Ghidul Mokapen

Șabloane (Templates)

Șabloanele sunt texte și layout-uri reutilizabile pe care le pregătiți o dată și apoi le aplicați oriunde în Mokapen: documente, e-mailuri, SMS, WhatsApp Business, oferte și comenzi. În loc să rescrieți de fiecare dată același mesaj sau același antet PDF, alegeți un șablon și Mokapen completează datele contactului, firmei sau documentului prin variabile.

Le găsiți în Setări organizație → Șabloane. Fiecare tip are un editor și un flux de utilizare diferite: mai jos un detaliu pe tip, apoi regulile comune (variabile, implicit, gestionare).

La ce folosesc

• Viteza — un clic în loc să copiați din nou texte și formatare.
• Coerență — același ton și aceeași grafică pentru toată echipa.
• Personalizare automată — variabilele se completează cu datele înregistrării pe care lucrați.
• Canale diferite, un singur loc — PDF, e-mail, SMS și WhatsApp din aceeași secțiune Șabloane.

Cum accesați și creați

1. Setări organizație → Șabloane.
2. Apăsați Șablon nou → fereastra Selectați după tip.
3. Alegeți tipul, completați titlul și conținutul, inserați variabilele, activați opțional Implicit, apoi salvați.
4. În listă puteți edita, Duplica sau Șterge. Confidențialitatea (unde este prevăzută) limitează cine poate vedea/folosi șablonul.

Șablon Document

Este un document HTML în format pagină (A4), cu editor bogat (titluri, liste, tabele, imagini, linkuri) și margini configurabile. Puteți asocia variabilele unei entități din agendă/vânzări (ex. contact, oportunitate) astfel încât, la generarea dintr-o înregistrare legată, câmpurile să se completeze singure.

Ce configurați

• Titlul șablonului și indicatorul Implicit
• Marginile paginii
• Corpul documentului cu variabile (butonul Variabilă)
• Confidențialitate / membri

Unde îl folosiți — în aplicația Documente, la creare alegeți Din șablon în loc să porniți de la zero. Mokapen încarcă conținutul și, dacă documentul este legat de o entitate, înlocuiește variabilele cu datele acelei înregistrări.

Exemple — scrisoare de prezentare, fișă client, proces-verbal ședință, procedură operațională cu structură fixă.

Șablon E-mail

Este corpul unui mesaj e-mail (HTML) pentru compunere din Mokapen. Variabilele tipice vin din contact (nume, e-mail, firmă legată, …), plus datele organizației și ale utilizatorului curent.

Ce configurați

• Titlu, Implicit, confidențialitate
• Corp HTML cu variabile
• Margini/layout opționale ale editorului e-mail

Unde îl folosiți — la compunerea e-mailului (Mesaje / trimitere din fișă): deschideți selectorul Selectați șablonul și corpul se completează. Apoi puteți încă edita subiectul și textul înainte de trimitere (este necesară integrarea e-mail/SMTP configurată).

Notă despre automatizări — acțiunea de automatizare Trimite e-mail folosește textul/HTML definit în acțiunea însăși. Șabloanele E-mail din secțiunea Șabloane sunt gândite mai ales pentru trimiterea manuală; puteți totuși copia conținutul unui șablon în acțiune.

Exemple — follow-up comercial, cerere de întâlnire, răspuns standard la ticket, e-mail de bun venit unui lead nou.

Șablon SMS

Este un text scurt (fără layout PDF) pentru trimiterea SMS. Variabilele tipice sunt ale contactului. Nu conține aliasul expeditorului: acesta se configurează în integrarea SMS (alias aprobat + credit wallet).

Ce configurați

• Titlul și textul mesajului
• Variabile cu butonul Variabilă sau tastând {
• Implicit (opțional)

Limite de lungime — în alfabetul GSM un SMS valorează aproximativ 160 de caractere; cu Unicode/emoji aproximativ 70 pe segment. Dacă depășiți, mesajul este împărțit în mai multe SMS (și costă mai mult). Variabilele, odată înlocuite, pot lungi textul: verificați întotdeauna estimarea caracterelor la compunere.

