Panduan Mokapen

Panduan Aplikasi Kustom

Sebuah aplikasi kustom adalah ruang kerja yang Anda bangun ketika Mokapen belum memiliki objek proses Anda: kendaraan armada, properti, kontrak, berkas perkara, pekerjaan lapangan, kursus, ruangan. Ini bukan CRM paralel: ini aplikasi tambahan di organisasi yang sama, dengan menu, catatan, dan tautan ke direktori, tugas, dan peluang.

Contoh konkret: Anda punya armada. Anda membuat aplikasi Vehicles. Setiap kendaraan adalah catatan (plat, kilometrase, kedaluwarsa asuransi, pelanggan yang menyewanya). Di Daftar Anda mencarinya, di Kanban Anda memindahkannya dari Available ke In use ke Maintenance, di Kalender Anda melihat kapan polis berakhir. Dari catatan Anda membuka tugas «service» atau menautkan kontak di direktori.

Anda membuatnya dari Organisasi → Aplikasi, tombol Buat aplikasi kustom. Muncul di menu utama dengan nama dan ikon yang Anda pilih. Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan aplikasi bawaan Mokapen (Tugas, Kontak, Penjualan…) lihat panduan Aplikasi.

Peran dalam CRM

Ini tidak menggantikan Tugas, Peluang, atau Tiket: ia bekerja bersama mereka. Catatan adalah potongan realitas yang tidak dicakup aplikasi-aplikasi itu; sisa CRM tetap tempat Anda menjual, bekerja, dan mendukung.

• Kontak: Anda menautkan pelanggan yang menyewa kendaraan, penyewa properti, pihak lain pada kontrak.
• Aktivitas dan Penjualan: dari catatan Anda membuat tugas, janji temu, atau peluang — pekerjaan atau kendaraan menjadi konteks kerja.
• Aplikasi kustom lain: sebuah pekerjaan tertaut ke kendaraan, kontrak ke properti, kursus ke ruangan tempat diadakan.
• Tim: pemilik, pemangku kepentingan, dan privasi, seperti pada Tugas dan Peluang.

Aturan praktis: jika Mokapen sudah memiliki objeknya (tiket, peluang, produk katalog), gunakan aplikasi itu. Jika Anda butuh objek domain yang tidak ada — plat dan kilometrase, m² dan sewa, berkas dengan tenggat — buat aplikasinya.

Kasus penggunaan

• Sewa / bengkel: templat Vehicles. Daftar dengan plat dan kedaluwarsa asuransi; kanban Available → In use → Maintenance; kalender pada polis. Setiap kendaraan tertaut ke pelanggan. Aplikasi Jobs kedua untuk pekerjaan pada kendaraan.
• Properti / B&B: templat Properties. Unit dengan m², sewa, dan «Available from»; alur Occupied / Reserved; tamu di direktori. Contracts untuk sewa, Spaces untuk ruang bersama.
• Praktik / agensi: templat Cases. Kode, prioritas, tenggat, pemangku kepentingan pada berkas. Tiket tetap permintaan masuk; perkara adalah dos merit, tertaut ke tiket.
• Layanan lapangan: Jobs (lokasi, jendela, prioritas) + Equipment (garansi, kondisi), keduanya tertaut ke kontak di lapangan.
• Pelatihan: Courses dengan kursi, tanggal, dan biaya; peserta di direktori; Spaces untuk ruang kelas. Kanban Scheduled → Open → In progress → Completed.
• Dokter hewan / penitipan: Animals dengan nama, spesies, chip, vaksin berikutnya di kalender; pemilik di direktori.
• Proses Anda sendiri, dari nol: mis. lisensi perangkat lunak (kode, vendor, kedaluwarsa, jumlah). Tidak ada templat yang mencakupnya: mulai kosong dan tambahkan hanya bidang yang Anda gunakan.

Di mana menemukannya dan siapa yang dapat mengakses

Menu Organisasi (ikon bangunan) → Aplikasi.

