Vodnik po Mokapenu

Vodnik po dokumentih

Območje Dokumenti je Mokapenov prostor za besedila in postavitve v formatu strani (slog A4), ki jih pripravite, hranite in povezujete s CRM: spremna pisma, kartice strank, zapisniki sestankov, operativni postopki, opisne predloge. Vsak dokument ima naslov, oblikovano telo (z neobveznim glavo in nogo), zasebnost, sodelavce, povezave z drugimi entitetami in ga lahko prenesete kot PDF ali Word (DOCX).

Dostop iz menija Listi → Dokumenti. Če se ista struktura pogosto ponavlja — isto pismo, isti zapisnik, isti postopek — ga ne pišite znova ročno: ustvarite predlogo tipa Dokument s spremenljivkami (stik, priložnost, podjetje…) in generirajte dokument iz povezanega zapisa. Mokapen naloži postavitev in zamenja spremenljivke s podatki tega zapisa.

Modul zahteva aktivno aplikacijo Dokumenti, ustrezna dovoljenja v organizaciji in ustrezen Premium načrt. Preverite razpoložljivost na svojem načrtu: brez Premiuma lahko seznam prikaže stran za nadgradnjo; z višjimi Premium načrti postaneta na voljo tudi arhiv in koš.

Čemu služijo dokumenti v CRM

Mokapenov dokument ni hitra opomba niti komercialna ponudba: je strukturiran list, ki ostane v zgodovini stranke in ekipe.

• Dolga in oblikovana dokumentacija — naslovi, seznami, tabele, slike in povezave v postavitvi strani, ne kratko polje opisa.
• Samodejna prilagoditev — iz predloge, povezane z entiteto, se polja napolnijo sami (glej vodnik Predloge → Dokument).
• Arhiviranje v CRM — dokument ostane povezan s stikom, priložnostjo, ticketom, projektom, terminom… in ga najdete iz zgodovine teh kartic.
• Izvoz navzven — predogled in prenos PDF/DOCX za arhiv, podpis offline ali pošiljanje prek e-poštnih kanalov organizacije. Ni namenskega poteka «Pošlji dokument» kot pri ponudbah in naročilih: običajno prenesete in priložite.
• Timske delo — zasebnost, sodelavci, oznake, priloge, komentarji in časovnica posodobitev, kot pri drugih Mokapen entitetah.

Praktično pravilo: vsak dokument, namenjen stranki ali prospektu, si zasluži vsaj eno povezavo s stikom, podjetjem ali priložnostjo — tako zgodovina ostane vidna s kartice stranke, ne le na seznamu Dokumenti.

Dokumenti v primerjavi s ponudbami, naročili in opombami

Mokapenove «liste» je enostavno zamenjati. Na kratko:

• Dokumenti — generično besedilo/postavitev A4, spremenljivke iz predloge, izvoz PDF/DOCX, CRM povezave. Idealno za pisma, zapisnike, postopke, pripovedne kartice.
• Ponudbe / Naročila — komercialni dokumenti s tabelo postavk, ekonomskimi pogoji in namensko PDF grafiko (vodniki Prodaja + predloge Ponudba/Naročilo). Ne nadomeščajo Dokumentov, ko potrebujete prosto besedilo brez logike prodaje postavk.
• Opombe — v meniju Listi so lahko še vedno Prihaja. Ne uporabljajte Dokumentov namesto lepljivih opomb na kartici: sticky note ostanejo na sticky zapisu (Premium načrt).

Stran seznama dokumentov

Seznam Dokumenti je tabela z iskanjem, filtrom uporabnikov/ekip in tipičnimi stolpci (naslov, oznake, tipologija, sodelavci, povezave, datum ustvarjanja). Uporabni indikatorji: ključavnica zasebnosti (zasebni dokument) in opozorilo o nedavni posodobitvi.

Tipična zgornja vrstica:

• Nov dokument — odpre ustvarjanje na celotni strani (od nič).
• Dejanja — Arhiv in Koš (z ustreznim Premium načrtom), za ogled dokumentov, ki niso več na aktivnem seznamu, ali obnovitev po mehkem brisanju.
• Večkratna izbira — ob izbiri vrstic s potrditvenimi polji se prikaže vrstica dejanj: urejanje, podvojitev, arhiviranje, brisanje izbranih dokumentov.

Ustvarjanje dokumenta

Začnete lahko od nič s seznama ali generirate iz predloge z odprtjem druge kartice (stik, priložnost…) in ustvarjanjem povezanega dokumenta. Druga pot izkoristi spremenljivke predloge.

