Průvodce Mokapenem

Rezervace schůzek

Stránka Rezervovat schůzku je způsob, jakým Mokapen ukončí ping-pong tří termínů v e-mailu: návštěvník si vybere, s kým se sejde (nebo ho Mokapen přiřadí), vidí jen volné sloty a potvrdí. Schůzka je už v kalendáři, s kontaktem v adresáři, Meet nebo Teams pokud je má hostitel připojené, pozvánka do kalendáře. Nic nekopírujete.

Není to rezervace z katalogu (placená konzultace, pronájem, místo v kurzu): to je Rezervovat službu nebo produkt. Tady je předmětem čas člověka v týmu. Není to ani kontaktní formulář: tam sbíráte zprávu, tady berete skutečný slot.

Pohodlí je právě tady: jedna URL (nebo snippet na webu), zákazník si rezervuje sám, vy už najdete datum, hostitele, kanál a kartu kontaktu. Stejné soukromí, stejná pole, stejný kalendář jako zbytek Mokapenu. Žádný samostatný Calendly, žádné „dejte mi tři okna“ ve schránce.

K čemu slouží a proč pomáhá

Průměrný obchodník tráví víc času rezervací hovoru než samotným hovorem. Tato stránka tu mezeru zavře:

• Skutečné sloty, ne „tento týden volno“ — ukazujete jen časy, kdy je hostitel volný, s předstihem, bufferem, obědovou pauzou, uzavřením organizace a vyloučenými daty této stránky. Pokud je kalendář Google/Outlook v synchronizaci, počítají se i externí obsazené časy: žádné dvojité rezervace.
• Hostitelé po vašem — jen jedna osoba (vlastník, specialista). Nebo dvě a více: návštěvník vybere, nebo Mokapen rotuje v round robin, nebo je to kolektivní meeting (všichni volní, všichni na hovoru).
• Délka, o které rozhodnete — 15, 30, 45, 60 minut nebo vlastní hodnota. Pokud povolíte víc, návštěvník zvolí, jak dlouho slot potrvá. Výchozí při vytvoření: 30 minut, pondělí–pátek 9–18.
• Kanál už rozhodnutý — Google Meet, Microsoft Teams a/nebo lokalita. Jeden kanál = implicitní. Několik kanálů = návštěvník volí. Odkaz Meet/Teams se vygeneruje sám, pokud je integrace hostitele připojená: neslibujte odkaz, pokud hostitel nemá Google nebo Microsoft.
• Všechno v CRM — kontakt + schůzka, pozvánky do kalendáře (ve výchozím stavu zapnuté), hosté v CC, které může návštěvník přidat. Odtud přesouváte, anotujete, archivujete jako jakoukoli jinou schůzku: není to druhý software.

Stručně: tuto stránku použijete k tomu, abyste si nechali rezervovat čas člověka. Kontaktní formulář k tomu, abyste sebrali, kdo vám píše. Služby/produkty k tomu, abyste si nechali rezervovat položku katalogu. Jeden formulář, jedna úloha: nemíchejte ty tři ve stejném formuláři.

Jak se k tomu dostat a limity

• Uživatelské menu → Formuláře. Nahoře filtry Vše / Kontaktní formulář / Rezervace schůzek / Rezervovat službu nebo produkt. Z filtru schůzek „Nový formulář“ už startuje na správné šabloně.
• Potřebujete aktivní aplikaci Formuláře a aplikaci Schůzky (Nastavení → Aplikace), oprávnění role a sloty dostupnosti u uživatelů, které na stránku dáte (kalendář schůzek té osoby). Bez slotů je veřejný kalendář prázdný: opravte to, než půjdete ONLINE.
• Meet a Teams se v bloku objeví jen pokud má alespoň jeden hostitel použitelnou integraci. Není to kouzelný vypínač: je to stejné připojení Google / Microsoft uživatele.
• Strop formulářů plánu platí i pro tyto stránky: v seznamu, pokud jste na limitu, Nový otevře upgrade. Nad limitem zůstanou nejnovější formuláře zamčené; starší zůstanou. Duplikování se počítá jako jeden formulář navíc.
• Automatizace formuláře (úkol, příležitost, tiket, aktualizovat kontakt) jsou v plánech, které zahrnují Automatizace z formulářů. Bez toho plánu stejně publikujete: kontakt, schůzka, pozvánky a log tam jsou stejně.

Stránka seznamu

Stejný seznam jako u všech formulářů: karty s interním názvem, odznakem Rezervace schůzek, kódem formuláře (slug: použijete ho v automatizacích), stavem Online (zelený, ikona k otevření veřejné stránky) nebo Offline (červený, oko pro náhled bez přijímání rezervací).

