Mokapenin opas

Documents-opas

Documents-alue on Mokapenin tila sivumuotoisille teksteille ja asetteluille (A4-tyyli), joita valmistat, tallennat ja linkität CRM:ään: saatekirjeet, asiakasprofiilit, pöytäkirjat, toimintamenettelyt, kuvailevat ehdotukset. Jokaisella dokumentilla on otsikko, muotoiltu runko (valinnainen ylä- ja alatunniste), yksityisyys, yhteistyökumppanit, yhteydet muihin entiteetteihin, ja sen voi ladata PDF- tai Word (DOCX) -muodossa.

Pääset sinne valikosta Sheets → Documents. Jos sama rakenne toistuu usein — sama kirje, sama pöytäkirja, sama menettely — älä kirjoita uudelleen käsin: luo Document-type templatevariables -muuttujilla (yhteystieto, diili, yritys…) ja generoi dokumentti linkitetystä tietueesta. Mokapen lataa asettelun ja korvaa muuttujat kyseisen tietueen tiedoilla.

Moduuli vaatii Documents-sovelluksen aktiivisena, oikeat oikeudet organisaatiossa ja sopivan Premium-suunnitelman. Tarkista saatavuus suunnitelmastasi: ilman Premiumia lista voi näyttää päivityssivun; korkeammilla suunnitelmilla arkisto ja roskakori tulevat myös käyttöön.

Mihin Documents on tarkoitettu CRM:ssä

Mokapen-dokumentti ei ole nopea muistiinpano tai kaupallinen tarjous: se on jäsennelty arkki, joka pysyy asiakas- ja tiimihistoriassa.

• Pitkä, muotoiltu dokumentaatio — otsikot, listat, taulukot, kuvat ja linkit sivuasettelussa, ei lyhyt kuvauskenttä.
• Automaattinen personointi — entiteettiin linkitetystä mallista kentät täyttyvät itsestään (katso Templates → Document -opas).
• CRM-historia — dokumentti pysyy yhteydessä yhteystietoon, diiliin, lippuun, projektiin, tapaamiseen… ja löydät sen uudelleen näiden tietueiden historiasta.
• Vienti ulkoiseen käyttöön — esikatselu ja PDF/DOCX-lataus arkistointiin, offline-allekirjoitukseen tai lähetykseen organisaation sähköpostikanavien kautta. Erillistä «Send document» -virtaa ei ole kuten tarjouksilla ja tilauksilla: tyypillisesti lataat ja liität.
• Tiimityö — yksityisyys, yhteistyökumppanit, tunnisteet, liitteet, kommentit ja päivitysaikajana kuten muilla Mokapen-entiteeteillä.

Käytännön sääntö: jokainen asiakkaalle tai prospektille suunnattu dokumentti ansaitsee vähintään yhden connection -yhteyden yhteystietoon, yritykseen tai diiliin — jotta historia näkyy asiakastietueelta, ei vain Documents-listasta.

Documents vs Quotes, Orders ja Notes

Mokapenin «arkit» sekoittuvat helposti. Lyhyesti:

• Documents — yleinen A4-teksti/asettelu, muuttujat mallista, PDF/DOCX-vienti, CRM-yhteydet. Ihanteellinen kirjeille, pöytäkirjoille, menettelyille, kertoville profiileille.
• Quotes / Orders — kaupalliset dokumentit rivitaulukolla, taloudellisilla ehdoilla ja omalla PDF-grafiikalla (Sales-oppaat + Quote/Order-mallit). Ne eivät korvaa Documentsia, kun tarvitset vapaata tekstiä ilman rivikohtaista myyntilogiikkaa.
• Notes — Sheets-valikossa ne voivat edelleen näkyä Coming soon -tekstillä. Älä käytä Documentsia tietueen sticky note -korvikkeena: sticky notes pysyvät tietueen stickyssä (Premium plan).

Documents-listasivu

Documents-lista on taulukko haulla, käyttäjä/tiimi-suodattimella ja tyypillisillä sarakkeilla (otsikko, tunnisteet, tyyppi, yhteistyökumppanit, yhteydet, luontipäivä). Hyödylliset indikaattorit: yksityisyyslukko (yksityinen dokumentti) ja viimeaikaisen päivityksen merkki.

Tyypillinen yläpalkki:

• New Document — avaa koko sivun luonnin (tyhjästä).
• Actions — Archive ja Trash (sopivalla Premium-suunnitelmalla), nähdäksesi dokumentit, jotka eivät enää ole aktiivisessa listassa, tai palauttaaksesi pehmeästä poistosta.
• Multi-select — rivien valinta valintaruuduilla näyttää toimintopalkin: muokkaa, monista, arkistoi, poista valituista dokumenteista.