Hanya Pemilik yang membuat aplikasi, menghidupkan atau mematikan sakelar, membuka Pengaturan, dan menghapus aplikasi.

Paket yang diperlukan — untuk membuat dan menggunakan aplikasi kustom Anda memerlukan setidaknya paket Small. Dengan paket Free tombol buat tidak tersedia.

Dengan aplikasi aktif, Anggota melihatnya di menu, membuka daftar/kanban/kalender, dan mengerjakan catatan. Seperti pada tugas: Anda dapat membatasi satu catatan (pribadi) dan memfilter daftar menurut pemilik atau tim.

Setelah pembuatan Mokapen langsung membuka Pengaturan aplikasi itu. Anda kembali ke sana dari nama pada kartu Aplikasi kustom, atau dari menu samping Organisasi (item dengan ikon dan judul).

Paket berlaku per organisasi: dua organisasi pada akun yang sama dapat memiliki aplikasi yang berbeda.

Membuat aplikasi

1. Organisasi → Aplikasi → Buat aplikasi kustom.
2. Pilih Create from template (kit siap pakai) atau Create from scratch.
3. Isi:
   • Application name (plural) — label menu, mis. Vehicles.
   • Singular name — muncul di «Baru Vehicle» dan pada konfirmasi.
   • Short description — teks di samping nama pada halaman Aplikasi.
   • Ikon.
4. Konfirmasi: Mokapen membuat aplikasi dan membawa Anda ke Pengaturan.

Dengan templat, nama, tunggal, dan ikon sudah terisi: Anda dapat mengubahnya sebelum menyimpan, dan nanti dari kartu Informasi.

Slug URL (mis. vehicles) dihasilkan dari nama jamak saat pembuatan. Jika Anda mengganti nama aplikasi nanti, slug tidak berubah: ingat itu jika Anda sudah membagikan tautan.

Templat

Templat adalah titik awal: bidang, tampilan, dan alur sudah diatur. Setelah itu Anda dapat menambah, menghapus, dan mengganti nama semuanya. Galeri memiliki dua kelompok, pratinjau kartu, dan tampilan yang disertakan.

Assets & inventory

Vehicles — armada, sewa, bengkel.

• bidang: License plate (wajib), brand, model, year, VIN, mileage, fuel type (gasoline, diesel, electric, hybrid, LPG), insurance expiry.
• Koneksi: contact dan company.
• Kalender: insurance expiry.
• Pipeline: Available → In use → Maintenance → Retired.

Properties — apartemen, kamar, unit.

• bidang: address (wajib), city, postal code, floor, surface (m²), rooms, available from, rent.
• Koneksi: contact dan company.
• Kalender: «Available from».
• Pipeline: Available → Reserved → Occupied → Unavailable.

Equipment — alat dan perangkat.

• bidang: code, brand, model, serial number, location, purchase date, warranty expiry, condition (new, good, fair, poor).
• Koneksi: contact.
• Kalender: warranty expiry.
• Pipeline: Available → Assigned → Maintenance → Retired.

Animals — hewan peliharaan dan penitipan.

• bidang: species (wajib: dog, cat, bird, rabbit, other), breed, sex, date of birth, microchip, next vaccine, coat.
• Koneksi: contact pemilik.
• Judul pratinjau: Name.
• Kalender: vaccine.
• Pipeline: Active → Boarding → Treatment → Archived.

Operations

Contracts — sewa, layanan, langganan.

• bidang: code, type (lease, service, subscription, other), start/end dates, amount, renewal date.
• Koneksi: contact dan company.
• Kalender: periode kontrak.
• Pipeline: Draft → Active → Expiring → Closed.

Cases — berkas dan dos.

• bidang: code, type (administrative, legal, consulting, other), opened on, due date, priority.
• Koneksi: contact, company, dan pemangku kepentingan.
• Kalender: dari pembukaan hingga tenggat.
• Pipeline: Intake → In progress → Waiting → Closed.

