Vodnik po Mokapenu

Vodnik po mejnikih

Mejnik je obrok dokumenta: kos zneska, z rokom in stanjem. Uporabite ga, ko stranka ne plača vsega naenkrat — predplačilo ob podpisu, situacije napredka, saldo ob predaji — in želite videti, dokument za dokumentom in na eni sami tabli, kaj je še za prejeti in kaj je že zaprto.

Blok se imenuje Mejniki in stoji na kartici ponudbe, naročila in fakture. Na vseh treh dokumentih deluje enako. Ni drugi cenik in ne evidentira prejema: to je načrt, s katerim ste se dogovorili o rokih.

Kje stoji v vsakdanjem delu

Postavke dokumenta povedo, kaj prodajate in koliko je vredno skupaj. Mejniki povedo, kdaj se ta znesek razdeli. Ponudba za 12.000 € lahko ostane ena sama vrstica «Projekt spletne strani» in pod njo trije mejniki: 30% ob potrditvi, 40% ob predaji osnutka, 30% ob zagonu.

Načrt živi na dokumentu, zato ga vidite, ko odprete to kartico. Če pa zjutraj želite vedeti, «kateri obroki zapadejo ta teden, na vseh ponudbah», odprete tablo Mejniki s strani Ponudbe, Naročila ali Fakture. Vsaka kartica je en obrok, ne celoten dokument. Klik na kartico znova odpre ponudbo, naročilo ali fakturo, ki ji pripada.

Ko stranka sprejme in ponudbo spremenite v naročilo, mejniki preidejo na naročilo skupaj z vrsticami. Na fakturi jih zapišete znova: prehod naročilo → faktura jih ne prepiše sam. Plačila na fakturi so nekaj drugega: tam označite denar, ki je res prišel.

Primeri uporabe

• Svetovanje po situacijah: ponudba za 10.000 € v odstotkih. Vrstica 1 pri 30% z rokom ob podpisu in opombo «Predplačilo». Vrstica 2 pri 40% «Predaja osnutka». Vrstica 3 pri 30% «Saldo». Preostanek spodaj mora priti na 0%: pokrili ste ves dokument.
• Dobava s fiksnimi zneski: naročilo za 8.400 €, način Znesek. 2.500 € ob naročilu, 3.400 € ko je blago pripravljeno, 2.500 € ob namestitvi. Koristno, ko pogodba govori o zneskih in ne o odstotkih, ali ko je obrok okroglo predplačilo, ki ne pade natanko na 30%.
• Naročnina ali obročno plačilo: dvanajst vrstic z istim zneskom, rok na 1. dan vsakega meseca, opomba «Obrok 1» … «Obrok 12». Na tabli jih vidite prihajati v stolpec Kmalu zapade, ko se bližajo.
• Komercialni opomin: dokumentov ne odpirate enega za drugim. Na strani Ponudbe (ali Naročila, ali Fakture) pritisnete Mejniki. Stolpec Poteklo je tisto, kar bi moralo biti prejeto in še ni označeno kot končano. Stolpec Kmalu zapade je prihodnji teden.
• Od ponudbe do naročila: načrt pripravite že v ponudbi, da stranka v pogajanjih vidi roke. Ob sprejemu se naročilo rodi z istimi obroki, istimi datumi in istimi opombami. Na naročilu posodobite samo stanje, iz Načrtovano v Končano, ko je obrok zaprt.

Blok Mejniki na kartici

Odprite ponudbo, naročilo ali fakturo. Na dnu kartice najdete kartico Mejniki, s številom vrstic. Če je prazna, berete «Ni mejnikov». Gumb Dodaj vstavi vrstico.

Vsaka vrstica ima štiri stolpce in opombo spodaj:

• # — številka vrstice (1, 2, 3). To ni prosti naslov: ime obroka zapišete v polje Opomba («Predplačilo ob podpisu», «Situacija gradbišča», «Saldo»). Opomba sega do 255 znakov, s števcem na desni.
• Odstotek ali Znesek — koliko je vreden ta obrok. Izbira je ena za ves dokument, z dvema gumboma na vrhu bloka. Na isti kartici ne morete mešati vrstice v odstotkih in vrstice v evrih.
• Potek — dan, ko je ta obrok pričakovan. Lahko ga pustite praznega: obrok ostane v načrtu, na tabli pa pristane med načrtovanimi, ne med roki.
• Status — samo dve vrednosti: Načrtovano in Končano. «Kmalu zapade» in «Poteklo» se tu ne izbirata: tabla ju izračuna iz datuma.

