Ο οδηγός Mokapen

Κράτηση ραντεβού

Η σελίδα Κράτηση ραντεβού είναι ο τρόπος με τον οποίο το Mokapen σταματά το πινγκ-πονγκ των τριών ημερομηνιών στο email: ο επισκέπτης επιλέγει ποιον θα συναντήσει (ή το Mokapen τον αναθέτει), βλέπει μόνο τα ελεύθερα slot και επιβεβαιώνει. Το ραντεβού είναι ήδη στο ημερολόγιο, με την επαφή στο βιβλίο διευθύνσεων, Meet ή Teams αν ο host τα έχει συνδεδεμένα, πρόσκληση ημερολογίου. Δεν αντιγράφετε τίποτα.

Δεν είναι κράτηση καταλόγου (πληρωμένη συμβουλευτική, ενοικίαση, θέση σε τάξη): αυτό είναι Κράτηση υπηρεσίας ή προϊόντος. Εδώ το αντικείμενο είναι ο χρόνος ενός ατόμου της ομάδας. Δεν είναι ούτε η φόρμα επικοινωνίας: εκεί συλλέγετε μήνυμα, εδώ παίρνετε πραγματικό slot.

Η ευκολία είναι εδώ: ένα URL (ή ένα snippet στον ιστότοπο), ο πελάτης κλείνει μόνος του, εσείς βρίσκετε ήδη ημερομηνία, host, κανάλι και καρτέλα επαφής. Ίδιο απόρρητο, ίδια πεδία, ίδιο ημερολόγιο με την υπόλοιπη Mokapen. Χωρίς ξεχωριστό Calendly, χωρίς «δώσε μου τρία παράθυρα» στα εισερχόμενα.

Σε τι χρησιμεύει και γιατί βοηθά

Ο μέσος πωλητής ξοδεύει περισσότερο χρόνο να κλείσει την κλήση παρά να την κάνει. Αυτή η σελίδα κλείνει αυτό το κενό:

• Πραγματικά slot, όχι «ελεύθερος αυτή την εβδομάδα» — δείχνετε μόνο ώρες που ο host είναι ελεύθερος, με προειδοποίηση, buffer, διάλειμμα γεύματος, κλεισίματα οργανισμού και τις εξαιρούμενες ημερομηνίες αυτής της σελίδας. Αν το ημερολόγιο Google/Outlook είναι συγχρονισμένο, μετράνε οι εξωτερικές απασχολημένες ώρες: χωρίς διπλή κράτηση.
• Hosts όπως θέλετε — ένα άτομο μόνο (ο ιδιοκτήτης, ο ειδικός). Ή δύο ή περισσότεροι: ο επισκέπτης επιλέγει, ή το Mokapen εναλλάσσει σε round robin, ή είναι συλλογική συνάντηση (όλοι ελεύθεροι, όλοι στην κλήση).
• Διάρκεια που αποφασίζετε — 15, 30, 45, 60 λεπτά ή προσαρμοσμένη τιμή. Αν ενεργοποιήσετε περισσότερες από μία, ο επισκέπτης επιλέγει πόσο θα διαρκεί το slot. Προεπιλογή στη δημιουργία: 30 λεπτά, Δευτέρα–Παρασκευή 9–18.
• Κανάλι ήδη αποφασισμένο — Google Meet, Microsoft Teams και/ή μια τοποθεσία. Ένα κανάλι μόνο = σιωπηρό. Πολλά κανάλια = ο επισκέπτης επιλέγει. Ο σύνδεσμος Meet/Teams δημιουργείται μόνος του αν η ενσωμάτωση του host είναι συνδεδεμένη: μην υποσχεθείτε σύνδεσμο αν ο host δεν έχει Google ή Microsoft.
• Όλα στο CRM — επαφή + ραντεβού, προσκλήσεις ημερολογίου (ενεργές από προεπιλογή), επισκέπτες σε CC που ο επισκέπτης μπορεί να προσθέσει. Από εκεί μετακινείτε, σχολιάζετε, αρχειοθετείτε όπως οποιοδήποτε άλλο ραντεβού: δεν είναι δεύτερο λογισμικό.

