Mokapenin opas

Microsoft Outlook Calendar

Tämä integraatio yhdistää Mokapenin Tapaamiset-modulin Microsoft Outlook Calendariin. Kokoukset ja tapaamiset voivat kulkea järjestelmien välillä asettamiesi sääntöjen mukaan — ilman manuaalisia vientejä tai kaksinkertaista syöttöä.

Se ei synkronoi tehtäviä: sivulla tehtävävaihtoehto on pois käytöstä (tulossa). Se koskee vain päivämäärällä ja kellonajalla varustettuja tapaamisia.

Integraatioiden yleiskatsaus: Integraatiot.

Vaatimukset

• Mokapen-suunnitelma kalenteri-integraatiolla (Premium-mitalikuvake tapaamiset-valikkokohdassa). Ilman sopivaa suunnitelmaa yhdistämispainike avaa päivityssivun.
• Microsoft-tili aktiivisella kalenterilla.
• Oikeus valtuuttaa Mokapen hallitsemaan kalenteria ja tapahtumia Outlookissa.

Microsoft Outlook Calendarin yhdistäminen

1. Käyttäjävalikko → Integraatiot → Microsoft Outlook Calendar -välilehti.
2. Klikkaa Synkronoi Microsoft Outlook Calendar (tai vastaava).
3. Outlookissa: valitse tili (se voi olla eri kuin sähköposti, jolla kirjaudut Mokapeniin).
4. Tarkista pyydetyt oikeudet (kalenteri ja tapahtumat) ja klikkaa Salli.
5. Palaat Mokapeniin: Yhdistetty tili: näkyy valtuutetun Microsoft-sähköpostin kanssa.

Jos et hyväksy oikeuksia, yhdistämistä ei viimeistellä eikä tapaamisia synkronoida. Kalenterista riippuvat automaatiot eivät voi käyttää Microsoft-tapahtumia.

Jos näet «yhteys vanhentunut», klikkaa Katkaise yhteys ja yhdistä uudelleen.

Mitä Mokapen pyytää Microsoftilta

Profiilinimen ja sähköpostin lisäksi Mokapen pyytää pääsyä kalenteriin ja tapahtumiin: lukea olemassa olevia kokouksia, luoda uusia Mokapenista, päivittää niitä ja poistaa niitä, kun muokkaat tai peruutat linkitetyn tapaamisen. Ilman näitä oikeuksia synkka ei käynnisty.

Microsoft-sähköposti eri kuin Mokapen-sähköposti

Tämä on sallittua ja yleistä: työskentelet Mokapenissa yhdellä kirjautumisella ja synkkaat team@yritys.com -kalenterin tai henkilökohtaisen Gmailin. Integraatiosivulla Yhdistetty tili -sähköposti on se, joka merkitsee synkalle, ei Mokapen-kirjautumissähköposti.

Sama osoite (Mokapen = Microsoft): vienti/tuonti säilyttää järjestäjän ja osallistujat; tuntemattomat sähköpostit tuonnissa voivat luoda yhteystietoja (vain sähköposti) osoitekirjaan.

Eri osoitteet:

• Outlookissa yhdistetyn tilin pitää olla tapahtuman järjestäjä tai osallistuja; muuten Microsoft ei hyväksy kirjoitusoperaatiota.
• Viennissä: jos Mokapen-järjestäjää ei ole kyseisessä kalenterissa, tapahtuma luodaan yhdistetyllä Microsoft-tilillä järjestäjänä.
• Tuonnissa: jos Mokapen-käyttäjäsi osallistuu tapahtumaan, tapaaminen tulee Mokapeniin; jos ei, tapahtuma voi jäädä tuotuna mutta näkymättömänä sinulle; tapahtumat ilman hyödyllisiä osallistujia voidaan ohittaa.

Vinkki: lisää itsesi osallistujaksi tapaamisiin, joiden pitää näkyä molemmissa järjestelmissä, tai käytä samaa sähköpostiosoitetta missä mahdollista.

Määritettävät asetukset

Synkan suunta

Kolme tilaa (nuolet sivulla):

• Vain Mokapen — Microsoft syöttää CRM:ää; muutokset Mokapenissa eivät palaa Outlookiin.
• Vain Microsoft — Mokapen lähettää tapaamiset kalenteriin.
• Molemmat — päivitykset yhdessä järjestelmässä heijastuvat toiseen.

Kalenterit

• Ensisijainen kalenteri — Mokapen käyttää Outlookissa ensisijaiseksi merkittyä (ei muokattavissa valikosta).
• Muut kalenterit — valitse toissijaiset kalenterit (Asiakkaat, Tiimi…). Syntymäpäivät ja pyhäpäivät suljetaan automaattisesti pois.

Muut säätimet

• Synkronoi tapaamiset — pitää pysyä päällä.
• Alkupäivä — mistä päivästä tuodaan menneitä tapahtumia ; eteenpäin noin yksi vuosi (sivulla ei ole kiinteää 15 päivän taaksepäin-rajaa kuten Google Calendarissa).
• Microsoft Teams (jos suunnitelmasi sallii) — lisää videokokouslinkin viedyille tapaamisille.

Klikkaa Tallenna asetusten tallentamiseen, Synkronoi linjauksen ajamiseen.

Mitä synkan aikana tapahtuu

• Uusi tapaaminen Mokapenissa → tapahtuma Outlookissa (jos vienti on aktiivinen).
• Muokkaus tai poisto Mokapenissa → päivitä tai poista linkitetty Microsoft-tapahtuma.
• Uusi tapahtuma Outlookissa → tapaaminen Mokapenissa (jos tuonti on aktiivinen ja päivävälin sisällä).
• Muokkaus Outlookissa → Mokapen päivittää linkitetyn tapaamisen (automaattiset ilmoitukset Outlookista kun mahdollista).

Yleiset ongelmat

• Puuttuvat tapahtumat — tarkista alkupäivä, valitut kalenterit, synkan suunta, sähköpostiosallistuminen kun tilit eroavat.
• Kaksoistapahtumat — kaksi yhteyttä tai sama tapahtuma tuotu ja luotu uudelleen käsin; yhdistä ja käytä yhtä virallista kalenteria.
• Hidas synkka — normaalia ensimmäisellä ajolla monilla tapahtumilla.

Yhteyden katkaiseminen

Klikkaa Katkaise yhteys, vahvista kirjoittamalla pyydetty sana ja jatka. Mokapen lopettaa yhteyden Microsoft Outlook Calendariin ja poistaa synkkaviittaukset tapaamisten ja tapahtumien välillä.

Mitä datalle tapahtuu:

• Tapaamiset Mokapenissa — jäävät CRM:ään normaaleina tietueina, mutta eivät enää synkronoidu Microsoftin kanssa (ei automaattisia päivityksiä kumpaankaan suuntaan).
• Tapahtumat Microsoft Outlook Calendarissa — eivät poistu automaattisesti Mokapenista.

Toisin kuin yhteystiedoissa tai Drivessa, Kalenterin katkaisuikkuna ei tarjoa valintaruutuja jo tuotujen tapaamisten massapoistoon: käytännössä pidät ne Mokapenissa, irti synkasta. Jos haluat siivota CRM:ää, poista tai muokkaa tapaamisia käsin katkaisun jälkeen.

Tapaamisten hallinta CRM:ssä: Tapaamiset-opas.