Unde îl folosiți

• Trimitere manuală — fișa contactului (sau firmei) → Trimite SMS → alegeți șablonul: textul este inserat și variabilele sunt înlocuite cu datele acelui contact.
• Automatizări — acțiunea Trimite SMS → puteți selecta un șablon: textul este lipit în mesaj. În automatizare nu are loc aceeași înlocuire automată „per contact” ca din fișă: folosiți variabilele automatizării sau adaptați textul.

Ghid canal: SMS.

Exemple — memento întâlnire, „comanda gata de ridicare”, OTP/cod intern (dacă politicile permit), aviz de întârziere.

Șablon WhatsApp Business

Șabloanele WhatsApp sunt cele mai particulare: nu sunt doar „text salvat în Mokapen”. Sunt șabloane de mesaj (HSM) aprobate de Meta. Fără un șablon aprobat nu puteți începe (sau redeschide) o conversație în afara ferestrei de 24 de ore a asistenței clienți.

Două moduri de a le avea în Mokapen

• Crearea din Șabloane — Șablon nou → WhatsApp Business: completați numele, limba, categoria și componentele; Mokapen le creează și pe Meta și salvează copia locală.
• Sincronizarea — din Integrări → WhatsApp Business puteți Sincronizează șabloanele / afișa pe cele deja prezente pe Meta și importa pe cele APPROVED în Șabloane.

Nume și limbă — numele Meta admite doar minuscule, cifre și underscore (ex. order_shipped_it), fără spații. Limba trebuie să corespundă textului; pentru fiecare limbă este nevoie de un șablon separat.

Categorii (alegeți una coerentă cu conținutul, altfel Meta poate refuza):

• Utilitate (Utility) — actualizări așteptate de utilizator: status comandă, memento întâlnire, alerte cont.
• Marketing — promoții, oferte, newsletter: este necesar opt-in WhatsApp explicit.
• Autentificare — OTP / coduri de verificare în formatul prevăzut de Meta (nu amestecați cu marketing).

Structura mesajului

• Antet (opțional) — text (max. 60 caractere) sau media (imagine, video, document) sau locație.
• Corp (obligatoriu) — max. 1.024 caractere; puneți placeholder-ele Meta {{1}}, {{2}}… în secvență fără salturi.
• Subsol (opțional) — max. 60 caractere.
• Butoane (max. 3) — răspuns rapid, URL (HTTPS) sau telefon; etichetă max. 20 caractere. Șabloanele de autentificare folosesc butoanele OTP definite de Meta.

Variabile: Meta ↔ Mokapen — pe Meta placeholder-ele sunt {{1}}, {{2}}. În Mokapen, pe șablonul WABA, mapați fiecare număr pe o variabilă CRM (ex. {{1}} → numele contactului). Dacă lipsește maparea, la trimitere șablonul poate fi neselectabil până setați variabilele.

Aprobare — Meta examinează șablonul (adesea în minute, uneori până la ~24 de ore). Stări tipice: în revizuire, aprobat, respins (cu motiv). Doar cele aprobate se folosesc la trimitere. Conținut înșelător, spam, categorie greșită sau variabile mal formate sunt cauze frecvente de respingere.

Unde îl folosiți — fișa contactului → Trimite WhatsApp → alegeți șablonul aprobat (și valorile placeholder-elor). Este necesară integrarea WhatsApp Business conectată și credit/wallet unde este prevăzut. Nu există (azi) o acțiune de automatizare „Trimite WhatsApp”.

Ghid complet al canalului: WhatsApp Business.

Exemple — „comandă expediată”, „întâlnire confirmată”, cod OTP, campanie promoțională cu opt-in.

Șablon Ofertă

Șablonul Ofertă nu este un simplu text: este layout-ul documentului comercial PDF (și previzualizarea) pe care îl folosiți pe fișele de ofertă. Definește cum apar antetul, datele clientului, tabelul de articole, condițiile și semnătura — astfel încât toată echipa să emită oferte cu aceeași grafică a firmei.

