Vodnik po Mokapenu

Vodnik za izmene

Območje Izmene je Mokapenov HR modul za načrtovanje, kdo dela kje in kdaj: lokacije, osebe, časovne pasove in dni. Ni koledar sestankov (to so Sestanki) niti evidenca opravljenih ur (to so Prisotnosti): izmene povedo «ta sodelavec je dodeljen tej lokaciji, v teh časovnih pasovih, na teh datumih».

Dostopate iz menija Človeški viri → Izmene. Privzeti pogled je Koledar v mreži; lahko preklopite na Seznam. Modul zahteva aktivno aplikacijo Izmene, pravilna dovoljenja in ustrezen Premium načrt (izmene so del HR paketa). Preverite razpoložljivost na svojem načrtu in v Aplikacijah organizacije.

Dve ravni: organizacijske izmene in dodelitve

Za dobro uporabo izmen je koristno takoj razumeti razliko med dvema objektoma:

• Organizacijske izmene (preset) — predloge časovnih pasov po dnevu v tednu (npr. «Dopoldne pon–pet 09:00–13:00», «Vikend 10:00–18:00»). Ustvari in upravlja jih owner (ali kdo ima dostop do nastavitev) v Nastavitve organizacije → Človeški viri → Izmene. Brez vsaj enega preseta lahko mreža prikaže prazno stanje: «najprej nastavite organizacijske izmene».
• Dodelitve izmen (uporabniška izmena) — konkreten zapis: oseba + lokacija + datum (ali obseg) + časovni pasovi (+ neobvezen preset) + opombe. To so kartice v koledarju in seznamu, ki jih lahko ustvarite, povlečete, klonirate, načrtujete, arhivirate ali izbrišete.

Preset pospeši delo: ob izbiri pri ustvarjanju se časovni pasovi prednapolnijo. Na vsaki dodelitvi lahko še vedno določite prilagojene reže. Ni povezave s storitvami prodajnega kataloga: izmene delujejo z lokacijami in uporabniki organizacije.

Uporabniške pravice: kdo vidi in kdo spreminja

Izmene nimajo poteka «odobritve» (potrditev/zavrnitev). Pomembne so tri ravni pravic:

1. Aplikacija in načrt

Brez aktivne aplikacije Izmene (in ustreznega Premium načrta) ne morete v modul niti v poročila izmen. Owner aktivira aplikacijo v Nastavitve → Aplikacije.

2. Urednik izmen

V Nastavitve → Človeški viri → Izmene owner nastavi, kdo lahko ustvarja in spreminja dodelitve za celotno organizacijo (posamezni uporabniki ali «vsi»). Kdor je na tem seznamu, je editor: vidi UI za ustvarjanje, lahko dodeli izmene komur koli, uporablja načrtuj/kloniraj/arhiviraj/izbriši v množici, povleče kartice, naredi množično urejanje v seznamu.

Opomba: če je uporabnik že editor prisotnosti, ga Mokapen obravnava tudi kot editorja izmen — tako lahko kdo upravlja ure uskladi načrtovanje brez dvojne konfiguracije.

3. Uporabnik, ki ni editor (omejena vidnost)

Kdor ni editor, običajno vidi le svoje izmene in izmene svojih reportees — torej članov ekip, ki jih vodi. Ne vidi (niti ne spreminja) celotnega urnika organizacije. Ustvarjanje novih dodelitev za druge ostaja editorjem.

4. Owner in preset

Ustvarjanje/spreminjanje/brisanje organizacijskih izmen (preset) in shranjevanje seznama editorjev običajno ostane pri ownerju (nastavitve organizacije). Član-editor lahko upravlja dnevne dodelitve, tedenske predloge pa določi, kdo administrira organizacijo.

Na kratko:

• Owner — aktivira aplikacijo, lokacije, preset, kdo je editor.
• Editor — načrtuje izmene za vse (ali za izbrane pri večkratnem ustvarjanju).
• Ni editor — pregleduje (in sledi) svoje izmene in izmene podrejenih; ne upravlja globalnega urnika.

