Mokapen Rehberi

Durum Rehberi

The Varlıklar alan Mokapen'in İK modülüdür. insanların saatlerini ve günlerini kaydetme: şantiyede çalışma, hastalık izni, tatil, izin ve diğer türler. Her varlığın kişisi, konumu, tarihi, başlangıç/bitiş saati, türü, notları ve (varsa) gizliliği vardır. Planlanan bir şeye bağlantı verebilir Vardiya aynı gün/yerde.

Şu adresten erişin: İnsan Kaynakları → Varlıklar menüyü kullanın veya Varlığı kaydedin «+» menüsünden (tipik kısayol: R anahtar). Varsayılan görünüm Takvim; geçiş yapabilirsin Liste. Modül, Presences uygulamasının etkin olmasını, doğru izinleri ve uygun Premium planı (İK paketi). Planınızdaki kullanılabilirliği kontrol edin.

Hangi Varlıklar Değildir?: otomatik bir zaman saati sistemi değil (giriş/çıkış), zorunlu coğrafi konum yok ve "yönetici onayı" akışı yok (beklemede/onaylandı). Siz (veya bir editör) tarihleri ​​ve saatleri manuel olarak, toplu olarak veya planlama yoluyla kaydedersiniz. Zaman ÇizelgesiMokapen'de mevcutsa ayrı bir uygulamadır.

CRM'deki Rolü ve Vardiyalarla İlişkisi

• Vardiyalar = plan (“bu zaman dilimlerinde burada olmalısın”).
• Varlıklar = gerçekler ("siz / bu saatleri kaydettiniz / bu tür").

Bunları bir arada kullanmak önerilen akıştır: Editör vardiyaları planlar, ardından mevcudiyetleri kaydeder (veya kaydetmiştir). Vardiya kartından, iletişim durumunu oluşturmak/düzenlemek ve saat farkını görmek için kısayolları açabilirsiniz. Varlık oluştururken aynı kullanıcı + konum + gün için vardiya mevcutsa Mokapen bunu otomatik olarak bağlayabilir (vardiya_id). Sağlandığı yerlerde raporlarda ayrıca şunları da bulabilirsiniz: çapraz veri vardiyalar + mevcudiyetler için.

Kullanıcı izinleri: kim görür, kim yaratır, kim düzenler

"Onaylayan" rolü yoktur. Önemli olan uygulama, editör, rapor alanlar ve bireysel varlığın gizliliğidir.

1. Uygulama ve plan

Presences uygulaması etkin olmalıdır (Uygun Premium plan). Sahibi bunu Ayarlar → Uygulamalar bölümünde etkinleştirir. Uygulama olmadan menüyü, listeyi veya Durum raporlarını göremezsiniz.

2. Durum editörleri

Ayarlar → İnsan Kaynakları → İletişim Durumları'nda, cihaz sahibi kimlerin yapabileceğini seçer Herkes için iletişim durumları oluşturun ve düzenleyin (seçilen kullanıcılar veya tüm kuruluş). Editörler:

• herhangi bir kişinin mevcudiyetini kaydedin (ayrıca tek seferde birden fazla kişi);
• düzenleyin, taşıyın (sürükle&bırak), klonlayın, planlayın, arşivleyin ve silin;
• ayarlayabilir mahremiyet, işbirlikçilerin/paydaşların ve grupların mevcudiyeti;
• Açık zaman çakışması bir uyarı alırlar ancak yine de kaydedebilirler (normal bir kullanıcıya göre daha esnek bir politika).

Durum düzenleyicisi olmak aynı zamanda sizi bir Vardiya düzenleyicisi yapar (planlama ile gerçekleşenleri hizalamak için).

3. Düzenleyici olmayan kullanıcı

Genellikle kaydedebilir ve yönetebilirler onların mevcudiyetleri ve varsa onlarınkiler rapor alanlar (yönettikleri ekiplerin üyeleri). Tüm organizasyon programını yönetmezler. Zaman çakışması olduğunda Mokapen engellemek kaydetme (düzenleyicinin aksine).

4. Bireysel varlığın gizliliği

Diğer Mokapen varlıklarında olduğu gibi: halk varlık (izinlere göre kuruluşta) veya özel — açık erişime sahip olanlar tarafından görülebilir (varlıktaki kişi, onu kim oluşturduysa, belirtilen ortak çalışanlar/paydaşlar, gizlilik kuralları). Editörler, oluşturma/kart üzerinde gizliliği ve paydaşları ayarlar. Herkese gösterilmemesi gereken hastalık izni veya hassas veriler için özel gizliliği kullanın.