Menu tří teček: Upravit (Nastavení), Duplikovat, Smazat. Duplikujte, když máte stránku, která funguje, a chcete dvojče pro jiný tým nebo jinou kampaň (pak změníte hostitele, délku, e-mail s upozorněním). Smazat odebere veřejnou stránku: už vytvořené schůzky zůstanou v kalendáři.

Pokud je filtrovaný seznam prázdný, Mokapen to řekne a nabídne tlačítko nový (pokud plán ještě má místa).

Vytvoření stránky

1. Formuláře → Nový formulář. V „Co chcete vytvořit?“ zvolte Rezervovat schůzku. Šablonu vyberete při vytvoření: později ji z této obrazovky nezměníte — pro katalogovou službu uděláte jiný formulář.
2. Název — interní (vidíte ho v seznamu). Návštěvník vidí titulek a podtitulek obsahu.
3. E-mail s upozorněním — kdo má vědět, že přišla rezervace (obchod, recepce, několik adres). Není to archiv: archiv je kontakt + schůzka + log. Když ho necháte prázdný, riskujete, že sloty minete.
4. Mokapen už připraví: logo organizace, titulek, e-mail/jméno/příjmení, blok rezervací s vámi jako prvním hostitelem (pokud máte uživatele a fotku), soukromí, stránku poděkování ke schůzce. Kalendář slotů je vždy zapnutý: na této šabloně ho nelze odebrat. Výchozí: délka 30 minut, Po–Pá 9–18, pozvánky do kalendáře zapnuté, horizont 60 dní.
5. Otevřete Obsah a zpracujte blok Rezervace (lidé, pravidla, video/lokalita, hodiny). Doplňte stránku úspěchu a potvrzovací e-mail. V Nastavení nastavte ONLINE až když jsou hostitel, sloty, kanál a text na místě. Offline veřejný odkaz rezervace nepřijímá; náhled ano.

Pole kontaktu, soukromí, reCAPTCHA, skrytá pole, snippet a sledování: stejná logika jako u kontaktního formuláře. Níže je to, co je specifické pro kalendář.

Kdo se s návštěvníkem sejde

V bloku Rezervace je typ Rezervace schůzek. Přidejte jednu nebo více osob: jsou to uživatelé organizace s dostupností ve Schůzkách. Viditelný popisek (jméno na stránce) můžete změnit od interního názvu.

U jedné osoby návštěvník hostitele nevybírá: sejde se s tou. U alespoň dvou se objeví Přiřazení hostitele:

• Návštěvník vybere osobu (výchozí) — vidí seznam a rezervuje si, s kým chce. Použijte, když záleží na kom: obchodník A vs B, specialista vs generalista, jazyk, lokalita.
• Round robin — návštěvník vybere jen čas; Mokapen přiřadí prvního volného (nejméně nadcházejících meetingů). Na stránce: „Sejdete se s jedním z těchto lidí“. Výběr na stránce je jedna volba. Hodí se pro demo tým, který musí sdílet zátěž, ne pro „chci konkrétně Saru“.
• Kolektivní — všichni na seznamu musí být v tom slotu volní a všichni se zúčastní. Pro kickoff, demo ve dvou, pohovor s HR + manažerem. Výběr je vícenásobný (všichni hostitelé). Pokud je jeden obsazený, slot se neobjeví.

Round robin a kolektivní se nekombinují s „návštěvník vybere koho“: buď rozhodují oni, nebo Mokapen, nebo jsou potřeba všichni. Pokud hostitel nemá sloty (nebo externí kalendář vyplní celé okno), ta osoba nenabízí časy: opravte to před zveřejněním, ne po první stížnosti.

Dostupnost, délka, předstih, buffer

Na stejné kartě Rezervace nastavíte, kdy se dá rezervovat. Není to osobní kalendář hostitele: je to maska této stránky, pak Mokapen zkříží sloty uživatele s obsazenými časy z připojeného kalendáře.

