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Réservation de rendez-vous

La page Réserver un rendez-vous est la façon dont Mokapen met fin au ping-pong des trois dates par e-mail : le visiteur choisit qui rencontrer (ou Mokapen l'assigne), ne voit que les créneaux libres et confirme. Le rendez-vous est déjà au calendrier, avec le contact dans le carnet d'adresses, Meet ou Teams si l'hôte les a connectés, invitation calendrier. Vous ne recopiez rien.

Ce n'est pas une réservation de catalogue (conseil payant, location, une place en cours) : c'est Réserver un service ou un produit. Ici l'objet est le temps d'une personne de l'équipe. Ce n'est pas non plus le formulaire de contact : là vous collectez un message, ici vous prenez un vrai créneau.

Tout l'intérêt est là : une URL (ou un snippet sur le site), le client se réserve lui-même, vous trouvez déjà date, hôte, canal et fiche contact. Même confidentialité, mêmes champs, même calendrier que le reste de Mokapen. Pas de Calendly à part, pas de « donnez-moi trois créneaux » dans la boîte.

À quoi ça sert et pourquoi ça aide

Le commercial moyen passe plus de temps à fixer l'appel qu'à le faire. Cette page ferme cet écart :

• De vrais créneaux, pas « libre cette semaine » — vous n'affichez que les horaires où l'hôte est libre, avec préavis, buffer, pause déjeuner, fermetures de l'org et dates exclues de cette page. Si le calendrier Google/Outlook est synchronisé, les occupations externes comptent : pas de double réservation.
• Des hôtes à votre façon — une seule personne (le propriétaire, le spécialiste). Ou deux ou plus : le visiteur choisit, ou Mokapen tourne en round robin, ou c'est une réunion collective (tout le monde libre, tout le monde en appel).
• Une durée que vous décidez — 15, 30, 45, 60 minutes ou une valeur personnalisée. Si vous en activez plus d'une, le visiteur choisit combien durera le créneau. Par défaut à la création : 30 minutes, lundi–vendredi 9–18.
• Un canal déjà décidé — Google Meet, Microsoft Teams et/ou un lieu. Un seul canal = implicite. Plusieurs canaux = le visiteur choisit. Le lien Meet/Teams se génère tout seul si l'intégration de l'hôte est connectée : ne promettez pas un lien si l'hôte n'a pas Google ou Microsoft.
• Tout dans le CRM — contact + rendez-vous, invitations calendrier (activées par défaut), invités en CC que le visiteur peut ajouter. De là vous déplacez, annotez, archivez comme n'importe quel autre rendez-vous : ce n'est pas un second logiciel.

En bref : vous utilisez cette page pour faire réserver le temps d'une personne. Vous utilisez le formulaire de contact pour collecter qui vous écrit. Vous utilisez services/produits pour faire réserver une ligne de catalogue. Un formulaire, un job : ne mélangez pas les trois dans le même formulaire.

Comment y accéder et les limites

• Menu utilisateur → Formulaires. En haut, filtres Tous / Formulaire de contact / Réservation de rendez-vous / Réserver un service ou un produit. Depuis le filtre rendez-vous, « Nouveau formulaire » part déjà sur le bon modèle.
• Il faut l'application Formulaires et l'application Rendez-vous actives (Réglages → Applications), les permissions de rôle, et des créneaux de disponibilité sur les utilisateurs que vous mettez sur la page (le calendrier rendez-vous de cette personne). Sans créneaux, le calendrier public est vide : réglez-le avant de passer ONLINE.
• Meet et Teams n'apparaissent dans le bloc que si au moins un hôte a une intégration utilisable. Ce n'est pas un interrupteur magique : c'est la même connexion Google / Microsoft de l'utilisateur.
• Le plafond de formulaires du plan s'applique aussi à ces pages : dans la liste, si vous êtes à la limite, Nouveau ouvre l'upgrade. Au-delà de la limite, les formulaires les plus récents restent verrouillés ; les plus anciens restent. Dupliquer compte comme un formulaire de plus.
• Les automatisations de formulaire (tâche, opportunité, ticket, mise à jour du contact) sont sur les plans qui incluent les Automatisations depuis les formulaires. Sans ce plan, vous publiez quand même : contact, rendez-vous, invitations et journal sont là de toute façon.

Page liste

Même liste que tous les formulaires : cartes avec titre interne, badge Réservation de rendez-vous, code formulaire (slug : vous l'utiliserez dans les automatisations), statut Online (vert, icône pour ouvrir la page publique) ou Offline (rouge, œil pour l'aperçu sans accepter les réservations).

