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Rôles et permissions

Le rôle dit ce que cette personne peut faire dans l'organisation : inviter des collègues, toucher aux paramètres, voir la facturation, entrer dans les apps. Il ne dit pas quelles fiches elle voit. Une fiche privée reste privée même pour le Propriétaire, s'il n'est pas responsable, collaborateur ou auteur. Cette règle est dans le guide Visibilité des données. Comment on invite, comment on suspend et comment fonctionnent les équipes est dans le guide Utilisateurs et équipes. Ici on choisit le bon niveau et on comprend quand un niveau plus élevé ne résout pas le problème que vous avez.

Les niveaux, du plus étroit au plus large, sont six : Invité, Utilisateur limité, Utilisateur, Membre, Propriétaire, Administrateur. Vous ne pouvez pas attribuer un rôle plus élevé que le vôtre. Sur la fiche utilisateur, le champ Rôle en texte libre est le titre de poste (consultant, responsable ventes) : il ne change pas les permissions. Les permissions sont le menu Permissions.

Utilisateur et Utilisateur limité nécessitent un plan Medium ou supérieur. En dessous de ce plan, ces deux niveaux ne peuvent être attribués ni à l'invitation ni en modification. Les noms des plans dans Mokapen sont Gratuit, Small, Medium, Large, Extra Large.

Invité

L'invité n'entre que là où vous l'avez placé. À l'invitation, vous devez indiquer les projets : tous, ou une liste. Mokapen l'ajoute comme collaborateur de ces projets. Il voit les tâches et l'avancement de ces projets. Il n'invite pas de personnes, ne gère pas les équipes, n'ouvre pas les paramètres, n'importe ni n'exporte, ne voit ni le carnet d'adresses entier ni la facturation.

C'est le rôle du consultant externe sur le site d'un client, ou du fournisseur qui met à jour les tâches d'un chantier. C'est le mauvais rôle pour un collègue interne qui devra demain créer des contacts ou des opportunités : chaque nouvelle fiche devrait être partagée à la main, et tôt ou tard quelqu'un le promeut trop vite au mauvais niveau. S'il doit travailler tous les jours sur l'organisation, c'est au moins un Utilisateur limité.

Utilisateur limité

C'est le rôle opérationnel. Il crée et met à jour les fiches des apps auxquelles l'organisation lui donne accès (tâches, contacts, opportunités, tickets, selon les apps allumées). Il voit les utilisateurs et les équipes pour assigner un responsable ou un collaborateur, dans le périmètre de son travail. Il n'invite pas, ne crée pas d'équipes, ne touche pas aux paramètres, import, export, sécurité ou facturation.

Il faut le plan Medium. C'est le bon choix pour qui facture, suit des négociations ou répond aux tickets et ne doit pas administrer l'organisation. C'est le mauvais choix si cette personne doit faire entrer un nouveau collègue : l'invitation part d'Utilisateur et au-dessus. Le monter à Membre seulement pour une invitation lui ouvre aussi import, export et paramètres des apps.

Utilisateur

Il fait tout ce que fait l'Utilisateur limité, et en plus gère utilisateurs et équipes : invite, modifie les rôles non supérieurs au sien, crée et organise les équipes. Il ne change pas les paramètres généraux de l'organisation, n'importe ni n'exporte en masse, ne touche pas à la sécurité et à la facturation.

Il faut le plan Medium. C'est le rôle d'un responsable de service qui compose son équipe et ne doit pas décider du plan ou des champs personnalisés. S'il doit ajouter un champ ou importer un CSV, c'est du travail de Membre, pas une raison d'en faire un Propriétaire.

Membre

Il a l'accès complet au CRM et aux paramètres des applications : champs, colonnes, import et export, préférences opérationnelles des apps. Il ne gère pas la facturation, ne change pas le plan, ne modifie pas la sécurité (mot de passe, authentification à deux facteurs, politique des nouvelles fiches) et ne supprime pas l'organisation.

C'est le rôle de qui configure le CRM pour les autres. Un Membre peut personnaliser les champs des contacts, les colonnes de la liste produits, importer un fichier, renommer des détails opérationnels. Il ne peut pas activer ou désactiver les apps de l'organisation, ni ouvrir la page Sécurité : cela reste au Propriétaire. Si le problème est « je ne vois pas une fiche privée », monter le rôle ne la fait pas apparaître.

Propriétaire

Il fait ce que fait le Membre, et en plus gère la sécurité, quelles applications sont actives, la facturation et les plans, les intégrations, le whitelabel éventuel, et peut supprimer l'organisation. Il est aussi le seul qui passe un utilisateur d'Actif à Inactif et l'inverse, dans la limite des places du plan.

Gardez-en peu. Un Propriétaire pour le quotidien est trop : chaque personne avec ce rôle peut changer le plan, éteindre une app et toucher à la politique avec laquelle naissent les nouvelles fiches. Le Propriétaire ne voit pas automatiquement les fiches privées des autres. Pour cela il faut le cadenas ou le Team Master, pas ce rôle.

Administrateur

Il a les mêmes permissions que le Propriétaire sur l'organisation, plus les zones réservées à ce niveau : la section Partner, si l'organisation est partenaire, et la section Developer (API et webhooks) lorsque le plan est Large ou supérieur. Si vous n'utilisez ni Partner ni Developer, Administrateur et Propriétaire se valent dans la journée type. N'attribuez pas Administrateur « pour être sûr qu'il voit tout » : la visibilité des fiches ne passe pas par là.

Comparaison

Le tableau est le mémo. La règle qui ne tient pas dans une cellule : le rôle ouvre les fonctions, le cadenas et les collaborateurs ouvrent les fiches.

Avant de relever un rôle

• S'il ne voit pas une fiche, vérifiez le cadenas et les collaborateurs, puis le filtre utilisateurs / équipes du kanban. Le rapport montre tout ce qu'il peut ouvrir ; le kanban montre son travail. Ce n'est pas une permission manquante.
• S'il ne peut pas inviter, il lui faut Utilisateur, pas Propriétaire.
• S'il ne peut pas importer un CSV ou ajouter un champ, il lui faut Membre.
• S'il ne peut pas changer le plan, éteindre une app ou ouvrir Sécurité, il lui faut Propriétaire.
• Utilisateur et Utilisateur limité sur un plan sous Medium ne s'attribuent pas : l'invitation revient en arrière ou le niveau n'apparaît pas.
• Un utilisateur Inactif n'entre pas, quel que soit son rôle. Un Propriétaire le réactive, s'il reste une place dans le plan.

Questions fréquentes

Le Propriétaire ne voit pas une négociation. Elle est privée et il n'est pas dans la liste. Ajoutez-le comme collaborateur, ajoutez le Team Master si la politique le prévoit, ou rendez la fiche publique. Le rôle n'y change rien.

J'ai mis Invité et il ne trouve pas les contacts. C'est prévu. L'invité n'a pas le carnet d'adresses. S'il doit travailler les contacts, c'est Utilisateur limité (plan Medium).

Puis-je me donner un rôle plus élevé tout seul ? Non. Celui qui est déjà à ce niveau ou au-dessus vous l'attribue. Depuis le profil, « Mes rôles » met à jour le titre de poste et le manager, pas les permissions que l'administrateur vous a données.

Administrateur et Propriétaire sont-ils égaux ? Sur l'organisation oui, sauf Partner et Developer. Developer nécessite le plan Large ou supérieur.