• Délka — 15 / 30 / 45 / 60 minut, plus „Jiné“ (až 480). Můžete zaškrtnout víc: návštěvník volí. Jedno zaškrtnutí = pevná délka. Výchozí 30.
• Dny a okna — pro každý den v týdnu zap/vyp a jedno nebo více oken (např. 9–12 a 14–18). Výchozí Po–Pá 9–18. Sobotu zapněte jen pokud ji opravdu dodržíte.
• Minimální předstih — minuty, pod kterými se slot neobjeví (0 = i „za čtvrt hodiny“; 120 = žádný hovor do dvou hodin). Kroky po 15 minutách. Použijte, pokud potřebujete čas na přípravu dema.
• Buffer před / po — prázdné minuty kolem meetingu, aby se dva hovory nepřekrývaly nebo abyste mohli změnit místnost. Kroky po 5 minutách.
• Rezervovat až — horizont ve dnech (1–365, výchozí 60). Za ním je veřejný kalendář prázdný. Zkraťte ho (14, 21), pokud nechcete kalendář plný hovorů tři měsíce dopředu.
• Obědová pauza — okno k odebrání každý den (např. 13:00–14:00), navíc k časovým oknům.
• Vyloučená data — extra dny jen pro tuto stránku (mostní svátek, interní školení). Uzavření organizace už jsou v bloku uvedená: nezadávejte je znovu, uzavření organizace platí.
• Připomínka — posun před začátkem (stejné možnosti jako u jiných připomínek Mokapen). Spustí se na schůzce, není to potvrzovací e-mail odeslání formuláře.
• Zrušit / přeplánovat do — minuty před začátkem, pod kterými host už nemůže z odkazu správy přesunout ani zrušit. 0 = vždy povoleno (pokud ten odkaz nabízíte). Kroky po 15 minutách.
• Pozvánky do kalendáře — zaškrtnuto ve výchozím stavu: pozvánky jdou hostiteli a kontaktu (a hostům). Vypněte jen pokud pozvánky spravujete ručně: obvykle nechte.

Na veřejné stránce může návštěvník přidat e-maily dalších účastníků (volitelné, oddělené čárkou). Přistanou na schůzce jako hosté; nenahrazují hlavní kontakt (ten zůstane e-mail/jméno z formuláře). Nemusí znovu uvádět vlastní e-mail: Mokapen použije kontaktní údaje níže.

Slaďte osobní kalendář (Google/Outlook), pokud mají počítat externí obsazené časy. Sloty „volné“ v Mokapenu + plný kalendář = návštěvník vidí díry, které nemůžete dodržet.

Meet, Teams, lokalita

V bloku, sekce kanálu meetingu, zaškrtněte, co chcete nabízet:

• Google Meet — objeví se, pokud má alespoň jeden hostitel Google připojený použitelným způsobem. Potřebujete integraci toho, kdo musí být na hovoru: u kolektivního všech; u round robin toho, kdo může být přiřazen. Pokud chybí, Mokapen to v editoru označí (odchozí synchronizace, všichni hostitelé, nebo „připojte integraci“).
• Microsoft Teams — totéž s Outlook/Teams.
• Lokality — adresy z Nastavení → Lokality (ulice, PSČ, město). Pokud žádné nemáte, formulář to řekne a pošle vás do Lokalit. Zaškrtněte jen lokality, které chcete na této stránce, ne všechny ze zvyku.

Jeden kanál: návštěvník nevolí, je implicitní. Několik kanálů: rádio na stránce. Nula video kanálů a nula lokalit: nabízíte slot, aniž byste řekli kde — to je v pořádku jen pokud to vysvětlíte v titulku nebo popisu („zavoláme vám“). Nedokumentujte zákazníkovi Meet, pokud hostitel nemá Google: zaškrtávací políčko v editoru je vypnuté nebo chybí.

Zveřejnění: stav, URL, vložení

V Nastavení, jako u kontaktního formuláře:

• ONLINE / OFFLINE — koncept = Offline, pracujete v náhledu. Online = přijímáte rezervace. Slug zůstane viditelný: neměňte ho lehkovážně, pokud jste ho už dali do kampaně nebo automatizace.
• URL stránky — podpis e-mailu, web „Rezervovat hovor“, ads, QR, LinkedIn. Tlačítko Zobrazit je aktivní jen pokud je ONLINE.
• Kód k vložení — snippet pro web. Data přijdou do Mokapenu, nezůstanou v CMS.
• Sledování návštěv (plány se sledováním) — stejný snippet jako u kontaktního formuláře, se souhlasem.

Soukromí, reCAPTCHA a stránka úspěchu platí i tady. Výchozí text poděkování je ten ke schůzce: potvrďte ho („jste v kalendáři v úterý v 10“, ne „ozveme se“). Potvrzovací e-mail návštěvníkovi je důkaz slotu; interní upozornění jde do schránek, které jste dali na formulář.