Stran Izmene — vrstica in pogledi

Na vrhu preklapljate med Koledar in Seznam. V koledarju najdete tudi:

• Način vrstic (privzeto) — cel mesec: vsaka vrstica je dan; stolpci odvisni od združevanja (lokacije ali uporabniki). Navigacija mesec za mesecem.
• Način stolpcev — vodoravno okno približno včeraj → +7 dni, s podstolpci, vezanimi na pasove preseta dneva. Koristno za «kratek» operativni teden; ni namenskega ISO koledarja z imenom «Teden».
• Združi po — Lokacija → Uporabnik (privzeto) ali Uporabnik → Lokacija. Spremeni branje kartic: v enem primeru vidite osebe znotraj lokacije; v drugem lokacije znotraj osebe.
• Napredni filtri — z osnovnim Premium načrtom (kjer je predvideno) zožite po osebah, lokacijah, obdobjih; sicer se lahko prikaže nadgradnja.
• Nova izmena / dejanja — ustvarjanje dodelitve (če ste editor); od tu ali iz menija dejanj tudi Načrtuj, arhiv itd. glede na pravice.

V Seznamu vidite dodelitve v tabeli (oseba, datumi, lokacija, pasovi, opombe…). Z dovoljenji editorja lahko izberete več vrstic in uporabite množična dejanja (uredi, podvoji, arhiviraj, izbriši, načrtuj glede na razpoložljive možnosti).

Kartice v mreži in kartica dodelitve

V mreži je vsaka dodelitev obarvana kartica (barva uporabnika v organizaciji). Glede na združevanje prikaže avatar/ime + pasove ali lokacijo + pas. Klik odpre kartico dodelitve.

Tipična polja kartice

• Oseba, Lokacija (obvezna), Datum, Urnik (en ali več pasov), Preset izmene (neobvezen), Opombe.
• Značka Arhivirano, če je dodelitev izven aktivnih pogledov.
• Če je aplikacija Prisotnosti aktivna: primerjava izmene in prisotnosti (načrtovane in evidentirane ure, morebitne nadure), seznam povezanih vstopov/izstopov in bližnjice za evidentiranje ali spremembo prisotnosti na isti dan/lokaciji.

Meni Možnosti

• Kloniraj — podvoji dodelitev (koristno za ponovitev istega vzorca na drugih datumih).
• Arhiviraj / Obnovi — odstrani ali vrne v aktivni koledar/seznam brez izgube zgodovine.
• Izbriši — odstrani dodelitev (in odklopi prisotnosti, ki so kazale na to izmeno). Če potrebujete sled, raje arhivirajte.

V koledarju lahko editor tudi povleče kartice med celicami (sprememba datuma/lokacije/uporabnika/pasa glede na mrežo). Mokapen opozori na prekrivanja pasov pri istem uporabniku/dnevu in na dneve zaprtja organizacije.

Ustvarjanje dodelitve izmene

1. Preverite, da obstajajo lokacije (splošne nastavitve org) in vsaj en organizacijski preset (priporočeno).
2. Človeški viri → Izmene → Nova izmena (če vidite gumb, ste običajno editor).
3. Izberite osebo (ali več oseb, če ste editor), lokacijo, morebiten preset.
4. Tip Enkratno (en datum) ali Večkratno (obseg datumov).
5. Nastavite časovne pasove (prednapolnjene iz preseta ali po meri) in opombe.
6. Shrani: kartice se prikažejo v mreži in seznamu.

Načrtovanje izmen (kopiranje obdobja → mesec)

Funkcija Načrtuj kopira dodelitve iz izvornega obdobja v ciljni mesec in poskuša ohraniti dan v tednu in «položaj» v mesecu (koristno za ponavljanje ponavljajočih se vzorcev brez ročnega ponovnega ustvarjanja). Po uporabnikih in lokacijah lahko zožite glede na možnosti modalnega okna. Če ni izmen za kopiranje, Mokapen to sporoči. Načrtuj uporabite po konsolidiranem «vzorčnem» mesecu.

Spreminjanje, kloniranje, arhiviranje, brisanje

• Uredi — odprite kartico in posodobite polja; v seznamu množično urejanje, če je na voljo. Ali povlecite v mreži.
• Kloniraj / Podvoji — iz kartice ali večkratne izbire; nato popravite datume na novem zapisu.
• Arhiviraj — zaključene ali neaktualne izmene izstopijo iz operativnih pogledov, a ostanejo dostopne.
• Izbriši — za napake in teste; pazite na povezavo s prisotnostmi.

