rivit).

Luku lomakkeista ja ulkoisista lähteistä

Nämä toiminnot lukevat dataa yksittäisen käynnistintietueen ulkopuolelta tai tuovat listoja tiedostoista ja lomakkeista. Ne vaativat aktiiviset integraatiot siellä, missä niin on merkitty (katso Integraatioihin sidotut toiminnot).

Read Form

Katalogin toiminto, jolla tiedät organisaation lomakkeen kenttärakenteen (samat kentät kuin lomakkeen rakentajassa). Käytännössä, kun kävijä täyttää lomakkeen, lähetetyt arvot ovat jo muuttujia, jos käytät käynnistintä Contact form received (lomakekoodi + kenttien esikatselu käynnistimessä). Käytä Read Form -toimintoa monimutkaisemmassa työnkulussa, jos sinun pitää yhdistää lomakkeen tekniset kenttänimet myöhemmin luotavaan yhteyshenkilöön, diiliin tai tehtävään. Lomakekoodi on slug, joka näkyy organisaation sivu- tai lomakeasetuksissa.

Read Google Sheet

Tuo rivit Google Sheetistä, johon pääsee URL-osoitteella.

• Yhdistä ensin Google-tili kohdassa Integrations, jos taulukko on yksityinen tai vaatii tunnistautumisen.
• Liitä ikkunaan taulukon URL vietävässä muodossa (esimerkiksi linkki, joka päättyy export?format=csv julkiselle tai jaetulle CSV:lle).
• Jätä URL-kenttä ja odota viestiä File loaded: Mokapen lataa tiedoston, tunnistaa sarakkeet (CSV, JSON tai Excel) ja näyttää esikatselun tulosvälilehdellä.
• Tuloste — muuttujat results (rivien taulukko, yksi taulukon riviä kohti) ja total (määrä). Jokaisesta sarakkeesta tulee kenttä, joka on käytettävissä ForEach Loopin sisällä (esimerkiksi yhdistä «Email»-sarake kohtaan Create Contact → email).

Read Excel online

Sama käyttöliittymä kuin Read Google Sheet, tarkoitettu Microsoft 365 -tiedostoille (OneDrive, SharePoint, suora linkki .xlsx/.xls-tiedostoon).

• Yhdistä Microsoft Office 365 Integraatioissa, jos tiedosto vaatii Microsoft-kirjautumisen.
• Liitä tiedoston tai jakolinkin URL, odota latausta.
• Käytä results + ForEach Loop synkronoidaksesi rivit yhteyshenkilöihin, tuotteisiin tai diileihin CRM:ssä.

Read from URL

Yleinen luku verkko-osoitteesta: CSV, JSON, Excel online tai rajapinnat, jotka palauttavat taulukkodataa.

• Anna koko URL (https://…). Muoto tunnistetaan automaattisesti.
• Jos URL ei ole tavoitettavissa, on suojattu tai palauttaa virheen, näkyviin tulee punainen varoitus ja vaihe epäonnistuu suorituksessa.
• Latauksen jälkeen tunnistetut sarakkeet ovat vaiheen muuttujia; yhdistä ForEach Loopiin massatuonteja tai päivityksiä ulkoisista järjestelmistä.

Kaikille kolmelle URL-toiminnolle: tallenna toiminto vasta onnistuneen latauksen jälkeen muokkaustilassa, jotta sarakkeet pysyvät tallessa. Jos vaihdat URL:n, lataa uudelleen ja tarkista esikatselu ennen työnkulun aktivointia.

Ehdot, viiveet ja ForEach Loop

Condition-vaiheessa voit ketjuttaa useita sääntöjä (kenttä, operaattori, arvo tai muuttuja) ja valita, täyttyvätkö kaikki (AND) vai riittääkö yksi (OR). Operaattorit ovat samat kuin Suodattimet ja operaattorit -osiossa ja riippuvat kentän tyypistä. Kaksi haaraa ovat erillisiä: «kyllä»-haaran vaiheet eivät ajaudu «ei»-haaraan.