Od nič (s seznama Dokumenti)

1. Odprite Listi → Dokumenti in pritisnite Nov dokument.
2. Izpolnite vsaj Ime dokumenta (obvezno).
3. Nastavite zasebnost (ključavnica), oznake, barvo kartice, tipologijo (prosto izbirno ali dodajljivo polje, uporabno za filtriranje «Zapisnik», «Pismo», «Postopek») in sodelavce, če so predvideni.
4. Določite Robove strani (tipične vrednosti v milimetrih: zgoraj, desno, spodaj, levo). Vplivajo na predogled in PDF: preverite jih pred uradnim izvozom.
5. Napišite Glavo, Nogo in Vsebino v urejevalniku v formatu strani (glej spodnji razdelek).
6. Dodajte priloge ali lepljive opombe, če so na voljo na vašem načrtu.
7. Na zavihku Povezave povežite stike, priložnosti, tickete, projekte… (če imate dovoljenja in aktivne aplikacije).
8. Shrani — običajno vas prestavi na kartico ustvarjenega dokumenta na celotni strani.

S seznama ustvarjanje od nič ne ponudi enakega popolnega čarovnika kot pot «Iz predloge» s kartice: za spremenljivke uporabite naslednjo pot.

Iz predloge (iz povezane entitete)

Kot opisano v vodniku Predloge: predloga Dokument je HTML dokument v formatu strani (A4), z bogatim urejevalnikom in nastavljivimi robovi. Povezava spremenljivk z entiteto imenika/prodaje (npr. stik, priložnost) pomeni, da se ob generiranju dokumenta iz povezanega zapisa polja napolnijo sami.

1. Odprite kartico (npr. Stik ali Priložnost) → ustvarite Nov dokument (ali enakovredno dejanje povezanega ustvarjanja).
2. Izberite Iz predloge (seznam predlog Dokument, združljivih s to entiteto) ali začnite s praznim dokumentom.
3. Mokapen naloži vsebino predloge in zamenja spremenljivke s podatki povezanega zapisa.
4. Preglejte besedilo, glavo/nogo in robove, nato shranite: povezava z izhodiščno entiteto se ustvari samodejno.

Predloge upravljate v Nastavitvah organizacije → Predloge → Dokument. Tipični primeri predlog: spremno pismo, kartica stranke, zapisnik sestanka, operativni postopek z vedno enako strukturo.

Kartica dokumenta

Odprete jo lahko v modalu ali na celotnem zaslonu (pogled strani, če načrt to dovoljuje) iz orodne vrstice — ista vsebina, več prostora za delo na postavitvi A4.

Vrstica dejanj

• Zasebnost (ključavnica): Javno (vidno članom organizacije po pravilih dostopa) ali Zasebno (le tistim z izrecnim dostopom — glej spodaj).
• Oznake, Barva naslova/ozadja kartice, Priloge, Lepljive opombe (Premium).
• Celotna stran, Kopiraj povezavo.
• + Ustvari in poveži / nova povezava: povežite druge entitete že iz dokumenta.
• Predogled in Prenesi (PDF / Word) — glej namenski razdelek.

Meni Možnosti (tri pike)

• Podvojite: ustvari kopijo; v modalu izberete, kaj vključiti (povezave in druge elemente po razpoložljivih možnostih).
• Arhiviraj / Obnovi (ustrezen Premium načrt): skrije iz operativnega seznama ali vrne na aktivni seznam.
• Izbriši / Obnovi (rdeča postavka): z ustreznim načrtom mehko brisanje (koš + obnovitev) ali trajno brisanje iz koša/potrditve.

Zavihki kartice

• Podatki — tipologija, sodelavci, robovi, priloge, glava, noga, vsebina, komentarji.
• Povezave — vezi z drugimi entitetami (naloga, projekt, termin, stik, podjetje, rezervacija, priložnost, storitev, izdelek, ponudba, naročilo, ticket, drug dokument, kampanja… če so aplikacije aktivne). Glej tudi vodnik Povezave.
• Posodobitve — časovnica sprememb in dejavnosti na zapisu.

Vsebina, glava, noga in robovi

Jedro dokumenta je urejevalnik v formatu strani. Ni preprosto besedilno polje: razmišljate o tiskovni / PDF podobi, kot na listu A4.

