Vodnik po Mokapenu

Vodnik po sestankih

Območje Sestanki je Mokapenov koledar za načrtovanje sestankov, klicev s strankami, obiskov na lokaciji, predstavitev izdelkov in notranjih timskih sestankov. Vsak sestanek ima datum in uro, organizatorja, udeležence, lokacijo ali videokonferenco, status odprt/zaprt ter povezave z ostalim CRM (kontakti, priložnosti, ticketi, naloge).

Dostop iz menija Dejavnosti → Sestanki ali s strani Sestanki. Privzeti pogled je Koledar. Modul Sestanki je na voljo s planom Small in zahteva ustrezna dovoljenja v vaši organizaciji.

Vloga v CRM in procesih

Sestanek v Mokapenu ni le dogodek v koledarju: je povezan zapis, povezan z ostalim sistemom.

• Prodaja: klici za kvalifikacijo, predstavitve, pogajanja — povezano s kontaktom, podjetjem in priložnostjo.
• Delivery: začetek projekta, tedenski pregled — povezave s projektom in nadaljnjimi nalogami.
• Podpora: sestanek na lokaciji ali klic povezan s ticketom.
• Notranja ekipa: stand-upi, one-to-one, sestanki oddelkov s kolegi Mokapen.

Praktično pravilo: vsak sestanek s stranko ali prospektom naj ima vsaj enega udeleženca-kontakta ali povezavo s kontaktom, podjetjem ali priložnostjo — da zgodovina ostane vidna s kartice stranke.

Udeleženci, sodelavci in osebni koledar

Sestanki vključujejo ljudi na dva različna načina. Razumevanje razlike preprečuje zmedo med «kdo sodeluje na sestanku» in «kdo mora sestanek le videti v Mokapenu».

Udeleženci — kdo sodeluje na sestanku

Udeleženci so osebe, vključene v sestanek. Dodate jih v zavihku Podatki kartice, v polju Udeleženci. Vnesete lahko tri tipe:

• Uporabniki Mokapen — kolegi iz ekipe z računom na platformi (prodaja, project managerji, podpora…). Sestanek bodo videli v svojem koledarju, če so organizatorji ali udeleženci.
• Kontakti — osebe v CRM imeniku (stranke, prospekti, dobavitelji). Iskanje po imenu ali e-pošti. Če vnesete e-pošto, ki še ni v imeniku, Mokapen lahko samodejno ustvari nov kontakt.
• Podjetja — podjetja, povezana s sestankom (npr. lokacija stranke). Uporabno, ko sestanek vključuje organizacijo kot celoto, ne le eno osebo.

Samo organizator sestanka lahko odstrani udeleženca (meni na kartici udeleženca → Odstrani). Ob ustvarjanju, urejanju ali brisanju vas Mokapen lahko vpraša, ali pošljete e-pošto udeležencem s posodobljenimi podrobnostmi — uporabno za obveščanje zunanjih strank o prestavitvi ali preklicu.

Sodelavci — kdo mora videti sestanek brez sodelovanja

Sodelavci (polje Sodelavci v zavihku Podatki, če je aktivno v vaši organizaciji) so uporabniki ali ekipe Mokapen, ki potrebujejo vidnost sestanka, vendar ne nujno sodelujejo na sestanku. Primeri: vodja prodaje, ki spremlja pogajanja, vendar ne vstopi v klic; asistent, ki pripravlja gradiva; manager, ki spremlja aktivnost ekipe.

Na kratko:

• Udeleženec = oseba, prisotna (ali povabljena) na sestanku; prejme e-poštna obvestila, če jih pošljete; prikazan kot udeleženec na kartici.
• Sodelavec = član ekipe, ki mora videti in spremljati sestanek v Mokapenu, brez nujnega sodelovanja na sestanku.

Z zasebno zasebnostjo (ključavnica v vrstici dejanj) je sestanek viden le organizatorju, navedenim sodelavcem in vključenim uporabnikom Mokapen — ne vsem članom organizacije.

Sestanki med organizacijami — vaš osebni koledar

Za razliko od nalog, kontaktov ali priložnosti so sestanki predvsem vezani na osebo, ne le na organizacijo, v kateri trenutno delate. Če sodelujete na sestanku, ustvarjenem v drugi organizaciji Mokapen (ali ste organizator), ga še vedno vidite v svojem koledarju brez menjave organizacije.