Σύνοψη: χρησιμοποιείτε αυτή τη σελίδα για να κλείσει κάποιος τον χρόνο ενός ατόμου. Χρησιμοποιείτε τη φόρμα επικοινωνίας για να συλλέξετε όποιον σας γράφει. Χρησιμοποιείτε υπηρεσίες/προϊόντα για να κλείσει κάποιος ένα στοιχείο καταλόγου. Μία φόρμα, μία δουλειά: μην αναμειγνύετε τις τρεις στην ίδια φόρμα.

Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση και όρια

• Μενού χρήστη → Φόρμα επικοινωνίας. Επάνω, φίλτρα Όλα / Φόρμα επικοινωνίας / Κράτηση ραντεβού / Κράτηση υπηρεσίας ή προϊόντος. Από το φίλτρο ραντεβού, το «Νέα φόρμα» ξεκινά ήδη στο σωστό πρότυπο.
• Χρειάζεστε την εφαρμογή Φόρμες και την εφαρμογή Ραντεβού ενεργές (Ρυθμίσεις → Εφαρμογές), δικαιώματα ρόλου και slot διαθεσιμότητας στους χρήστες που βάλατε στη σελίδα (το ημερολόγιο ραντεβού εκείνου του ατόμου). Χωρίς slot το δημόσιο ημερολόγιο είναι άδειο: διορθώστε το πριν πάτε ONLINE.
• Τα Meet και Teams εμφανίζονται στο μπλοκ μόνο αν τουλάχιστον ένας host έχει χρησιμοποιήσιμη ενσωμάτωση. Δεν είναι μαγικός διακόπτης: είναι η ίδια σύνδεση Google / Microsoft του χρήστη.
• Το όριο φορμών του πλάνου ισχύει και για αυτές τις σελίδες: στη λίστα, αν είστε στο όριο, το Νέα ανοίγει την αναβάθμιση. Πέρα από το όριο οι πιο πρόσφατες φόρμες μένουν κλειδωμένες· οι παλαιότερες μένουν. Η αντιγραφή μετρά ως μία φόρμα ακόμη.
• Οι αυτοματισμοί φόρμας (εργασία, ευκαιρία, εισιτήριο, ενημέρωση επαφής) είναι σε πλάνα που περιλαμβάνουν Αυτοματισμούς από φόρμες. Χωρίς αυτό το πλάνο δημοσιεύετε ούτως ή άλλως: επαφή, ραντεβού, προσκλήσεις και log υπάρχουν.

Σελίδα λίστας

Ίδια λίστα με όλες τις φόρμες: καρτέλες με εσωτερικό τίτλο, σήμα Κράτηση ραντεβού, κωδικό φόρμας (slug: θα τον χρησιμοποιήσετε στους αυτοματισμούς), κατάσταση Online (πράσινη, εικονίδιο για άνοιγμα της δημόσιας σελίδας) ή Offline (κόκκινη, μάτι για προεπισκόπηση χωρίς αποδοχή κρατήσεων).

Μενού τριών κουκκίδων: Επεξεργασία (Ρυθμίσεις), Αντιγραφή, Διαγραφή. Αντιγράψτε όταν έχετε σελίδα που δουλεύει και θέλετε δίδυμη για άλλη ομάδα ή άλλη καμπάνια (μετά αλλάζετε host, διάρκεια, email ειδοποίησης). Η διαγραφή αφαιρεί τη δημόσια σελίδα: τα ραντεβού που δημιουργήθηκαν ήδη μένουν στο ημερολόγιο.

Αν η φιλτραρισμένη λίστα είναι άδεια, το Mokapen σας το λέει και προσφέρει το νέο κουμπί (αν το πλάνο έχει ακόμη θέσεις).

