Mokapen-guiden

Documents-guide

Området Documents er Mokapens plads til tekster og layouts i sideformat (A4-stil), som I forbereder, gemmer og linker til CRM: følgebreve, kundeprofiler, referater, driftsprocedurer, beskrivende forslag. Hvert dokument har titel, formateret brødtekst (med valgfri header og footer), privatliv, samarbejdspartnere, connections til andre enheder og kan downloades som PDF eller Word (DOCX).

Adgang via menuen Sheets → Documents. Hvis samme struktur gentages ofte — samme brev, samme referat, samme procedure — skriv det ikke for hånd: opret en Document-type skabelon med variable (kontakt, deal, virksomhed…) og generér dokumentet fra en linket post. Mokapen indlæser layoutet og erstatter variable med postens data.

Modulet kræver Documents-appen aktiv, korrekte tilladelser i organisationen og en passende Premium-plan. Tjek tilgængelighed på jeres plan: uden Premium kan listen vise opgraderingssiden; på højere planer bliver arkiv og papirkurv også tilgængelige.

Hvad Documents er til i CRM

Et Mokapen-dokument er ikke en hurtig note eller et kommercielt tilbud: det er et struktureret ark, der forbliver i kunde- og teamhistorik.

• Lang, formateret dokumentation — overskrifter, lister, tabeller, billeder og links i sidelayout, ikke et kort beskrivelsesfelt.
• Automatisk personalisering — fra skabelon linket til en enhed udfyldes felter af sig selv (se Templates → Document).
• CRM-historik — dokumentet forbliver forbundet med kontakt, deal, ticket, projekt, aftale… og findes igen fra disse posters historik.
• Export til ekstern brug — forhåndsvisning og PDF/DOCX-download til arkiv, offline-signatur eller afsendelse via organisationens e-mailkanaler. Der er intet dedikeret «Send document»-flow som på tilbud og ordrer: I downloader typisk og vedhæfter.
• Teamarbejde — privatliv, samarbejdspartnere, labels, attachments, kommentarer og opdateringstidslinje som på andre Mokapen-enheder.

Praktisk regel: hvert dokument rettet mod kunde eller prospect fortjener mindst én connection til kontakt, virksomhed eller deal — så historikken er synlig fra kundeposten, ikke kun i Documents-listen.

Documents vs. Quotes, Orders og Notes

Det er let at forveksle Mokapen «ark». Kort sagt:

• Documents — generisk A4-tekst/layout, variable fra skabelon, PDF/DOCX-export, CRM-connections. Ideel til breve, referater, procedurer, narrative profiler.
• Quotes / Orders — kommercielle dokumenter med linjetabel, økonomiske vilkår og dedikeret PDF-grafik (Sales-guider + Quote/Order-skabeloner). De erstatter ikke Documents når I har brug for fri tekst uden linje-salgslogik.
• Notes — i Sheets-menuen kan de stadig vise Coming soon. Brug ikke Documents som erstatning for sticky notes på posten: sticky notes bliver på postens sticky (Premium-plan).

Documents-listeside

Documents-listen er en tabel med søgning, bruger/team-filter og typiske kolonner (titel, labels, type, samarbejdspartnere, connections, oprettelsesdato). Nyttige indikatorer: privatlivslås (privat dokument) og flag for nylig opdatering.

Typisk topbar:

• New Document — åbner fuldside-oprettelse (from scratch).
• Actions — Archive og Trash (med passende Premium-plan), for at se dokumenter der ikke længere er i aktiv liste eller gendanne fra soft delete.
• Multi-select — valg af rækker med afkrydsning viser handlingslinje: edit, duplicate, archive, delete på valgte dokumenter.

Opret et dokument

I kan starte from scratch fra listen eller generere fra skabelon ved at åbne en anden post (kontakt, deal…) og oprette et forbundet dokument. Den anden vej bruger skabelonvariable.

From scratch (fra Documents-listen)

1. Åbn Sheets → Documents og tryk New Document.
2. Udfyld mindst Document name (obligatorisk).
3. Sæt privatliv (lås), labels, postfarve, type (frit valgbart eller tilføjeligt felt, nyttigt til at filtrere «Minutes», «Letter», «Procedure») og samarbejdspartnere hvis relevant.
4. Definer side-Margins (typiske værdier i millimeter: top, right, bottom, left). De påvirker forhåndsvisning og PDF: tjek dem før officiel export.
5. Skriv Header, Footer og Content i sideformat-editoren (se dedikeret sektion nedenfor).
6. Tilføj attachments eller sticky notes hvis tilgængeligt på jeres plan.
7. På fanen Connections link kontakter, deals, tickets, projekter… (hvis I har tilladelser og apps aktive).
8. Save — I tages typisk til fuldside-posten for det oprettede dokument.

Fra listen eksponerer oprettelse from scratch ikke samme fulde wizard som «From template»-flow fra en post: til variable bruges vejen nedenfor.