Privzeto stran Sestanki prikazuje sestanke, kjer ste vi organizator ali uporabniški udeleženec — tudi če pripadajo različnim organizacijam. V zgornji vrstici izbirnik Uporabniki / Ekipe omogoča prehod na koledar kolega ali ekipe (če imate dovoljenja), da vidite, kako je organiziran teden drugega člana.

Vsak sestanek ostane povezan z organizacijo, ki ga je ustvarila (kontakti, povezave in nastavitve sledijo tej organizaciji). Prednost za vas: eno mesto za pregled vseh obveznosti, tudi če delate v več organizacijah Mokapen.

Primeri uporabe

• Prodaja: «Predstavitev izdelka — Acme d.o.o.» z odločevalskim kontaktom, povezavo videokonference, povezavo s priložnostjo v pipeline.
• Agencija: mesečni pregled stranke z več udeleženci in priloženim poročilom.
• Svetovanje: sestanek na lokaciji s fizičnim naslovom in povezano nalogo po obisku.
• Notranje: timski sestanek brez zunanjih kontaktov; javna ali zasebna zasebnost za omejitev, kdo vidi sestanek.
• Iz druge kartice: hitro ustvarjanje z Ustvari in poveži iz kontakta, priložnosti ali ticketa — sestanek nastane že povezan.

Stran Sestanki — zgornja vrstica

Glavna stran ponuja dva pogleda: Koledar in Seznam. Zgornja vrstica:

• Filtri (plan Large): odpre panel za zoženje sestankov po obdobju, organizatorju, oznakah, tipu sestanka, udeležencih in drugih konfiguriranih poljih. Uporabno, ko je koledar poln in morate najti le predstavitve meseca ali sestanke z določeno stranko.
• Dejanja: izvozi izbrane sestanke v datoteko (iz pogleda Seznam).
• Pogledi: preklapljanje med Koledar (privzeto) in Seznam (plan Small) — razvrstljiva tabela z prilagodljivimi stolpci.
• Uporabniki / Ekipe: prikaže koledar kolega ali celotne ekipe namesto vašega. Privzeto vidite svoje sestanke (organizator ali udeleženec).
• + Sestanek: odpre modal za ustvarjanje.

V pogledu Seznam ob izbiri vrstic s potrditvenimi polji se prikaže vrstica dejanj: Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši. Ni namenskega množičnega urejanja: posamezna polja se posodabljajo s kartice sestanka.

Kartica sestanka

Klik na dogodek v koledarju ali naslov na seznamu odpre bočno ploščo. S planom Small jo lahko odprete na celotni strani (ikona puščic razširitve): enaka vsebina, več prostora in fiksni gumb Shrani na vrhu.

Glava: naslov, urejanje inline, značka Arhivirano če velja. Če je sestanek v košu, rdeč pas z Obnovi in Trajno izbriši (plan Medium).

Vrstica dejanj

• Status (spustni meni): Odprt ali Zaprt — označuje, ali je sestanek še aktiven ali zaključen (drugače kot naloga s kljukico dokončanja).
• Prioriteta (zastavica): Normalna ali Nujna.
• Zasebnost (ključavnica): Javno (vidno članom organizacije) ali Zasebno (le organizator, sodelavci in navedeni uporabniški udeleženci).
• Oznake, Barva naslova/ozadja kartice, Priloge, Lepljive opombe (plan Small).
• Celotna stran, Kopiraj povezavo.
• + Ustvari in poveži: naloge, ticketi, priložnosti… že povezane s sestankom.

Meni Možnosti (tri pike)

• Kloniraj: podvoji sestanek; modal z izbiro kopiranja prilog, povezav, komentarjev, posodobitev.
• Arhiviraj / Obnovi (plan Medium): skrije iz operativnih pogledov ali vrne v koledar/seznam.
• Uredi kartico (pooblaščeni člani): odpre nastavitve postavitve polj sestanka.
• Izbriši / Obnovi (rdeča postavka): premakne v koš (plan Medium) ali neposredno brisanje (osnovni plan).

Zavihki kartice

• Podatki: organizator, udeleženci, sodelavci, datumi, tip, videokonferenca, lokacija — glej Zavihek Podatki in Udeleženci in sodelavci.
• Povezave, Čas: glej Povezane sekcije.
• Dodatni meni: Marketing, Sinhronizacija (Google Calendar / Outlook), Posodobitve (zgodovina kartice).