Δημιουργία της σελίδας

1. Φόρμα επικοινωνίας → Νέα φόρμα. Στο «Τι θέλετε να δημιουργήσετε;» επιλέγετε Κράτηση ραντεβού. Επιλέγετε το πρότυπο στη δημιουργία: δεν μπορείτε να το αλλάξετε αργότερα από αυτή την οθόνη — για υπηρεσία καταλόγου κάνετε άλλη φόρμα.
2. Όνομα — εσωτερικό (το βλέπετε στη λίστα). Ο επισκέπτης βλέπει τον τίτλο και τον υπότιτλο του περιεχομένου.
3. Email ειδοποίησης — ποιος πρέπει να μάθει ότι έφτασε κράτηση (πωλήσεις, υποδοχή, πολλές διευθύνσεις). Δεν είναι το αρχείο: το αρχείο είναι επαφή + ραντεβού + log. Αν το αφήσετε κενό, κινδυνεύετε να μην προσέξετε τα slot.
4. Το Mokapen ετοιμάζει ήδη: λογότυπο οργανισμού, τίτλο, email/όνομα/επώνυμο, μπλοκ κράτησης με εσάς ως πρώτο host (αν έχετε χρήστη και φωτογραφία), απόρρητο, σελίδα ευχαριστιών ραντεβού. Το ημερολόγιο slot είναι πάντα ενεργό: σε αυτό το πρότυπο δεν μπορείτε να το αφαιρέσετε. Προεπιλογή: διάρκεια 30 λεπτών, Δευ–Παρ 9–18, προσκλήσεις ημερολογίου ενεργές, ορίζοντας 60 ημερών.
5. Ανοίξτε το Περιεχόμενο και δουλέψτε το μπλοκ Κρατήσεις (άτομα, κανόνες, βίντεο/τοποθεσία, ώρες). Συμπληρώστε τη σελίδα επιτυχίας και το email επιβεβαίωσης. Στις Ρυθμίσεις θέστε ONLINE μόνο όταν host, slot, κανάλι και κείμενα είναι στη θέση τους. Offline ο δημόσιος σύνδεσμος δεν δέχεται κρατήσεις· η προεπισκόπηση ναι.

Πεδία επαφής, απόρρητο, reCAPTCHA, κρυφά πεδία, snippet και tracking: ίδια λογική με τη φόρμα επικοινωνίας. Παρακάτω είναι ό,τι αφορά ειδικά το ημερολόγιο.

Ποιος συναντά τον επισκέπτη

Στο μπλοκ Κρατήσεις ο τύπος είναι Κράτηση ραντεβού. Προσθέστε ένα ή περισσότερα άτομα: είναι χρήστες του οργανισμού με διαθεσιμότητα στα Ραντεβού. Μπορείτε να αλλάξετε την ορατή ετικέτα (όνομα στη σελίδα) από το εσωτερικό όνομα.

Με ένα άτομο ο επισκέπτης δεν επιλέγει host: συναντά εκείνον. Με τουλάχιστον δύο εμφανίζεται η Ανάθεση host:

• Ο επισκέπτης επιλέγει το άτομο (προεπιλογή) — βλέπει τη λίστα και κλείνει με όποιον θέλει. Χρησιμοποιήστε το όταν το ποιος μετράει: πωλητής Α vs Β, ειδικός vs γενικός, γλώσσα, τοποθεσία.
• Round robin — ο επισκέπτης επιλέγει μόνο την ώρα· το Mokapen αναθέτει το πρώτο ελεύθερο άτομο (λιγότερες επερχόμενες συναντήσεις). Στη σελίδα: «Θα συναντήσετε ένα από αυτά τα άτομα». Η επιλογή στη σελίδα είναι μοναδική. Χρήσιμο για ομάδα demo που πρέπει να μοιραστεί το φορτίο, όχι για «θέλω συγκεκριμένα τη Σάρα».
• Συλλογικό — όλοι στη λίστα πρέπει να είναι ελεύθεροι σε εκείνο το slot και συμμετέχουν όλοι. Για kickoff, demo δύο ατόμων, συνέντευξη με HR + διευθυντή. Η επιλογή είναι πολλαπλή (όλοι οι host). Αν ένας είναι απασχολημένος, το slot δεν εμφανίζεται.

Το round robin και το συλλογικό δεν συνδυάζονται με «ο επισκέπτης επιλέγει ποιον»: είτε αποφασίζουν εκείνοι, είτε αποφασίζει το Mokapen, είτε χρειάζονται όλοι. Αν ένας host δεν έχει slot (ή το εξωτερικό ημερολόγιο γεμίζει όλο το παράθυρο), εκείνο το άτομο δεν προσφέρει ώρες: διορθώστε το πριν δημοσιεύσετε, όχι μετά το πρώτο παράπονο.

Διαθεσιμότητα, διάρκεια, προειδοποίηση, buffer

Στην ίδια καρτέλα Κρατήσεις ορίζετε πότε μπορούν να κλείσουν. Δεν είναι το προσωπικό ημερολόγιο του host: είναι η μάσκα αυτής της σελίδας, έπειτα το Mokapen διασταυρώνει τα slot του χρήστη με τις απασχολημένες ώρες από το συνδεδεμένο ημερολόγιο.

