Průvodce Mokapenem

Aplikace

Stránka Aplikace umožňuje zvolit, které moduly Mokapenu jsou aktivní pro vaši organizaci: kalendář, aktivity, kontakty, prodej, marketing, podpora, dokumenty, HR, výroba a správa času. Je to panel pro přizpůsobení Mokapenu skutečnému procesu týmu — skrytí oblastí, které nepoužíváte, bez mazání dat.

Klíčové pravidlo — vypnutí aplikace nemaže data již vytvořená (úkoly, kontakty, obchody, tikety…). Skryje je z menu a zablokuje přístup všem členům, dokud modul znovu nezapnete. Užitečné pro zjednodušení rozhraní, postupné zavádění nebo dočasné vypnutí oddělení.

Kdo přistupuje k organizaci, viz průvodce Uživatelé a týmy; obecná nastavení (lokace, uzavření, profil) viz Obecné.

Přehled

Každá aplikace odpovídá jedné nebo více položkám v hlavním menu a v nastavení organizace (Aktivity, Kontakty, Prodej, Tikety, HR…). Přepínač na stránce řídí viditelnost pro celou organizaci: není to osobní preference jednoho uživatele (ta je v Profil → Předvolby).

Aplikace jsou seskupeny v tematických kartách (Kalendář, Aktivity, Kontakty, Příležitosti, Marketing, Podpora, Dokumenty, HR, Výroba, Správa času). Každý řádek má název, krátký popis a přepínač zap/vyp.

Nahoře je také Povolit všechny aplikace: hlavní přepínač, který najednou vybere nebo zruší všechny viditelné přepínače (užitečné po upgradu plánu nebo pro obnovení plné konfigurace).

Kde to najít a kdo má přístup

Otevřete menu Organizace (ikona budovy) → v postranním menu zvolte Aplikace (ikona vrstev).

Pouze Vlastníci organizace mohou otevřít tuto stránku a uložit změny. Členové, Uživatelé a nižší role nevidí konfiguraci aplikací na úrovni organizace.

Požadovaný plán — pro zobrazení a změnu přepínačů potřebujete alespoň plán Small. S plánem Free stránka místo toho zobrazí výzvu k upgradu (plán Small) s náhledem funkce.

Po uložení Mokapen zapíše aktualizaci do Protokolu aktivit («Aktualizovány preference organizace»).

Jak přepínače fungují

Mokapen rozlišuje dvě chování:

• Aplikace aktivní ve výchozím stavu (většina: Aktivity, Kontakty, Prodej, Tikety, Kalendář, Schůzky…) — jsou zapnuté, dokud je nevypnete. Vypnutí je odstraní z menu všem.
• Volitelné aplikace (Docházka, Směny, Výroba, Správa času) — jsou ve výchozím stavu vypnuté. Musíte je explicitně povolit, pokud to plán umožňuje.

Co se stane při vypnutí

• Položky menu a rychlé odkazy vázané na aplikaci zmizí všem uživatelům.
• Kontroly přístupu k jednotlivým aplikacím vrátí záporný výsledek: ani Člen se širokou rolí nemůže oblast otevřít.
• Data zůstanou v databázi: opětovné zapnutí aplikace znovu zobrazí úkoly, kontakty a záznamy.
• Automatizace, integrace a reporty závislé na aplikaci mohou přestat fungovat nebo vypadat neúplně, dokud je modul vypnutý.

Ukládání — jedno tlačítko Uložit dole potvrdí všechny změny. Není auto-save: pokud změníte více přepínačů, nezapomeňte uložit před odchodem.

Povolit všechny aplikace

Modrá karta nahoře (Povolit všechny aplikace) ovládá všechny přepínače na stránce:

• Zap — vybere každý dostupný přepínač (v rámci limitů plánu: HR a Výroba se objeví jen s plánem Medium).
• Vyp — zruší výběr všeho, co lze jedním klikem vypnout.

Pokud změníte jeden přepínač, hlavní se aktualizuje sám: zůstane zapnutý jen když jsou všechny viditelné aplikace vybrané. Praktické po onboardingu nové organizace nebo při přechodu z Small na Medium, když chcete hned aktivovat další moduly.

Seznam aplikací podle skupin

Níže každý modul v kontextu. Popisy na stránce shrnují stejný koncept na jeden řádek.

Kalendář

Kalendář — sjednocený pohled na úkoly, schůzky, příležitosti, nabídky a další časové události. Vypnutí skryje globální kalendář; jednotlivé aplikace (např. Schůzky) mohou zůstat aktivní, ale bez centralizovaného kalendářového pohledu.

Aktivity

• Aktivity — jádrový modul pro úkoly a projekty (pracovní oblast, termíny, přiřazení). Operační srdce mnoha týmů.
• Schůzky — kalendářní setkání se zákazníky, partnery a kolegy; propojené s kontakty a prodejem.
• Rezervace — evidence rezervací služeb/produktů, včetně z veřejných formulářů; vázané na katalog a dny uzavření organizace.

Můžete nechat jen Úkoly/Projekty a vypnout Schůzky, pokud nevedete strukturovaná setkání, nebo naopak u prodejních týmů zaměřených na kalendář.

Kontakty

Kontakty — lidé a společnosti v organizaci: zákazníci, dodavatelé, leady, partneři. Vypnutí skryje celou oblast Kontakty; Prodej a Tikety ztratí většinu smyslu bez záznamů — zvažte pečlivě před vypnutím.

