Ghidul Mokapen

Aplicații

Pagina Aplicații îți permite să alegi ce module Mokapen sunt active pentru organizația ta: calendar, activități, contacte, vânzări, marketing, suport, documente, HR, producție și gestionarea timpului. Este panoul cu care adaptezi Mokapen la procesul real al echipei, ascunzând zonele pe care nu le folosiți fără a șterge nimic.

Regulă fundamentală — dezactivarea unei aplicații nu elimină datele deja create (task-uri, contacte, deal-uri, ticket-uri…). Le ascunde din meniu și blochează accesul tuturor membrilor până când reactivezi modulul. Util pentru simplificarea interfeței, un rollout gradual sau oprirea temporară a unui departament.

Pentru accesul la organizație vezi ghidul Utilizatori și Echipe; pentru setări generale (sedii, închideri, profil) ghidul General.

Prezentare generală

Fiecare aplicație corespunde unuia sau mai multor elemente din meniul principal și din setările organizației (Activități, Contacte, Vânzări, Ticket-uri, HR…). Comutatorul din pagină controlează vizibilitatea pentru întreaga organizație: nu este o preferință personală a utilizatorului (aceea este în Profil → Preferințe).

Aplicațiile sunt grupate în carduri tematice (Calendar, Activități, Contacte, Oportunități, Marketing, Suport, Documente, HR, Producție, Gestionarea timpului). Fiecare rând are nume, scurtă descriere și comutator on/off.

Sus apare și Activează toate aplicațiile: un comutator master care selectează sau deselectează toate comutatoarele vizibile dintr-o singură acțiune (util după un upgrade de plan sau pentru a restaura configurația completă).

Unde se află și cine poate accesa

Deschide meniul Organizație (pictogramă clădire) → în meniul lateral alege Aplicații (pictogramă layer).

Doar Proprietarii organizației pot deschide această pagină și salva modificările. Membrii, Utilizatorii și rolurile inferioare nu văd configurația aplicațiilor la nivel de organizație.

Plan necesar — pentru a vedea și modifica comutatoarele este necesar cel puțin planul Small. Cu planul Gratuit pagina afișează în schimb o invitație la upgrade (plan Small) cu previzualizarea funcționalității.

După salvare Mokapen înregistrează actualizarea în Registru activitate («Preferințe organizație actualizate»).

Cum funcționează comutatoarele

Mokapen distinge două comportamente:

• Aplicații active implicit (majoritatea: Activități, Contacte, Vânzări, Ticket-uri, Calendar, Programări…) — sunt pornite până le oprești. Dezactivându-le, dispar din meniul tuturor.
• Aplicații opționale (Prezențe, Schimburi, Producție, Gestionarea timpului) — sunt oprite implicit. Trebuie să le activezi explicit dacă planul o permite.

Ce se întâmplă când dezactivezi

• Elementele de meniu și legăturile rapide legate de acea aplicație dispar pentru toți utilizatorii.
• Verificările de acces la aplicația respectivă returnează negativ: chiar și un Membru cu rol extins nu poate deschide acea zonă.
• Datele rămân în baza de date: la reactivarea aplicației, task-urile, contactele și fișele devin din nou vizibile.
• Automatizările, integrările și rapoartele care depind de acea aplicație pot înceta să funcționeze sau pot fi incomplete cât timp modulul este oprit.

Salvare — un singur buton Salvează în partea de jos confirmă toate modificările. Nu există salvare automată: dacă schimbi mai multe comutatoare, amintește-ți să salvezi înainte de a ieși.

Activează toate aplicațiile

Cardul albastru din partea de sus (Activează toate aplicațiile) controlează toate comutatoarele din pagină:

• Pornit — selectează fiecare comutator disponibil (în limitele planului: HR și Producție apar doar cu plan Medium).
• Oprit — deselectează tot ce poate fi dezactivat cu un clic.

Dacă modifici un singur comutator, masterul se actualizează singur: rămâne pornit doar când toate aplicațiile vizibile sunt selectate. Comod după onboarding-ul unei organizații noi sau când treci de la Small la Medium și vrei să activezi imediat modulele suplimentare.

Lista aplicațiilor pe grupuri

Mai jos fiecare modul este explicat în contextul de utilizare. Descrierile din pagină rezumă același concept într-un singur rând.

Calendar

Calendar — vizualizare unificată a task-urilor, programărilor, oportunităților, ofertelor și altor evenimente temporale. Dezactivarea ascunde calendarul global; aplicațiile individuale (ex. Programări) pot rămâne active, dar fără vizualizarea centralizată în calendar.

Activități

• Activități — modul de bază pentru task-uri și proiecte (workarea, termene, atribuiri). Este nucleul operațional al multor echipe.
• Programări — întâlniri în calendar cu clienți, parteneri și colegi; legate de contacte și vânzări.
• Rezervări — înregistrarea rezervărilor de servicii/produse, inclusiv din formulare publice; legate de catalog și zilele de închidere ale organizației.

Poți păstra doar Task-uri/Proiecte și opri Programările dacă nu organizezi întâlniri structurate, sau invers în echipe comerciale orientate spre calendar.

Contacte

Contacte — contacte (persoane) și companii ale organizației: clienți, furnizori, lead-uri, parteneri. Dezactivarea ascunde întreaga zonă Contacte; Vânzările și Ticket-urile își pierd mare parte din sens fără date de contact, așa că evaluează bine înainte de a o opri.