5. "Varlık görünürlüğü" ayarı

İletişim Durumları ayarlarında ayrıca bir Görünürlük engelleme (yalnızca benim / ayrıca ekip / ayrıca rapor edilenler / seçilen kullanıcılar). Kimin neyi görmesi gerektiğini beyan eder. Ancak günlük pratikte en önemli kurallar kalır: editör kim, rapor alanlar düzenleme için ve mahremiyet bireysel kayıtta. Bir şey ekibin beklentilerine uymuyorsa, önce editörü ve gizliliği, ardından bir yöneticiyle Görünürlük yapılandırmasını kontrol edin.

Özetle:

• Mal sahibi — uygulamayı, konumları, türleri, düzenleyicileri (ve görünürlük seçeneklerini) etkinleştirir.
• Editör — herkes için kaydeder ve düzeltir; Toplu eylemleri planlar ve gerçekleştirir.
• Editör olmayan — kendini (ve rapor verenleri) yönetir; tüm organizasyon değil.
• Mahremiyet — hassas bireysel kaydın okunmasını kısıtlar.

Varlık türleri

Her varlığın bir tip (yapılandırılabilir alan). Kuruluşun henüz özel türleri yoksa Mokapen tipik varsayılanları sunar:

• İş — çalışma günü/saatleri.
• Hastalık izni
• Tatil
• İzin zamanı
• Diğer

Türleri Ayarlar → İnsan Kaynakları → Durumlar (tür yönetimi) bölümünde özelleştirebilirsiniz. Akış raporlarını (türe göre saat) ve filtreleri yazar: bunları ekip genelinde tutarlı bir şekilde kullanın.

Durumlar sayfası — araç çubuğu ve görünümler

Shifts gibi, şunları bulursunuz: Takvim Ve Liste.

• Takvim – Satırlar: tam ay, ay navigasyonu; satırlar = günler; Gruplamaya göre sütunlar.
• Takvim – Sütunlar: bugünkü günlerin penceresi; Zaman aralıklarına sahip Shift ön ayarları mevcutsa ızgara, sütunları zaman aralığına göre bölebilir.
• Gruplandırma ölçütü: Konum → Kullanıcı veya Kullanıcı → Konum.
• Bugün: Geçerli güne ilerleyin.
• Gelişmiş filtreler: Temel Premium planıyla (varsa).
• Durumu / eylemleri kaydedin: yaratılış; editörler için ayrıca listedeki planlama, çoğaltma, arşivleme ve toplu işlemler.

İçinde Liste (tablo): kişi, tarih, saatler, tür, konum, notlar, kimin oluşturduğu/güncellendiği (ve eğer editör ise gruplar). Toplu düzeltmeler ve raporlara analitik aktarım için idealdir.

İletişim durumu kartı

Kartı (modal) açmak için bir karta veya satıra tıklayın. Tipik alanlar:

• Kişi — editör tarafından düzenlenebilir; aksi takdirde genellikle size sabitlenir.
• Konum, Tarih, Başlangıç ​​zamanı / Bitiş zamanı.
• Ön ayarı değiştir (Shifts uygulaması etkinse isteğe bağlı) — süreleri önceden ayarlanmış aralıklardan doldurur.
• Tip, Notlar.
• Gizlilik / ortak çalışanlar / gruplar — editörler için.
• Arşivlendi Aktif görüntülemelerin dışındaysa rozet.

Seçenekler menüsü: Klon, Arşivle / Geri Yükle, Silmek. Takvimde doğru izinlerle şunları yapabilirsiniz: sürüklemek mevcudiyet (tarihi/konumu/kullanıcıyı değiştirin; zaman yakalaması aynı gündeki bir vardiya aralığına hizalanabilir).

Bir varlığı kaydetme

1. «+» menüsü → Varlığı kaydedinHR → Durumlar'dan veya Shift kartından.
2. Seçmek kişi (editör ise birden fazla seçebilirsiniz), konum, tarihler (aynı zamanda bir aralık), tip, kez (manuel veya vites ön ayarından).
3. Not ekleyin; editör ise, gerekirse gizliliği/paydaşları ayarlayın.
4. Kaydetmek. Zamanında çakışma: engelleme (normal kullanıcı) veya uyarı (düzenleyici). Kuruluşun kapatıldığı günlerde a uyarı görüntülenir: yine de kaydedebilirsiniz (sunucu bloğu değil).

Planlayın ve çoğaltın

Planı (editör) vardiyalarla aynı mantıkla haftanın gününü ve aydaki konumu koruyarak bir bulunma dönemini hedef aya kopyalar. Değişken işlerin günlük kaydının yerine geçmek için değil, yinelenen modeller (örneğin sabit yarı zamanlı) için kullanışlıdır.

Çoğalt / Klonla listedeki karttan veya çoklu seçimden kopyalar oluşturur; ardından tarihleri ​​ve saatleri güncelleyin.