Koš na desni izbriše vrstico. Spodaj desno vam Preostanek pove, koliko dokumenta še ni dodeljenega obroku: v odstotkih, če delate v odstotkih, v znesku, če delate po znesku.

Skupni znesek obrokov ne sme preseči dokumenta. Če v odstotkih presežete 100%, se polje ustavi pri maksimumu, ki je še na voljo. Če po znesku presežete skupni znesek dokumenta, se ustavi enako. Preostanek lahko pustite: načrt pri 70% je veljaven, preostalih 30% preprosto še nima roka.

Prazna vrstica — brez vrednosti, brez datuma in brez opombe — se ne shrani. Druge da, skupaj z dokumentom, ko shranite kartico.

Odstotek ali Znesek

Skoraj vedno začnete pri Odstotek. Zapišete 30, 40, 30 in načrt ostane pravilen, tudi če se v pogajanjih skupni znesek ponudbe premakne: odstotki ostanejo, evrski ekvivalent se preračuna na novi skupni znesek. To je primer svetovanja in vsake ponudbe, ki lahko še spremeni ceno.

Preklopite na Znesek, ko pogodba govori o okroglih zneskih ali ko obrok ni čist odstotek skupnega zneska. Na gumbu Znesek Mokapen pokaže evre, že izračunane iz odstotkov in skupnega zneska dokumenta. Če shranite v tem načinu, si dokument od tega trenutka zapomni zneske, ne odstotkov.

Obratna pot deluje enako: iz zneska v odstotek je odstotek znesek, deljen s skupnim zneskom dokumenta. Smiselno je, ko je skupni znesek že dokončen. Če je skupni znesek še nič, najprej izpolnite postavke: brez zneska dokumenta način Znesek nima stropa, na katerega bi se oprl.

Način pripada dokumentu, ne posamezni vrstici. Ponudba v odstotkih in naročilo v znesku lahko stojita drug ob drugem: to sta dve različni kartici. Ko ponudbo prepišete na naročilo, način potuje skupaj z vrsticami.

Potek in Status

Na kartici sami odločite dve stvari: datum in ali je obrok še Načrtovano ali že Končano. Ostalo naredi tabla, vsakič ko jo odprete, brez tretjega stanja, ki bi ga bilo treba nastaviti.

• Končano — obrok ste označili kot zaprt. Ostane v stolpcu Končano, tudi če je datum v preteklosti. To je pravi način, da rečete «tega obroka ni več treba terjati».
• Poteklo — še je načrtovan in rok je pred današnjim dnem. Ne izberete ga v meniju: tja pade sam.
• Kmalu zapade — še je načrtovan in rok pade v naslednjih 7 dni, vključno z današnjim.
• Načrtovano — ni datuma, ali pa je datum dlje kot 7 dni.

Primer. Danes je 20. oktober. Načrtovan obrok na 18. oktober je v Poteklo. Obrok na 25. oktober je Kmalu zapade. Obrok na 15. november je Načrtovano. Isti obrok z 18. oktobra, če ga prestavite na Končano, zapusti poteklo in gre v Končano: datum ostane, Status premaga datum.

Tabla Mejniki

Na strani ponudb, naročil in faktur — tako na seznamu kot v kanbanu — je zgoraj gumb Mejniki, z ikono zastave. Odpre tablo s štirimi stolpci: Načrtovano, Kmalu zapade, Poteklo, Končano. To so tri ločene table: tabla ponudb ne meša naročil, tabla faktur ne meša ponudb.

Vsaka kartica pokaže številko obroka, kodo in naslov dokumenta, odstotek ali znesek, rok (rdeče, če je potekel, oranžno, če kmalu zapade), stranko in opombo. Klik odpre kartico dokumenta, kjer v miru uredite vrednost, datum in opombo.

Kartico lahko tudi povlečete iz enega stolpca v drugega. Vlečenje ni samo menjava oznake: prepiše Status in v treh primerih od štirih tudi datum. Vredno je to vedeti, preden med sestankom premaknete kartico.

• Proti Končano — Status postane Končano. Rok, ki ste ga zapisali, ostane, kakršen je.
• Proti Poteklo — Status se vrne na Načrtovano in rok postane včeraj. Uporabite samo, če obrok res želite prisiliti med potekle.
• Proti Kmalu zapade — Status se vrne na Načrtovano in rok postane čez 3 dni.
• Proti Načrtovano — Status se vrne na Načrtovano in rok se odstrani. Obrok nima več datuma.

Če je pravi datum tisti, dogovorjen s stranko, kartice ne vlecite, da bi jo «pospravili»: odprite dokument in spremenite Status v Končano, ali rok popravite ročno. Vlečenje je priročno za zaprtje obroka (proti Končano, datuma se ne dotakne) in ga na drugih treh stolpcih uporabljajte previdno.