Menu trois points : Modifier (Réglages), Dupliquer, Supprimer. Dupliquez quand vous avez une page qui marche et que vous en voulez une jumelle pour une autre équipe ou une autre campagne (ensuite vous changez hôte, durée, e-mail de notification). Supprimer retire la page publique : les rendez-vous déjà créés restent au calendrier.

Si la liste filtrée est vide, Mokapen vous le dit et propose le bouton nouveau (si le plan a encore des créneaux).

Créer la page

1. Formulaires → Nouveau formulaire. Dans « Que voulez-vous créer ? » choisissez Réserver un rendez-vous. Vous choisissez le modèle à la création : vous ne pouvez pas le changer ensuite depuis cet écran — pour un service de catalogue, faites un autre formulaire.
2. Nom — interne (vous le voyez dans la liste). Le visiteur voit le titre et le sous-titre du contenu.
3. E-mail de notification — qui doit savoir qu'une réservation est arrivée (commercial, réception, plusieurs adresses). Ce n'est pas l'archive : l'archive, c'est contact + rendez-vous + journal. Si vous le laissez vide, vous risquez de ne pas remarquer les créneaux.
4. Mokapen prépare déjà : logo de l'org, titre, e-mail/prénom/nom, bloc réservation avec vous comme premier hôte (si vous avez un utilisateur et une photo), confidentialité, page de remerciement rendez-vous. Le calendrier des créneaux est toujours allumé : sur ce modèle vous ne pouvez pas le retirer. Par défaut : durée 30 minutes, lun–ven 9–18, invitations calendrier activées, horizon 60 jours.
5. Ouvrez Contenu et travaillez le bloc Réservations (personnes, règles, vidéo/lieu, horaires). Complétez la page de succès et l'e-mail de confirmation. Dans Réglages, mettez ONLINE seulement quand hôte, créneaux, canal et textes sont en place. Hors ligne, le lien public n'accepte pas les réservations ; l'aperçu oui.

Champs contact, confidentialité, reCAPTCHA, champs cachés, snippet et tracking : même logique que le formulaire de contact. Ci-dessous, ce qui est spécifique au calendrier.

Qui rencontre le visiteur

Dans le bloc Réservations, le type est Réservation de rendez-vous. Ajoutez une ou plusieurs personnes : ce sont des utilisateurs de l'org avec une disponibilité dans Rendez-vous. Vous pouvez changer le libellé visible (nom sur la page) par rapport au nom interne.

Avec une personne, le visiteur ne choisit pas l'hôte : il rencontre celle-là. Avec au moins deux, Attribution de l'hôte apparaît :

• Le visiteur choisit la personne (par défaut) — il voit la liste et réserve avec qui il veut. Utilisez-le quand qui compte : commercial A vs B, spécialiste vs généraliste, langue, lieu.
• Round robin — le visiteur choisit seulement l'horaire ; Mokapen assigne la première personne libre (le moins de réunions à venir). Sur la page : « Vous rencontrerez l'une de ces personnes ». La sélection sur la page est à choix unique. Utile pour une équipe démo qui doit se partager la charge, pas pour « je veux précisément Sara ».
• Collectif — tout le monde sur la liste doit être libre dans ce créneau et tous participent. Pour un kickoff, une démo à deux, un entretien RH + manager. La sélection est multiple (tous les hôtes). Si l'un est occupé, le créneau n'apparaît pas.

Round robin et collectif ne se combinent pas avec « le visiteur choisit qui » : soit il décide, soit Mokapen décide, soit tout le monde est nécessaire. Si un hôte n'a pas de créneaux (ou si le calendrier externe remplit toute la fenêtre), cette personne n'offre pas d'horaires : réglez-le avant de publier, pas après la première plainte.

Disponibilité, durée, préavis, buffer

Dans la même carte Réservations, vous réglez quand on peut réserver. Ce n'est pas le calendrier personnel de l'hôte : c'est le masque de cette page, puis Mokapen croise les créneaux de l'utilisateur avec les occupations du calendrier connecté.