Dokumentin luominen

Voit aloittaa tyhjästä listasta tai generoida mallista avaamalla toisen tietueen (yhteystieto, diili…) ja luomalla linkitetyn dokumentin. Toinen polku on se, joka käyttää mallimuuttujia.

From scratch (from the Documents list)

1. Avaa Sheets → Documents ja paina New Document.
2. Täytä vähintään Document name (pakollinen).
3. Aseta yksityisyys (lukko), tunnisteet, tietueen väri, tyyppi (vapaa valittava tai lisättävä kenttä, hyödyllinen suodattamiseen «Minutes», «Letter», «Procedure») ja yhteistyökumppanit tarvittaessa.
4. Määritä sivun Margins (tyypilliset arvot millimetreinä: top, right, bottom, left). Ne vaikuttavat esikatseluun ja PDF:ään: tarkista ennen virallista vientiä.
5. Kirjoita Header, Footer ja Content sivumuotoisessa editorissa (katso oma osio alla).
6. Lisää liitteitä tai sticky noteja, jos suunnitelmassasi saatavilla.
7. Connections-välilehdellä linkitä yhteystietoja, diilejä, lippuja, projekteja… (jos sinulla on oikeudet ja sovellukset aktiivisina).
8. Save — sinut viedään yleensä luodun dokumentin koko sivun tietueeseen.

Listasta tyhjästä luonti ei tarjoa samaa täyttä ohjattua kuin «From template» -virta tietueelta: muuttujia varten käytä alla olevaa polkua.

From template (from a linked entity)

Templates-oppaan mukaisesti: Document-malli on HTML-dokumentti sivumuodossa (A4), rich editorilla ja määritettävillä marginaaleilla. Muuttujien sitominen osoitekirja/myynti-entiteettiin (esim. yhteystieto, diili) tarkoittaa, että kun generoit dokumentin linkitetystä tietueesta, kentät täyttyvät itsestään.

1. Avaa tietue (esim. Contact tai Opportunity) → luo New Document (tai vastaava linkitetty luontitoiminto).
2. Valitse From template (Document-mallien lista, jotka sopivat kyseiseen entiteettiin) tai aloita tyhjästä dokumentista.
3. Mokapen lataa mallin sisällön ja korvaa variables -muuttujat linkitetyn tietueen tiedoilla.
4. Tarkista teksti, header/footer ja marginaalit, sitten tallenna: yhteys lähtöentiteettiin luodaan automaattisesti.

Mallit hallitaan Organization settings → Templates → Document. Tyypillisiä malliesimerkkejä: saatekirje, asiakasprofiili, pöytäkirja, toimintamenettely, joka on aina identtinen rakenteeltaan.

Document record

Voit avata sen modal -modaalissa tai full screen -koko näytöllä (page view, jos suunnitelma sallii) työkalupalkista — sama sisältö, enemmän tilaa A4-asettelun työstöön.

Action bar

• Privacy (lukko): Public (näkyvissä organisaation jäsenille pääsyoikeussääntöjen mukaan) tai Private (vain eksplisiittisen pääsyn saaneet — katso alla).
• Labels, Color otsikko/tietueen tausta, Attachments, Sticky notes (Premium).
• Full page, Copy link.
• + Create and connect / new connection: linkitä muita entiteettejä suoraan dokumentista.
• Preview ja Download (PDF / Word) — katso oma osio.

Options menu (three dots)

• Duplicate: luo kopion; modaalissa valitset mitä sisällytetään (yhteydet ja muut elementit saatavilla olevien valintojen mukaan).
• Archive / Restore (sopiva Premium plan): piilottaa operatiivisesta listasta tai palauttaa aktiiviseen listaan.
• Delete / Restore (punainen kohta): sopivalla suunnitelmalla pehmeä poisto (trash + restore) tai pysyvä poisto roskakorista/vahvistuksesta.

Record tabs

• Data — tyyppi, yhteistyökumppanit, marginaalit, liitteet, header, footer, content, kommentit.
• Connections — linkit muihin entiteetteihin (task, project, appointment, contact, company, booking, opportunity, service, product, quote, order, ticket, toinen document, campaign… jos sovellukset aktiivisia). Katso myös Connections -opas.
• Updates — muutosten ja toiminnan aikajana tietueella.

Content, header, footer ja marginaalit

Dokumentin ydin on sivumuotoinen editori. Se ei ole pelkkä tekstikenttä: ajattelet tulostettavaa / PDF-tulosta, kuten A4-arkilla.

Content on päärungo: otsikot, kappaleet, listat, taulukot, kuvat ja linkit. Tähän menee kirjeen, pöytäkirjan tai menettelyn substanssi. Käytä selkeää muotoilua (otsikkohierarkia, luettelomerkit), jotta PDF pysyy luettavana myös kohteessa.

