Panduan Mokapen

OneDrive

Menghubungkan OneDrive ke Mokapen ke lampirkan file dari catatan CRM (kontak, transaksi, tiket, proyek…) dan, jika Anda mau, simpan ke awan file yang diunggah dari komputer Anda alih-alih menyimpannya hanya di server Mokapen.

Gambaran umum: Integrasi.

Persyaratan

• Akun Microsoft dengan penyimpanan OneDrive yang tersedia.
• Izin bagi Mokapen untuk mengakses file yang dibuat atau dibuka aplikasi di OneDrive (bukan seluruh konten drive Anda).

Hubungkan OneDrive

1. Menu pengguna → Integrasi → OneDrive.
2. Klik Sinkronkan OneDrive.
3. Masuk ke Microsoft dan Mengizinkan akses ke file yang dikelola oleh Mokapen.
4. Konfigurasikan preferensi dan berbagi (hanya pengguna yang terhubung yang dapat melihat bagian tersebut).
5. Klik Sinkronisasi di bagian bawah halaman.

Jika Anda tidak menerima, Anda tidak akan bisa melampirkan file dari OneDrive atau menyimpan unggahan ke cloud.

Apa yang diminta Mokapen dari Microsoft

Mokapen meminta akses terhadap file tersebut membuat atau membuka melalui integrasi — bukan akses baca ke seluruh OneDrive pribadi Anda. Ini diperlukan untuk folder khusus, unggahan, dan pembukaan lampiran dari catatan CRM.

Preferensi

• Simpan file komputer ke cloud (nyalakan): file yang diunggah dari PC Anda juga masuk ke OneDrive Anda, tidak hanya ke Mokapen.
• Folder khusus: Mokapen membuat atau menggunakan kembali folder bernama Nama aplikasi – Nama organisasi dan menempatkan file tertaut di sana, sehingga Anda bisa menemukannya dikelompokkan di OneDrive.

Berbagi dengan tim

• Aktifkan untuk pengguna lain — rekan kerja atau seluruh organisasi dapat menggunakannya milikmu Koneksi OneDrive untuk melampirkan file tanpa masuk lagi. Berguna untuk perusahaan OneDrive yang dikelola oleh satu orang penghubung.
• Bagikan semua file OneDrive dengan anggota — ketika diaktifkan, file Mokapen di OneDrive dapat diakses melalui tautan bersama dengan anggota organisasi; jika tidak aktif, izin menjadi lebih ketat.

Setelah setiap perubahan, klik Sinkronisasi.

Penggunaan sehari-hari — melampirkan file dari catatan

Buka catatan (kontak, kesepakatan, tiket, proyek…), klik penjepit kertas (Lampiran) dan pilih sumbernya. Dengan OneDrive tersambung, dua mode berbeda muncul:

1. Dari komputer Anda (ke OneDrive)

Barang menu: Komputer Anda di OneDrive.

1. Pilih file di PC Anda (atau seret ke area unggah, jika tersedia).
2. Mokapen mengunggahnya ke akun OneDrive yang tertaut dengan integrasi — tidak hanya ke penyimpanan Mokapen.
3. Jika Anda mengaktifkan folder khusus di Integrasi, Mokapen membuat (atau menggunakan kembali) folder tersebut Nama aplikasi – Nama organisasi dan menempatkan file di sana.
4. Filenya adalah dilampirkan pada catatan dengan tautan yang membuka dokumen di OneDrive.

Manfaat: dokumen tetap berada di organisasi OneDrive (atau akun yang dibagikan dengan tim); Anda tidak menggunakan penyimpanan lampiran Mokapen; Pencadangan dan berbagi Microsoft tetap tersedia di luar CRM. Ideal untuk kontrak, PDF, dan file baru yang dibuat di komputer Anda.

2. OneDrive online — pemilih file

Barang menu: OneDrive daring.

1. Pemilih Microsoft terbuka (jendela OneDrive).
2. Pilih satu atau lebih file sudah aktif OneDrive, atau folder.
3. Mokapen melakukannya tidak mengunggah ulang file dari PC Anda: menghubungkan rekaman ke file (atau beberapa file) di OneDrive, dengan tautan untuk membukanya.

Manfaat: tidak ada unggahan duplikat; Anda menggunakan dokumen yang sudah diatur dalam folder OneDrive; berguna untuk templat, presentasi, atau folder bersama yang dikelola tim di OneDrive. File tetap berada di tempat Anda menyimpannya di OneDrive — Mokapen hanya menambahkan tautan CRM.

Yang mana yang harus dipilih?

• File baru dari PC Anda → «Komputer Anda di OneDrive».
• File sudah ada di OneDrive → «OneDrive daring».

Jika integrasi OneDrive dibagikan dengan kolega, kedua opsi menggunakan koneksi aktif untuk organisasi (milik Anda atau yang dibagikan), sehingga lampiran mengarah ke arsip perusahaan yang sama.

Menghapus lampiran dari catatan Mokapen tidak menghapus file di OneDrive. Jika file hilang dari OneDrive, tautan di Mokapen mungkin berhenti berfungsi — dalam hal ini putuskan sambungan dan sambungkan kembali integrasi atau ganti lampiran.

Detail umum tentang lampiran: Panduan lampiran.

Masalah umum

• Kesalahan pengunggahan — file terlalu besar, format tidak didukung, penyimpanan OneDrive penuh, atau izin dicabut. Hubungkan kembali integrasi.
• Rekan kerja tidak dapat melihat pengaturan — hanya pengguna yang membuat koneksi yang dapat mengubah preferensi dan berbagi; yang lain menggunakan akun bersama jika diaktifkan.

Memutuskan

Klik Memutuskan dan konfirmasi dengan mengetikkan kata yang diminta. Di jendela Anda dapat memilih apa yang akan dilakukan dengan yang ada Tautan lampiran OneDrive di Mokapen.

Pilihan di Mokapen:

• Pemutusan sambungan standar (alihkan «Hapus semua tautan…» mati) — Anda hanya mencabut koneksi akun. Lampiran dengan tautan OneDrive tetap dalam catatan di Mokapen, namun tanpa integrasi aktif, tautan tersebut mungkin berhenti berfungsi hingga Anda menyambungkan kembali atau mengganti lampiran.
• Hapus semua tautan file OneDrive dari Mokapen (mengalihkan pada) —Mokapen menghapus dari organisasi referensi ke lampiran OneDrive (catatan yang ditautkan ke sinkronisasi itu). File adalah tidak dihapus di OneDrive: mereka tetap berada di cloud; hanya tautan CRM yang hilang.

Bagaimanapun, dokumen di OneDrive eksternal tidak secara otomatis dimusnahkan oleh Mokapen. Untuk mengosongkan ruang atau menutup arsip, bertindak langsung di OneDrive.

Detail lampiran: Panduan lampiran.