Oportunități (Vânzări)

• Vânzări — pipeline de oportunități (deal-uri), faze, valoare și probabilitate de închidere.
• Oferte — crearea ofertelor PDF, trimiterea către client, legătura cu deal-uri și catalog.
• Comenzi — comenzi de vânzare confirmate, din ofertă sau de la zero.
• Produse — catalog de produse pentru oferte, comenzi și rezervări.
• Servicii — catalog de servicii cu aceeași logică ca produsele.

Fiecare sub-modul este independent: poți folosi doar Oportunități fără Comenzi, sau Oferte + Produse fără Servicii. Unele funcții Premium ale planului pot totuși necesita upgrade chiar dacă aplicația este activă (pictogramă medalie pe anumite elemente de meniu).

Marketing

• Campanii — campanii de marketing, newslettere, reclame și monitorizarea KPI.
• Formulare (Form) — formulare publice pentru lead-uri și cereri din exterior; baza pentru automatizări de intrare a contactelor.

Suport

• Ticket-uri — helpdesk intern și extern (și din e-mail sau portal).
• Portal clienți — zonă self-service pentru clienții tăi (ticket-uri, comenzi, conținut configurabil).

Oprirea Portalului nu șterge utilizatorii portalului deja creați, dar face zona inaccesibilă până când o reactivezi.

Documente

• Documente — wiki, proceduri, documente interne cu variabile dinamice.
• Note — note collaborative legate de alte date (ședințe, programări).

HR, Producție și Gestionarea timpului

Aceste secțiuni apar doar cu planul Medium sau superior.

• Prezențe — pontaje și gestionarea prezențelor personalului (necesită activare explicită).
• Schimburi — planificarea schimburilor; se bazează pe Locațiile configurate în General.
• Producție — monitorizarea producției, producătorilor și jurnalelor de proces.
• Gestionarea timpului (Timesheet) — ore pe proiecte, deal-uri, ticket-uri și programări cu grupare configurabilă. Cu plan sub Medium apare doar pictograma medalie fără comutator.

Plan Premium și aplicații

Două niveluri contează pentru această pagină:

• Small și superior — acces la pagina Aplicații și la comutatoarele principale (Calendar, Activități, Contacte, Vânzări, Marketing, Suport, Documente…).
• Medium și superior — apar și HR (Prezențe, Schimburi), Producție și comutatorul pentru Gestionarea timpului.

Chiar cu aplicația activă, unele funcții interne pot necesita un nivel Premium mai ridicat (ex. Comenzi sau Oferte pe plan Small cu limite): în acest caz Mokapen afișează pictograma medalie în elementele de meniu, indiferent de comutatorul Aplicații.

Planul Premium este per organizație: două organizații ale aceluiași cont pot avea combinații diferite de aplicații.

Cazuri de utilizare

Echipă doar operațională — Activități + Contacte active; Vânzări, Marketing și Portal oprite. Meniul rămâne ușor pentru cei care gestionează doar proiecte interne.

Rollout comercial — Mai întâi Activități și Contacte; după instruire se activează Oportunități, Oferte și Produse fără a atinge HR.

Agenție de suport — Ticket-uri + Portal + Contacte; Producție și Schimburi dezactivate pentru că nu sunt folosite.

Trecere la Medium — După upgrade se activează Prezențe, Schimburi și Timesheet; se configurează sediile în General înainte de a planifica schimburile.

Întrebări frecvente

Î: Dezactivarea unei aplicații șterge datele?

R: Nu. Datele rămân salvate. Aplicația dispare din meniu și nimeni nu poate accesa zona până când o reactivezi.

Î: De ce un utilizator nu vede o aplicație chiar dacă este activă?

R: Verifică trei niveluri: (1) comutatorul din Aplicații, (2) rolul organizațional al utilizatorului, (3) eventuala limită a planului Premium (medalie). Toate trei trebuie să permită accesul.

Î: Pot dezactiva doar Ofertele dar să las Oportunitățile?

R: Da. În cardul Oportunități fiecare modul are propriul comutator (Vânzări, Oferte, Comenzi, Produse, Servicii).

Î: Cine poate modifica această pagină?

R: Doar Proprietarul organizației. Membrii nu schimbă ce aplicații sunt active pentru toți.

Î: Am plan Gratuit: de ce văd doar upgrade-ul?

R: Gestionarea aplicațiilor este inclusă de la planul Small. Cu Free vezi previzualizarea și butonul pentru trecerea la Small.

Î: Nu găsesc Prezențe sau Schimburi în comutatoare

R: Sunt vizibile doar cu planul Medium sau superior. În plus, Prezențele și Schimburile trebuie activate explicit: implicit sunt oprite chiar și pe Medium.

Î: Dezactivez Activități dar Programările rămân?

R: Da, dacă comutatorul Programări rămâne pornit. Sunt module separate în același card. Pentru a ascunde întregul bloc operațional, oprește Activități, Programări și Rezervări.

Î: Modificările sunt imediate?

R: După Salvează, la următoarea încărcare a paginii meniul se actualizează pentru toți utilizatorii conectați. Cine are deja deschis un tab al unei aplicații dezactivate poate primi eroare sau acces refuzat la refresh.