Průvodce Mokapenem

Průvodce vlastními aplikacemi

Vlastní aplikace je pracovní prostor, který si sestavíte sami, když Mokapen ještě nemá objekt vašeho procesu: vozidlo flotily, nemovitost, smlouvu, spis, terénní zakázku, kurz, místnost. Není to paralelní CRM: je to další aplikace ve stejné organizaci, s menu, záznamy a vazbami na adresář, úkoly a obchody.

Konkrétní příklad: máte flotilu. Vytvoříte aplikaci Vozidla. Každé vozidlo je záznam (SPZ, nájezd, konec pojištění, zákazník, který ho pronajímá). V seznamu je hledáte, na kanbanu je posouváte z Dostupné do Používá se do Údržba, v kalendáři vidíte, kdy končí pojistka. Ze záznamu otevřete úkol «servis» nebo propojíte kontakt v adresáři.

Vytváříte je z Organizace → Aplikace, tlačítko Vytvořit vlastní aplikaci. Objeví se v hlavním menu s názvem a ikonou, které zvolíte. Pro zapnutí nebo vypnutí vestavěných aplikací Mokapenu (Úkoly, Adresář, Prodej…) viz průvodce Aplikace.

Role v CRM

Nenahrazuje Úkoly, Obchody ani Tikety: pracuje s nimi. Záznam je kus reality, který ty aplikace nepokrývají; zbytek CRM zůstává místem, kde prodáváte, pracujete a podporujete.

• Adresář: propojíte zákazníka, který vozidlo pronajímá, nájemce nemovitosti, protistranu smlouvy.
• Aktivity a prodej: ze záznamu vytváříte úkoly, schůzky nebo příležitosti — zakázka nebo vozidlo se stane kontextem práce.
• Další vlastní aplikace: zakázka se váže k vozidlu, smlouva k nemovitosti, kurz k místnosti, kde se koná.
• Tým: vlastník, spolupracovníci a soukromí, stejně jako u Úkolů a Obchodů.

Praktické pravidlo: pokud Mokapen objekt už má (tiket, obchod, produkt v katalogu), použijte tu aplikaci. Pokud potřebujete doménový objekt, který neexistuje — SPZ a nájezd, m² a nájem, spis s termínem — vytvořte aplikaci.

Případy použití

• Půjčovna / dílna: šablona Vozidla. Seznam se SPZ a koncem pojištění; kanban Dostupné → Používá se → Údržba; kalendář na pojistkách. Každé vozidlo propojené se zákazníkem. Druhá aplikace Zakázky na práci na vozidle.
• Nemovitosti / B&B: šablona Nemovitosti. Jednotky s m², nájmem a «dostupné od»; pipeline Obsazeno / Rezervováno; host v adresáři. Smlouvy na pronájem, Prostory na společné místnosti.
• Kancelář / agentura: šablona Případy. Kód, priorita, termín, spolupracovníci na spisu. Tiket zůstává příchozím požadavkem; případ je meritorní dossier, propojený s tiketem.
• Terénní servis: Zakázky (adresa, okno, priorita) + Vybavení (záruka, stav), obojí vázané na kontakt v terénu.
• Školení: Kurzy s místy, daty a poplatkem; účastníci v adresáři; Prostory na učebnu. Kanban Naplánováno → Otevřeno → Probíhá → Dokončeno.
• Veterinář / penzion: Zvířata se jménem, druhem, čipem, další vakcínou v kalendáři; majitel v adresáři.
• Vlastní proces, od nuly: např. softwarové licence (kód, dodavatel, platnost, částka). Žádná šablona to nepokrývá: začněte s prázdnou aplikací a přidejte jen pole, která používáte.

Kde to najít a kdo má přístup

Menu Organizace (ikona budovy) → Aplikace.

Pouze Vlastníci vytvářejí aplikaci, zapínají nebo vypínají přepínače, otevírají Nastavení a mažou aplikaci.

Požadovaný plán — k vytváření a používání vlastních aplikací potřebujete alespoň plán Small. S plánem Free tlačítko vytvoření není k dispozici.

Když je aplikace zapnutá, Členové ji vidí v menu, otevírají seznam/kanban/kalendář a pracují se záznamy. Jako u úkolu: záznam můžete omezit (soukromí) a seznam filtrovat podle vlastníka nebo týmu.

Po vytvoření Mokapen hned otevře Nastavení této aplikace. Vrátíte se tam z názvu na kartě Vlastní aplikace nebo z postranního menu Organizace (položka s ikonou a názvem).

Plán je na organizaci: dvě organizace na stejném účtu mohou mít různé aplikace.