• Διάρκεια — 15 / 30 / 45 / 60 λεπτά, συν «Άλλο» (έως 480). Μπορείτε να τσεκάρετε περισσότερες από μία: ο επισκέπτης επιλέγει. Ένα μόνο τικ = σταθερή διάρκεια. Προεπιλογή 30.
• Ημέρες και παράθυρα — για κάθε ημέρα της εβδομάδας ενεργό/ανενεργό και ένα ή περισσότερα παράθυρα (π.χ. 9–12 και 14–18). Προεπιλογή Δευ–Παρ 9–18. Ενεργοποιήστε το Σάββατο μόνο αν το τηρείτε πραγματικά.
• Ελάχιστη προειδοποίηση — λεπτά κάτω από τα οποία το slot δεν εμφανίζεται (0 = ακόμη και «σε ένα τέταρτο»· 120 = καμία κλήση σε δύο ώρες). Βήματα 15 λεπτών. Χρησιμοποιήστε το αν χρειάζεστε χρόνο να προετοιμάσετε το demo.
• Buffer πριν / μετά — άδεια λεπτά γύρω από τη συνάντηση, ώστε δύο κλήσεις να μην επικαλύπτονται ή ώστε να αλλάξετε αίθουσα. Βήματα 5 λεπτών.
• Κράτηση έως — ορίζοντας σε ημέρες (1–365, προεπιλογή 60). Πέρα από αυτό, το δημόσιο ημερολόγιο είναι άδειο. Κοντύνετέ το (14, 21) αν δεν θέλετε ημερολόγιο γεμάτο κλήσεις τρεις μήνες μπροστά.
• Διάλειμμα γεύματος — παράθυρο προς αφαίρεση κάθε ημέρα (π.χ. 13:00–14:00), επιπλέον των χρονικών παραθύρων.
• Εξαιρούμενες ημερομηνίες — επιπλέον ημέρες μόνο για αυτή τη σελίδα (γέφυρα αργίας, εσωτερική εκπαίδευση). Τα κλεισίματα του οργανισμού είναι ήδη στη λίστα του μπλοκ: μην τα ξαναεισάγετε, ισχύει το κλείσιμο του οργανισμού.
• Υπενθύμιση — μετατόπιση πριν την έναρξη (ίδιες επιλογές με άλλες υπενθυμίσεις Mokapen). Πυροδοτείται στο ραντεβού, δεν είναι το email επιβεβαίωσης της υποβολής φόρμας.
• Ακύρωση / επαναπρογραμματισμός έως — λεπτά πριν την έναρξη κάτω από τα οποία ο επισκέπτης δεν μπορεί πλέον να μετακινήσει ή να ακυρώσει από τον σύνδεσμο διαχείρισης. 0 = πάντα επιτρέπεται (αν προσφέρετε αυτόν τον σύνδεσμο). Βήματα 15 λεπτών.
• Προσκλήσεις ημερολογίου — τσεκαρισμένες από προεπιλογή: οι προσκλήσεις βγαίνουν σε host και επαφή (και σε επισκέπτες). Απενεργοποιήστε τις μόνο αν διαχειρίζεστε προσκλήσεις στο χέρι: συνήθως αφήστε τις.

Στη δημόσια σελίδα ο επισκέπτης μπορεί να προσθέσει email άλλων συμμετεχόντων (προαιρετικά, χωρισμένα με κόμμα). Προσγειώνονται στο ραντεβού ως επισκέπτες· δεν αντικαθιστούν την κύρια επαφή (αυτή μένει το email/όνομα της φόρμας). Δεν χρειάζεται να βάλουν ξανά το δικό τους email: το Mokapen χρησιμοποιεί τα στοιχεία επαφής παρακάτω.

Συγχρονίστε το προσωπικό ημερολόγιο (Google/Outlook) αν θέλετε να μετρούν οι εξωτερικές απασχολημένες ώρες. Slot «ελεύθερα» στο Mokapen + γεμάτο ημερολόγιο = ο επισκέπτης βλέπει κενά που δεν μπορείτε να τηρήσετε.