Zavihek Podatki — glavna polja

Polja, urejanje inline (ikona svinčnika) ali s kartice v načinu urejanja:

• Organizator: uporabnik Mokapen, odgovoren za sestanek; privzeto ustvarjalec. Glavna kontaktna oseba sestanka.
• Udeleženci: glej sekcijo Udeleženci in sodelavci.
• Sodelavci: uporabniki ali ekipe z vidnostjo sestanka brez nujnega sodelovanja — glej Udeleženci in sodelavci.
• Datum začetka / Datum konca: časovni interval; v koledarju dogodek zasede ustrezen slot. Za enodnevne sestanke nastavite isti dan z uro začetka in konca.
• Tip: kategorizira sestanek (klic, obisk, predstavitev…) — uporabno za filtre in poročila.
• Videokonferenca: ustvarjena ali izbrana povezava — Google Meet (z aktivno integracijo Google Calendar in Meet) ali Microsoft Teams (z integracijo Outlook Calendar). Povezava je klikljiva s kartice.
• Lokacija: fizični naslov ali prosto besedilo za osebne sestanke.
• Opis (oblikovano besedilo, omembe @ za označevanje kolegov).

S polji po meri (plan Medium) zavihek Podatki sledi pravilom vidnosti in obveznosti iz nastavitev. Priloge in komentarji dopolnjujejo kartico na dnu zavihka.

Povezane sekcije

• Povezave — poveže priložnosti, naloge, tickete, projekte, druge kontakte; ob odprtju kontakta vidite povezane sestanke.
• Čas — beleži ure, posvečene sestanku (priprava, klic, debrief).
• Sinhronizacija — status povezave z Google Calendar ali Outlook (če so integracije aktivne).
• Oznake in Priloge — kot druge entitete Mokapen.

Sestanki nimajo domačega zavihka Checklist: za nadaljnja dejanja ustvarite povezano nalogo z Ustvari in poveži ali iz zavihka Povezave.

Ustvarjanje sestanka

Postopek

1. Odprite stran Sestanki (Koledar ali Seznam).
2. Klik + Sestanek (ali klik na prazen slot v koledarju, če je na voljo).
3. Vnesite naslov (obvezen).
4. Zavihek Podatki: nastavite organizatorja, udeležence, sodelavce po potrebi, datum/uro, tip, videokonferenco ali lokacijo.
5. Izbirno: zavihek Povezave za povezavo kontakta ali priložnosti pred shranjevanjem.
6. Shrani; če je zahtevano, potrdite pošiljanje e-pošte udeležencem.

Sestanke lahko ustvarite tudi z Ustvari in poveži na drugi kartici ali iz povezav na kontaktu, podjetju ali priložnosti.

Urejanje sestanka

Posamezno urejanje (kartica)

1. Odprite kartico sestanka.
2. Urejanje inline: naslov v glavi, polja zavihka Podatki (svinčnik), udeleženci, datumi.
3. Posodobite Status (Odprt/Zaprt), prioriteto, oznake, zasebnost iz vrstice dejanj.
4. V Koledarju povlecite dogodek za hitro spremembo datuma in ure.
5. Shrani; ob spremembi datumov ali udeležencev se lahko prikaže zahteva za pošiljanje e-pošte z posodobitvami.

Zapiranje sestanka

V meniju Status v vrstici dejanj izberite Zaprt, ko je sestanek končan. Sestanek ostane v zgodovini in poročilih; ne izgine iz koledarja, razen če je arhiviran ali izbrisan.

Brisanje sestanka

Izbrišite sestanke, ustvarjene po napaki, ali testne dvojnike. Raje Arhiviraj, če je sestanek končan in želite ohraniti zgodovino in povezave brez preobremenitve koledarja in seznama.

Posamezno brisanje

1. Odprite kartico → Možnosti → Izbriši (rdeča postavka).
2. Potrdite v modalu; izbirna e-pošta udeležencem.

S planom Large sestanek gre v koš organizacije (stran Sestanki → Dejanja → Koš sestankov). Od tam lahko Obnovite ali Trajno izbrišete. Če odprete sestanek že v košu, se prikaže pas Obnovi / Trajno izbriši.

Na planu Free (brez plana Large) je brisanje na splošno trajno takoj po potrditvi, brez koša — preverite dovoljenja organizacije.

Množično brisanje

1. Pogled Seznam → izberite s potrditvenimi polji.
2. Klik Izbriši (rdeč gumb) → potrdite.

Arhiviranje sestanka

Arhiv je za zaključene sestanke, ki ne smejo več biti v operativnem koledarju in seznamu, ob ohranitvi povezav in zgodovine.