Vytvoření aplikace

1. Organizace → Aplikace → Vytvořit vlastní aplikaci.
2. Zvolte Vytvořit ze šablony (hotová sada) nebo Vytvořit od nuly.
3. Vyplňte:
   • Název v množném čísle — popisek v menu, např. Vozidla.
   • Název v jednotném čísle — objeví se v «Nové vozidlo» a v potvrzeních.
   • Krátký popis — text vedle názvu na stránce Aplikace.
   • Ikona.
4. Potvrďte: Mokapen aplikaci vytvoří a přenese vás do Nastavení.

U šablony jsou název, jednotné číslo a ikona předvyplněné: můžete je změnit před uložením a později z karty Info.

Slug v URL (např. vozidla) se vygeneruje z množného názvu při vytvoření. Pokud aplikaci později přejmenujete, slug se nezmění: pamatujte na to, pokud už jste sdíleli odkazy.

Šablony

Šablony jsou výchozí bod: pole, pohledy a pipeline už nastavené. Potom můžete vše přidávat, odebírat a přejmenovávat. Galerie má dvě skupiny, náhled karty a zahrnuté pohledy.

Aktiva & inventář

Vozidla — flotila, pronájem, dílna.

• Pole: SPZ (povinná), značka, model, rok, VIN, nájezd, typ paliva (benzín, nafta, elektřina, hybrid, LPG), konec pojištění.
• Propojení: kontakt a společnost.
• Kalendář: konec pojištění.
• Pipeline: Dostupné → Používá se → Údržba → Vyřazeno.

Nemovitosti — byty, pokoje, jednotky.

• Pole: adresa (povinná), město, PSČ, patro, plocha (m²), místnosti, dostupné od, nájem.
• Propojení: kontakt a společnost.
• Kalendář: «Dostupné od».
• Pipeline: Dostupné → Rezervováno → Obsazeno → Nedostupné.

Vybavení — nástroje a zařízení.

• Pole: kód, značka, model, sériové číslo, umístění, datum nákupu, konec záruky, stav (nové, dobré, přijatelné, špatné).
• Propojení: kontakt.
• Kalendář: konec záruky.
• Pipeline: Dostupné → Přiřazeno → Údržba → Vyřazeno.

Zvířata — mazlíčci a penzion.

• Pole: druh (povinný: pes, kočka, pták, králík, jiné), plemeno, pohlaví, datum narození, mikročip, další vakcína, srst.
• Propojení: kontakt majitele.
• Název v náhledu: Jméno.
• Kalendář: vakcína.
• Pipeline: Aktivní → Penzion → Léčba → Archivováno.

Operace

Smlouvy — pronájmy, služby, předplatné.

• Pole: kód, typ (pronájem, služba, předplatné, jiné), data začátku/konce, částka, datum obnovení.
• Propojení: kontakt a společnost.
• Kalendář: období smlouvy.
• Pipeline: Návrh → Aktivní → Vyprší → Uzavřeno.

Případy — spisy a dossiery.

• Pole: kód, typ (administrativní, právní, poradenství, jiné), otevřeno dne, termín, priorita.
• Propojení: kontakt, společnost a spolupracovníci.
• Kalendář: od otevření do termínu.
• Pipeline: Příjem → Probíhá → Čeká → Uzavřeno.

Zakázky — terénní servis.

• Pole: kód, adresa místa, město, plánovaný začátek/konec, priorita.
• Propojení: kontakt, společnost a spolupracovníci.
• Kalendář: pracovní okno.
• Pipeline: Naplánováno → Probíhá → Čeká na díly → Dokončeno.

Kurzy — školící termíny.

• Pole: kód, místo, město, místa, data, poplatek.
• Propojení: kontakt a spolupracovníci.
• Kalendář: data kurzu.
• Pipeline: Naplánováno → Otevřeno → Probíhá → Dokončeno.

Prostory — místnosti a stoly.

• Pole: kód, adresa (povinná), město, PSČ, telefon, budova, patro, kapacita, vybavení.
• Kalendář: sada nemá data. Pokud je potřebujete, přidejte pole data a namapujte ho v Nastavení → Kalendář.
• Pipeline: Dostupné → Rezervováno → Obsazeno → Nedostupné.

Vytvoření od nuly

Začíná jen s pohledem Seznam a základními poli: název, typologie, druhá typologie, popis, vlastník, spolupracovníci. Kanban a kalendář zůstanou vypnuté, dokud je nezapnete.

Typická cesta:

1. Vytvořte aplikaci.
2. Přidejte Pole procesu.
3. Uspořádejte Kartu.
4. Zvolte sloupce seznamu.
5. Zapněte Kanban a vytvořte pipeline a stavy.
6. Pokud máte data, namapujte Kalendář.

Bez pipeline nemá kanbanová tabule sloupce. Bez pole data zůstane kalendář prázdný.

