Průvodce Mokapenem

OneDrive

Propojte OneDrive s Mokapenem pro připojení souborů ze záznamů CRM (kontakty, obchody, tickety, projekty…) a případně pro ukládání do cloudu souborů nahraných z počítače místo uložení pouze na server Mokapen.

Obecný přehled: Integrace.

Požadavky

• Microsoft účet s dostupným úložištěm OneDrive.
• Oprávnění pro Mokapen přistupovat k souborům, které aplikace vytvoří nebo otevře na OneDrive (ne k celému obsahu disku).

Připojení OneDrive

1. Uživatelské menu → Integrace → OneDrive.
2. Klikněte na Synchronizovat OneDrive.
3. Přihlaste se k Microsoft a Povolte přístup k souborům spravovaným Mokapenem.
4. Nastavte preference a sdílení (tyto sekce vidí pouze uživatel, který připojil).
5. Klikněte na Synchronizovat ve spodní části stránky.

Pokud nepřijmete, nebudete moci připojovat soubory z OneDrive ani ukládat nahrávky do cloudu.

Co Mokapen žádá od Microsoft

Mokapen žádá přístup k souborům, které vytvoří nebo otevře prostřednictvím integrace — ne čtení celého osobního OneDrive. Je to potřeba pro vyhrazenou složku, nahrávání a otevírání příloh ze záznamů CRM.

Preference

• Ukládat soubory z počítače do cloudu (přepínač zapnutý): soubory nahrané z PC jdou také na OneDrive, nejen do Mokapenu.
• Vyhrazená složka: Mokapen vytvoří nebo znovu použije složku pojmenovanou Název aplikace – Název organizace a umístí tam propojené soubory, abyste je na OneDrive našli seskupené.

Sdílení s týmem

• Povolit pro ostatní uživatele — kolegové nebo celá org mohou používat vaše OneDrive připojení k připojení souborů bez nového přihlášení. Užitečné pro firemní OneDrive spravovaný jednou kontaktní osobou.
• Sdílet všechny OneDrive soubory s členy — když je zapnuto, soubory Mokapen na OneDrive jsou přístupné sdíleným odkazem pro členy org; když vypnuto, oprávnění jsou restriktivnější.

Po každé změně klikněte na Synchronizovat.

Každodenní použití — připojení souborů ze záznamu

Otevřete záznam (kontakt, obchod, ticket, projekt…), klikněte na sponku (Přílohy) a zvolte zdroj. S připojeným OneDrive se zobrazí dva odlišné režimy:

1. Z počítače (na OneDrive)

Položka menu: Váš počítač na OneDrive.

1. Vyberte soubor na PC (nebo ho přetáhněte do oblasti nahrávání, kde je k dispozici).
2. Mokapen ho nahraje na OneDrive účet propojený s integrací — nejen do úložiště Mokapen.
3. Pokud jste v Integracích zapnuli vyhrazenou složku, Mokapen vytvoří (nebo znovu použije) složku Název aplikace – Název organizace a soubor tam umístí.
4. Soubor je připojen ke záznamu s odkazem, který otevře dokument na OneDrive.

Výhody: dokument zůstane v org OneDrive (nebo účtu sdíleném s týmem); nevyužíváte úložiště příloh Mokapen; záloha a sdílení Microsoft zůstávají dostupné mimo CRM. Ideální pro smlouvy, PDF a nové soubory vytvořené na počítači.

2. OneDrive online — výběr souboru

Položka menu: OneDrive online.

1. Otevře se Microsoft picker (okno OneDrive).
2. Vyberte jeden nebo více souborů už na OneDrive, nebo složku.
3. Mokapen soubor z PC znovu nenahrává: propojí záznam se souborem (soubory) na OneDrive s odkazem k otevření.

Výhody: žádné duplicitní nahrávání; používáte dokumenty už uspořádané ve složkách OneDrive; užitečné pro šablony, prezentace nebo sdílené složky, které tým udržuje na OneDrive. Soubor zůstane tam, kam jste ho na OneDrive dali — Mokapen pouze přidá CRM odkaz.

Co zvolit?

• Nový soubor z PC → «Váš počítač na OneDrive».
• Soubor už na OneDrive → «OneDrive online».

Pokud je integrace OneDrive sdílená s kolegy, obě možnosti používají aktivní připojení pro org (vaše nebo sdílené), takže přílohy ukazují na stejný firemní archiv.

Odstranění přílohy ze záznamu Mokapen nesmaže soubor na OneDrive. Pokud soubor z OneDrive zmizí, odkaz v Mokapenu může přestat fungovat — v tom případě odpojte a znovu připojte integraci nebo přílohu nahraďte.

Obecné podrobnosti o přílohách: Příručka Přílohy.

Časté problémy

• Chyba nahrávání — soubor příliš velký, nepodporovaný formát, plné úložiště OneDrive nebo zrušené oprávnění. Znovu připojte integraci.
• Kolega nevidí nastavení — preference a sdílení může měnit pouze uživatel, který připojení vytvořil; ostatní používají sdílený účet, pokud je povolen.

Odpojení

Klikněte na Odpojit a potvrďte zadáním požadovaného slova. V okně můžete zvolit, co udělat s existujícími odkazy na přílohy OneDrive v Mokapenu.

Možnosti v Mokapenu:

• Standardní odpojení (přepínač «Odstranit všechny odkazy…» vypnutý) — pouze zrušíte připojení účtu. Přílohy s OneDrive odkazy zůstanou u záznamů v Mokapenu, ale bez aktivní integrace odkazy mohou přestat fungovat, dokud znovu nepřipojíte nebo přílohy nenahradíte.
• Odstranit všechny odkazy na soubory OneDrive z Mokapenu (přepínač zapnutý) — Mokapen odstraní z org reference na OneDrive přílohy (záznamy propojené s touto synchronizací). Soubory se na OneDrive nesmažou: zůstanou v cloudu; zmizí pouze CRM odkazy.

V každém případě Mokapen automaticky nezničí dokumenty na externím OneDrive. Chcete-li uvolnit místo nebo uzavřít archiv, jednejte přímo na OneDrive.

Podrobnosti o přílohách: Příručka Přílohy.