Mokapen Rehberi

Randevu Rehberi

The Randevular alan, Mokapen'in planlama toplantıları, müşteri aramaları, saha ziyaretleri, ürün demoları ve dahili ekip toplantıları takvimidir. Her randevunun bir tarihi ve saati, organizatörü, katılımcıları, konumu veya video konferansı, açık/kapalı durumu ve CRM'nin geri kalanına (kişiler, anlaşmalar, biletler, görevler) bağlantılar bulunur.

Şu adresten erişin: Faaliyetler → Randevular menüden veya Randevular sayfası. Varsayılan görünüm Takvim. Randevular modülü Küçük planda mevcuttur ve kuruluşunuzda doğru izinlerin olmasını gerektirir.

CRM ve süreçlerdeki rol

Mokapen'de bir randevu yalnızca bir takvim etkinliği değildir: bağlantılı kayıt sistemin geri kalanına bağlanır.

• Satış: yeterlilik çağrıları, demolar, müzakereler — iletişim, şirket ve anlaşmayla bağlantılı.
• Teslimat: proje başlangıcı, haftalık inceleme — proje ve takip görevlerine bağlantılar.
• Destek: yerinde randevu veya bir bilete bağlı çağrı.
• Dahili ekip: stand-up'lar, birebir, Mokapen meslektaşlarıyla departman toplantıları.

Pratik kural: Bir müşteri veya potansiyel müşteriyle yapılan her randevuda en az bir tane olmalıdır. katılımcıyla iletişim kurun veya bir bağlantı iletişim kurmak, şirket veya anlaşma yapmak için; böylece geçmiş, müşteri kayıtlarından görünür kalır.

Katılımcılar, ortak çalışanlar ve kişisel takvim

Randevuların insanları dahil etmenin iki farklı yolu vardır. Farkı anlamak, "toplantıya kimlerin katıldığı" ile "kimlerin sadece Mokapen'deki randevuyu görmesi gerekiyor" arasındaki karışıklığı önler.

Katılımcılar — toplantıya katılanlar

Katılımcılar toplantıya katılan kişilerdir. Bunları şuraya eklersiniz: Veri Kaydın sekmesinde, Katılımcılar alan. Üç tür girebilirsiniz:

• Mokapen kullanıcıları — platformda hesabı olan ekip arkadaşları (satış, proje yöneticileri, destek…). Organizatör veya katılımcı olmaları durumunda randevuyu takvimlerinde göreceklerdir.
• Kişiler — CRM adres defterindeki kişiler (müşteriler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler). İsme veya e-postaya göre arama yapabilirsiniz. Henüz adres defterinde bulunmayan bir e-posta girerseniz Mokapen otomatik olarak yeni bir kişi oluşturabilir.
• Şirketler — toplantıyla bağlantılı şirketler (örneğin müşterinin ofisi). Toplantı tek bir kişiyi değil, organizasyonun tamamını kapsadığında kullanışlıdır.

Sadece randevu organizatör bir katılımcıyı kaldırabilir (katılımcı kartındaki menü → Kaldırmak). Mokapen oluştururken, düzenlerken veya silerken şunu sorabilir: e-posta gönder katılımcılara güncellenmiş ayrıntılar verilmesi — harici müşterilere yeniden planlama veya iptal konusunda bilgi vermek için kullanışlıdır.

Ortak çalışanlar — katılmadan randevuyu görmesi gereken kişiler

İşbirlikçiler (İşbirlikçiler Kuruluşunuzda etkinleştirilmişse, Veri sekmesindeki alan) Mokapen kullanıcıları veya ekipleridir. görünürlük Randevu üzerine ancak toplantıya katılma zorunluluğu yoktur. Örnekler: anlaşmayı takip eden ancak görüşmeye katılmayan satış müdürü; materyalleri hazırlayan bir asistan; Ekip faaliyetini izleyen bir yönetici.

Özetle:

• Katılımcı = toplantıda bulunan (veya davet edilen) kişi; gönderirseniz e-posta bildirimleri alır; kayıtta katılımcı olarak görünür.
• İşbirlikçi = Toplantı katılımcıları arasında olmasına gerek kalmadan Mokapen'deki randevuyu görmesi ve takip etmesi gereken ekip üyesi.

