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Guide des jalons

Un jalon est un versement du document : une part du montant, avec une date d'échéance et un statut. Vous l'utilisez quand le client ne paie pas tout d'un coup — acompte à la signature, paiements d'avancement, solde à la livraison — et que vous voulez voir, document par document et sur un seul tableau, ce qui reste à encaisser et ce qui est déjà clos.

Le bloc s'appelle Jalons et se trouve sur la fiche du devis, de la commande et de la facture. Il fonctionne de la même façon sur les trois documents. Ce n'est pas une deuxième grille tarifaire et il n'enregistre pas l'encaissement : c'est le plan sur lequel vous avez convenu des échéances.

Où cela se place dans le travail de tous les jours

Les articles du document disent quoi vous vendez et combien cela vaut au total. Les jalons disent quand ce chiffre se découpe. Un devis de €12,000 peut rester une seule ligne « Projet de site » et, en dessous, trois jalons : 30% à la confirmation, 40% à la livraison du brouillon, 30% à la mise en ligne.

Le plan vit sur le document, donc vous le voyez quand vous ouvrez cette fiche. Si le matin vous voulez savoir « quels versements arrivent à échéance cette semaine, sur tous les devis », ouvrez le tableau Jalons depuis la page Devis, Commandes ou Factures. Chaque carte est un versement, pas le document entier. Un clic sur la carte rouvre le devis, la commande ou la facture dont elle fait partie.

Quand le client accepte et que vous transformez le devis en commande, les jalons passent sur la commande avec les lignes. Sur la facture vous les réécrivez : le passage commande → facture ne les copie pas tout seul. Les Paiements de la facture restent autre chose : c'est là que vous notez l'argent vraiment encaissé.

Cas d'usage

• Conseil par états d'avancement : devis de €10,000 en pourcentage. Ligne 1 à 30% avec échéance à la signature et note « Acompte ». Ligne 2 à 40% « Livraison du brouillon ». Ligne 3 à 30% « Solde ». Le reste en bas doit arriver à 0% : vous avez couvert tout le document.
• Fourniture à montants fixes : commande de €8,400, mode Montant. €2,500 à la commande, €3,400 marchandise prête, €2,500 à l'installation. Utile quand le contrat parle de chiffres et non de pourcentages, ou quand un versement est un acompte rond qui ne tombe pas juste sur 30%.
• Redevance ou échelonnement : douze lignes du même montant, une échéance le 1er de chaque mois, note « Versement 1 » … « Versement 12 ». Sur le tableau vous les voyez arriver dans la colonne Bientôt dû au fur et à mesure qu'ils approchent.
• Relance commerciale : vous n'ouvrez pas les documents un par un. Depuis la page Devis (ou Commandes, ou Factures) vous appuyez sur Jalons. La colonne Expiré est ce qui devait être encaissé et n'est pas encore marqué comme fait. La colonne Bientôt dû est la semaine qui vient.
• Du devis à la commande : vous préparez le plan déjà dans l'offre, pour que le client voie les échéances pendant la négociation. À l'acceptation la commande naît avec les mêmes versements, les mêmes dates et les mêmes notes. Sur la commande vous ne mettez à jour que le statut, de Planifié à Fait, quand le versement est clos.

Le bloc Jalons sur la fiche

Ouvrez le devis, la commande ou la facture. En bas de la fiche vous trouvez la carte Jalons, avec le décompte des lignes. Si elle est vide vous lisez « Il n’y a pas de jalons ». Le bouton Ajouter insère une ligne.

Chaque ligne a quatre colonnes et une note en dessous :

• # — le numéro de la ligne (1, 2, 3). Ce n'est pas un titre libre : le nom du versement s'écrit dans le champ Note (« Acompte signature », « Avancement chantier », « Solde »). La note va jusqu'à 255 caractères, avec le compteur à droite.
• Pourcentage ou Montant — ce que vaut ce versement. Le choix est unique pour tout le document, avec les deux boutons en haut du bloc. Vous ne pouvez pas mélanger, sur la même fiche, une ligne en pourcentage et une en euros.
• Date d'échéance — le jour où ce versement est attendu. Vous pouvez la laisser vide : le versement reste dans le plan, mais sur le tableau il tombe parmi les planifiés, pas parmi les échéances.
• Statut — deux valeurs seulement : Planifié et Fait. « Bientôt dû » et « Expiré » ne se choisissent pas ici : le tableau les calcule à partir de la date.

La corbeille à droite supprime la ligne. En bas à droite, Reste vous dit quelle part du document n'est pas encore affectée à un versement : en pourcentage si vous travaillez en pourcentage, en chiffre si vous travaillez au montant.