Layout-uri de sistem vs șablon personalizat

• Mokapen oferă deja layout-uri gata selectabile pe fișă, de exemplu Articole-text, Text-articole, Articole-text-semnătură, Text-articole-semnătură (schimbă ordinea secțiunilor și prezența semnăturii).
• Creând un șablon de tip Ofertă în Șabloane, construiți un layout personalizat (apoi apare ca opțiune în câmpul Grafică al ofertei).

Ce configurați în editorul Ofertă

• Antet și subsol — logo, referințe firmă, numerotare, note fixe sus/jos pe pagină (cu variabile).
• Blocuri stânga / dreapta — două coloane de text HTML (ex. la stânga număr ofertă și date; la dreapta contacte sau date client) cu buton Variabilă pe fiecare.
• Tabel articole — temă (rânduri alternate, borduri, niciuna), coloane de afișat (cod, descriere, preț unitar, cantitate, TVA, discount, subtotal, …), eticheta fiecărei coloane, aliniere și lățime %.
• Condiții economice — bloc HTML pentru plăți, valabilitatea ofertei, note legale etc. (și aici variabile).
• Semnătură — activați/dezactivați și personalizați eticheta (ex. „Pentru acceptare”).
• Ordinea secțiunilor / layout / margini / înălțimi — cum sunt așezate părțile documentului și spațiul paginii.

Variabilele ofertei expun tipic câmpurile ofertei însăși, organizației, utilizatorului și datelor legate (client etc.), plus ce este necesar în previzualizare pentru rândurile de articole.

Unde îl folosiți

• Fișa Ofertă → câmpul Grafică (Design): alegeți un layout de sistem sau șablonul personalizat.
• Previzualizarea și PDF / trimiterea documentului folosesc acel layout cu datele reale ale fișei (articole, totaluri, client).
• În automatizările care creează oferte puteți indica un șablon de grafică, astfel încât PDF-urile generate automat să iasă deja branduite.

Ghid modul: Oferte.

Exemple — ofertă B2B standard cu tabel de prețuri și condiții 30 de zile; ofertă „light” fără semnătură; ofertă cu semnătură pentru acceptare online.

Șablon Comandă

Șablonul Comandă funcționează ca cel de Ofertă: este layout-ul PDF/documentului comenzii, nu textul unui mesaj. Editorul are aceleași logici (antet/subsol, blocuri stânga/dreapta, tabel articole cu coloane și temă, condiții economice, semnătură, margini și ordinea secțiunilor).

Layout-uri de sistem — și pentru comenzi găsiți variante tip Articole-text, Text-articole, Articole-text-semnătură, Text-articole-semnătură, plus șabloanele personalizate create în Șabloane → Comandă.

Diferența practică față de ofertă — aceleași instrumente de compunere, dar legate de entitatea Comandă (cod comandă, date, articole confirmate, condiții post-acceptare). Adesea șablonul de comandă preia stilul ofertei firmei, cu texte actualizate (ex. „confirmare comandă” în loc de „ofertă”).

Unde îl folosiți

• Fișa Comandă → Grafică: alegeți layout de sistem sau șablon personalizat.
• Previzualizare / PDF / trimitere document comandă.
• Automatizările care creează comenzi (ex. dintr-o ofertă acceptată) pot aplica șablonul de comandă implicit sau selectat.

Ghid modul: Comenzi.

Exemple — confirmare comandă cu tabel articole și IBAN; document de livrare cu semnătura responsabilului; layout simplificat pentru comenzi interne.

Variabile (reguli comune)

• Document, E-mail, SMS, Ofertă, Comandă — format Mokapen {$entitate.câmp} (ex. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Le inserați cu Variabilă sau tastând { (SMS).
• WhatsApp — pe Meta folosiți {{1}}, {{2}}…; în Mokapen mapați fiecare număr pe o variabilă CRM înainte de trimitere.
• Fără variabile șablonul este text/layout fix; cu variabile același șablon se adaptează la fiecare înregistrare.