Nastavení aplikace

Ze stránky Nastavení konfigurujete aplikaci stejně jako Úkoly nebo Obchody:

• Info: název, jednotné číslo, popis, ikona.
• Pole: sklad polí. Viz průvodce Pole. U některých polí, pokud plán nestačí, Mokapen ukáže ikonu medaile.
• Karta: která pole se objeví na záložce Data a v jakém pořadí. Viz layout karty.
• Seznam a sloupce: sloupce seznamu. Viz seznam a sloupce.
• Kanban card (plán Medium): která pole vidíte na kartě tabule. Objeví se, pokud je Kanban zapnutý.
• Kanban: pipeline a stavy.
• Kalendář: které pole data je začátek (a případně konec).
• Tabs: které záložky zobrazit na záznamu a v jakém pořadí.

Dole je červená oblast Vymazat: smaže celou aplikaci. Viz Smazání aplikace.

Pohledy: Seznam, Kanban, Kalendář

V bloku Stránky volíte, co se objeví v liště aplikace. Hlavní menu otevře první zapnutý pohled, v pořadí, které nastavíte (přetáhněte úchyt).

• Seznam — vždy zapnutý. Pokud ostatní vypnete, používáte tento.
• Kanban — tabule podle stavu. Kliknutím na chip zapnete nebo vypnete.
• Kalendář — záznamy na namapovaných datech.

Zapnutí Kanbanu nebo Kalendáře zobrazí konfigurační karty. Vypnutí pohledu ho skryje z menu; data zůstanou. Šablony obvykle startují se všemi třemi; od nuly startuje jen Seznam.

Kanban a pipeline

Stejná logika jako Obchody a Tikety: jedna nebo více pipeline, každá se stavy jako sloupci. Z karty Kanban přejmenujete, přeskládáte, přidáte nebo odeberete stavy a pipeline. Šablony už vytvoří pipeline se stavy sady.

Na tabuli posouváte záznamy ze sloupce do sloupce, abyste změnili stav. Která pole vidíte na kartě, nastavíte v Kanban card (plán Medium).

Pokud je tabule prázdná: zapněte Kanban ve Stránkách a vytvořte alespoň jednu pipeline se dvěma nebo třemi stavy.

Kalendář

V Nastavení → Kalendář nastavíte pole data začátku a pokud má událost trvání, datum konce. Pokud ještě nemáte pole data, vytvořte ho nejdřív v Pole. Šablony s jedním datem (pojištění, vakcína, záruka) používají totéž pole jako začátek i konec.

Je to kalendář této aplikace (splatnosti flotily, obnovení, zakázky), ne globální kalendář úkolů a schůzek.

Záložky záznamu

Ve výchozím stavu má záznam:

• Data: pole, která jste dali do layoutu.
• Checklist: opakovatelné kroky na záznamu.
• Spojení: adresář, nativní aplikace a další vlastní aplikace.
• Timeline (rozbalovací menu): historie záznamu.

Z Nastavení → Tabs záložky přeskládáte nebo skryjete. Pro provozní práci použijte checklist nebo propojte úkol.

Práce se záznamy

Z hlavního menu otevřete aplikaci (např. Vozidla). Nahoře máte Seznam, Kanban a Kalendář (ty, které jste zapnuli), filtr vlastníka nebo týmu, Filtry (Premium) a tlačítko + následované jednotným názvem (např. + Vozidlo).

Vytvoření záznamu

1. Klikněte na + Vozidlo (nebo jednotné číslo vaší aplikace).
2. Zadejte srozumitelný název — např. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Vyplňte pole (SPZ, značka, konec…) a propojte zákazníka v adresáři.
4. Uložte: záznam se objeví v seznamu a pokud máte kanban, v prvním sloupci. Pokud jste namapovali datum, objeví se i v kalendáři.

Záznam

Klik na název otevře boční záznam; s plánem Small můžete rozbalit na celou stránku (stejný layout, víc místa).

Lišta akcí:

• Soukromí, štítky, barva, zkopírovat odkaz.
• Celá stránka (plán Small).
• + Vytvořit a propojit: úkol, schůzka, obchod… propojené s tímto záznamem.

Menu Možnosti (tři tečky):

• Duplikovat: zduplikuje záznam.
• Archivovat / Obnovit (plán Medium): vyjme ho z aktivního toku bez smazání — vyřazené vozidlo, uzavřená smlouva.
• Upravit kartu / tabs (admin): layout polí a záložek.
• Vymazat: koš organizace; z banneru obnovíte nebo smažete natrvalo.

Na záložce Data upravujete pole inline (ikona tužky), stejně jako u Obchodů a Tiketů.