Header ja Footer ovat sivun ylä- ja alareunassa toistuvaa tekstiä (tai elementtejä) — tekstilogo, yritystiedot, kiinteät huomautukset, disclaimer. Document-mallissa valmistelet ne kerran; yksittäisessä dokumentissa säätät vain, jos tarvitaan variantti. Quote/Order-malleissa löydät vastaavan header/footer-logiikan kaupallisessa PDF-asettelussa; konsepti on sama, mutta ilman rivitaulukkoa.

Margins (top, right, bottom, left) määrittävät valkoisen tilan tekstin ympärillä. Ne vaikuttavat suoraan esikatseluun ja viedyihin tiedostoihin: liian kapea marginaali voi leikata sisältöä tulostuksessa tai PDF:ssä; liian leveä vähentää käytettävää tilaa. Aseta marginaalit mallissa, jos letterhead on aina sama; yksittäisessä dokumentissa säätä vain poikkeuksissa.

Process tip: kun rakenne toistuu, työskentele template -mallilla (muuttujat + marginaalit + header/footer). Mukauta yksittäistä dokumenttia vain siellä, missä sisältö muuttuu (päivämäärät, tietyt kappaleet, liitteet). Vältät epäjohdonmukaisia kopioita ja ketjupäivityksiä.

Privacy and collaborators

Kuten tapaamisissa ja muissa Mokapen-entiteeteissä yksityisyys ja yhteistyökumppanit vastaavat kahteen eri kysymykseen: «kuka näkee tämän dokumentin organisaatiossa?» ja «kuka tiimistä tarvitsee työskennellä sen parissa ilman, että se on kaikille julkinen?».

Public -yksityisyydellä (lukko toimintopalkissa) dokumentti on näkyvissä organisaation jäsenille org-pääsyoikeussääntöjen ja roolien mukaan. Private -yksityisyydellä dokumentti on rajattu eksplisiittisen pääsyn saaneille: tyypillisesti luonut, nimetyt collaborators ja entiteetin yksityisyys säännöt — ei kaikille organisaation jäsenille.

Collaborators (Collaborators-kenttä Data-välilehdellä, jos organisaatiossasi aktiivinen) ovat Mokapen-käyttäjiä tai tiimejä, jotka tarvitsevat näkyvyyttä ja mahdollisuuden työskennellä dokumentin parissa. Esimerkkejä: myyjä, joka generoi kirjeen diilistä; assistentti, joka täydentää pöytäkirjan; esimies, joka tarkistaa sisäisiä menettelyjä. He eivät ole «meeting participants» (tyypillinen tapaamiskonsepti): he ovat tiimin jäseniä, joiden täytyy nähdä ja seurata arkkia Mokapenissa.

Yhteenvetona:

• Public = näkyvissä orgissa yleisten oikeuksien mukaan.
• Private = vain eksplisiittisen pääsyn saaneet (collaborators / privacy rules).
• Collaborator = käyttäjä tai tiimi, joka tarvitsee nähdä ja työskennellä dokumentin parissa, myös kun se on private.

Jos sinulla ei ole pääsyä yksityiseen dokumenttiin, Mokapen näyttää no-access -viestin. Herkille sisäisille dokumenteille (sopimusluonnokset, asiakasmuistiinpanot, rajoitetut menettelyt) käytä private-yksityisyyttä ja rajattuja yhteistyökumppaneita.

Preview and download

Ennen virallisen arkistin lähettämistä tai arkistointia käytä Preview -toimintoa tarkistaaksesi renderöinnin, marginaalit, headerin ja footerin. Sitten:

• Download PDF — vakaa tiedosto arkistointiin, ulkoiseen allekirjoitukseen tai sähköpostiliitteeksi.
• Download Word (DOCX) — hyödyllinen, jos vastaanottajan täytyy muokata tekstiä Mokapenin ulkopuolella; voit sitten liittää uudelleen allekirjoitetun tai tarkistetun version dokumenttiin tai linkitetyn tietueen tiedostoihin.

Toisin kuin tarjouksilla ja tilauksilla, erillistä dokumentin sähköpostilähetystä tietueelta ei ole. Käytä Preview/Download ja liitä organisaation sähköposti-/viestikanavien kautta, tai tallenna PDF linkitetyn tietueen Attachments -kohtaan.

Archive, delete, and duplicate

Kuten tapaamisissa: suosi Archive -toimintoa, kun dokumentti on valmis mutta historia ja yhteydet tarvitaan edelleen; käytä Delete -toimintoa vääriin luonnoksiin tai testikaksoiskappaleisiin.