Jobs — layanan lapangan.

• bidang: code, site address, city, scheduled start/end, priority.
• Koneksi: contact, company, dan pemangku kepentingan.
• Kalender: jendela kerja.
• Pipeline: Scheduled → In progress → Waiting for parts → Completed.

Courses — edisi pelatihan.

• bidang: code, venue, city, seats, dates, fee.
• Koneksi: contact dan pemangku kepentingan.
• Kalender: tanggal kursus.
• Pipeline: Scheduled → Open → In progress → Completed.

Spaces — ruangan dan meja.

• bidang: code, address (wajib), city, postal code, phone, building, floor, capacity, amenities.
• Kalender: kit tidak punya tanggal. Jika Anda membutuhkannya, tambahkan bidang tanggal dan petakan di Pengaturan → Kalender.
• Pipeline: Available → Reserved → Occupied → Unavailable.

Buat dari nol

Dimulai hanya dengan tampilan Daftar dan bidang dasar: judul, tipologi, subtipe, keterangan, pemilik, pemangku kepentingan. Kanban dan kalender tetap mati sampai Anda menghidupkannya.

Jalur khas:

1. Buat aplikasinya.
2. Tambahkan bidang proses.
3. Susun Membentuk.
4. Pilih kolom daftar.
5. Hidupkan Kanban dan buat alur serta status.
6. Jika Anda punya tanggal, petakan Kalender.

Tanpa alur, papan kanban tidak punya kolom. Tanpa bidang tanggal, kalender tetap kosong.

Pengaturan aplikasi

Dari halaman Pengaturan Anda mengonfigurasi aplikasi seperti pada Tugas atau Peluang:

• Informasi: nama, tunggal, keterangan, ikon.
• bidang: gudang bidang. Lihat panduan bidang. Pada beberapa bidang, jika paket tidak cukup, Mokapen menampilkan ikon medali.
• Membentuk: bidang mana yang muncul di tab Data dan dalam urutan apa. Lihat tata letak kartu.
• Daftar dan kolom: kolom daftar. Lihat daftar dan kolom.
• Kanban card (paket Medium): bidang mana yang Anda lihat pada kartu papan. Muncul jika Kanban aktif.
• Kanban: alur dan status.
• Kalender: bidang tanggal mana yang menjadi awal (dan, jika perlu, akhir).
• Tabs: tab mana yang ditampilkan pada catatan dan dalam urutan apa.

Di bagian bawah ada area merah Menghapus: menghapus seluruh aplikasi. Lihat Menghapus aplikasi.

Tampilan: Daftar, Kanban, Kalender

Di blok Halaman Anda memilih apa yang muncul di bilah aplikasi. Menu utama membuka tampilan pertama yang aktif, dalam urutan yang Anda atur (seret gagang).

• Daftar — selalu aktif. Jika Anda mematikan yang lain, inilah yang Anda gunakan.
• Kanban — papan menurut status. Klik chip untuk menghidupkan atau mematikan.
• Kalender — catatan pada tanggal yang Anda petakan.

Menghidupkan Kanban atau Kalender menampilkan kartu konfigurasi. Mematikan tampilan menyembunyikannya dari menu; data tetap ada. Templat biasanya mulai dengan ketiganya; dari nol hanya Daftar.

Kanban dan alur

Logika yang sama dengan Peluang dan Tiket: satu atau lebih alur, masing-masing dengan status sebagai kolom. Dari kartu Kanban Anda mengganti nama, mengurutkan ulang, menambah, atau menghapus status dan alur. Templat sudah membuat alur dengan status kit.

Di papan Anda memindahkan catatan dari satu kolom ke kolom lain untuk mengubah status. Bidang mana yang Anda lihat pada kartu diatur di Kanban card (paket Medium).

Jika papan kosong: hidupkan Kanban di Halaman dan buat setidaknya satu alur dengan dua atau tiga status.