Co se stane po rezervaci

Když nic dalšího není nastavené, v pořadí:

• Mokapen zapíše log formuláře (pole, slot, kanál, hosté).
• Vytvoří nebo aktualizuje kontakt (stejné pravidlo e-mailu jako u kontaktního formuláře: Email 1/2/3, neduplikuje, pokud už jeden existuje a není archivovaný).
• Vytvoří propojenou schůzku, s hostitelem, délkou, časem, kanálem, hosty. Původ form_ + id stránky.
• Pokud jsou pozvánky zapnuté, kalendáře odejdou. Meet/Teams se otevře samo, pokud integrace je. Připomínka se spustí podle posunu, který jste nastavili.
• Návštěvník vidí stránku úspěchu (nebo přesměrování) a, pokud jste ho napsali, potvrzovací e-mail. Tým může schůzku zpracovat jako jakoukoli jinou: viz příručka Schůzky.

Pak, pokud jste je nastavili, automatizace formuláře (štítek, úkol „připravit demo“, inbound příležitost). Pro zpoždění a podmínky použijte modul Automatizace s triggerem formulář přijat a slugem této stránky.

Doporučený postup

• Nejdřív sloty hostitele ve Schůzkách, pak formulář. Prázdný kalendář na stránce = skoro vždy nenastavená dostupnost, ne chyba formuláře.
• Jedna osoba: nechte jediného hostitele. Demo tým: round robin. Kickoff ve dvou: kolektivní. Nepoužívejte kolektivní „protože to vypadá cool“, pokud stačí jeden.
• Kanál: Meet jen pokud má hostitel Google; lokalita jen pokud ji dodržíte. Pak předstih a buffer (např. 2 hodiny + 10 minut) před ONLINE.
• Testujte Offline: rezervujte na vlastní adresu, zkontrolujte kartu kontaktu, schůzku, pozvánku, Meet, upozornění, potvrzení. Pak všední den dál, abyste viděli sloty.
• ONLINE jen na jednom kanálu (podpis e-mailu). Po 48 hodinách se podívejte na no-show a díry. Pak web / ads.
• Neměňte slug u stránky, která už je v kampani. Duplikujte a vytvořte dvojče (jiný tým, jiná délka).

Případy použití

Každý případ je reálná situace, ne seznam zaškrtávek. Stránka je stejná; mění se hostitelé, přiřazení a kanál.

• Dva obchodníci, stejné demo — Sara a Marco prodávají stejný produkt. Když necháte vybírat návštěvníka, všichni rezervují Saru a Marco sedí. Přidejte oba jako hostitele a použijte round robin: stránka ukazuje časy, ne jména („sejdete se s jedním z těchto lidí“), a Mokapen přiřadí toho, kdo má méně budoucích schůzek. Délka 30 minut, Meet jen pokud mají Google připojený oba (jinak odkaz nikdy nenaštartuje u toho bez integrace). Dvouhodinový předstih, abyste neskákali z hovoru na hovor nepřipravení. Desetiminutový buffer mezi sloty. Horizont 21 dní, ne tři měsíce plného kalendáře. Pokud Sara mluví německy a Marco ne, round robin je špatný nástroj: pak potřebujete „Návštěvník vybere osobu“.
• Hovor s vlastníkem — Prospect chce vás, ne „někoho z týmu“. Jeden hostitel: návštěvník nevidí seznam lidí, volí jen datum a čas. Meet pokud máte Google, nebo lokalitu pokud přijímáte v kanceláři — ne obojí „pro jistotu“. Krátký horizont (14–21 dní), pokud už jste plní: jinak skončíte s hovory v březnu, které pak přesouváte. Alespoň hodinový předstih. Tato stránka není na sdílení zátěže: je to váš veřejný kalendář.
• Pohovor s HR a hiring manažerem — Obě osoby musí být v místnosti (nebo na hovoru). Přiřazení kolektivní: slot se objeví jen pokud jsou volní oba, a oba skončí na schůzce. Teams pokud mají připojený Microsoft. Vyloučená data pro mimořádné dny uzavření (uzavření organizace už jsou v bloku uvedená: nezadávejte je znovu). 24hodinový předstih, aby HR stihlo přečíst životopis. To není round robin: kandidát očekává obě osoby, ne „jednu ze dvou“.
• Pult na místě, bez videa — Zákazník přijde do kanceláře. Nezaškrtávejte Meet ani Teams: slíbili byste odkaz, který neexistuje. Zaškrtněte jen lokalitu (pokud žádnou nemáte, blok vám to řekne: nejdřív ji vytvořte). Jeden hostitel — kdo přijímá na recepci nebo konzultant ve službě. Okna 9–12 a 14–17, obědová pauza, horizont 14 dní. Text úspěchu má říkat, kam se dostavit, ne „pošleme vám Meet“.
• Onboarding po smlouvě — Návštěvník už je zákazník, ne lead. Naklonujte stránku dema: interní název „Onboarding“, jeden CSM jako hostitel, 45 minut, Meet, upozornění CSM, ne obchodu. Automatizace formuláře: úkol „připravit účet“ na kontaktu. Málo polí (e-mail, jméno). Dvě odlišné URL: jedna v podpisu na dema, jedna ve uvítacím e-mailu. Nemíchejte je, nebo obchod najde onboarding ve svém kalendáři.