Delay odottaa asetetun ajan ennen seuraavaa lohkoa. Käytä sitä muistutuksiin, mutta älä aseta hyvin pitkiä viiveitä, jos asiakas voi muuttua sillä välin (tarjous, diili, yhteyshenkilö).

ForEach Loop vaatii listamuuttujan (esimerkiksi Get Contacts -tuloste). Jokaisessa silmukan kierroksessa sisäisen haaran vaiheet näkevät nykyisen elementin. Älä laita ForEach Loopin sisään toimintoja, jotka lähettävät massasähköposteja ilman selkeää suodatinta: jokainen kierros on erillinen suoritus.

Muuttujat

Toimintojen kentissä, sähköpostien aiheissa, SMS-viesteissä ja ehdoissa voit käyttää muuttujia valitsimesta tai «/»-näppäimellä. Jokaisella muuttujalla on tyyppi (teksti, päivä, luku, lista…); jos viet osoittimen «?»-kuvakkeen päälle, näet, onko se yhteensopiva kentän kanssa.

• Käynnistin — tapahtuman tietueen kentät (yhteyshenkilön nimi, diilin summa, lomakkeen kentät…).
• Edelliset vaiheet — luodun, luetun tai haetun tietueen tuloste (esimerkiksi Create Contact -vaiheen ID, joka syötetään seuraavaan Create Deal -vaiheeseen).
• Organisaatio ja käyttäjä — työnkulun Ownerin nimi, päivämäärä, vakiotekstit.

Jos muuttuja on tyhjä suorituksessa, kenttä jää tyhjäksi tai vaihe epäonnistuu, jos se oli pakollinen: tarkista historia ja lisää tarvittaessa ehto ennen vaihetta.

Integraatioihin sidotut toiminnot

Jotkin toiminnot toimivat vain, jos integraatio on jo aktiivinen organisaatiossa. Jos yhteys puuttuu tai on vanhentunut, vaihe epäonnistuu suoritushistoriassa selkeällä virheellä.

• Send Email — vaatii SMTP-tilin kohdassa Email integrations ja lähettäjän, joka täsmää From-kenttään.
• Send SMS — vaatii LinkMobility-tilin (alias) työnkulun Ownerilla.
• Read Google Sheet — vaatii Google-tilin, jos taulukko ei ole julkinen CSV.
• Read Excel online — vaatii Microsoft Office 365 -yhteyden, jos tiedosto ei ole suoraan saavutettavissa.

Katalogin CRM-toiminnot (Create, Read, Edit, Clone, Get, yhteydet, tarkistuslista, viive, ehto, ForEach) eivät vaadi ulkoista integraatiota: ne käyttävät organisaation tietoja. Tarkista aina, että työnkulun Ownerilla on oikeudet tietueisiin, joita vaiheet koskettavat.

Työnkulun testaus

Ennen kuin jätät automaation tilaan Active, aja testi oikealla tai testidatalla:

1. Tallenna työnkulku ja jätä se tilaan Inactive, jos et halua, että oikeat tapahtumat käynnistävät sen testin aikana.
2. Käytä editorin testipainiketta (tai luo käynnistintapahtuma käsin: uusi yhteyshenkilö, diilin vaiheen vaihto, lomakkeen lähetys).
3. Avaa suoritushistoria ja tarkista jokainen vaihe: vihreä onnistui, punainen epäonnistui ja näyttää syyn (puuttuva ID, SMTP, tyhjä pakollinen kenttä, suodatin ilman tuloksia).
4. Tarkista CRM:ssä luotu tai muokattu tietue: omistaja, yhteydet, summat, lähetetty sähköposti.
5. Vasta kun testi on puhdas, kytke Active.

Sähköposti ja SMS testissä ovat oikeita lähetyksiä: käytä omaa osoitettasi tai numeroasi, älä asiakkaan yhteystietoja.

Suoritushistoria

Jokainen automaation ajo jättää rivin historiaan: päivä ja aika, käynnistin, tulos (onnistui / epäonnistui / osittainen) ja vaiheet järjestyksessä. Avaa rivi nähdäksesi, mikä lohko pysähtyi ja mikä virheilmoitus Mokapen tallensi.