Meet, Teams, τοποθεσία

Στο μπλοκ, ενότητα καναλιού συνάντησης, τσεκάρετε ό,τι θέλετε να προσφέρετε:

• Google Meet — εμφανίζεται αν τουλάχιστον ένας host έχει Google συνδεδεμένο με χρησιμοποιήσιμο τρόπο. Χρειάζεστε την ενσωμάτωση όσου πρέπει να μπει στην κλήση: στο συλλογικό, όλων· στο round robin, όποιου μπορεί να ανατεθεί. Αν λείπει, το Mokapen το επισημαίνει στον επεξεργαστή (εξερχόμενος συγχρονισμός, όλοι οι host, ή «συνδέστε την ενσωμάτωση»).
• Microsoft Teams — το ίδιο με Outlook/Teams.
• Τοποθεσίες — διευθύνσεις από Ρυθμίσεις → Τοποθεσίες (οδός, ΤΚ, πόλη). Αν δεν έχετε, η φόρμα σας το λέει και σας στέλνει στις Τοποθεσίες. Τσεκάρετε μόνο τις τοποθεσίες που θέλετε σε αυτή τη σελίδα, όχι όλες από συνήθεια.

Ένα κανάλι μόνο: ο επισκέπτης δεν επιλέγει, είναι σιωπηρό. Πολλά κανάλια: ράδιο στη σελίδα. Μηδέν κανάλια βίντεο και μηδέν τοποθεσίες: προσφέρετε slot χωρίς να πείτε πού — αυτό είναι εντάξει μόνο αν το εξηγείτε στον τίτλο ή στην περιγραφή («θα σας καλέσουμε»). Μην τεκμηριώνετε Meet στον πελάτη αν ο host δεν έχει Google: το πλαίσιο στον επεξεργαστή είναι απενεργοποιημένο ή λείπει.

Δημοσίευση: κατάσταση, URL, ενσωμάτωση

Στις Ρυθμίσεις, όπως στη φόρμα επικοινωνίας:

• ONLINE / OFFLINE — πρόχειρο = Offline, δουλεύετε σε προεπισκόπηση. Online = δέχεστε κρατήσεις. Το slug μένει ορατό: μην το αλλάξετε ελαφρά αν το έχετε ήδη βάλει σε καμπάνια ή αυτοματισμό.
• URL σελίδας — υπογραφή email, «Κλείστε κλήση» στον ιστότοπο, ads, QR, LinkedIn. Το κουμπί Προβολή είναι ενεργό μόνο αν ONLINE.
• Κώδικας προς επικόλληση — snippet για τον ιστότοπο. Τα δεδομένα φτάνουν στο Mokapen, δεν μένουν στο CMS.
• Παρακολούθηση επισκέψεων (πλάνα με tracking) — ίδιο snippet με τη φόρμα επικοινωνίας, με συγκατάθεση.

Απόρρητο, reCAPTCHA και σελίδα επιτυχίας ισχύουν και εδώ. Το προεπιλεγμένο κείμενο ευχαριστιών είναι αυτό του ραντεβού: επιβεβαιώστε το («είστε στο ημερολόγιο την Τρίτη στις 10», όχι «θα σας καλέσουμε πίσω»). Το email επιβεβαίωσης στον επισκέπτη είναι η απόδειξη του slot· η εσωτερική ειδοποίηση πηγαίνει στα εισερχόμενα που βάλατε στη φόρμα.

Τι συμβαίνει μετά την κράτηση

Χωρίς τίποτε άλλο ρυθμισμένο, με σειρά:

• Το Mokapen γράφει το log της φόρμας (πεδία, slot, κανάλι, επισκέπτες).
• Δημιουργεί ή ενημερώνει την επαφή (ίδιος κανόνας email με τη φόρμα επικοινωνίας: Email 1/2/3, δεν δημιουργεί διπλότυπο αν υπάρχει ήδη και δεν είναι αρχειοθετημένη).
• Δημιουργεί το συνδεδεμένο ραντεβού, με host, διάρκεια, ώρα, κανάλι, επισκέπτες. Προέλευση form_ + id σελίδας.
• Αν οι προσκλήσεις είναι ενεργές, βγαίνουν τα ημερολόγια. Το Meet/Teams ανοίγει μόνο του αν υπάρχει η ενσωμάτωση. Η υπενθύμιση πυροδοτείται σύμφωνα με τη μετατόπιση που ορίσατε.
• Ο επισκέπτης βλέπει τη σελίδα επιτυχίας (ή την ανακατεύθυνση) και, αν γράψατε ένα, το email επιβεβαίωσης. Η ομάδα μπορεί να δουλέψει το ραντεβού όπως οποιοδήποτε άλλο: δείτε τον οδηγό Ραντεβού.