Rezumat rapid: tip → unde îl alegeți

• Document → Documente → Din șablon
• E-mail → compunere e-mail → Selectați șablonul
• SMS → Trimite SMS (fișă) sau acțiunea de automatizare Trimite SMS
• WhatsApp Business → Trimite WhatsApp (fișă); creați/sincronizați și din Integrări WABA
• Ofertă → fișa Ofertă → Grafică (+ PDF / automatizări)
• Comandă → fișa Comandă → Grafică (+ PDF / automatizări)

Șablon implicit

Indicatorul Implicit marchează șablonul implicit pentru acel tip (ex. PDF-ul standard de ofertă al echipei). Rămâne activ unul singur pe tip: activând altul, implicitul anterior este dezactivat.

Sfaturi practice

• Titluri clare (SMS – Memento întâlnire, PDF – Ofertă standard 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: evitați Unicode inutil; verificați segmentele după înlocuirea variabilelor.
• WhatsApp: Utility pentru actualizări, Marketing doar cu opt-in; mapați întotdeauna placeholder-ele înainte de utilizarea în producție.
• Oferte/Comenzi: aliniați logo, coloane articole și condiții legale în șabloanele partajate, nu rând cu rând pe fișe.
• Ștergând un șablon WABA îl puteți elimina și pe Meta; PDF-urile deja generate dintr-un șablon Ofertă/Comandă rămân.

Cazuri de utilizare

• Kit comercial — un șablon Ofertă + un Comandă cu aceeași grafică; echipa schimbă doar datele pe fișă.
• Memento SMS — șablon cu oră/variabile; trimitere din fișă sau bază pentru automatizare.
• Redeschidere WhatsApp — șablon Utility aprobat pentru a scrie clientului după 24 de ore.
• E-mail de follow-up — șablon E-mail selectat la compunere după un apel.
• Document din oportunitate — șablon Document cu variabile deal/contact, creat Din șablon deja completat.
• De la ofertă la comandă — automatizare care creează comanda aplicând șablonul Comandă implicit.

Întrebări frecvente

Î: Unde creez șabloanele?

R: Setări organizație → Șabloane. De acolo gestionați toate tipurile.

Î: De ce Oferta și Comanda sunt mai complexe decât E-mail sau SMS?

R: Pentru că nu sunt doar un text: definesc layout-ul PDF (blocuri, tabel articole, condiții, semnătură, margini). Se folosesc din câmpul Grafică al fișei, nu din trimiterea unui mesaj.

Î: Care este diferența dintre un șablon SMS și unul WhatsApp?

R: SMS este text local Mokapen cu variabile {$…}. WhatsApp folosește șabloane aprobate de Meta ({{1}}, {{2}}…), cu categorii, limite și revizuire; trebuie mapate și aprobate înainte de trimitere.

Î: De ce la trimiterea WhatsApp șablonul este dezactivat?

R: De obicei lipsește maparea placeholder-elor sau aprobarea Meta. Completați variabilele pe șablon sau sincronizați din Integrări.

Î: În automatizările SMS variabilele contactului se înlocuiesc singure?

R: Nu ca la trimiterea din fișă. În automatizare șablonul este lipit; folosiți variabilele automatizării sau adaptați textul.

Î: Pot folosi un șablon E-mail în automatizări?

R: Acțiunea Trimite e-mail lucrează pe textul acțiunii. Șabloanele E-mail servesc mai ales compunerii manuale (puteți copia conținutul în acțiune).

Î: La ce servește indicatorul Implicit?

R: Marchează implicitul pentru acel tip. Rămâne activ unul singur pe tip.

Î: Dacă șterg un șablon Ofertă, dispar PDF-urile vechi?

R: Nu. Documentele deja generate rămân; eliminați doar șablonul pentru alegerile viitoare de Grafică.

Î: Unde aprofundez canalele și modulele?

R: Ghiduri Oferte, Comenzi, SMS, WhatsApp Business.