İle özel gizlilik (eylem çubuğunda kilitlenir), randevu yalnızca organizatör, belirlenen ortak çalışanlar ve ilgili Mokapen kullanıcı katılımcıları tarafından görülebilir; tüm kuruluş üyeleri tarafından görülemez.

Kuruluşlar arası randevular — kişisel takviminiz

Görevler, kişiler veya anlaşmalardan farklı olarak randevular öncelikle kişi, yalnızca o anda çalıştığınız kuruluş değil. Başka bir Mokapen organizasyonunda oluşturulan bir randevuya katılırsanız (veya organizatör sizseniz), randevuyu yine de takviminiz organizasyon değiştirmeden.

Varsayılan olarak Randevular sayfası toplantıların nerede olduğunu gösterir. Sen farklı kuruluşlara ait olsalar bile organizatör veya kullanıcı katılımcıdırlar. Üst çubukta, Kullanıcılar / Ekipler seçici, başka bir üyenin haftasının nasıl organize edildiğini görmek için bir iş arkadaşınızın veya ekibin takvimine (izinleriniz varsa) geçmenizi sağlar.

Her randevu, kendisini oluşturan kuruluşa bağlı kalır (kişiler, bağlantılar ve ayarlar bu kuruluşu takip eder). Sizin için avantajı: birden fazla Mokapen organizasyonunda çalışıyor olsanız bile, tüm taahhütlere başvurabileceğiniz tek bir yer.

Kullanım örnekleri

• Satış: Karar verici iletişimi, video konferans bağlantısı, boru hattı anlaşmasına bağlantı içeren «Ürün demosu — Acme Ltd».
• Ajans: birden fazla katılımcıyla aylık müşteri incelemesi ve ekli rapor.
• Danışmanlık: Fiziksel adres ve bağlantılı ziyaret sonrası görev ile yerinde randevu.
• Dahili: dış bağlantılar olmadan ekip toplantısı; Randevuyu kimlerin görebileceğini sınırlamak için genel veya özel gizlilik.
• Başka bir kayıttan: ile hızlı oluşturma Oluşturun ve bağlanın iletişimden, anlaşmadan veya destek talebinden — randevu zaten bağlantılı olarak oluşturulmuştur.

Randevular sayfası — üst çubuk

Ana sayfa iki görünüm sunar: Takvim Ve Liste. Üst çubuk:

• Filtreler (Büyük plan): Randevuları döneme, düzenleyiciye, etiketlere, randevu türüne, katılımcılara ve diğer yapılandırılmış alanlara göre daraltmak için bir panel açar. Takvim dolduğunda ve yalnızca ayın demolarını veya belirli bir müşteriyle yapılan toplantıları bulmanız gerektiğinde kullanışlıdır.
• Eylemler: Seçilen randevuları dosyaya aktarın (Liste görünümünden).
• Görünümler: arasında geçiş yap Takvim (varsayılan) ve Liste (Küçük plan) — özelleştirilebilir sütunlara sahip sıralanabilir tablo.
• Kullanıcılar / Ekipler: Kendi takviminiz yerine bir iş arkadaşınızın veya tüm ekibin takvimini gösterin. Varsayılan olarak randevularınızı (düzenleyen veya katılımcı) görürsünüz.
• + Randevu: oluşturma modunu açar.

İçinde Liste görünümü, onay kutulu satırların seçilmesi eylem çubuğunu gösterir: Klon, Arşiv, Silmek. Özel bir toplu düzenleme yoktur: bireysel alanlar randevu kaydından güncellenir.

Randevu kaydı

Takvimdeki bir etkinliğe veya listedeki bir başlığa tıklayarak yan panel. Küçük planla bunu şu şekilde açabilirsiniz: tam sayfa (ok simgesini genişlet): aynı içerik, daha fazla alan ve sabit Kaydetmek üstteki düğme.