Historia on ensimmäinen paikka, josta katsot, kun «automaatio ei tehnyt mitään»: usein käynnistin ei täsmännyt (ehdot), työnkulku oli Inactive, tai vaihe epäonnistui hiljaa punaisella rivillä.

Lokit säilyvät viimeiset 28 päivää. Vanhemmat suoritukset katoavat: jos tarvitset todisteen, vie tai kirjaa tapaus ennen kuin ikkuna sulkeutuu.

Yleiset ongelmat

• Työnkulku ei käynnisty — tarkista Active, käynnistimen tyyppi ja ehdot (erityisesti «kentän pitää muuttua» modified-tapahtumissa). Varmista, että tapahtuma tapahtuu samassa organisaatiossa.
• Tallennus estetty silmukan takia — kaksi automaatiota kutsuvat toisiaan. Poista yksi linkki tai lisää ehto, joka katkaisee ketjun.
• Puuttuva ID — Read/Edit/Clone-vaihe sai tyhjän tai väärän muuttujan. Avaa historia ja katso, mikä edellinen vaihe ei tuottanut ID:tä.
• Sähköposti ei lähde — From ei täsmää SMTP-tiliin, Ownerilla ei ole integraatiota, tai palvelin hylkäsi viestin. Keltainen varoitus editorissa tai punainen rivi historiassa kertoo syyn.
• SMS ei lähde — tyhjä SMS Account, krediitit lopussa tai numero väärässä muodossa.
• Get … palauttaa 0 riviä — suodattimet ovat liian tiukat tai operaattori ei sovi kentälle (esimerkiksi Contains numerokentässä). Kokeile samaa suodatinta CRM-listassa.
• ForEach ei tee mitään — listamuuttuja on tyhjä tai osoitat silmukan väärään tulosteeseen (total luvun sijaan results).
• Yhteydet katoavat — käytit Replace-tilaa Add-tilan sijaan kentässä connected_.
• URL-luku epäonnistuu — linkki ei ole julkinen, muoto ei ole CSV/JSON/Excel, tai Microsoft/Google-yhteys on vanhentunut.

Lomakeautomaatiot

Käynnistin Contact form received käynnistyy, kun kävijä lähettää organisaation lomakkeen. Valitse käynnistimessä lomake (slug) ja tarkista kenttien esikatselu: ne ovat muuttujia, joilla täytät Create Contact, Create Deal, Create Task tai Send Email.

Tyypillinen ketju: luo tai päivitä yhteyshenkilö lomakkeen sähköpostilla, avaa diili oikeaan putkeen, anna tehtävä Ownerille ja lähetä sisäinen sähköposti. Jos sama henkilö voi lähettää lomakkeen kahdesti, lisää ehto tai haku (Get Contacts sähköpostilla) ennen uuden yhteyshenkilön luontia, jotta et kahdenna hakemistoa.

Lomakkeen pitää olla julkaistu ja linkitetty organisaatioon. Jos lähetys ei näy historiassa, tarkista lomakekoodi käynnistimessä ja että automaatio on Active.

Suositeltu prosessi

1. Kirjoita yhdellä lauseella, mitä haluat tapahtuvan («kun diili voitetaan, luo tilaus ja tehtävä laskutukseen»).
2. Valitse käynnistin ja lisää vain tarvittavat ehdot.
3. Lisää vaiheet järjestyksessä: lue mitä puuttuu, luo tai muokkaa, lähetä viesti viimeisenä.
4. Käytä muuttujia kiinteiden ID:iden sijaan.
5. Tallenna, testaa omilla tiedoillasi, lue historia, korjaa punaiset vaiheet.
6. Aktivoi ja tarkista ensimmäiset oikeat suoritukset saman päivän aikana.
7. Nimeä työnkulku niin, että kollega ymmärtää sen kuusi kuukautta myöhemmin.