Fra skabelon (fra linket enhed)

Som beskrevet i Templates-guiden: Document-skabelonen er et HTML-dokument i sideformat (A4) med rich editor og konfigurerbare margins. Binding af variable til adressebog/salg-enhed (fx kontakt, deal) betyder, at når I genererer dokumentet fra en linket post, udfyldes felter automatisk.

1. Åbn en post (fx Contact eller Deal) → opret New Document (eller tilsvarende connected creation).
2. Vælg From template (liste over Document-skabeloner kompatible med enheden) eller start fra blankt dokument.
3. Mokapen indlæser skabelonindhold og erstatter variable med data fra den linkede post.
4. Gennemgå tekst, header/footer og margins, gem derefter: connection til startenheden oprettes automatisk.

Skabeloner administreres i Organisationsindstillinger → Templates → Document. Typiske eksempler: følgebrev, kundeprofil, referat, driftsprocedure med altid identisk struktur.

Document-post

I kan åbne den i modal eller fuld skærm (page view, hvis planen tillader det) fra værktøjslinjen — samme indhold, mere plads til A4-layout.

Handlingslinje

• Privacy (lås): Public (synlig for organisationsmedlemmer efter adgangsregler) eller Private (kun dem med eksplicit adgang — se nedenfor).
• Labels, Color titel/postbaggrund, Attachments, Sticky notes (Premium).
• Full page, Copy link.
• + Create and connect / ny connection: link andre enheder direkte fra dokumentet.
• Preview og Download (PDF / Word) — se dedikeret sektion.

Options-menu (tre prikker)

• Duplicate: opretter kopi; i modal vælg hvad der inkluderes (connections og andre elementer efter tilgængelige optioner).
• Archive / Restore (passende Premium-plan): skjuler fra driftsliste eller returnerer til aktiv liste.
• Delete / Restore (rød): med passende plan soft delete (trash + restore) eller permanent sletning fra trash/bekræftelse.

Postfaner

• Data — type, samarbejdspartnere, margins, attachments, header, footer, content, kommentarer.
• Connections — links til andre enheder (task, project, appointment, contact, company, booking, deal, service, product, quote, order, ticket, andet document, campaign… hvis apps er aktive). Se også Connections-guiden.
• Updates — tidslinje for ændringer og aktivitet på posten.

Indhold, header, footer og margins

Hjertet i dokumentet er sideformat-editoren. Det er ikke et almindeligt tekstfelt: I tænker i print-/PDF-output som på et A4-ark.

Content er hovedbrødteksten: overskrifter, afsnit, lister, tabeller, billeder og links. Her kommer substansen i brevet, referatet eller proceduren. Brug klar formatering (overskriftshierarki, punktlister), så PDF forbliver læsbar også hos modtageren.

Header og Footer er tekst (eller elementer) gentaget øverst og nederst på siden — tekstlogo, firmareferencer, faste noter, disclaimer. På Document-skabelonen forbereder I dem én gang; på det enkelte dokument justerer I kun ved variant. På Quote/Order-skabeloner findes lignende header/footer-logik i kommerciel PDF; konceptet er det samme, men uden linjetabel.

Margins (top, right, bottom, left) definerer hvid plads omkring teksten. De påvirker direkte forhåndsvisning og eksporterede filer: for smal margin kan klippe indhold ved print/PDF; for bred reducerer brugbar plads. Sæt margins i skabelonen hvis brevpapir altid er det samme; på enkelt dokument kun ved undtagelser.

Proces-tip: når strukturen gentages, arbejd på skabelonen (variable + margins + header/footer). Tilpas kun det enkelte dokument hvor indhold ændrer sig (datoer, specifikke afsnit, attachments). I undgår inkonsistente kopier og kædede opdateringer.

Privatliv og samarbejdspartnere

Som på appointments og andre Mokapen-enheder besvarer privatliv og samarbejdspartnere to forskellige spørgsmål: «hvem kan se dette dokument i organisationen?» og «hvem på teamet skal arbejde på det uden at det er public for alle?».

Med Public privatliv (lås i handlingslinjen) er dokumentet synligt for organisationsmedlemmer efter org-adgangsregler og roller. Med Private privatliv er dokumentet begrænset til dem med eksplicit adgang: typisk opretteren, udpegede samarbejdspartnere og enhedens privatlivsregler — ikke alle medlemmer.

Samarbejdspartnere (Collaborators-felt på Data-fane, hvis aktivt) er Mokapen-brugere eller teams der skal have synlighed og mulighed for at arbejde på dokumentet. Eksempler: sælger der genererede brevet fra deal; assistent der fuldfører referat; leder der gennemgår interne procedurer. De er ikke «mødedeltagere» (typisk appointment-begreb): de er teammedlemmer der skal se og følge arket i Mokapen.

Kort sagt:

• Public = synlig i org efter generelle tilladelser.
• Private = kun dem med eksplicit adgang (samarbejdspartnere / privatlivsregler).
• Collaborator = bruger eller team der skal se og arbejde på dokumentet, også når det er private.

Hvis I ikke har adgang til et privat dokument, viser Mokapen no-access-besked. Til følsomme interne dokumenter (udkast til kontrakter, kundenoter, begrænsede procedurer) brug private privacy og begrænsede samarbejdspartnere.