Düzenleme, arşivleme, silme

• Düzenlemek — kartta satır içi veya listede toplu (düzenleyici).
• Taşınmak — takvime sürükleyip bırakın.
• Arşiv — geçmişi kaybetmeden aktif görünümlerden kaldırılır; arşiv veya kart menüsünden geri yükleyin.
• Silmek — kayıtların kalıcı olarak kaldırılması; hatalar için kullanın, aylar kapalı değil (arşivlemek daha iyi).

Durum ayarları

Yol: Organizasyon ayarları → İnsan kaynakları → Varlıklar.

• İletişim durumunu oluşturabilen ve düzenleyebilen kullanıcılar — editör listesi (ana izinler kolu).
• Görünürlük — seçenekler «yalnızca benimki/ekibim/raporlananlar/kullanıcılar»; yukarıdaki izinler bölümüne bakın.
• Türler — türler oluşturun/düzenleyin (İş, Tatil,… veya sektörünüze özel).
• Konumlar ve kapanışlar — genel kuruluş ayarlarında; Shifts ile paylaşıldı.

GPS, coğrafi sınır veya otomatik "uzaktan çalışma" için Durum ayarları yoktur: uzaktan çalışıyorsanız konumu/türü/notları dahili politikalara göre kaydetmeye devam edin.

Durum raporları

Menü Raporlar → Durumlar: grafikler ve liste. Tipik analizler:

• Konuma göre saatler
• Türe göre saatler
• Hafta sonu/hafta içi çalışma saatleri
• Kullanıcıya göre saatler (konuma göre ve tabloya göre)
• Kullanıcıya göre saat / haftanın günü
• Çapraz veriler (vardiyalar ve mevcudiyetler) — Shifts uygulaması da etkinse

Gelişmiş filtreler genellikle temel bir Premium plan gerektirir. Raporları dahili bordro, konum iş yükü ve planlanandan sapma için kullanın; günlük kayıt için değil (Takvim/Liste ve "Mevcut durumu kaydet" olarak kalır).

Kullanım örnekleri

• Mağaza: editör = mağaza müdürü; personel çalışma günlerini kaydeder (veya kaydetmiştir); Gerekirse özel tipte ve mahremiyetle tatil/hastalık izni.
• Yönetici ile takım: editör olmayan yönetici rapor verenleri yönetir; İK editörü her şeyi görür ve düzeltir.
• Hizalamayı kaydır: Ayı Vardiyalarda planlayın → Hafta sonunda Durumları kaydedin → Raporlardaki çapraz verileri kontrol edin.
• Devamsızlık: Tatil/Boş zaman/Tam gün hastalık izni türü (iç politikaya göre geleneksel zamanlar).

Önerilen süreçler

• Tanımlamak türleri Ve editörler Personelle canlı yayına geçmeden önce.
• Varlıkları kaydedin aynı gün veya hafta sonundaaylar sonra değil.
• Hassas veriler (hastalık izni) için kullanın özel gizlilik.
• Çakışmalardan kaçının: Bir kullanıcının aynı gün içinde sebepsiz yere birbirine dokunan iki zaman aralığı olmamalıdır.
• Arşiv kapalı dönemler; yalnızca hataları silin.
• Her zaman şununla birleştirin: Vardiyalar konumları planlıyorsanız.

Sık sorulan sorular

S: Uygulamadan giriş/çıkış yapabilir miyim?

C: Mokapen Varlıkları, GPS kartı giriş/çıkış saati değil, tarih/saat kayıtlarıdır (manuel veya planlı).

S: Yöneticinin varlığımı onaylaması gerekiyor mu?

C: Onay iş akışı yoktur. Editör kim olursa olsun oluşturabilir/düzeltebilir; diğerleri kendilerini (ve rapor verenleri) yönetir.

S: Neden kaydedemiyorum? Çakışma var diyor.

C: Zaten aynı gün içinde çakışan veya temas eden bir aralıkla varlığınız var. Zamanları düzeltin veya bir editöre sorun (kim bir uyarıyla kaydedebilir).

S: Varlıklar ve Geçişler arasındaki fark nedir?

C: Vardiyalar = planlama. Varlıklar = kaydedilen saatler/türler. Birlikte idealdir; ayrıntılar şurada Vardiya kılavuzu.

S: Kayıt varlığını göremiyorum.

C: Uygulama etkin değil, plan yeterli değil veya izinler yetersiz. Bir kuruluş yöneticisine danışın.

S: Tür ne işe yarar?

C: Filtreler ve raporlar için iş, tatil, hastalık izni, izin… arasında ayrım yapmak. Durum ayarlarında bunu özelleştirin.