Käytännön esimerkit

1. Uusi liidi lomakkeesta

Käynnistin Contact form received verkkosivun lomakkeella. Vaiheet: Create Contact lomakkeen nimellä, sähköpostilla ja puhelimella; Create Deal putkeen «Inbound», summa 0, linkitetty yhteyshenkilö edellisen vaiheen ID:llä; Create Task «Soita 24 tunnin sisällä» Ownerille; Send Email sisäiselle osoitteelle aiheella «Uusi liidi {$contact.name}». Aktivoi vasta testilähetyksen jälkeen.

2. Diili voitettu: tilaus ja luovutus

Käynnistin Deal Modified ehdolla, että vaihe muuttui arvoon Won (operaattori Changed from … to … tai «yksi arvoista» yhdessä muutossäännön kanssa). Vaiheet: Read Deal ja Read Contact; Create Order diilin summalla ja asiakkaalla; Create Task toimitustiimille; Send Email asiakkaalle SMTP-tililtä, joka on jo yhdistetty. Ilman «kentän pitää muuttua» -sääntöä jokainen diilin tallennus käynnistäisi tilauksen uudelleen.

3. Muistutus avoimista tehtävistä

Ajastettu käynnistin arkiaamuna. Vaihe Get tasks suodattimilla: tila Open, määräpäivä Is within 1 days from now tai jo menneisyydessä, tiimi Myynti. Sitten ForEach Loop tulosteella results: jokaiselle tehtävälle Send Email omistajalle otsikolla ja linkillä. Älä käytä ForEachia ilman suodatinta: se kävisi läpi liikaa tehtäviä.

4. Tiketti prioriteetilla Kiireellinen

Käynnistin Ticket created ehdolla prioriteetti = Kiireellinen. Vaiheet: Edit Ticket — aseta omistajaksi päivystystiimin käyttäjä; Send SMS päivystäjälle LinkMobility-tilillä; Create Task «Vastaa 30 minuutissa». Tarkista, että Ownerilla on SMS-integraatio.

5. Viikoittainen taulukko uusista yhteyshenkilöistä

Ajastettu käynnistin maanantaina. Read Google Sheet (tai Read Excel online) jaetulla CSV/Excel-URL:lla, odota File loaded. ForEach Loop riveillä: Get Contacts sähköpostilla (tai ehto), jos ei löydy niin Create Contact sarakkeista Nimi, Email, Yritys. Aktivoi vasta, kun esikatselu näyttää oikeat sarakkeet.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko käyttää automaatioita Ilmainen-paketissa?

Automaatiot kuuluvat pakettiin Large (ja suurempiin). Ilmainen-, Small- ja Medium-paketeissa moduuli ei ole käytettävissä. Jos päivitys on kesken, työnkulut eivät käynnisty.

Kuka voi luoda ja muokata työnkulkuja?

Käyttäjät, joilla on oikeus Automations-alueeseen. Collaborator voi muokata toisen työnkulkua vain, jos hänellä on pääsy; sähköposti ja SMS käyttävät silti työnkulun Ownerin integraatioita.

Mitä tapahtuu, jos poistan automaation käytöstä?

Tila Inactive estää uudet käynnistykset. Jo käynnissä oleva viive voi vielä päättyä: tarkista historia samana päivänä.

Voinko käynnistää työnkulun käsin?

Kyllä, editorin testillä, tai luomalla CRM:ssä tapahtuman, joka vastaa käynnistintä (uusi tietue, muutos, lomake, ajastus).

Miksi sama automaatio lähti kahdesti?

Modified-käynnistin ilman sääntöä «kenttä muuttui», tai kaksi aktiivista työnkulkua samalla käynnistimellä. Lisää ehto tai poista kaksoiskappale käytöstä.

Voinko lähettää WhatsAppia automaatiosta?

Ei katalogista. Saatavilla ovat Send Email (SMTP) ja Send SMS (LinkMobility). WhatsApp pysyy keskusteluissa.

Kuinka kauan suoritushistoria säilyy?

Viimeiset 28 päivää. Sen jälkeen rivit poistetaan.