Έπειτα, αν τους ρυθμίσατε, οι αυτοματισμοί φόρμας (ετικέτα, εργασία «προετοιμάστε το demo», εισερχόμενη ευκαιρία). Για καθυστερήσεις και συνθήκες χρησιμοποιήστε την ενότητα Αυτοματισμοί με trigger λήψης φόρμας και το slug αυτής της σελίδας.

Προτεινόμενη διαδικασία

• Πρώτα τα slot του host στα Ραντεβού, μετά η φόρμα. Άδειο ημερολόγιο στη σελίδα = σχεδόν πάντα διαθεσιμότητα μη ορισμένη, όχι σφάλμα φόρμας.
• Ένα άτομο: αφήστε τον μοναδικό host. Ομάδα demo: round robin. Kickoff δύο ατόμων: συλλογικό. Μην χρησιμοποιείτε συλλογικό «γιατί φαίνεται ωραίο» αν ένας αρκεί.
• Κανάλι: Meet μόνο αν ο host έχει Google· τοποθεσία μόνο αν τη τηρείτε. Έπειτα προειδοποίηση και buffer (π.χ. 2 ώρες + 10 λεπτά) πριν το ONLINE.
• Δοκιμή Offline: κράτηση στη δική σας διεύθυνση, έλεγχος καρτέλας επαφής, ραντεβού, πρόσκλησης, Meet, ειδοποίησης, επιβεβαίωσης. Έπειτα μια καθημερινή πιο μακριά για να δείτε τα slot.
• ONLINE σε ένα μόνο κανάλι (υπογραφή email). Μετά από 48 ώρες κοιτάξτε no-shows και κενά. Έπειτα ιστότοπος / ads.
• Μην αλλάξετε το slug σε σελίδα που είναι ήδη σε καμπάνια. Αντιγράψτε και δημιουργήστε τη δίδυμη (άλλη ομάδα, άλλη διάρκεια).

Περιπτώσεις χρήσης

Κάθε περίπτωση είναι πραγματική κατάσταση, όχι λίστα τικ. Η σελίδα είναι η ίδια· αυτό που αλλάζει είναι οι host, η ανάθεση και το κανάλι.

