Mokapenin opas

Virstanpylväät-opas

Virstanpylväs on asiakirjan erä: pala summasta, jossa on Vanheneminen ja Osavaltio. Käytät sitä, kun asiakas ei maksa kaikkea kerralla — ennakko allekirjoituksessa, etenemiserät, loppusuoritus toimituksessa — ja haluat nähdä asiakirja asiakirjalta ja yhdellä taululla, mitä on vielä perittävänä ja mikä on jo suljettu.

Lohko on nimeltään Virstanpylväät ja se on tarjouksen, tilauksen ja laskun kortilla. Se toimii samalla tavalla kaikissa kolmessa asiakirjassa. Se ei ole toinen hinnasto eikä kirjaa saatua maksua: se on suunnitelma, jossa olet sopinut aikataulusta.

Missä se on jokapäiväisessä työssä

Asiakirjan nimikkeet kertovat, mitä myyt ja kuinka paljon se on yhteensä arvoltaan. Virstanpylväät kertovat, milloin tuo summa jakautuu. Tarjous summalle 12.000 € voi jäädä yhdeksi riviksi «Sivustoprojekti» ja sen alle kolmeksi virstanpylvääksi: 30% vahvistuksessa, 40% luonnoksen toimituksessa, 30% käyttöönotossa.

Suunnitelma elää asiakirjassa, joten näet sen, kun avaat kyseisen kortin. Jos taas aamulla haluat tietää «mitkä erät erääntyvät tällä viikolla, kaikissa tarjouksissa», avaat taulun Virstanpylväät sivulta Tarjoukset, Tilaukset tai Laskut. Jokainen taulun kortti on yksi erä, ei koko asiakirja. Napsautus avaa uudelleen tarjouksen, tilauksen tai laskun, johon se kuuluu.

Kun asiakas hyväksyy ja muunnat tarjouksen tilaukseksi, virstanpylväät siirtyvät tilaukselle yhdessä rivien kanssa. Laskulle kirjoitat ne uudelleen: askel tilaus → lasku ei kopioi niitä itsestään. Laskun Maksut ovat eri asia: sinne merkitset rahat, jotka todella tulivat sisään.

Käyttötapaukset

• Konsultointi etenemiserissä: tarjous 10.000 € prosenttiosuutena. Rivi 1 on 30%, Vanheneminen allekirjoituksessa ja Huom «Ennakko». Rivi 2 on 40% «Luonnoksen toimitus». Rivi 3 on 30% «Loppusuoritus». Jäljellä alhaalla pitää päätyä 0%:iin: olet kattanut koko asiakirjan.
• Toimitus kiintein määrin: tilaus 8.400 €, tapa Määrä. 2.500 € tilauksessa, 3.400 € kun tavara on valmis, 2.500 € asennuksessa. Hyödyllinen, kun sopimus puhuu luvuista eikä prosenteista, tai kun erä on tasalukuinen ennakko, joka ei osu tarkasti 30%:iin.
• Kausimaksu tai osamaksu: kaksitoista riviä samalla määrällä, Vanheneminen kunkin kuukauden 1. päivänä, Huom «Erä 1» … «Erä 12». Taululla näet niiden tulevan sarakkeeseen Erääntyy pian sitä mukaa kuin ne lähestyvät.
• Kaupallinen muistutus: et avaa asiakirjoja yksi kerrallaan. Sivulta Tarjoukset (tai Tilaukset tai Laskut) painat Virstanpylväät. Sarake Vanhentunut on se, mikä piti periä eikä ole vielä merkitty Tehty. Sarake Erääntyy pian on tuleva viikko.
• Tarjouksesta tilaukseen: valmistelet suunnitelman jo tarjoukseen, jotta asiakas näkee päivämäärät neuvottelussa. Hyväksynnässä tilaus syntyy samoilla erillä, samoilla päivämäärillä ja samalla Huom. Tilauksella päivität vain Osavaltio, arvosta Suunniteltu arvoon Tehty, kun erä on suljettu.

Virstanpylväät-lohko kortilla

Avaa tarjous, tilaus tai lasku. Kortin alareunassa on kortti Virstanpylväät, rivien lukumäärän kanssa. Jos se on tyhjä, luet «Ei virstanpylväitä». Painike Lisätä lisää rivin.