Kalender

Di Pengaturan → Kalender Anda mengatur bidang tanggal mulai dan, jika peristiwa memiliki durasi, tanggal selesai. Jika Anda belum punya bidang tanggal, buat dulu di bidang. Templat dengan satu tanggal (asuransi, vaksin, garansi) menggunakan bidang yang sama sebagai awal dan akhir.

Ini kalender aplikasi ini (kedaluwarsa armada, perpanjangan, pekerjaan), bukan kalender global tugas dan janji temu.

Tab catatan

Secara default catatan memiliki:

• Data: bidang yang Anda taruh di tata letak.
• Daftar periksa: langkah berulang pada catatan.
• Koneksi: direktori, aplikasi asli, dan aplikasi kustom lain.
• Timeline (tarik-turun): riwayat catatan.

Dari Pengaturan → Tabs Anda mengurutkan ulang atau menyembunyikan tab. Untuk kerja operasional gunakan daftar periksa atau tautkan sebuah tugas.

Menggunakan catatan

Dari menu utama buka aplikasi (mis. Vehicles). Di atas ada Daftar, Kanban, dan Kalender (yang Anda hidupkan), filter pemilik atau tim, Filter (Premium), dan tombol + diikuti nama tunggal (mis. + Vehicle).

Membuat catatan

1. Klik + Vehicle (atau bentuk tunggal aplikasi Anda).
2. Masukkan judul yang jelas — mis. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Isi bidang (plat, merek, kedaluwarsa…) dan tautkan pelanggan di direktori.
4. Simpan: catatan muncul di daftar dan, jika Anda punya kanban, di kolom pertama. Jika Anda memetakan tanggal, catatan juga muncul di kalender.

Catatan

Klik judul untuk membuka catatan samping; dengan paket Small Anda dapat memperluas ke halaman penuh (tata letak sama, lebih banyak ruang).

Bilah tindakan:

• Pribadi, label, warna, salin tautan.
• Halaman penuh (paket Small).
• + Buat dan hubungkan: tugas, janji temu, peluang… tertaut ke catatan ini.

Menu Pilihan (tiga titik):

• Duplikat: menggandakan catatan.
• Arsip / Memulihkan (paket Medium): mengeluarkannya dari alur aktif tanpa menghapus — kendaraan pensiun, kontrak tertutup.
• Edit kartu / tab (admin): tata letak bidang dan tab.
• Menghapus: tempat sampah organisasi; dari spanduk Anda memulihkan atau menghapus permanen.

Di tab Data Anda mengedit bidang sebaris (ikon pensil), seperti pada Peluang dan Tiket.

Koneksi

Catatan berada di graf koneksi, seperti bagian Mokapen lainnya.

Pada catatan aplikasi Anda menautkan kontak dan perusahaan (di templat sudah ada di tab Data). Pada catatan Tugas, Peluang, dan Kontak muncul bagian untuk setiap aplikasi kustom yang aktif: dari kontak Anda membuka kendaraan yang disewa, dari kontrak properti. Antar aplikasi Anda: job → vehicle, case → contract.

Contact dan company di templat adalah koneksi, bukan bidang tambahan. Anda mengelolanya dari tata letak kartu dan tab Koneksi.

Menghidupkan dan mematikan

Di Organisasi → Aplikasi setiap aplikasi Anda memiliki sakelar yang sama dengan yang lain. Sakelar induk Aktifkan semua aplikasi mencakupnya.

• Aktif (default): item menu, catatan yang dapat digunakan, koneksi terlihat.
• Nonaktif: hilang dari menu semua orang. Data dan pengaturan tetap. Hidupkan kembali dan semuanya muncul lagi.

Konfirmasi dengan Simpan di bagian bawah halaman, jika tidak sakelar tidak menempel.