Nastavitve izmen

Pot: Nastavitve organizacije → Človeški viri → kartica Izmene (ali HR središče).

• Uporabniki, ki lahko ustvarjajo in spreminjajo izmene — seznam editorjev (uporabniki ali celotna org). To je glavna operativna ročica pravic.
• Organizacijske izmene (preset) — naslov + dnevi v tednu z enim ali več pasovi HH:MM–HH:MM. Ustvarite vzorce, ki jih boste uporabljali vsak teden (dopoldne/popoldne, vikend, večerne izmene…).
• Lokacije — upravljajo se v splošnih nastavitvah organizacije (lokacije); brez lokacij ne morete dodeliti smiselnih izmen.
• Zaprtja / prazniki — v splošnih nastavitvah: ob dnevih zaprtja lahko prejmete opozorila ali blokade pri ustvarjanju.

Izmene in prisotnosti skupaj

Z obema aktivnima aplikacijama je tipičen potek: načrtujete z izmenami → evidentirate dejanske ure s prisotnostmi (tudi iz kartice izmene). Kartica dodelitve lahko pokaže, koliko se prisotnost razlikuje od načrtovanega. Prisotnost se lahko samodejno poveže z izmeno istega uporabnika/lokacije/dneva. Podrobnosti v vodniku Prisotnosti.

Poročila izmen

Iz menija Poročila → Izmene analizirate načrtovane ure (iz pasov nearhiviranih dodelitev): ure po lokaciji, ure po uporabniku, ure uporabnika × dan v tednu, plus analitični seznam. Napredni filtri pogosto zahtevajo osnovni Premium načrt. Poročila uporabite za obremenitev lokacij in pokritost tednov; za opravljene ure uporabite poročila prisotnosti (in križne podatke, kjer so na voljo).

Primeri uporabe

• Trgovina / več lokacij: preset dopoldne/popoldne; mreža Lokacija→Uporabnik; editor = vodja trgovine; Načrtuj vsak mesec.
• Studio / klinika: stolpci po pasih preseta; dodelitev strokovnjakov lokacijam; primerjava s prisotnostmi.
• Ekipa z managerjem: ne-editorji vidijo le sebe in reportees; HQ editor vidi vse.
• Zaprtja: prazniki org → izognete se «fantomskim» izmenam ob zaprtih dneh.

Priporočeni procesi

• Najprej ustvarite lokacije in preset, nato dodelite osebe — ne obratno.
• Editorje omejite na tiste, ki res načrtujejo (HR, vodja trgovine); pri veliki org se izogibajte «vsem».
• Uporabite Načrtuj po stabilnem vzorčnem mesecu.
• Arhivirajte stare mesece namesto brisanja, če potrebujete zgodovinska poročila.
• Uskladite izmene in prisotnosti: ista lokacija in isti pasovi zmanjšajo odstopanja in «presenetljive» nadure.

Pogosta vprašanja

V: Ne vidim gumba Nova izmena. Zakaj?

O: Običajno niste med editorji izmen (niti editorji prisotnosti). Prosite ownerja, naj vas doda v Nastavitve → Človeški viri → Izmene.

V: Mreža je prazna / zahteva organizacijske izmene.

O: Manjka konfiguracija organizacijskih presetov. Owner jih mora ustvariti v nastavitvah izmen.

V: Vidim le svoje izmene, ne sodelavcev.

O: Pričakovano obnašanje, če niste editor: vidite sebe in svoje reportees. Za celoten urnik morate biti editor.

V: Ali obstaja odobritev izmene?

O: Ne. Ni poteka potrditve/zavrnitve kot pri rezervacijah. Operativni status je načrtovanje → (opc. prisotnost) → arhiv.

V: Razlika med izmenami in sestanki?

O: Izmene = HR načrtovanje (lokacija + pasovi + oseba). Sestanki = srečanja/klici z udeleženci CRM. Glejte vodnik Sestanki.

V: Ali izmene odvisijo od storitev?

O: Ne. Odvisne so od lokacij, uporabnikov in časovnih presetov organizacije.