Forhåndsvisning og download

Før I sender eller arkiverer officielt ark, brug Preview til at tjekke rendering, margins, header og footer. Derefter:

• Download PDF — stabil fil til arkiv, ekstern signatur eller e-mail-vedhæftning.
• Download Word (DOCX) — nyttigt hvis modtager skal redigere teksten uden for Mokapen; I kan derefter genvedhæfte signeret eller revideret version i dokumentet eller linkede posters filer.

I modsætning til tilbud og ordrer er der intet dedikeret dokument-e-mail-send fra posten. Brug Preview/Download og vedhæft via organisationens e-mail/beskedkanaler, eller gem PDF i linkede posts Attachments.

Arkiv, slet og dupliker

Som på appointments: foretræk Archive når dokumentet er færdigt men historik og connections stadig skal bruges; brug Delete til forkerte kladder eller testdubletter.

Duplicate

Fra Options → Duplicate. I modal vælg hvad der kopieres (connections og andre elementer efter optioner). Nyttigt til anden version af samme brev eller referat med identisk struktur og andre datoer. Efter kopiering opdater titel og indhold på nyt dokument.

Archive og restore

Post → Options → Archive (passende Premium-plan), eller multi-select i liste → Archive. Dokumentet forlader aktiv liste; find det via Actions → Archive og I kan Restore. Foretræk arkivering frem for sletning når kommercielt spor eller compliance kræves.

Delete

Fra post eller liste (enkelt eller multi) → Delete → bekræft i modal. Med passende Premium-plan kan der være soft delete (trash + restore) eller permanent sletning fra trash. Archive og trash kræver ofte højere Premium end basis dokumentbrug — tjek tilgængelighed og rolle (member for visse sletninger).

Indstillinger (Fields / Columns)

I organisationsindstillinger for Documents kan kortene Fields og List & Columns vise Coming soon (endnu ikke operationelt). Felt/layout-tilpasning beskrevet i guiderne Fields, Card og Columns gælder ikke fuldt ud for Documents i dag. Det I allerede kan strukturere godt er Document-skabelonen (layout, margins, variable) og brug af typer og labels i listen.

Use cases

• Følgebrev: Document-skabelon med kontaktvariable → generér fra Contact-post → gennemgå → Download PDF og vedhæft til salgs-e-mail.
• Referat: dokument forbundet med Appointment og Project; samarbejdspartnere = leveranceteam; private privacy hvis fortrolige noter.
• Operationel kundeprofil: fra Deal, skabelon med deal + kontakt allerede udfyldt; forbliver i deal-historik.
• Intern procedure (SOP): public dokument i org, «SOP»-label, ingen kundedata; opdater skabelon når processen ændrer sig.
• Export til ekstern signatur: Download DOCX eller PDF, signér offline, genvedhæft signeret fil i dokument eller linkede post attachments.

Anbefalede processer

• Start altid fra en skabelon hvis teksten gentages; undgå at omskrive identiske breve for hånd.
• Link hvert kundedokument til Contact/Company/Deal: I finder det i posthistorik.
• Brug konsistente typer og labels («Minutes», «Procedure», «Letter») til filtrering i listen.
• Tjek margins i Preview før officiel PDF.
• Følsomme dokumenter: private privacy + begrænsede samarbejdspartnere.
• Arkiver i stedet for at slette når historik skal bruges; ryd periodisk op i dublet-kladder.

Kombiner Documents med Templates, Contacts, Deals og Appointments for dokumentflow i tråd med resten af CRM.

Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvor finder jeg Documents?

A: Menu Sheets → Documents. Gruppen hedder Sheets; elementet er Documents.

Q: Hvordan bruger jeg variable?

A: Opret Document-skabelon i Settings → Templates, indsæt variable med Variable-knappen, generér derefter dokument fra kompatibel enhed med From template. Fra listen eksponerer oprettelse from scratch ikke samme fulde wizard som flow fra post.

Q: Kan jeg sende dokumentet på e-mail fra Mokapen?

A: Der er intet dedikeret send som på tilbud. Brug Preview/Download og vedhæft, eller organisationens e-mail/beskedkanaler.

Q: Hvorfor ser jeg ikke Archive eller Trash?

A: Typisk kræves højere Premium-plan. Tjek plan og rolle (member for visse sletninger).

Q: Kan jeg tilpasse Document-postfelter?

A: Fields/Columns-indstillinger for Documents er stadig Coming soon. Brug skabeloner, typer og labels til at strukturere arbejdet.

Q: Hvad er forskellen fra et tilbuds-PDF?

A: Et tilbud har linjetabel, økonomiske vilkår og kommerciel grafik. Et Document er generisk A4-tekst/layout, mere fleksibelt men uden linje-salgslogik.

Q: Hvis jeg sletter en Document-skabelon, forsvinder allerede oprettede PDF'er?

A: Nej. Allerede genererede dokumenter forbliver; I sletter kun skabelonen til fremtidige oprettelser.