Jokaisella rivillä on neljä saraketta ja Huom alla:

• # — rivin numero (1, 2, 3). Se ei ole vapaa otsikko: erän nimen kirjoitat kenttään Huom («Ennakko allekirjoitus», «Työmaan erä», «Loppusuoritus»). Huom yltää 255 merkkiin, laskuri oikealla.
• Prosenttiosuus tai Määrä — mitä tämä erä on arvoltaan. Valinta on yksi koko asiakirjalle, kahdella painikkeella lohkon yläreunassa. Et voi sekoittaa samalla kortilla prosenttiriviä ja euroriviä.
• Vanheneminen — päivä, jona erää odotetaan. Voit jättää sen tyhjäksi: erä pysyy suunnitelmassa, mutta taululla se päätyy joukkoon Suunniteltu, ei eräpäiviin.
• Osavaltio — vain kaksi arvoa: Suunniteltu ja Tehty. «Erääntyy pian» ja «Vanhentunut» ei valita täällä: taulu laskee ne päivämäärästä.

Roskakori oikealla poistaa rivin. Alhaalla oikealla Jäljellä kertoo, kuinka paljon asiakirjasta ei ole vielä osoitettu erälle: prosenttiosuutena jos työskentelet prosenttiosuudella, lukuna jos työskentelet tavalla Määrä.

Erien summa ei voi ylittää asiakirjaa. Jos prosenttiosuudella ylität 100%, kenttä pysähtyy vielä vapaana olevaan enimmäismäärään. Jos tavalla Määrä ylität asiakirjan kokonaissumman, se pysähtyy samalla tavalla. Voit jättää Jäljellä: suunnitelma 70% on pätevä, jäljellä olevilla 30%:lla ei yksinkertaisesti vielä ole Vanheneminen.

Tyhjä rivi — ilman arvoa, ilman päivämäärää ja ilman Huom — ei tallennu. Muut tallentuvat, yhdessä asiakirjan kanssa, kun tallennat kortin.

Prosenttiosuus tai Määrä

Lähdet lähes aina arvosta Prosenttiosuus. Kirjoita 30, 40, 30, ja suunnitelma pysyy oikeana, vaikka tarjouksen kokonaissumma liikkuisi neuvottelussa: prosenttiosuudet säilyvät, eurovastaavuus lasketaan uudelleen uudelle kokonaissummalle. Näin käy konsultoinnissa ja missä tahansa tarjouksessa, jonka hinta voi vielä muuttua.

Siirry arvoon Määrä, kun sopimus puhuu tasaluvuista tai kun erä ei ole siisti prosenttiosuus kokonaissummasta. Painikkeessa Määrä Mokapen näyttää eurot, jotka on jo laskettu prosenttiosuuksista ja asiakirjan kokonaissummasta. Jos tallennat tässä tavassa, asiakirja muistaa siitä hetkestä määrät, ei prosenttiosuuksia.

Paluu toimii samalla tavalla: määrästä prosenttiosuuteen prosenttiosuus on määrä jaettuna asiakirjan kokonaissummalla. Se kannattaa, kun kokonaissumma on jo lopullinen. Jos kokonaissumma on yhä nolla, täytä ensin nimikkeet: ilman asiakirjan summaa tavalla Määrä ei ole kattoa, johon nojata.

Tapa kuuluu asiakirjalle, ei yksittäiselle riville. Tarjous prosenttiosuutena ja tilaus määränä voivat elää rinnakkain: ne ovat kaksi eri korttia. Kun kopioit tarjouksen tilaukselle, tapa kulkee rivien mukana.

Vanheneminen ja Osavaltio

Kortilla päätät kaksi asiaa: päivämäärän ja sen, onko erä yhä Suunniteltu vai jo Tehty. Lopun tekee taulu joka kerta kun avaat sen, ilman kolmatta Osavaltio-arvoa asetettavaksi.

• Tehty — olet merkinnyt erän suljetuksi. Se pysyy sarakkeessa Tehty, vaikka päivämäärä olisi menneisyydessä. Näin sanot «tätä erää ei enää muistuteta».
• Vanhentunut — se on yhä Suunniteltu ja Vanheneminen on ennen tätä päivää. Et valitse sitä valikosta: se päätyy sinne itsestään.
• Erääntyy pian — se on yhä Suunniteltu ja Vanheneminen osuu seuraavan 7 päivän sisälle, tämä päivä mukaan lukien.
• Suunniteltu — ei päivämäärää, tai päivämäärä yli 7 päivän päässä.