Başlık: satır içi düzenlenebilir başlık, Arşivlendi varsa rozet. Randevu çöp kutusundaysa kırmızı bir bayrak görünür. Eski haline getirmek Ve Kalıcı olarak sil (Orta plan).

Eylem çubuğu

• Durum (yıkılmak): Açık veya Kapalı — randevunun hâlâ etkin mi yoksa tamamlanmış mı olduğunu işaretler (tamamlanma onay kutusu olan bir görevden farklıdır).
• Öncelik (bayrak): Normal veya Acil.
• Mahremiyet (kilit): Halk (kuruluş üyeleri tarafından görülebilir) veya Özel (yalnızca düzenleyici, ortak çalışanlar ve belirlenen kullanıcı katılımcıları).
• Etiketler, Renk başlık/kayıt arka planı, Ekler, Yapışkan notlar (Küçük plan).
• Tam sayfa, Bağlantıyı kopyala.
• + Oluşturun ve bağlanın: görevler, biletler, fırsatlar… zaten randevuya bağlı.

Seçenekler menüsü (üç nokta)

• Klon: randevuyu çoğaltın; eklerin, bağlantıların, yorumların ve güncellemelerin kopyalanıp kopyalanmayacağını seçmek için mod.
• Arşivle / Geri Yükle (Orta plan): operasyonel görünümlerden gizleyin veya takvime/listeye dönün.
• Kaydı düzenle (yetkili üyeler): randevu alanı düzeni ayarlarını açar.
• Sil / Geri Yükle (kırmızı öğe): çöp kutusuna taşı (Orta plan) veya doğrudan silme (temel plan).

Sekmeleri kaydet

• Veri: organizatör, katılımcılar, ortak çalışanlar, tarihler, tür, video konferans, konum — bkz. Veri sekmesi Ve Katılımcılar ve işbirlikçiler.
• Bağlantılar, Zaman: Görmek İlgili bölümler.
• Ek menü: Pazarlama, Senkronizasyon (Google Takvim / Outlook), Güncellemeler (geçmişi kaydedin).

Veri sekmesi — ana alanlar

Satır içi (kalem simgesi) veya düzenleme modunda kayıttan düzenlenebilir alanlar:

• Organizatör: Randevudan sorumlu Mokapen kullanıcısı; varsayılan olarak onu kim oluşturursa oluştursun. Toplantının ana temas noktası.
• Katılımcılar: Görmek Katılımcılar ve işbirlikçiler bölüm.
• İşbirlikçiler: toplantıya katılmalarına gerek kalmadan randevuyu görünür hale getiren kullanıcılar veya ekipler - bkz. Katılımcılar ve işbirlikçiler.
• Başlangıç ​​tarihi / Bitiş tarihi: zaman aralığı; etkinlik takvimde ilgili yeri kaplar. Tek günlük randevular için başlangıç ​​ve bitiş saati ile aynı günü ayarlayın.
• Tip: randevuyu kategorilere ayırır (çağrı, ziyaret, demo…) — filtreler ve raporlar için kullanışlıdır.
• Video konferans: oluşturulan veya seçilen bağlantı — Google Meet (Google Takvim ve Meet entegrasyonu etkinken) veya Microsoft Ekipleri (Outlook Takvim entegrasyonuyla). Bağlantı kayıttan tıklanabilir.
• Konum: Şahsen randevular için fiziksel adres veya serbest metin.
• Tanım (biçimlendirilmiş metin, meslektaşları etiketlemek için @ bahseder).

İle özel alanlar (Orta plan) Veri sekmesi, ayarlarda tanımlanan görünürlüğü ve gerekli kuralları takip eder. Ekler ve yorumlar sekmenin altındaki kaydı tamamlar.

İlgili bölümler

• Bağlantılar — anlaşmaları, görevleri, biletleri, projeleri ve diğer kişileri birbirine bağlayın; Kişinin açılması bağlantılı randevuları gösterir.
• Zaman — Randevuya ayrılan kayıt saatleri (hazırlık, çağrı, bilgi alma).
• Senkronizasyon — Google Takvim veya Outlook ile bağlantı durumu (entegrasyonlar etkinse).
• Etiketler Ve Ekler - diğer Mokapen varlıkları gibi.