Vsebina je glavno telo: naslovi, odstavki, seznami, tabele, slike in povezave. Tu gre bistvo pisma, zapisnika ali postopka. Uporabite jasno oblikovanje (hierarhija naslovov, označeni seznami), da PDF ostane berljiv tudi na cilju.

Glava in Noga sta besedili (ali elementi), ki se ponavljata zgoraj in spodaj na strani — besedilni logotip, podatki podjetja, fiksne opombe, disclaimer. Na predlogi Dokument jih pripravite enkrat; na posameznem dokumentu jih prilagodite le, če potrebujete varianto. Pri predlogah Ponudba/Naročilo najdete podobno logiko glave/noge v komercialni PDF postavitvi; tukaj je koncept enak, a brez tabele postavk.

Robovi (zgoraj, desno, spodaj, levo) določajo bel prostor okoli besedila. Neposredno vplivajo na predogled in izvožene datoteke: pretesen rob lahko odreže vsebino pri tisku ali v PDF; preširok zmanjša uporaben prostor. Robove nastavite v predlogi, če je papir s glavo vedno enak; na posameznem dokumentu jih popravite le za izjeme.

Procesni nasvet: ko se struktura ponavlja, delajte na predlogi (spremenljivke + robovi + glava/noga). Posamezen dokument prilagajajte le tam, kjer se vsebina spremeni (datumi, specifični odstavki, priloge). Izognete se nedoslednim kopijam in verižnim posodobitvam.

Zasebnost in sodelavci

Kot pri terminih in drugih Mokapen entitetah zasebnost in sodelavci odgovarjata na dve različni vprašanji: «kdo lahko vidi ta dokument v organizaciji?» in «kdo iz ekipe mora delati nanj, ne da bi bil javen vsem?».

Z zasebnostjo Javno (ključavnica v vrstici dejanj) je dokument viden članom organizacije po pravilih dostopa org in vlog. Z zasebnostjo Zasebno je dokument omejen na tiste z izrecnim dostopom: običajno ustvarjalca, navedene sodelavce in pravila zasebnosti entitete — ne na vse člane organizacije.

Sodelavci (polje Sodelavci na zavihku Podatki, če je aktivno v vaši organizaciji) so uporabniki ali ekipe Mokapen, ki morajo imeti vidnost in možnost dela na dokumentu. Primeri: prodajalec, ki je generiral pismo iz posla; asistent, ki dopolnjuje zapisnik; manager, ki pregleduje notranje postopke. Niso «udeleženci sestanka» (tipičen koncept terminov): so ljudje iz ekipe, ki morajo videti in spremljati list v Mokapenu.

Na kratko:

• Javno = vidno v org po splošnih dovoljenjih.
• Zasebno = le tisti z izrecnim dostopom (sodelavci / pravila zasebnosti).
• Sodelavec = uporabnik ali ekipa, ki mora videti in delati na dokumentu, tudi ko je zaseben.

Če nimate dostopa do zasebnega dokumenta, Mokapen prikaže sporočilo o manjkajočem dostopu. Za občutljive notranje dokumente (osnutki pogodb, opombe o strankah, zaupni postopki) uporabite zasebno zasebnost in omejene sodelavce.

Predogled in prenos

Pred pošiljanjem ali arhiviranjem uradnega lista uporabite Predogled za preverjanje podobe, robov, glave in noge. Nato:

• Prenesi PDF — stabilna datoteka za arhiv, zunanji podpis ali e-poštno prilogo.
• Prenesi Word (DOCX) — uporabno, če mora prejemnik besedilo urejati zunaj Mokapena; podpisano ali revidirano različico lahko nato znova priložite med datoteke dokumenta ali povezane kartice.

Za razliko od ponudb in naročil ni namenskega pošiljanja dokumenta po e-pošti s kartice. Uporabite Predogled/Prenesi in priložite prek e-poštnih/sporočilnih kanalov organizacije ali shranite PDF med Priloge povezanega zapisa.

Arhiviranje, brisanje in podvojitev

Kot pri terminih: raje Arhiviraj, ko je dokument zaključen, a še potrebujete zgodovino in povezave; uporabite Izbriši za napačne osnutke ali testne podvojitve.

Podvojitev

Iz Možnosti → Podvojite. V modalu izberete, kaj kopirati (povezave in druge elemente po možnostih). Uporabno za drugo različico istega pisma ali zapisnik z enako strukturo in drugačnimi datumi. Po kopiji posodobite naslov in vsebino na novem dokumentu.