• Δύο πωλητές, το ίδιο demo — Η Σάρα και ο Μάρκο παρουσιάζουν το ίδιο προϊόν. Αν αφήσετε τον επισκέπτη να διαλέξει, όλοι κλείνουν τη Σάρα και ο Μάρκο μένει αδρανής. Προσθέστε και τους δύο ως host και χρησιμοποιήστε round robin: η σελίδα δείχνει ώρες, όχι ονόματα («θα συναντήσετε ένα από αυτά τα άτομα»), και το Mokapen αναθέτει όποιον έχει λιγότερες μελλοντικές συναντήσεις. Διάρκεια 30 λεπτά, Meet μόνο αν και οι δύο έχουν Google συνδεδεμένο (αλλιώς ο σύνδεσμος δεν ξεκινά ποτέ για όποιον δεν έχει ενσωμάτωση). Προειδοποίηση δύο ωρών ώστε να μην πηδάτε από κλήση σε κλήση απροετοίμαστοι. Buffer δέκα λεπτών ανάμεσα στα slot. Ορίζοντας 21 ημερών, όχι τρεις μήνες γεμάτου ημερολογίου. Αν η Σάρα μιλά γερμανικά και ο Μάρκο όχι, το round robin είναι λάθος εργαλείο: τότε χρειάζεστε «Ο επισκέπτης επιλέγει το άτομο».
• Κλήση με τον ιδιοκτήτη — Ο prospect θέλει εσάς, όχι «κάποιον της ομάδας». Ένας host: ο επισκέπτης δεν βλέπει λίστα ατόμων, διαλέγει μόνο ημερομηνία και ώρα. Meet αν έχετε Google, ή τοποθεσία αν δέχεστε στο γραφείο — όχι και τα δύο «για παν ενδεχόμενο». Κοντός ορίζοντας (14–21 ημέρες) αν είστε ήδη γεμάτοι: αλλιώς καταλήγετε με κλήσεις τον Μάρτιο που μετά μετακινείτε. Τουλάχιστον μία ώρα προειδοποίηση. Αυτή η σελίδα δεν είναι για μοίρασμα φορτίου: είναι το δημόσιο ημερολόγιό σας.
• Συνέντευξη με HR και διευθυντή πρόσληψης — Και τα δύο άτομα πρέπει να είναι στο δωμάτιο (ή στην κλήση). Ανάθεση συλλογική: το slot εμφανίζεται μόνο αν και οι δύο είναι ελεύθεροι, και και οι δύο καταλήγουν στο ραντεβού. Teams αν έχουν Microsoft συνδεδεμένο. Εξαιρούμενες ημερομηνίες για έκτακτες ημέρες κλεισίματος (τα κλεισίματα του οργανισμού είναι ήδη στη λίστα του μπλοκ: δεν τα ξαναεισάγετε). Προειδοποίηση 24 ωρών ώστε το HR να διαβάσει το βιογραφικό. Αυτό δεν είναι round robin: ο υποψήφιος περιμένει και τα δύο άτομα, όχι «ένα από τα δύο».
• Γραφείο στον χώρο, χωρίς βίντεο — Ο πελάτης έρχεται στο γραφείο. Μην τσεκάρετε Meet ή Teams: θα υποσχόσασταν σύνδεσμο που δεν υπάρχει. Τσεκάρετε μόνο την τοποθεσία (αν δεν έχετε καμία, το μπλοκ σας το λέει: δημιουργήστε την πρώτα). Ένας host — όποιος δέχεται στην υποδοχή ή ο σύμβουλος βάρδιας. Παράθυρα 9–12 και 14–17, διάλειμμα γεύματος, ορίζοντας 14 ημερών. Το κείμενο επιτυχίας πρέπει να λέει πού να παρουσιαστείτε, όχι «θα στείλουμε το Meet».
• Onboarding μετά το συμβόλαιο — Ο επισκέπτης είναι ήδη πελάτης, όχι lead. Κλωνοποιήστε τη σελίδα demo: εσωτερικός τίτλος «Onboarding», ένας CSM ως host, 45 λεπτά, Meet, ειδοποίηση στον CSM όχι στις πωλήσεις. Αυτοματισμός φόρμας: εργασία «προετοιμάστε τον λογαριασμό» στην επαφή. Λίγα πεδία (email, όνομα). Δύο διακριτά URL: ένα στην υπογραφή για demo, ένα στο email καλωσορίσματος. Μην τα αναμείξετε, αλλιώς οι πωλήσεις βρίσκουν onboarding στο ημερολόγιό τους.

Πρακτικά παραδείγματα

1. Βάλτε τον σύνδεσμο στην υπογραφή (ένας host, μισή ώρα)

Ανοίξτε Φόρμα επικοινωνίας → Νέα → Κράτηση ραντεβού. Εσωτερικό όνομα «Demo Λούκα», ειδοποίηση στη διεύθυνσή σας. Στο Περιεχόμενο ανοίξτε Κρατήσεις: αφήστε τον εαυτό σας ως μοναδικό host, διάρκεια 30 λεπτά, Δευ–Παρ όπως είναι προσυμπληρωμένο. Αν το Google είναι συνδεδεμένο, τσεκάρετε Meet· αν όχι, μια τοποθεσία ή χωρίς βίντεο και πείτε το στον τίτλο («θα σας καλέσουμε»). Προειδοποίηση 60 λεπτών. Ρυθμίσεις: μείνετε Offline, ανοίξτε Προεπισκόπηση, κλείστε ένα slot στο Gmail σας. Ελέγξτε ότι το ραντεβού είναι στο ημερολόγιο, ότι έφτασε η πρόσκληση, ότι η επαφή είναι στο βιβλίο διευθύνσεων. Μόνο τότε ONLINE και επικολλήστε το URL στην υπογραφή. Μην δημιουργείτε ευκαιρία σε κάθε κλήση: πολλές είναι διερευνητικές. Την ευκαιρία την ανοίγετε μετά, ή με αυτοματισμό μόνο αν η φόρμα έχει συμπληρωμένη την εταιρεία.