Randevuların yerel bir Kontrol Listesi sekmesi yoktur: takip işlemleri için bağlantılı bir Kontrol Listesi sekmesi oluşturun görev Oluştur ve bağlan ile veya Bağlantılar sekmesinden.

Randevu oluşturma

Prosedür

1. Aç Randevular sayfası (Takvim veya Liste).
2. Tıklamak + Randevu (veya varsa takvimde boş bir alanı tıklayın).
3. Girin başlık (gerekli).
4. Veri sekmesi: Düzenleyiciyi, katılımcıları, gerekiyorsa ortak çalışanları, tarihi/saati, türü, video konferansı veya konumu ayarlayın.
5. İsteğe bağlı: Bağlantılar Kaydetmeden önce iletişim veya anlaşmayı bağlamak için sekmeyi tıklayın.
6. Kaydetmek; İstenirse, göndermeyi onaylayın e-posta katılımcılara.

Ayrıca şuradan da randevu oluşturabilirsiniz: Oluşturun ve bağlanın başka bir kayıttan veya kişi, şirket veya anlaşmadaki bağlantılardan.

Randevuyu düzenleme

Tek düzenleme (kayıt)

1. Randevu kaydını açın.
2. Satır içi düzenleme: başlıktaki başlık, Veri sekmesi alanları (kalem), katılımcılar, tarihler.
3. Güncelleme Durum (Açık/Kapalı), öncelik, etiketler, işlem çubuğundan gizlilik.
4. İçinde Takvimtarih ve saati hızla değiştirmek için etkinliği sürükleyin.
5. Kaydetmek; tarihleri ​​veya katılımcıları düzenlerken güncelleme e-postaları göndermeniz istenebilir.

Randevuyu kapatma

itibaren Durum eylem çubuğundaki menüyü seçin Kapalı toplantı bittiğinde. Randevu tarihte ve raporlarda kalıyor; arşivlenmediği veya silinmediği sürece takvimden kaybolmaz.

Randevuyu silme

Yanlışlıkla oluşturulan randevuları silin veya test kayıtlarını çoğaltın. Tercih etmek Arşiv Toplantı bittiyse ve takvimi ve listeyi karıştırmadan geçmişi ve bağlantıları korumak istiyorsanız.

Tek silme

1. Kaydı aç → Seçenekler → Silmek (kırmızı öğe).
2. Modalda onaylayın; katılımcılara isteğe bağlı e-posta.

ile Büyük plan randevu kuruluşun adresine gider çöp (Randevular sayfası → İşlemler → Randevu çöp kutusu). Oradan yapabilirsiniz Eski haline getirmek veya Kalıcı olarak sil. Zaten çöp kutusunda bulunan bir randevuyu açarsanız, Kalıcı olarak Geri Yükle / Sil başlığı görünür.

üzerinde Özgür planın (Büyük plan olmadan) silinmesi genellikle kalıcı onaylandıktan hemen sonra, çöp olmadan kuruluşunuzun izinlerini kontrol edin.

Toplu silme

1. Liste görüntüle → onay kutularıyla seçin.
2. Tıklamak Silmek (kırmızı tuş) → onaylayın.

Randevu arşivleme

Arşiv, bağlantıları ve geçmişi korurken artık operasyonel takvimde ve listede görünmemesi gereken tamamlanmış randevular içindir.

Tek bir randevuyu arşivleyin

1. Kaydet → Seçenekler → Arşiv (Orta plan) → onaylayın.

Birden fazla randevuyu arşivleyin / geri yükleyin

• Toplu: Liste görünümü → seç → Arşiv eylem çubuğunda.
• Eski haline getirmek: kaydı açın (örneğin bağlantılı bir kişideki Bağlantılar sekmesinden) → Seçenekler → Eski haline getirmek arşivden. Arşivlenen randevular standart takvim ve liste görünümlerinde görünmez.

Randevuyu klonlama

Aynı yapıya (aynı ekler, aynı CRM bağlantıları) sahip yinelenen toplantılar için kullanışlıdır.

