Ghidul Mokapen

Ghid Prezențe

Zona Prezențe este modulul HR Mokapen pentru înregistrarea orelor și zilelor persoanelor: muncă la locație, boală, concediu, permise și alte tipuri. Fiecare prezență are persoană, locație, dată, oră început/sfârșit, tip, note și (dacă este prevăzut) confidențialitate. Se poate lega de un Schimb planificat în aceeași zi/locație.

Accesați din meniul Resurse umane → Prezențe sau folosiți Înregistrează prezența din meniul «+» (scurtătură tipică: tasta R). Vizualizarea implicită este Calendarul; puteți trece la Listă. Modulul necesită aplicația Prezențe activă, permisiunile corecte și un plan Premium adecvat (pachet HR). Verificați disponibilitatea pe planul dvs.

Ce nu sunt Prezențele: nu este un sistem automat de pontaj (clock-in/out), nu există geolocalizare obligatorie nici flux de «aprobare manager» (pending/approved). Înregistrați dvs. (sau un editor) data și orele — manual, și în bloc sau din planificare. Timesheet, dacă există în Mokapen, este o aplicație distinctă.

Rol în CRM și față de Schimburi

• Schimburi = plan («ar trebui să fii aici în aceste intervale»).
• Prezențe = realizat («ai fost / ai înregistrat aceste ore / acest tip»).

Folosirea împreună este fluxul recomandat: editorul planifică schimburile, apoi înregistrează (sau face să se înregistreze) prezențele. Din fișa schimbului puteți deschide scurtături pentru a crea/modifica prezența și vedea abaterea orelor. La crearea prezenței, dacă există schimb același utilizator + locație + zi, Mokapen o poate lega automat (shift_id). În rapoarte, unde este prevăzut, găsiți și date încrucișate schimburi + prezențe.

Permisiuni utilizator: cine vede, cine creează, cine modifică

Nu există rol de «aprobator». Contează aplicația, editor, reportees și confidențialitatea pe prezența individuală.

1. Aplicație și plan

Este necesară aplicația Prezențe activă (plan Premium adecvat). Owner-ul o activează în Setări → Aplicații. Fără aplicație nu vedeți meniu, listă nici rapoarte Prezențe.

2. Editor prezențe

În Setări → Resurse umane → Prezențe, owner-ul alege cine poate crea și modifica prezențe pentru toți (utilizatori selectați sau întreaga organizație). Editorii:

• înregistrează prezențe pentru orice persoană (și multi-persoană dintr-o dată);
• modifică, mută (drag&drop), clonează, planifică, arhivează și șterg;
• pot seta confidențialitate, colaboratori/stakeholderi și grupuri pe prezență;
• la suprapunere orară primesc avertisment dar pot salva oricum (politică mai flexibilă decât utilizatorul normal).

A fi editor Prezențe vă face și editor Schimburi (pentru alinierea planificării și realizatului).

3. Utilizator non-editor

Poate de obicei înregistra și gestiona propriile prezențe și, unde este prevăzut, pe cele ale reportees (membrii echipelor pe care le conduce). Nu gestionează agenda întregii org. La suprapunere orară, Mokapen poate bloca salvarea (spre deosebire de editor).

4. Confidențialitate pe prezența individuală

Ca la celelalte entități Mokapen: prezență publică (în org, conform permisiunilor) sau privată — vizibilă celor cu acces explicit (persoana prezenței, creator, colaboratori/stakeholderi indicați, reguli confidențialitate). Editorii setează confidențialitatea și stakeholderii la creare/fișă. Folosiți privat pentru boli sau date sensibile care nu trebuie să apară tuturor.

5. Setarea «Vizibilitate prezențe»

În setările Prezențe găsiți și un bloc Vizibilitate (doar ale mele / și echipă / și reportees / utilizatori selectați). Servește la declararea intențiilor cine vede ce. În practica zilnică, însă, regulile care contează mai mult rămân: cine este editor, reportees pentru modificare și confidențialitatea pe recordul individual. Dacă ceva nu se potrivește așteptărilor echipei, verificați mai întâi editorii și confidențialitatea, apoi configurarea Vizibilitate cu un admin.

Pe scurt:

• Owner — activează aplicația, locații, tipuri, editori (și opțiuni vizibilitate).
• Editor — înregistrează și corectează pentru toți; planifică și face acțiuni bulk.
• Non-editor — gestionează pe sine (și reportees); nu întreaga org.
• Confidențialitate — restrânge citirea recordului sensibil individual.

Tipuri de prezență

Fiecare prezență are un tip (câmp configurabil). Dacă organizația nu are încă tipuri personalizate, Mokapen propune default-uri tipice:

• De lucru — zi/ore de muncă.
• Boală
• Concediu
• Permis
• Altul

Puteți personaliza tipurile în Setări → Resurse umane → Prezențe (gestionare tipuri). Tipurile alimentează rapoartele (ore pe tip) și filtrele: folosiți-le consecvent în tot echipa.

Pagina Prezențe — bară și vizualizări

Ca la Schimburi, găsiți Calendar și Listă.

• Calendar – Rânduri: lună întreagă, navigare lună; rânduri = zile; coloane conform grupării.
• Calendar – Coloane: fereastră de zile în jurul zilei de azi; dacă există preset Schimburi cu intervale, grila poate împărți coloanele pe sloturi orare.
• Grupează după: Locație → Utilizator sau Utilizator → Locație.
• Azi: derulează la ziua curentă.
• Filtre avansate: cu plan Premium de bază (unde este prevăzut).
• Înregistrează prezența / acțiuni: creare; pentru editori și Planifică, duplică, arhivă, acțiuni bulk în listă.

În Listă (tabel): persoană, dată, ore, tip, locație, note, cine a creat/actualizat (și grupuri dacă editor). Ideal pentru corecții în masă și export analitic către rapoarte.