2. Τρεις AE που μοιράζονται τα demo

Ίδιο πρότυπο, αλλά προσθέστε τους τρεις account executives στο μπλοκ (χρειάζονται slot στα Ραντεβού). Εμφανίζεται η ανάθεση host: επιλέξτε round robin, όχι «Ο επισκέπτης επιλέγει το άτομο». Ίδια διάρκεια και ίδια buffer για όλους, αλλιώς το Mokapen δεν έχει έναν κανόνα. Αν προσφέρετε Meet, ανοίξτε τον επεξεργαστή και ελέγξτε ότι κανένας host δεν έχει το πλαίσιο απενεργοποιημένο: ένας χωρίς Google σπάει την κλήση όταν το round robin πέσει πάνω του. Στη σελίδα ο επισκέπτης δεν βλέπει ονόματα — εντάξει αν το pitch είναι το ίδιο. Αν ένας AE είναι ο μόνος που καλύπτει το DACH, αφήστε το round robin και επιστρέψτε στο «Ο επισκέπτης επιλέγει το άτομο», με ορατή ετικέτα «Άννα — γερμανικά».

3. Kickoff πωλήσεων + παράδοσης

Ο πελάτης έχει υπογράψει και πρέπει να συναντήσει όποιον πούλησε και όποιον θα κάνει τη δουλειά. Δύο host, συλλογική ανάθεση, 60 λεπτά, Teams. Το slot στη σελίδα υπάρχει μόνο στις ώρες που και οι δύο είναι ελεύθεροι: είναι ηθελημένο, όχι σφάλμα. Μην χρησιμοποιείτε round robin «ώστε τουλάχιστον κάποιος να εμφανιστεί»: ο πελάτης έρχεται και λείπει η παράδοση. Ολοκληρώστε τη σελίδα επιτυχίας με «θα είστε σε κλήση με [ονόματα]» και δοκιμάστε Offline με δύο πραγματικά ημερολόγια, όχι με άδεια προεπισκόπηση.

Συχνές ερωτήσεις

Ε: Δεν βλέπω ώρες στη σελίδα.

Α: Έχει ο host slot στα Ραντεβού; Είστε εντός εμβέλειας (ημέρα/ώρες του μπλοκ), πέρα από την προειδοποίηση, εντός ορίζοντα, εκτός γεύματος, κλεισιμάτων και εξαιρούμενων ημερομηνιών; Γεμίζει το εξωτερικό ημερολόγιο τα πάντα; Δοκιμάστε μια Τρίτη σε δύο εβδομάδες, όχι «σήμερα σε είκοσι λεπτά».

Ε: Διαφορά από την Κράτηση υπηρεσίας ή προϊόντος;

Α: Ραντεβού = χρόνος ενός ατόμου. Κράτηση υπηρεσίας/προϊόντος = στοιχείο καταλόγου με διάρκεια και θέσεις. Λεπτομέρειες στον οδηγό Κρατήσεων και στον οδηγό φόρμας υπηρεσίας.

Ε: Το Meet δεν δημιουργείται / το πλαίσιο είναι απενεργοποιημένο.

Α: Η ενσωμάτωση Google του host (όλοι οι host στο συλλογικό· όποιος μπορεί να ανατεθεί στο round robin). Το Mokapen το επισημαίνει στον επεξεργαστή. Χωρίς την ενσωμάτωση αφήστε τοποθεσία ή «θα σας καλέσουμε» και μην υποσχεθείτε σύνδεσμο.

Ε: Μπορώ να αναμείξω υπηρεσίες και ραντεβού στην ίδια φόρμα;

Α: Μια φόρμα έχει έναν τύπο κράτησης. Δύο σελίδες, ή αλλάζετε τον τύπο στο μπλοκ γνωρίζοντας ότι αλλάζει και η οντότητα που δημιουργείται στο CRM (ραντεβού vs κράτηση).

Ε: Γίνονται επαφές οι επισκέπτες;

Α: Η κύρια επαφή είναι όποιος συμπλήρωσε email/όνομα. Τα άλλα email είναι συμμετέχοντες στο ραντεβού. Δεν αντικαθιστούν την καρτέλα.

Ε: Η φόρμα δεν δέχεται κρατήσεις.

Α: Πρέπει να είναι ONLINE. Ελέγξτε reCAPTCHA, υποχρεωτικά πεδία, το όριο φορμών του πλάνου, το σωστό slug στο snippet, και ότι η προεπισκόπηση δεν είναι η μόνη σελίδα που χρησιμοποιείτε (το μάτι Offline δεν κλείνει πραγματικά).

Ε: Πού βλέπω ποιος έκλεισε;

Α: Ημερολόγιο ραντεβού, καρτέλα επαφής (προέλευση φόρμας), log υποβολής στο χρονολόγιο της επαφής. Τα email ειδοποίησης είναι η ειδοποίηση, όχι το αρχείο.