Příležitosti (Prodej)

• Prodej — pipeline příležitostí (obchody), fáze, hodnota a pravděpodobnost uzavření.
• Nabídky — tvorba PDF nabídek, odeslání zákazníkovi, vazba na obchody a katalog.
• Objednávky — potvrzené prodejní objednávky, z nabídky nebo od nuly.
• Produkty — katalog produktů pro nabídky, objednávky a rezervace.
• Služby — katalog služeb se stejnou logikou jako produkty.

Každý podmodul je nezávislý: můžete používat jen Příležitosti bez Objednávek, nebo Nabídky + Produkty bez Služeb. Některé funkce Premium mohou stále vyžadovat upgrade, i když je aplikace aktivní (ikona odznaku u jednotlivých položek menu).

Marketing

• Kampaně — marketingové kampaně, newslettery, reklamy a sledování KPI.
• Formuláře — veřejné formuláře pro leady a požadavky zvenčí; základ pro automatizace příjmu kontaktů.

Podpora

• Tikety — interní a externí helpdesk (také z e-mailu nebo portálu).
• Zákaznický portál — self-service oblast pro vaše zákazníky (tikety, objednávky, konfigurovatelný obsah).

Vypnutí portálu nesmaže už vytvořené uživatele portálu, ale oblast zpřístupní až po opětovném zapnutí.

Dokumenty

• Dokumenty — wiki, postupy, interní dokumenty s dynamickými proměnnými.
• Poznámky — kolaborativní poznámky propojené s jinými daty (setkání, schůzky).

HR, Výroba a Správa času

Tyto sekce se zobrazí jen s plánem Medium nebo vyšším.

• Docházka — příchod/odchod a správa docházky zaměstnanců (vyžaduje explicitní aktivaci).
• Směny — plánování směn; spoléhá na Lokace nastavené v Obecném.
• Výroba — sledování výroby, výrobci a provozní logy.
• Správa času (Timesheet) — hodiny na projektech, obchodech, tiketech a schůzkách s konfigurovatelným seskupením. Pod plánem Medium se zobrazí jen ikona odznaku bez přepínače.

Plán Premium a aplikace

Pro tuto stránku záleží na dvou úrovních:

• Small a výše — přístup ke stránce Aplikace a hlavním přepínačům (Kalendář, Aktivity, Kontakty, Prodej, Marketing, Podpora, Dokumenty…).
• Medium a výše — objeví se také HR (Docházka, Směny), Výroba a přepínač Správy času.

I s aktivní aplikací mohou některé vnitřní funkce vyžadovat vyšší úroveň Premium (např. Objednávky nebo Nabídky na plánu Small s limity): v tom případě Mokapen zobrazí ikonu odznaku v položkách menu bez ohledu na přepínač Aplikace.

Plán Premium je na organizaci: dvě organizace na stejném účtu mohou mít různé kombinace aplikací.

Případy použití

Tým jen pro provoz — Aktivity + Kontakty aktivní; Prodej, Marketing a Portál vypnuté. Menu zůstane lehké pro ty, kdo spravují jen interní projekty.

Zavádění prodeje — nejdřív Aktivity a Kontakty; po školení zapněte Příležitosti, Nabídky a Produkty bez dotyku HR.

Support agentura — Tikety + Portál + Kontakty; Výroba a Směny vypnuté, protože se nepoužívají.

Přechod na Medium — Po upgradu zapněte Docházku, Směny a Timesheet; před plánováním směn nastavte lokace v Obecném.

Časté dotazy

Q: Maže vypnutí aplikace data?

A: Ne. Data zůstanou uložena. Aplikace zmizí z menu a nikdo k ní nemá přístup, dokud ji znovu nezapnete.

Q: Proč uživatel nevidí aplikaci, i když je aktivní?

A: Ověřte tři úrovně: (1) přepínač v Aplikacích, (2) organizační role uživatele, (3) případný limit plánu Premium (odznak). Všechny tři musí přístup povolit.

Q: Mohu vypnout jen Nabídky, ale nechat Příležitosti?

A: Ano. V kartě Příležitosti má každý modul vlastní přepínač (Prodej, Nabídky, Objednávky, Produkty, Služby).

Q: Kdo může měnit tuto stránku?

A: Pouze Vlastník organizace. Členové nemění, které aplikace jsou aktivní pro všechny.

Q: Mám plán Free: proč vidím jen upgrade?

A: Správa aplikací je od plánu Small. S Free vidíte náhled a tlačítko pro přechod na Small.

Q: Nenašel jsem Docházku nebo Směny v přepínačích

A: Jsou viditelné jen s plánem Medium nebo vyšším. Docházka a Směny navíc musí být explicitně povoleny: ve výchozím stavu jsou vypnuté i na Medium.

Q: Vypnu Aktivity, ale Schůzky zůstanou?

A: Ano, pokud přepínač Schůzky zůstane zapnutý. Jsou to oddělené moduly ve stejné kartě. Pro skrytí celého provozního bloku vypněte Aktivity, Schůzky a Rezervace.

Q: Jsou změny okamžité?

A: Po Uložit se menu při dalším načtení stránky aktualizuje pro všechny připojené uživatele. Kdo má otevřenou kartu vypnuté aplikace, může po obnovení dostat chybu nebo odepřený přístup.