Vodnik po Mokapenu

Google Drive

Povežite Google Drive z Mokapenom, da priložite datoteke iz kart CRM (stiki, posli, vstopnice, projekti …) in, če želite, shranite v oblak datoteke, naložene z računalnika, namesto da ostanejo le na strežniku Mokapen.

Splošni pregled: Integracije.

Zahteve

• Google račun z razpoložljivim prostorom na Drive.
• Dovoljenje Mokapenu za dostop do datotek, ki jih aplikacija ustvari ali odpre na Drive (ne do celotne vsebine diska).

Povezava Google Drive

1. Uporabniški meni → Integracije → Google Drive.
2. Kliknite Sinhroniziraj Google Drive.
3. Prijavite se v Google in Dovolite dostop do datotek, ki jih upravlja Mokapen.
4. Nastavite preference in deljenje (te razdelke vidi le uporabnik, ki je povezal).
5. Kliknite Sinhroniziraj na dnu strani.

Če ne sprejmete, ne boste mogli priložiti datotek iz Drive niti shraniti nalaganj v oblak.

Kaj Mokapen zahteva od Google

Mokapen zahteva dostop do datotek, ki jih ustvari ali odpre prek integracije — ne branje celotnega osebnega Drive. To je potrebno za namensko mapo, nalaganje in odpiranje prilog iz kart CRM.

Preference

• Shrani v oblak datoteke z računalnika (stikalo vključeno): datoteke, naložene z PC, gredo tudi na vaš Google Drive, ne le v Mokapen.
• Namenska mapa: Mokapen ustvari ali ponovno uporabi mapo Ime aplikacije – Ime organizacije in vanjo postavi povezane datoteke, da jih najdete združene na Google.

Deljenje z ekipo

• Omogoči drugim uporabnikom — sodelavci ali celotna org lahko uporabljajo vašo povezavo Drive za priloge brez ponovne prijave. Koristno za podjetniški Drive, ki ga upravlja referent.
• Deli vse datoteke Drive s člani — če je vključeno, so datoteke Mokapen na Drive dostopne prek deljene povezave s člani org; če je izključeno, so dovoljenja bolj restriktivna.

Po vsaki spremembi kliknite Sinhroniziraj.

Vsakodnevna uporaba — prilaganje datotek s kartice

Odprite kartico (stik, posel, vstopnica, projekt …), kliknite sponko (Priloge) in izberite vir. Ob povezanem Google Drive se prikažeta dva ločena načina:

1. Z vašega računalnika (v Google Drive)

Meni: Vaš računalnik v Google Drive.

1. Izberite datoteko na PC (ali jo povlecite v območje nalaganja, kjer je na voljo).
2. Mokapen jo naloži na Google Drive račun, povezan z integracijo — ne le v prostor Mokapen.
3. Če imate v Integracijah vključeno namensko mapo, Mokapen ustvari (ali ponovno uporabi) mapo Ime aplikacije – Ime organizacije in vanjo postavi datoteko.
4. Datoteka je priložena kartici s povezavo, ki odpre dokument v Google Drive.

Prednosti: dokument ostane na Drive org (ali računu, deljenem z ekipo); ne porabite prostora za priloge Mokapen; varnostna kopija in deljenje Google ostajata na voljo tudi zunaj CRM. Idealno za pogodbe, PDF in nove datoteke z računalnika.

2. Google Drive na spletu — izbirnik datotek

Meni: Google Drive na spletu.

1. Odpre se Google izbirnik (okno Drive).
2. Izberite eno ali več datotek, ki so že na Drive, ali mapo.
3. Mokapen datoteke ne naloži znova z PC: kartico poveže z datoteko (ali datotekami) na Drive, s povezavo za odprtje.

Prednosti: brez podvojenega nalaganja; uporabljate dokumente, ki so že organizirani v mapah Drive; koristno za predloge, predstavitve ali deljene mape, ki jih ekipa vzdržuje na Google. Datoteka ostane tam, kamor ste jo postavili na Drive — Mokapen doda le CRM povezavo.

Kaj izbrati?

• Nova datoteka z PC → «Vaš računalnik v Google Drive».
• Datoteka že na Drive → «Google Drive na spletu».

Če je integracija Drive deljena s sodelavci, obe možnosti uporabljata aktivno povezavo org (vašo ali deljeno), tako da priloge kažejo na isti podjetniški arhiv.

Odstranitev priloge s kartice Mokapen ne izbriše datoteke v Google Drive. Če datoteka izgine z Drive, povezava v Mokapenu morda neha delovati — v tem primeru odklopite in ponovno povežite integracijo ali zamenjajte prilogo.

Splošne podrobnosti o prilogah: vodnik Priloge.

Pogosti problemi

• Napaka pri nalaganju — datoteka prevelika, nepodprta oblika, zmanjkalo mesta na Drive ali preklicano dovoljenje. Ponovno povežite integracijo.
• Sodelavec ne vidi nastavitev — preference in deljenje spreminja le uporabnik, ki je ustvaril povezavo; drugi uporabljajo deljeni račun, če je omogočen.

Odklop

Kliknite Odklopi in potrdite z vnosom zahtevane besede. V oknu izberete, kaj storiti z obstoječimi povezavami do prilog Drive v Mokapenu.

Možnosti v Mokapenu:

• Standardni odklop (stikalo «Odstrani vse povezave…» izključeno) — prekličete le povezavo računa. Priloge s povezavo Drive ostanejo na karticah v Mokapenu, vendar brez aktivne integracije povezave morda ne delujejo, dokler ponovno ne povežete ali zamenjate prilog.
• Odstrani iz Mokapena vse povezave do datotek Google Drive (stikalo vključeno) — Mokapen odstrani iz org reference na priloge Drive (zapise, povezane s to sinhronizacijo). Datoteke se v Google Drive ne izbrišejo: ostanejo v oblaku; izginejo le CRM povezave.

V vsakem primeru Mokapen samodejno ne uniči dokumentov na zunanjem Drive. Za sprostitev prostora ali zaprtje arhiva ukrepajte neposredno v Google Drive.

Podrobnosti prilog: vodnik Priloge.