Praktické příklady

1. Dejte odkaz do podpisu (jeden hostitel, půl hodiny)

Otevřete Formuláře → Nový → Rezervovat schůzku. Interní název „Demo Luca“, upozornění na vaši adresu. V Obsahu otevřete Rezervace: nechte sebe jako jediného hostitele, délka 30 minut, Po–Pá jak je předvyplněné. Pokud je Google připojený, zaškrtněte Meet; pokud ne, lokalitu nebo žádné video a napište to do titulku („zavoláme vám“). 60minutový předstih. Nastavení: zůstaňte Offline, otevřete Náhled, rezervujte slot na svůj Gmail. Zkontrolujte, že schůzka je v kalendáři, pozvánka dorazila, kontakt je v adresáři. Teprve pak ONLINE a vložte URL do podpisu. Nevytvářejte příležitost na každý hovor: mnoho je exploratorních. Příležitost otevřete potom, nebo automatizací jen pokud je na formuláři vyplněná společnost.

2. Tři AE, kteří si dělí dema

Stejná šablona, ale v bloku přidejte tři account executivy (potřebují sloty ve Schůzkách). Objeví se přiřazení hostitele: zvolte round robin, ne „Návštěvník vybere osobu“. Stejná délka a stejné buffery pro všechny, jinak Mokapen nemá jedno pravidlo. Pokud nabízíte Meet, otevřete editor a ověřte, že žádný hostitel nemá zaškrtávátko vypnuté: jeden bez Google rozbije hovor, až na něj round robin spadne. Na stránce návštěvník nevidí jména — v pořádku, pokud je pitch stejný. Pokud jeden AE jako jediný pokrývá DACH, round robin zrušte a vraťte se k „Návštěvník vybere osobu“, s viditelným popiskem „Anna — němčina“.

3. Kickoff obchod + delivery

Zákazník podepsal a musí potkat toho, kdo prodal, i toho, kdo bude práci dělat. Dva hostitelé, kolektivní přiřazení, 60 minut, Teams. Slot na stránce existuje jen v hodinách, kdy jsou volní oba: to je záměr, ne chyba. Nepoužívejte round robin „aby aspoň někdo přišel“: zákazník dorazí a delivery chybí. Doplňte stránku úspěchu textem „budete na hovoru s [jména]“ a testujte Offline se dvěma skutečnými kalendáři, ne s prázdným náhledem.

Často kladené otázky

O: Na stránce nevidím časy.

A: Má hostitel sloty ve Schůzkách? Jste v rozsahu (den/hodiny bloku), za předstihem, uvnitř horizontu, mimo oběd, uzavření a vyloučená data? Vyplňuje externí kalendář všechno? Zkuste úterý za dva týdny, ne „dnes za dvacet minut“.

O: Rozdíl od Rezervovat službu nebo produkt?

A: Schůzka = čas člověka. Rezervace služby/produktu = položka katalogu s délkou a místy. Podrobnosti v příručce Rezervace a v příručce formuláře služeb.

O: Meet se nevytvoří / zaškrtávací políčko je vypnuté.

A: Integrace Google hostitele (všichni hostitelé u kolektivního; kdo může být přiřazen u round robin). Mokapen to v editoru označí. Bez integrace nechte lokalitu nebo „zavoláme vám“ a neslibujte odkaz.

O: Můžu v jednom formuláři míchat služby a schůzky?

A: Formulář má jeden typ rezervace. Dvě stránky, nebo změníte typ v bloku s vědomím, že se změní i entita vytvořená v CRM (schůzka vs rezervace).

O: Stanou se hosté kontakty?

A: Hlavní kontakt je ten, kdo vyplnil e-mail/jméno. Ostatní e-maily jsou účastníci na schůzce. Nahradit kartu nemohou.

O: Formulář nepřijímá rezervace.

A: Musí být ONLINE. Zkontrolujte reCAPTCHA, povinná pole, strop formulářů plánu, správný slug ve snippetu a že náhled není jediná stránka, kterou používáte (oko Offline nerezervuje doopravdy).

O: Kde uvidím, kdo rezervoval?

A: Kalendář schůzek, karta kontaktu (původ formuláře), log odeslání na časové ose kontaktu. E-maily s upozorněním jsou alert, ne archiv.