Le total des versements ne peut pas dépasser le document. Si en pourcentage vous passez 100%, le champ s'arrête au maximum encore disponible. Si au montant vous dépassez le total du document, il s'arrête de la même façon. Vous pouvez laisser un reste : un plan à 70% est valable, les 30% restants n'ont tout simplement pas encore d'échéance.

Une ligne vide — sans valeur, sans date et sans note — n'est pas enregistrée. Les autres le sont, avec le document, quand vous enregistrez la fiche.

Pourcentage ou montant

Vous partez presque toujours de Pourcentage. Vous écrivez 30, 40, 30 et le plan reste juste même si, en négociation, le total du devis bouge : les pourcentages restent, l'équivalent en euros se recalcule sur le nouveau total. C'est le cas du conseil et de toute offre dont le prix peut encore changer.

Passez à Montant quand le contrat parle de chiffres ronds, ou quand un versement n'est pas un pourcentage net du total. Sur le bouton Montant Mokapen affiche les euros déjà calculés à partir des pourcentages et du total du document. Si vous enregistrez dans ce mode, à partir de ce moment le document retient les montants, pas les pourcentages.

Le passage inverse fonctionne de la même façon : du montant au pourcentage, le pourcentage est le montant divisé par le total du document. Mieux vaut le faire quand le total est déjà le définitif. Si le total est encore à zéro, remplissez d'abord les articles : sans un montant de document le mode Montant n'a pas de plafond sur lequel s'appuyer.

Le mode est celui du document, pas de la ligne seule. Un devis en pourcentage et une commande au montant peuvent coexister : ce sont deux fiches différentes. Quand vous copiez le devis sur la commande, le mode voyage avec les lignes.

Date d'échéance et statut

Sur la fiche vous décidez de deux choses : la date, et si le versement est encore Planifié ou déjà Fait. Le reste, c'est le tableau qui le fait, chaque fois que vous l'ouvrez, sans un troisième statut à régler.

• Fait — vous avez marqué le versement comme clos. Il reste dans la colonne Fait même si la date est dans le passé. C'est la bonne façon de dire « ce versement n'est plus à relancer ».
• Expiré — il est encore planifié et l'échéance est avant aujourd'hui. Vous ne le choisissez pas dans le menu : il y arrive tout seul.
• Bientôt dû — il est encore planifié et l'échéance tombe dans les 7 prochains jours, aujourd'hui compris.
• Planifié — pas de date, ou une date au-delà des 7 jours.

Exemple. Aujourd'hui nous sommes le 20 octobre. Un versement planifié au 18 octobre est dans Expiré. Un au 25 octobre est Bientôt dû. Un au 15 novembre est Planifié. Le même versement du 18 octobre, si vous le passez à Fait, sort de l'expiré et va dans Fait : la date reste, le statut l'emporte sur la date.

Le tableau Jalons

Sur la page des devis, des commandes et des factures — en liste comme en kanban — en haut se trouve le bouton Jalons, avec l'icône du drapeau. Il ouvre un tableau à quatre colonnes : Planifié, Bientôt dû, Expiré, Fait. Ce sont trois tableaux séparés : celui des devis ne mélange pas les commandes, et celui des factures ne mélange pas les devis.

Chaque carte montre le numéro du versement, le code et le titre du document, le pourcentage ou le montant, l'échéance (en rouge si elle est expirée, en orange si elle est bientôt due), le client et la note. Le clic ouvre la fiche du document, où vous réglez valeur, date et note tranquillement.

Vous pouvez aussi faire glisser la carte d'une colonne à l'autre. Le glisser n'est pas seulement un changement d'étiquette : il réécrit le statut et, dans trois cas sur quatre, la date aussi. Mieux vaut le savoir avant de déplacer une carte pendant une réunion.

• Vers Fait — le statut devient Fait. L'échéance que vous aviez écrite reste telle quelle.
• Vers Expiré — le statut repasse à Planifié et l'échéance devient hier. Ne l'utilisez que si vous voulez vraiment forcer le versement parmi les expirés.
• Vers Bientôt dû — le statut repasse à Planifié et l'échéance devient dans 3 jours.
• Vers Planifié — le statut repasse à Planifié et l'échéance est retirée. Le versement n'a plus de date.

Si la bonne date est celle convenue avec le client, ne faites pas glisser la carte pour « la remettre en place » : ouvrez le document et changez le statut en Fait, ou corrigez l'échéance à la main. Le glisser est pratique pour clore un versement (vers Fait, la date n'est pas touchée) et il faut l'utiliser avec attention sur les trois autres colonnes.