Tek klon

1. Kaydet → Seçenekler → Klon.
2. Modal: başlık ("kopyala" sonekiyle), kopyalama seçeneği Ekler, Bağlantılar, Yorumlar, Güncellemeler.
3. Onaylamak; Yeni randevuyla ilgili tarihleri ​​ve katılımcıları güncelleyin.

Toplu klon

1. Liste → seç → Klon → seçenekler → onaylayın.

Randevu görünümleri

Takvim (varsayılan)

Şunun için ızgara görünümü gün, hafta, veya ay: Her randevu, tarih ve saatine karşılık gelen alanda görüntülenir. Kaydı açmak için etkinliğe tıklayın. Haftanın nasıl organize edildiğini bir bakışta görmek ve çakışan toplantıları tespit etmek için idealdir. Yapabilirsiniz sürüklemek başka bir tarih veya saate taşımak için bir etkinlik. Filtreler ve Kullanıcılar/Ekipler seçici etkin kalır: farklı kuruluşlarda oluşturulmuş olsa bile varsayılan olarak randevularınızı görürsünüz.

Liste (Küçük plan)

Özelleştirilebilir sütunlara (başlık, tarihler, düzenleyici, tür, etiketler…) sahip tablo halinde liste. Sütuna göre arayabilir ve sıralayabilir, birden fazla satır seçebilir ve Klonla, Arşivle, Sil işlemlerini kullanabilirsiniz. Verileri dışa aktar Eylemler menü.

Filtreler

• Gelişmiş filtreler (Küçük plan): döneme (başlangıç/bitiş tarihleri), düzenleyiciye, etiketlere, randevu türüne, katılımcılara ve özel alanlara göre daraltın. Örnek: "Satış etiketli tüm çeyrek demoları".
• Kullanıcılar / Ekipler: Kendi takviminizden bir iş arkadaşınızın takvimine veya yetkilendirilmişseniz tüm ekibin takvimine geçiş yapın.

Randevu ayarları

İtibaren Randevu ayarları (yetkili kuruluş üyeleri):

• Alanlar: standart ve özel alanların listesi (Orta plan).
• Kayıt: kayıt ve oluşturma modundaki alanların sırası ve görünürlüğü.
• Liste ve sütunlar: Liste görünümü için varsayılan sütunlar.

Randevu türünü ve zorunlu alanları ticari kullanıma sunmadan önce hizalayın (ör. raporlar için zorunlu tür).

Randevu raporları

The Randevu Raporları bölümü (Büyük plan), rol ve organizasyon izinlerine göre erişebildiğiniz randevuları özetler: yalnızca yetkili kayıtları ve alanları görürsünüz. Toplantı yükü analizi, satış aramaları ve dışa aktarma için kullanın; günlük planlama için Takvim ve Liste'yi kullanın.

• Kontrol Paneli: etiketlere, türe, düzenleyiciye, ortak çalışanlara, açık/kapalı durumuna, son tarihlere, saatlere göre grafikler.
• Rapor listesi: filtreler ve dışa aktarma içeren analitik tablo.
• Gantt şeması: döneme ve organizatöre göre zaman çizelgesi.

Departmana göre satış çağrılarını, tamamlanan ve hala açık olan randevuları ve haftalık toplantı yükünü ölçmek için raporları kullanın.

 

Önerilen süreçler

• Ön satışlar: demo randevusu → anlaşma ve iletişim bağlantısı → 24 saat içinde takip görevi.
• Müşteri başlangıcı: müşteri katılımcılarıyla başlangıç ​​→ bağlantılı proje kontrol listesi görevleri.
• Takvim senkronizasyonu: Google veya Outlook'a bağlanın ve Senkronizasyon sekmesini kontrol edin; Çifte rezervasyonlardan kaçının.
• Aylık temizlik: arşiv randevularının 90 günden fazla süreyle kapalı olması; yinelenen taslakları silin.
• Bildirimler: Güncelleme e-postasını her zaman yeniden planlama veya iptal durumunda harici kişilere gönderin.

Randevuları birleştirin Kişiler, Fırsatlar, Ve Görevler Tutarlı bir satış ve operasyonel iş akışı için.