Duplicate

Options → Duplicate. Modaalissa valitse mitä kopioidaan (yhteydet ja muut elementit valintojen mukaan). Hyödyllistä toiselle versiolle samasta kirjeestä tai pöytäkirjasta identtisellä rakenteella ja eri päivämäärillä. Kopioinnin jälkeen päivitä otsikko ja sisältö uudella dokumentilla.

Archive and restore

Record → Options → Archive (sopiva Premium plan), tai monivalinta listassa → Archive. Dokumentti poistuu aktiivisesta listasta; löydät sen Actions → Archive -kohdasta ja voit Restore. Suosi arkistointia poiston sijaan, kun kaupallinen jälki tai compliance vaaditaan.

Delete

Tietueelta tai listasta (yksittäin tai monivalinta) → Delete → vahvista modaalissa. Sopivalla Premium-suunnitelmalla voi olla pehmeä poisto (trash + restore) tai pysyvä poisto roskakorista. Archive ja trash vaativat usein korkeamman Premium-suunnitelman kuin peruskäyttö — tarkista saatavuus ja rooli (member joihinkin poistoihin).

Settings (Fields / Columns)

Organisaatioasetuksissa Documents-kohdassa Fields ja List & Columns -kortit voivat näkyä Coming soon -tekstillä (ei vielä operatiivisia). Fields-, Card- ja Columns -oppaiden kuvattu kenttä/asettelun mukautus ei täysin päde Documentsiin tänään. Sen sijaan voit jo hyvin rakentaa Document template -mallin (asettelu, marginaalit, muuttujat) sekä tyypit ja tunnisteet listassa.

Use cases

• Cover letter: Document-malli yhteystietomuuttujilla → generoi Contact-tietueesta → tarkista → Download PDF ja liitä myyntisähköpostiin.
• Meeting minutes: dokumentti yhteydessä Appointment- ja Project-tietueisiin; collaborators = toimitustiimi; private privacy, jos sisältää luottamuksellisia muistiinpanoja.
• Operational client profile: Opportunity-tietueesta malli diili + yhteystieto jo täytettynä; pysyy diilin historiassa.
• Internal procedure (SOP): julkinen dokumentti orgissa, «SOP»-tunniste, ei asiakastietoja; päivitä malli, kun prosessi muuttuu.
• Export for external signature: Download DOCX tai PDF, allekirjoita offline, liitä allekirjoitettu tiedosto dokumenttiin tai linkitetyn tietueen liitteisiin.

Recommended processes

• Aloita aina template -mallista, jos teksti toistuu; vältä identtisten kirjeiden uudelleenkirjoittamista käsin.
• Linkitä jokainen asiakasdokumentti Contact/Company/Opportunity -tietueisiin: löydät sen tietueen historiasta.
• Käytä johdonmukaisia tyyppejä ja tunnisteita («Minutes», «Procedure», «Letter») suodattamiseen listassa.
• Tarkista marginaalit Previewssä ennen virallista PDF:ää.
• Herkät dokumentit: private privacy + rajatut collaborators.
• Arkistoi poiston sijaan, kun historia tarvitaan; siivoa kaksoisluonnoksia säännöllisesti.

Yhdistä Documents Templates-, Contacts-, Opportunities- ja Appointments -oppaiden kanssa dokumenttivirtaan, joka on johdonmukainen muun CRM:n kanssa.

Frequently asked questions

Q: Where do I find Documents?

A: Valikko Sheets → Documents. Ryhmän nimi on Sheets; kohde on Documents.

Q: How do I use variables?

A: Luo Document-malli Settings → Templates -kohdassa, lisää muuttujat Variable-painikkeella, sitten generoi dokumentti yhteensopivasta entiteetistä valitsemalla From template. Listasta tyhjästä luonti ei tarjoa samaa täyttä ohjattua kuin virta tietueelta.

Q: Can I send the document by email from Mokapen?

A: Erillistä lähetystä kuten tarjouksilla ei ole. Käytä Preview/Download ja liitä, tai organisaation sähköposti-/viestikanavia.

Q: Why don't I see Archive or Trash?

A: Yleensä tarvitaan korkeampi Premium-suunnitelma. Tarkista suunnitelma ja rooli (member joihinkin poistoihin).

Q: Can I customize Document record fields?

A: Documents-kenttä/sarakeasetukset ovat edelleen Coming soon. Käytä malleja, tyyppejä ja tunnisteita työn jäsentämiseen.

Q: What's the difference from a quote PDF?

A: Tarjouksessa on rivitaulukko, taloudelliset ehdot ja kaupallinen grafiikka. Document on yleinen A4-teksti/asettelu, joustavampi mutta ilman rivikohtaista myyntilogiikkaa.

Q: If I delete a Document template, do already created PDFs disappear?

A: Ei. Jo generoidut dokumentit säilyvät; poistat vain mallin tulevia luontia varten.