Fișa prezenței

Click pe card sau rând deschide fișa (modal). Câmpuri tipice:

• Persoană — editabilă de editor; altfel de obicei fix pe dvs.
• Locație, Dată, Ora început / Ora sfârșit.
• Schimb preset (opțional, dacă aplicația Schimburi este activă) — populează orele din intervalele preset.
• Tip, Note.
• Confidențialitate / colaboratori / grupuri — pentru editori.
• Badge Arhivată dacă este în afara vizualizărilor active.

Meniul Opțiuni: Clonează, Arhivează / Restaurează, Șterge. În calendar, cu permisiunile potrivite, puteți trage prezența (schimb dată/locație/utilizator; snap-ul orar se poate alinia la un slot schimb din aceeași zi).

Înregistrarea unei prezențe

1. Meniul «+» → Înregistrează prezența, sau din Resurse umane → Prezențe, sau din fișa unui Schimb.
2. Alegeți persoană (dacă editor; puteți selecta mai multe), locație, date (și interval), tip, ore (manual sau din preset schimb).
3. Adăugați note; dacă editor, setați confidențialitate/stakeholderi dacă e nevoie.
4. Salvați. La suprapunere orară: blocare (utilizator normal) sau avertisment (editor). În zilele de închidere org apare un avertisment: puteți salva oricum (nu este blocare server).

Planificare și duplicare

Planifică (editor) copiază o perioadă de prezențe către o lună destinație, păstrând zi-săptămână și poziția în lună — aceeași logică ca la Schimburi. Util pentru modele recurente (ex. part-time fix), nu pentru a înlocui înregistrarea zilnică a muncii variabile.

Duplică / Clonează creează copii din fișă sau selecție multiplă în listă; apoi actualizați datele și orele.

Modificare, arhivare, ștergere

• Modifică — inline în fișă sau bulk în listă (editor).
• Mută — drag&drop în calendar.
• Arhivează — scoate din vizualizările active fără a pierde istoricul; restaurează din arhivă sau din meniul fișei.
• Șterge — eliminare definitivă a recordului; pentru erori, nu pentru luni închise (mai bine arhivați).

Setări Prezențe

Cale: Setări organizație → Resurse umane → Prezențe.

• Utilizatori care pot crea și modifica prezențe — listă editor (pârghia principală a permisiunilor).
• Vizibilitate — opțiuni «doar ale mele / echipă / reportees / utilizatori»; vedeți secțiunea permisiuni de mai sus.
• Tipuri — creați/modificați tipurile (De lucru, Concediu, … sau personalizate pe sector).
• Locații și închideri — în setările generale org; partajate cu Schimburile.

Nu există setări Prezențe pentru GPS, geofence sau «muncă la distanță» automat: dacă lucrați remote, înregistrați totuși locație/tip/note conform politicilor interne.

Rapoarte Prezențe

Meniul Rapoarte → Prezențe: grafice și listă. Analize tipice:

• Ore pe locație
• Ore pe tip
• Ore weekend / zile lucrătoare
• Ore pe utilizator (pe locație și în tabel)
• Ore pe utilizator / zi săptămână
• Date încrucișate (schimburi și prezențe) — dacă și aplicația Schimburi este activă

Filtrele avansate necesită adesea un plan Premium de bază. Folosiți rapoartele pentru payroll intern, încărcarea locațiilor și abaterile față de planificat — nu pentru înregistrarea zilnică (aceea rămâne Calendar/Listă și «Înregistrează prezența»).

Cazuri de utilizare

• Magazin: editor = responsabil punct de vânzare; personalul înregistrează (sau face să se înregistreze) zilele de lucru; concediu/boală cu tip dedicat și confidențialitate dacă e nevoie.
• Echipă cu manager: managerul non-editor gestionează reportees; editor HR vede și corectează tot.
• Aliniere schimburi: planificați luna la Schimburi → la sfârșit de săptămână înregistrați Prezențele → verificați datele încrucișate în rapoarte.
• Absențe: tip Concediu/Permis/Boală pe zi întreagă (ore convenționale conform politicii interne).

Procese recomandate

• Definiți tipuri și editori înainte de go-live cu personalul.
• Înregistrați prezențele în aceeași zi sau la sfârșit de săptămână, nu la luni distanță.
• Pentru date sensibile (boală) folosiți confidențialitate privată.
• Evitați suprapunerile: un utilizator nu ar trebui să aibă două intervale care se ating aceeași zi fără motiv.
• Arhivați perioadele închise; ștergeți doar erori.
• Combinați mereu cu Schimburi dacă planificați locațiile.

Întrebări frecvente

Î: Pot face clock-in/out din aplicație?

R: Prezențele Mokapen sunt înregistrări de dată/oră (manuale sau planificate), nu pontaj clock-in/out cu GPS.

Î: Managerul trebuie să aprobe prezența mea?

R: Nu există flux de aprobare. Editorul poate crea/corecta; ceilalți gestionează pe sine (și reportees).

Î: De ce nu pot salva? Spune că există suprapunere.

R: Aveți deja o prezență aceeași zi cu interval care coincide sau se atinge. Corectați orele sau cereți un editor (care poate salva cu avertisment).

Î: Diferența între Prezențe și Schimburi?

R: Schimburi = planificare. Prezențe = ore/tipuri înregistrate. Ideale împreună; detalii în ghidul Schimburi.

Î: Nu văd Înregistrează prezența.

R: Aplicație neactivă, plan neadecvat sau permisiuni insuficiente. Verificați cu un admin al organizației.

Î: La ce servește tipul?

R: Să distingă muncă, concediu, boală, permis… pentru filtre și rapoarte. Personalizați în setările Prezențe.