Menghapus aplikasi

Menghapus bukan mematikannya. Dari Pengaturan → Menghapus Anda harus mengetik MENGHAPUS. Operasi ini tidak dapat dibatalkan: semua catatan, bidang, tampilan, alur, file, dan tautan aplikasi itu hilang.

Kontak, perusahaan, dan tugas tetap ada: hanya referensi ke kendaraan atau kontrak itu yang hilang. Jika Anda tidak yakin, matikan sakelar dan tunggu.

Masalah umum

Saya tidak melihat tombol Buat — Anda harus menjadi Pemilik, pada paket Small (atau di atasnya), di halaman Organisasi → Aplikasi.

Aplikasi tidak muncul di menu — sakelar mati (dan Simpan tidak ditekan), atau aplikasi dihapus. Anggota tidak membuatnya: mereka menggunakannya jika Pemilik menghidupkannya.

Kanban kosong — tampilan mati, atau tidak ada alur. Hidupkan Kanban dan buat status (templat melakukan ini untuk Anda).

Kalender kosong — bidang tanggal atau pemetaan di Pengaturan → Kalender hilang. Pada Spaces kit tidak punya tanggal: tambahkan sendiri.

Saya tidak menemukan kontak pada catatan — koneksi tidak diletakkan di tata letak Membentuk, atau tab Koneksi tersembunyi. Di templat contact dan company sudah ada di tab Data.

Saya mematikan aplikasi dan mengira sudah menghapusnya — datanya ada. Buka lagi Aplikasi, hidupkan, Simpan. Untuk menghapusnya Anda perlu Menghapus + konfirmasi MENGHAPUS.

Pertanyaan yang sering diajukan

T: Berapa banyak aplikasi kustom yang dapat saya buat?

J: Tidak ada batas di halaman. Buat satu per objek domain (Vehicles, Contracts…), bukan satu per nuansa. Terlalu banyak item membuat menu ramai: matikan yang tidak Anda gunakan.

T: Dapatkah saya memakai templat lalu mengubahnya?

J: Ya. Bidang, status, tampilan, nama, dan ikon semuanya dapat diedit. Templat hanya menghindari memulai dari kartu kosong.

T: Haruskah saya membuat Vehicles jika sudah punya Produk di katalog?

J: Produk adalah katalog, penawaran, dan pesanan. Kendaraan armada (plat, kilometrase, asuransi, «di bengkel») adalah objek berbeda: itulah gunanya aplikasi Vehicles.

T: Apakah Tiket tidak cukup untuk perkara?

J: Tiket adalah permintaan dan percakapan. Perkara adalah berkas (kode, tenggat, prioritas dos). Sering hidup bersama: tiket tertaut ke perkara.

T: Siapa yang dapat melihat catatan?

J: Anggota organisasi, jika aplikasi aktif. Seperti pada tugas: Anda dapat membatasi catatan tunggal (pribadi) dan memfilter daftar menurut pemilik atau tim. Mematikan aplikasi menyembunyikannya dari semua orang, tanpa menghapus data.

T: Apakah pencarian di atas menemukan catatan saya?

J: Ya, menurut judul catatan (plat, nama properti, kode perkara), seperti pada tugas dan kontak. Di samping hasil Anda melihat nama aplikasi (mis. Vehicles).

T: Dapatkah saya mengimpor Excel kendaraan?

J: Impor organisasi tidak mencantumkan jenis ini. Masukkan catatan di aplikasi, atau gunakan API jika volumenya besar.

T: Dapatkah saya mengotomatiskan «ketika asuransi kedaluwarsa…»?

J: Tidak ada pemicu khusus. Gunakan kalender aplikasi dan daftar yang difilter pada tanggal. Jika langkah berikutnya adalah tugas atau peluang, otomatisasi dimulai dari sana.

T: Apakah menghapus aplikasi juga menghapus kontak tertaut?

J: Tidak. Catatan aplikasi dan tautan hilang. Kontak, perusahaan, dan tugas tetap ada.