Arhiviranje posameznega sestanka

1. Kartica → Možnosti → Arhiviraj (plan Medium) → potrdite.

Arhiviranje več sestankov / obnovitev

• Množično: pogled Seznam → izberite → Arhiviraj v vrstici dejanj.
• Obnovi: odprite kartico (npr. iz zavihka Povezave na povezanem kontaktu) → Možnosti → Obnovi iz arhiva. Arhivirani sestanki se ne prikažejo v standardnih pogledih koledarja in seznama.

Kloniranje sestanka

Uporabno za ponavljajoče se sestanke z enako strukturo (iste priloge, iste CRM povezave).

Posamezno kloniranje

1. Kartica → Možnosti → Kloniraj.
2. Modal: naslov (s pripono «kopija»), izbira kopiranja Prilog, Povezav, Komentarjev, Posodobitev.
3. Potrdite; posodobite datume in udeležence na novem sestanku.

Množično kloniranje

1. Seznam → izberite → Kloniraj → možnosti → potrdite.

Pogledi sestankov

Koledar (privzeto)

Mrežni pogled za dan, teden ali mesec: vsak sestanek se prikaže v slotu, ki ustreza datumu in uri. Klik na dogodek odpre kartico. Idealno za hiter pregled organizacije tedna in prekrivajočih se sestankov. Dogodek lahko povlečete na drug datum ali uro. Filtri in izbirnik Uporabniki/Ekipe ostanejo aktivni: privzeto vidite svoje sestanke, tudi če so ustvarjeni v različnih organizacijah.

Seznam (plan Small)

Tabelarni seznam s prilagodljivimi stolpci (naslov, datumi, organizator, tip, oznake…). Iskanje in razvrščanje po stolpcu, izbira več vrstic ter dejanja Kloniraj, Arhiviraj, Izbriši. Izvoz podatkov iz menija Dejanja.

Filtri

• Napredni filtri (plan Small): zožite po obdobju (datumi začetka/konca), organizatorju, oznakah, tipu sestanka, udeležencih in poljih po meri. Primer: «vse predstavitve četrtletja z oznako Prodaja».
• Uporabniki / Ekipe: prehod z vašega koledarja na kolega ali celotne ekipe, če imate dovoljenje.

Nastavitve Sestanki

V Nastavitvah Sestanki (pooblaščeni člani organizacije):

• Polja: seznam standardnih in polj po meri (plan Medium).
• Kartica: vrstni red in vidnost polj na kartici in v modalu ustvarjanja.
• Seznam in stolpci: privzeti stolpci pogleda Seznam.

Uskladite tip sestanka in obvezna polja pred komercialnim uvajanjem (npr. obvezen tip za poročila).

Poročila Sestanki

Sekcija Poročila Sestanki (plan Large) povzema sestanke, do katerih imate dostop glede na vlogo in dovoljenja organizacije: vidite le pooblaščene zapise in polja. Uporabno za analizo obremenitve sestankov, prodajnih klicev in izvoz — za dnevno načrtovanje uporabite Koledar in Seznam.

• Nadzorna plošča: grafikoni po oznakah, tipu, organizatorju, sodelavcih, statusu odprt/zaprt, rokih, urah.
• Seznam poročil: analitična tabela s filtri in izvozom.
• Ganttov diagram: časovna zaporedje po obdobju in organizatorju.

Uporabite poročila za merjenje prodajnih klicev po oddelku, zaključenih v primerjavi s še odprtimi sestanki ter obremenitve sestankov na teden.

 

Priporočeni procesi

• Predprodaja: sestanek predstavitve → povezava priložnosti in kontakta → nadaljnja naloga v 24 urah.
• Začetek stranke: kick-off z udeleženci stranke → povezane naloge checkliste projekta.
• Sinhronizacija koledarja: povežite Google ali Outlook in preverite zavihek Sinhronizacija; izogibajte se dvojnim rezervacijam.
• Mesečno čiščenje: arhivirajte sestanke, zaprte več kot 90 dni; izbrišite podvojene osnutke.
• Obvestila: vedno pošljite e-pošto z posodobitvijo ob prestavitvi ali preklicu zunanjim kontaktom.

Združite sestanke s Kontakti, Priložnostmi in Nalogami za skladen prodajni in operativni potek.