• Durée — 15 / 30 / 45 / 60 minutes, plus « Autre » (jusqu'à 480). Vous pouvez en cocher plus d'une : le visiteur choisit. Une seule coche = durée fixe. Par défaut 30.
• Jours et plages — pour chaque jour de la semaine on/off et une ou plusieurs plages (ex. 9–12 et 14–18). Par défaut lun–ven 9–18. N'activez le samedi que si vous l'honorez vraiment.
• Préavis minimum — minutes en dessous desquelles le créneau n'apparaît pas (0 = même « dans un quart d'heure » ; 120 = pas d'appel dans deux heures). Pas de 15 minutes. Utilisez-le si vous avez besoin de temps pour préparer la démo.
• Buffer avant / après — minutes vides autour de la réunion, pour que deux appels ne se chevauchent pas ou pour changer de salle. Pas de 5 minutes.
• Réserver jusqu'à — horizon en jours (1–365, par défaut 60). Au-delà, le calendrier public est vide. Raccourcissez-le (14, 21) si vous ne voulez pas un calendrier plein d'appels à trois mois.
• Pause déjeuner — une plage à retirer chaque jour (ex. 13:00–14:00), en plus des plages horaires.
• Dates exclues — jours extra seulement pour cette page (pont, formation interne). Les fermetures de l'organisation sont déjà listées dans le bloc : ne les ressaisissez pas, la fermeture org s'applique.
• Rappel — décalage avant le début (mêmes options que les autres rappels Mokapen). Il se déclenche sur le rendez-vous, ce n'est pas l'e-mail de confirmation de l'envoi du formulaire.
• Annuler / reporter jusqu'à — minutes avant le début en dessous desquelles l'invité ne peut plus déplacer ni annuler depuis le lien de gestion. 0 = toujours autorisé (si vous offrez ce lien). Pas de 15 minutes.
• Invitations calendrier — coche activée par défaut : les invitations partent à l'hôte et au contact (et aux invités). Désactivez-la seulement si vous gérez les invitations à la main : en général, laissez-la.

Sur la page publique, le visiteur peut ajouter les e-mails d'autres participants (optionnel, séparés par des virgules). Ils atterrissent sur le rendez-vous comme invités ; ils ne remplacent pas le contact principal (celui-là reste l'e-mail/nom du formulaire). Ils n'ont pas à remettre leur propre e-mail : Mokapen utilise les coordonnées du contact en dessous.

Alignez le calendrier personnel (Google/Outlook) si vous voulez que les occupations externes comptent. Créneaux « libres » dans Mokapen + calendrier plein = le visiteur voit des trous que vous ne pouvez pas honorer.

Meet, Teams, lieu

Dans le bloc, section canal de réunion, cochez ce que vous voulez offrir :

• Google Meet — apparaît si au moins un hôte a Google connecté de façon utilisable. Il faut l'intégration de qui doit rejoindre l'appel : en collectif, de tout le monde ; en round robin, de quiconque peut être assigné. Si elle manque, Mokapen le signale dans l'éditeur (sync sortante, tous les hôtes, ou « connecter l'intégration »).
• Microsoft Teams — la même chose avec Outlook/Teams.
• Lieux — adresses depuis Réglages → Lieux (rue, code postal, ville). Si vous n'en avez pas, le formulaire vous le dit et vous envoie vers Lieux. Cochez seulement les lieux que vous voulez sur cette page, pas tous par habitude.

Un seul canal : le visiteur ne choisit pas, c'est implicite. Plusieurs canaux : radio sur la page. Zéro canal vidéo et zéro lieu : vous offrez un créneau sans dire où — ça va seulement si vous l'expliquez dans le titre ou la description (« nous vous appellerons »). Ne documentez pas Meet au client si l'hôte n'a pas Google : la case dans l'éditeur est désactivée ou absente.

Publier : statut, URL, embed

Dans Réglages, comme le formulaire de contact :

• ONLINE / OFFLINE — brouillon = Offline, vous travaillez en aperçu. Online = vous acceptez les réservations. Le slug reste visible : ne le changez pas à la légère si vous l'avez déjà mis dans une campagne ou une automatisation.
• URL de la page — signature e-mail, site « Réserver un appel », ads, QR, LinkedIn. Le bouton Afficher n'est actif que si ONLINE.
• Code à coller — snippet pour le site. Les données arrivent dans Mokapen, elles ne restent pas dans le CMS.
• Tracking des visites (plans avec tracking) — même snippet que le formulaire de contact, avec consentement.

Confidentialité, reCAPTCHA et page de succès s'appliquent aussi ici. Le texte de remerciement par défaut est celui du rendez-vous : confirmez-le (« vous êtes au calendrier mardi à 10 h », pas « nous vous rappellerons »). L'e-mail de confirmation au visiteur est la preuve du créneau ; la notification interne va aux boîtes que vous avez mises sur le formulaire.