Du devis à la commande, puis à la facture

Quand vous créez la commande depuis le devis, Mokapen copie les jalons : numéro, pourcentage ou montant, échéance, statut et note. Vous les retrouvez déjà remplis sur la fiche de la nouvelle commande, dans le même mode (pourcentage ou montant) que le devis. De là vous les mettez à jour sans les réécrire : vous marquez Fait le versement d'acompte le jour où il arrive, vous déplacez une échéance si le chantier glisse.

La facture ne reçoit pas les jalons de la commande automatiquement. Si vous voulez le même plan là aussi, ouvrez la facture et recomposez les lignes. Cela a du sens quand la facture couvre la commande entière. Cela en a moins quand vous facturez un seul versement : dans ce cas le jalon utile est un seul, avec le montant et l'échéance de cette émission, et les autres restent sur la commande.

Le statut Fait ne crée pas un paiement et n'émet pas la facture. C'est une marque sur le plan. L'encaissement réel s'enregistre dans les Paiements de la facture ; le document fiscal se crée avec le flux facture, pas en faisant glisser une carte.

Ce qu'ils ne sont pas

Ce ne sont pas les jalons du Gantt d'un projet. Ceux-là mesurent les phases du travail (lancement, livraison, recette). Ceux-ci mesurent les versements d'un document de vente. Un projet peut avoir les uns et une commande les autres, sans qu'ils se synchronisent.

Ce ne sont pas les Paiements de la facture. Un jalon Fait signifie « ce versement du plan est clos pour nous ». Un paiement signifie « cet argent est entré ». Vous pouvez avoir un plan tout marqué comme fait et les paiements encore à enregistrer, ou l'inverse.

Ils ne sont pas une ligne d'article et ne remplacent pas les conditions économiques du PDF. Le texte « 30% à la commande, solde à 30 jours » que vous voulez faire lire au client reste dans les conditions du document. Les jalons sont l'outil interne pour ne pas oublier ces dates.

Questions fréquentes

Puis-je donner un nom au versement, du type « Acompte » ?

Oui, dans le champ Note. La colonne # est seulement le numéro progressif de la ligne. Sur le tableau vous lisez la note sous le titre du document.

Dois-je forcément arriver à 100% ?

Non. Le reste peut demeurer. Vous ne pouvez pas aller au-delà de 100% ni au-delà du montant du document : le champ se bloque au maximum encore libre.

J'ai changé le total du devis. Les versements se mettent-ils à jour ?

Si le document est en Pourcentage, les pourcentages restent et l'euro équivalent suit le nouveau total. S'il est en Montant, les chiffres que vous avez écrits restent : un total plus bas peut vous faire dépasser, et le champ vous ramène dans le nouveau plafond dès que vous y revenez.

Pourquoi un versement sans date n'apparaît-il pas parmi les échéances ?

Parce que « bientôt dû » et « expiré » n'existent que s'il y a une date. Sans date le versement est en Planifié. Mettez l'échéance sur la fiche si vous voulez le voir arriver sur le tableau.

J'ai fait glisser une carte sur Planifié et la date a disparu.

C'est le comportement de la colonne : y revenir retire l'échéance. Rouvrez le document et remettez la date. Pour clore un versement sans toucher au jour convenu, faites-le glisser sur Fait ou réglez Fait depuis le statut sur la fiche.

Le versement est dans le passé mais je l'ai déjà clos. Pourquoi n'est-il pas dans Expiré ?

Parce que le statut est Fait. Fait passe avant la date : la carte reste dans la colonne Fait même si le jour est passé. C'est ce que vous voulez, si le versement n'est plus à relancer.

Je crée la commande depuis le devis. Dois-je recopier les versements ?

Non. Pourcentage ou montant, dates, statut et notes passent sur la commande. Revérifiez-les seulement si, au passage, vous avez changé le total et que vous travailliez au montant fixe.

Et quand je crée la facture depuis la commande ?

Les jalons ne se copient pas. S'il vous les faut aussi sur la facture, vous les ajoutez là. Les paiements enregistrés sur la facture restent indépendants de ce plan.

Les jalons figurent-ils sur le PDF que j'envoie au client ?

Non. Ils restent sur la fiche et sur le tableau. Si le client doit lire les échéances, écrivez-les dans les conditions du document.

Je vois les jalons des devis, des commandes et des factures ensemble ?

Non. Le bouton Jalons sur la page Devis ne montre que les versements des devis. Même chose pour Commandes et pour Factures. Trois plans, trois tableaux.