Arhiviranje in obnovitev

Kartica → Možnosti → Arhiviraj (ustrezen Premium načrt) ali večkratna izbira na seznamu → Arhiviraj. Dokument izstopi iz aktivnega seznama; najdete ga prek Dejanja → Arhiv in lahko Obnovite. Raje arhivirajte kot brišete, ko potrebujete komercialno sled ali skladnost.

Brisanje

S kartice ali s seznama (posamezno ali večkratno) → Izbriši → potrditev v modalu. Z ustreznim Premium načrtom je lahko mehko brisanje (koš + obnovitev) ali trajno brisanje iz koša. Arhiv in koš pogosto zahtevata višji Premium načrt kot osnovna uporaba dokumentov — preverite razpoložljivost in vlogo (član za nekatere izbrise).

Nastavitve (Polja / Stolpci)

V nastavitvah organizacije za Dokumente se lahko kartici Polja in Seznam & Stolpci prikažeta kot Prihaja (še nista operativni). Prilagajanje polj/postavitve iz vodnikov Polja, Kartica in Stolpci danes ne velja v polni meri za Dokumente. Kar lahko dobro strukturirate, je predloga Dokument (postavitev, robovi, spremenljivke) in uporaba tipologij ter oznak na seznamu.

Primeri uporabe

• Spremno pismo: predloga Dokument s spremenljivkami stika → generiraj s kartice Stik → preglej → Prenesi PDF in priloži prodajni e-pošti.
• Zapisnik sestanka: dokument povezan s Terminom in Projektom; sodelavci = delivery ekipa; zasebna zasebnost, če vsebuje zaupne opombe.
• Operativna kartica stranke: iz Priložnosti, predloga z že izpolnjenim poslom + stikom; ostane v zgodovini posla.
• Notranji postopek (SOP): javni dokument v org, oznaka «SOP», brez podatkov stranke; posodobite predlogo, ko se proces spremeni.
• Izvoz za zunanji podpis: Prenesi DOCX ali PDF, podpišite offline, podpisano datoteko znova priložite med priloge dokumenta ali povezane kartice.

Priporočeni procesi

• Vedno začnite s predlogo, če se besedilo ponavlja; ne pišite enakih pisem ročno.
• Povežite vsak dokument stranke s Stikom/Podjetjem/Priložnostjo: najdete ga iz zgodovine kartice.
• Uporabljajte skladne tipologije in oznake («Zapisnik», «Postopek», «Pismo») za filtriranje na seznamu.
• Preverite robove v Predogledu pred uradnim PDF.
• Občutljivi dokumenti: zasebna zasebnost + omejeni sodelavci.
• Arhivirajte namesto brisanja, ko potrebujete zgodovino; občasno počistite podvojene osnutke.

Kombinirajte Dokumente s Predlogami, Stiki, Priložnostmi in Termini za skladen dokumentni potek s preostalim CRM.

Pogosta vprašanja

V: Kje najdem Dokumente?

O: Meni Listi → Dokumenti. Skupina se imenuje Listi; postavka je Dokumenti.

V: Kako uporabljam spremenljivke?

O: Ustvarite predlogo Dokument v Nastavitve → Predloge, vstavite spremenljivke z gumbom Spremenljivka, nato generirajte dokument iz združljive entitete z izbiro Iz predloge. S seznama ustvarjanje od nič ne ponudi enakega popolnega čarovnika kot pot s kartice.

V: Ali lahko pošljem dokument po e-pošti iz Mokapena?

O: Ni namenskega pošiljanja kot pri ponudbah. Uporabite Predogled/Prenesi in priložite ali kanale e-pošte/sporočil organizacije.

V: Zakaj ne vidim Arhiva ali Koša?

O: Običajno je potreben višji Premium načrt. Preverite načrt in vlogo (član za nekatere izbrise).

V: Ali lahko prilagodim polja kartice Dokument?

O: Nastavitve Polja/Stolpci za Dokumente so še Prihaja. Uporabite predloge, tipologije in oznake za strukturiranje dela.

V: Kakšna je razlika s PDF ponudbe?

O: Ponudba ima tabelo postavk, ekonomske pogoje in komercialno grafiko. Dokument je generično besedilo/postavitev A4, bolj prilagodljiv, a brez logike prodaje postavk.

V: Če izbrišem predlogo Dokument, ali izginejo že ustvarjeni PDF?

O: Ne. Ostanejo že generirani dokumenti; izbrišete le predlogo za prihodnje ustvarjanje.