Propojení

Záznamy jsou v grafu propojení, jako zbytek Mokapenu.

Na záznamu aplikace propojujete kontakty a společnosti (v šablonách jsou už na záložce Data). Na záznamech Úkolů, Obchodů a Kontaktů se objeví sekce pro každou aktivní vlastní aplikaci: z kontaktu otevřete pronajaté vozidlo, ze smlouvy nemovitost. Mezi vašimi aplikacemi: zakázka → vozidlo, případ → smlouva.

Kontakt a společnost v šablonách jsou propojení, ne extra pole. Spravujete je z layoutu karty a záložky Spojení.

Zapnutí a vypnutí

V Organizace → Aplikace má každá vaše aplikace stejný přepínač jako ostatní. Master Povolit všechny aplikace je zahrnuje.

• Zapnuto (výchozí): položka v menu, použitelné záznamy, viditelná propojení.
• Vypnuto: zmizí z menu všech. Data a nastavení zůstanou. Zapněte znovu a vše se znovu objeví.

Potvrďte tlačítkem Uložit dole na stránce, jinak se přepínače neuloží.

Smazání aplikace

Smazání není vypnutí. Z Nastavení → Vymazat musíte napsat VYMAZAT. Operace je nevratná: zmizí všechny záznamy, pole, pohledy, pipeline, soubory a vazby této aplikace.

Kontakty, společnosti a úkoly zůstanou: zmizí jen odkaz na to vozidlo nebo smlouvu. Pokud si nejste jistí, vypněte přepínač a počkejte.

Časté problémy

Nevidím tlačítko Vytvořit — musíte být Vlastník, na plánu Small (nebo vyšším), na stránce Organizace → Aplikace.

Aplikace se neobjeví v menu — přepínač vypnutý (a Uložit nestisknuto), nebo aplikace byla smazána. Členové ji nevytvářejí: používají ji, pokud ji Vlastník zapnul.

Prázdný kanban — pohled vypnutý, nebo žádná pipeline. Zapněte Kanban a vytvořte stavy (šablony to udělají za vás).

Prázdný kalendář — chybí pole data nebo mapování v Nastavení → Kalendář. U Prostorů sada data nemá: přidejte je sami.

Na záznamu nenajdu kontakty — propojení není v layoutu Karty, nebo je záložka Spojení skrytá. V šablonách jsou kontakt a společnost už na záložce Data.

Vypnul jsem aplikaci a myslel jsem, že jsem ji smazal — data tam jsou. Znovu otevřete Aplikace, zapněte, Uložit. Ke smazání potřebujete Vymazat + potvrzení VYMAZAT.

Časté dotazy

Q: Kolik vlastních aplikací můžu vytvořit?

A: Na stránce není strop. Vytvořte jednu na doménový objekt (Vozidla, Smlouvy…), ne jednu na každý odstín. Příliš položek menu zahlcuje: vypněte ty, které nepoužíváte.

Q: Můžu použít šablonu a pak ji změnit?

A: Ano. Pole, stavy, pohledy, názvy i ikonu lze upravit. Šablona jen ušetří start od prázdné karty.

Q: Mám vytvořit Vozidla, když už mám Produkty v katalogu?

A: Produkty jsou katalog, nabídky a objednávky. Vozidlo flotily (SPZ, nájezd, pojištění, «v dílně») je jiný objekt: k tomu slouží aplikace Vozidla.

Q: Nestačí na případy Tikety?

A: Tiket je požadavek a konverzace. Případ je spis (kód, termíny, priorita dossieru). Často žijí spolu: tiket se váže k případu.

Q: Kdo vidí záznamy?

A: Členové organizace, pokud je aplikace zapnutá. Jako u úkolu: jednotlivý záznam můžete omezit (soukromí) a seznam filtrovat podle vlastníka nebo týmu. Vypnutí aplikace je skryje všem, aniž by smazalo data.

Q: Najde vyhledávání nahoře mé záznamy?

A: Ano, podle názvu záznamu (SPZ, název nemovitosti, kód případu), stejně jako u úkolů a kontaktů. Vedle výsledku vidíte název aplikace (např. Vozidla).

Q: Můžu importovat Excel vozidel?

A: Import organizace tyto typy neuvádí. Zadejte záznamy v aplikaci, nebo při velkých objemech použijte API.

Q: Můžu automatizovat «když končí pojištění…»?

A: Vyhrazený spouštěč není. Použijte kalendář aplikace a seznam filtrovaný podle dat. Pokud je další krok úkol nebo obchod, automatizace startují odtud.

Q: Smaže smazání aplikace i propojené kontakty?

A: Ne. Zmizí záznamy aplikace a vazby. Kontakty, společnosti a úkoly zůstanou.