Ce qui se passe après la réservation

Sans rien d'autre de configuré, dans l'ordre :

• Mokapen écrit le journal du formulaire (champs, créneau, canal, invités).
• Crée ou met à jour le contact (même règle e-mail que le formulaire de contact : E-mail 1/2/3, ne duplique pas s'il en existe déjà un non archivé).
• Crée le rendez-vous lié, avec hôte, durée, horaire, canal, invités. Origine form_ + id de page.
• Si les invitations sont activées, les calendriers partent. Meet/Teams s'ouvre tout seul si l'intégration est là. Le rappel se déclenche selon le décalage que vous avez défini.
• Le visiteur voit la page de succès (ou la redirection) et, si vous en avez rédigé un, l'e-mail de confirmation. L'équipe peut travailler le rendez-vous comme n'importe quel autre : voir le guide Rendez-vous.

Puis, si vous les avez configurées, les automatisations du formulaire (étiquette, tâche « préparer la démo », opportunité inbound). Pour les délais et les conditions, utilisez le module Automatisations avec le déclencheur formulaire reçu et le slug de cette page.

Processus recommandé

• D'abord les créneaux de l'hôte dans Rendez-vous, ensuite le formulaire. Calendrier vide sur la page = presque toujours une disponibilité non définie, pas un bug du formulaire.
• Une personne : laissez l'hôte unique. Une équipe démo : round robin. Kickoff à deux : collectif. N'utilisez pas le collectif « parce que ça a l'air cool » si une personne suffit.
• Canal : Meet seulement si l'hôte a Google ; lieu seulement si vous l'honorez. Puis préavis et buffer (ex. 2 heures + 10 minutes) avant ONLINE.
• Testez Offline : réservez sur votre propre adresse, vérifiez fiche contact, rendez-vous, invitation, Meet, notification, confirmation. Puis un jour ouvrable plus loin pour voir les créneaux.
• ONLINE sur un seul canal (signature e-mail). Après 48 heures, regardez les no-shows et les trous. Puis site / ads.
• Ne changez pas le slug d'une page déjà en campagne. Dupliquez et créez la jumelle (autre équipe, autre durée).

Cas d'usage

Chaque cas est une situation réelle, pas une liste de cases. La page est la même ; ce qui change, ce sont les hôtes, l'attribution et le canal.

• Deux commerciaux, la même démo — Sara et Marco pitchent le même produit. Si vous laissez le visiteur choisir, tout le monde réserve Sara et Marco reste inactif. Ajoutez les deux comme hôtes et utilisez le round robin : la page montre des horaires, pas des noms (« vous rencontrerez l'une de ces personnes »), et Mokapen assigne celui qui a le moins de réunions à venir. Durée 30 minutes, Meet seulement si les deux ont Google connecté (sinon le lien ne démarre jamais pour celui sans intégration). Préavis de deux heures pour ne pas enchaîner les appels sans préparation. Buffer de dix minutes entre les créneaux. Un horizon de 21 jours, pas trois mois de calendrier plein. Si Sara parle allemand et Marco non, le round robin est le mauvais outil : alors il faut « Le visiteur choisit la personne ».
• Un appel avec le propriétaire — Le prospect vous veut, vous, pas « quelqu'un de l'équipe ». Un seul hôte : le visiteur ne voit pas une liste de personnes, il choisit seulement une date et une heure. Meet si vous avez Google, ou un lieu si vous recevez au bureau — pas les deux « au cas où ». Un horizon court (14–21 jours) si vous êtes déjà plein : sinon vous vous retrouvez avec des appels en mars que vous déplacez ensuite. Au moins une heure de préavis. Cette page n'est pas faite pour partager la charge : c'est votre calendrier public.
• Entretien avec les RH et le manager recruteur — Les deux personnes doivent être dans la pièce (ou en appel). Attribution Collectif : le créneau n'apparaît que si les deux sont libres, et les deux atterrissent sur le rendez-vous. Teams s'ils ont Microsoft connecté. Dates exclues pour les jours de fermeture extraordinaire (les fermetures de l'org sont déjà listées dans le bloc : vous ne les resaisissez pas). Préavis 24 heures pour que les RH lisent le CV. Ce n'est pas du round robin : le candidat attend les deux personnes, pas « l'une des deux ».
• Guichet sur place, sans vidéo — Le client vient au bureau. Ne cochez pas Meet ni Teams : vous promettriez un lien qui n'existe pas. Cochez seulement le lieu (si vous n'en avez pas, le bloc vous le dit : créez-le d'abord). Un hôte — celui qui reçoit à l'accueil ou le consultant de service. Plages 9–12 et 14–17, pause déjeuner, horizon 14 jours. Le texte de succès doit dire où se présenter, pas « nous enverrons le Meet ».
• Onboarding après le contrat — Le visiteur est déjà client, pas un lead. Clonez la page démo : titre interne « Onboarding », un CSM comme hôte, 45 minutes, Meet, notification au CSM pas au commercial. Automatisation du formulaire : une tâche « préparer le compte » sur le contact. Peu de champs (e-mail, nom). Deux URL distinctes : une en signature pour les démos, une dans l'e-mail de bienvenue. Ne les mélangez pas, ou le commercial trouvera les onboardings sur son calendrier.