Od ponudbe do naročila in nato do fakture

Ko iz ponudbe ustvarite naročilo, Mokapen prepiše mejnike: številko, odstotek ali znesek, rok, Status in opombo. Na kartici novega naročila jih najdete že izpolnjene, v istem načinu (odstotek ali znesek) kot na ponudbi. Od tam jih posodabljate, ne da bi jih pisali znova: obrok predplačila označite Končano na dan, ko prispe, rok premaknete, če se gradbišče zamakne.

Faktura mejnikov naročila ne prejme samodejno. Če želite isti načrt tudi tam, odprite fakturo in vrstice sestavite znova. Smiselno je, ko faktura pokrije celotno naročilo. Manj smiselno je, ko zaračunate en sam obrok: takrat je uporaben mejnik eden, z zneskom in rokom te izdaje, drugi ostanejo na naročilu.

Status Končano ne ustvari plačila in ne izda fakture. To je oznaka na načrtu. Dejanski prejem se evidentira v Plačila fakture; davčni dokument nastane s tokom fakture, ne z vlečenjem kartice.

Kaj niso

Niso mejniki Gantta projekta. Tisti merijo faze dela (začetek, predaja, prevzem). Ti merijo obroke prodajnega dokumenta. Projekt lahko ima prve, naročilo pa druge, ne da bi se usklajevala.

Niso Plačila na fakturi. Mejnik Končano pomeni «ta obrok načrta je za nas zaprt». Plačilo pomeni «ta denar je prišel». Načrt je lahko ves označen kot končan, plačila pa še neevidentirana, ali obratno.

Niso postavka in ne nadomestijo ekonomskih pogojev na PDF. Besedilo «30% ob naročilu, saldo v 30 dneh», ki ga želite dati brati stranki, ostane v pogojih dokumenta. Mejniki so notranje orodje, da teh datumov ne pozabite.

Pogosta vprašanja

Lahko obroku dam ime, na primer «Predplačilo»?

Da, v polju Opomba. Stolpec # je samo zaporedna številka vrstice. Na tabli opombo berete pod naslovom dokumenta.

Moram nujno priti do 100%?

Ne. Preostanek lahko ostane. Ne morete iti čez 100% ali čez znesek dokumenta: polje se ustavi pri maksimumu, ki je še prost.

Spremenil sem skupni znesek ponudbe. Se obroki posodobijo?

Če je dokument v načinu Odstotek, odstotki ostanejo in evrski ekvivalent sledi novemu skupnemu znesku. Če je v načinu Znesek, ostanejo zneski, ki ste jih zapisali: nižji skupni znesek vas lahko potisne čez, polje pa vas vrne v novi strop, brž ko se znova postavite nanj.

Zakaj obrok brez datuma ni med roki?

Ker «kmalu zapade» in «poteklo» obstajata samo, če je datum. Brez datuma je obrok v Načrtovano. Rok vpišite na kartico, če ga želite videti prihajati na tablo.

Kartico sem povlekel na Načrtovano in datum je izginil.

Tako se stolpec vede: vrnitev nanj odstrani rok. Dokument znova odprite in datum vpišite nazaj. Da obrok zaprete, ne da bi se dotaknili dogovorjenega dne, ga povlecite na Končano ali nastavite Končano iz Statusa na kartici.

Obrok je v preteklosti, a sem ga že zaprl. Zakaj ni v Poteklo?

Ker je Status Končano. Končano pride pred datumom: kartica ostane v stolpcu Končano, tudi če je dan minil. To želite, če obroka ni več treba terjati.

Naročilo ustvarjam iz ponudbe. Moram obroke prepisati znova?

Ne. Odstotek ali znesek, datumi, Status in opombe preidejo na naročilo. Preverite jih znova samo, če ste ob prehodu spremenili skupni znesek in ste delali s fiksnim zneskom.

In ko iz naročila ustvarim fakturo?

Mejniki se ne prepišejo. Če jih potrebujete tudi na fakturi, jih dodate tam. Plačila, evidentirana na fakturi, ostanejo neodvisna od tega načrta.

Ali mejniki pristanejo na PDF, ki ga pošljem stranki?

Ne. Ostanejo na kartici in na tabli. Če mora stranka prebrati roke, jih zapišite v pogoje dokumenta.

Ali vidim mejnike ponudb, naročil in faktur skupaj?

Ne. Gumb Mejniki na strani Ponudbe pokaže samo obroke ponudb. Enako za Naročila in za Fakture. Trije načrti, tri table.