Exemples pratiques

1. Mettre le lien dans la signature (un hôte, une demi-heure)

Ouvrez Formulaires → Nouveau → Réserver un rendez-vous. Nom interne « Démo Luca », notification à votre adresse. Dans Contenu, ouvrez Réservations : restez le seul hôte, durée 30 minutes, lun–ven comme prérempli. Si Google est connecté, cochez Meet ; sinon, un lieu ou pas de vidéo et dites-le dans le titre (« nous vous appellerons »). Préavis 60 minutes. Réglages : restez Offline, ouvrez Aperçu, réservez un créneau sur votre Gmail. Vérifiez que le rendez-vous est au calendrier, que l'invitation est arrivée, que le contact est dans le carnet d'adresses. Seulement alors ONLINE et collez l'URL dans la signature. Ne créez pas une opportunité sur chaque appel : beaucoup sont exploratoires. Vous ouvrez l'opportunité après, ou avec une automatisation seulement si le formulaire a l'entreprise renseignée.

2. Trois AE qui se partagent les démos

Même modèle, mais ajoutez les trois account executives dans le bloc (ils ont besoin de créneaux dans Rendez-vous). Attribution de l'hôte apparaît : choisissez round robin, pas « Le visiteur choisit la personne ». Même durée et mêmes buffers pour tout le monde, sinon Mokapen n'a pas de règle unique. Si vous offrez Meet, ouvrez l'éditeur et vérifiez qu'aucun hôte n'a la case décochée : un sans Google casse l'appel quand le round robin tombe sur lui. Sur la page, le visiteur ne voit pas les noms — ça va si le pitch est le même. Si un AE est la seule personne qui couvre le DACH, quittez le round robin et revenez à « Le visiteur choisit la personne », avec un libellé visible « Anna — allemand ».

3. Kickoff commercial + delivery

Le client a signé et doit rencontrer celui qui a vendu et celui qui fera le travail. Deux hôtes, attribution collective, 60 minutes, Teams. Le créneau sur la page n'existe que dans les heures où les deux sont libres : c'est voulu, pas un bug. N'utilisez pas le round robin « pour qu'au moins quelqu'un soit là » : le client arrive et le delivery manque. Terminez la page de succès avec « vous serez en appel avec [noms] » et testez Offline avec deux vrais calendriers, pas un aperçu vide.

Questions fréquentes

Q : Je ne vois pas d'horaires sur la page.

R : L'hôte a-t-il des créneaux dans Rendez-vous ? Êtes-vous dans la plage (jour/heures du bloc), au-delà du préavis, dans l'horizon, hors pause, fermetures et dates exclues ? Le calendrier externe remplit-il tout ? Essayez un mardi dans deux semaines, pas « aujourd'hui dans vingt minutes ».

Q : Différence avec Réserver un service ou un produit ?

R : Rendez-vous = le temps d'une personne. Réservation service/produit = une ligne de catalogue avec durée et places. Détails dans le guide Réservations et le guide du formulaire services.

Q : Meet n'est pas créé / la case est désactivée.

R : L'intégration Google de l'hôte (tous les hôtes en collectif ; quiconque peut être assigné en round robin). Mokapen le signale dans l'éditeur. Sans l'intégration, laissez le lieu ou « nous vous appellerons » et ne promettez pas de lien.

Q : Puis-je mélanger services et rendez-vous dans le même formulaire ?

R : Un formulaire a un type de réservation. Deux pages, ou vous changez le type dans le bloc en sachant que l'entité créée dans le CRM change aussi (rendez-vous vs réservation).

Q : Les invités deviennent-ils des contacts ?

R : Le contact principal est celui qui a rempli e-mail/nom. Les autres e-mails sont des participants sur le rendez-vous. Ils ne remplacent pas la fiche.

Q : Le formulaire n'accepte pas les réservations.

R : Il doit être ONLINE. Vérifiez reCAPTCHA, les champs obligatoires, le plafond de formulaires du plan, le bon slug dans le snippet, et que l'aperçu n'est pas la seule page que vous utilisez (l'œil Offline ne réserve pas pour de vrai).

Q : Où vois-je qui a réservé ?

R : Calendrier Rendez-vous, fiche contact (origine formulaire), journal de l'envoi sur la timeline du contact. Les e-mails de notification sont l'alerte, pas l'archive.