Esimerkki. Tänään on 20. lokakuuta. Suunniteltu erä 18. lokakuuta on sarakkeessa Vanhentunut. Erä 25. lokakuuta on Erääntyy pian. Erä 15. marraskuuta on Suunniteltu. Sama erä 18. lokakuuta, jos siirrät sen arvoon Tehty, poistuu vanhentuneista ja menee arvoon Tehty: päivämäärä säilyy, Osavaltio voittaa päivämäärän.

Virstanpylväät-taulu

Tarjousten, tilausten ja laskujen sivulla — sekä luettelossa että kanbanissa — ylhäällä on painike Virstanpylväät, lippukuvakkeella. Se avaa taulun, jossa on neljä saraketta: Suunniteltu, Erääntyy pian, Vanhentunut, Tehty. Tauluja on kolme erillistä: tarjousten taulu ei sekoita tilauksia, eikä laskujen taulu sekoita tarjouksia.

Jokainen taulun kortti näyttää erän numeron, asiakirjan koodin ja otsikon, prosenttiosuuden tai määrän, Vanheneminen (punaisena jos se on mennyt umpeen, oranssina jos se erääntyy pian), asiakkaan ja Huom. Napsautus avaa asiakirjan kortin, jossa korjaat rauhassa arvon, päivämäärän ja Huom.

Voit myös vetää taulun kortin sarakkeesta toiseen. Vetäminen ei ole vain tunnisteen vaihto: se kirjoittaa Osavaltio uudelleen ja kolmessa tapauksessa neljästä myös päivämäärän. Se kannattaa tietää ennen kuin siirrät kortin kokouksessa.

• Kohti Tehty — Osavaltio muuttuu Tehty. Kirjoittamasi Vanheneminen säilyy ennallaan.
• Kohti Vanhentunut — Osavaltio palaa arvoon Suunniteltu ja Vanheneminen muuttuu eiliseksi. Käytä sitä vain, jos haluat todella pakottaa erän vanhentuneiden joukkoon.
• Kohti Erääntyy pian — Osavaltio palaa arvoon Suunniteltu ja Vanheneminen muuttuu 3 päivän päähän.
• Kohti Suunniteltu — Osavaltio palaa arvoon Suunniteltu ja Vanheneminen poistetaan. Erällä ei ole enää päivämäärää.

Jos oikea päivämäärä on se, josta sovit asiakkaan kanssa, älä vedä korttia «laittaaksesi sen paikalleen»: avaa asiakirja ja vaihda Osavaltio arvoon Tehty, tai korjaa Vanheneminen käsin. Vetäminen sopii erän sulkemiseen (kohti Tehty päivämäärää ei kosketa) ja sitä käytetään varovasti kolmessa muussa sarakkeessa.

Tarjouksesta tilaukseen ja sitten laskuun

Kun luot tilauksen tarjouksesta, Mokapen kopioi virstanpylväät: numero, prosenttiosuus tai määrä, Vanheneminen, Osavaltio ja Huom. Löydät ne valmiiksi täytettyinä uuden tilauksen kortilta, samassa tavassa (prosenttiosuus tai määrä) kuin tarjouksessa. Sieltä päivität ne kirjoittamatta uudelleen: merkitset Tehty ennakkoerään sinä päivänä kun se saapuu, siirrät Vanheneminen jos työmaa siirtyy.

Lasku ei saa tilauksen virstanpylväitä automaattisesti. Jos haluat saman suunnitelman myös sinne, avaa lasku ja kokoa rivit uudelleen. Se on järkevää, kun lasku kattaa koko tilauksen. Se on vähemmän järkevää, kun laskutat yhden erän: silloin hyödyllinen virstanpylväs on yksi, sen lähetyksen määrällä ja Vanheneminen, ja muut jäävät tilaukselle.

Osavaltio Tehty ei luo maksua eikä laadi laskua. Se on merkki suunnitelmassa. Todellinen suoritus kirjataan laskun Maksut-kohtaan; verotuksellinen asiakirja syntyy laskun kulussa, ei korttia vetämällä.

Mitä ne eivät ole

Ne eivät ole projektin Gantt-kaavion virstanpylväitä. Ne mittaavat työn vaiheita (aloitus, toimitus, vastaanottotarkastus). Nämä mittaavat myyntiasiakirjan eriä. Projektilla voi olla edelliset ja tilauksella jälkimmäiset, ilman että ne synkronoituvat.

Ne eivät ole laskun Maksut. Virstanpylväs Tehty tarkoittaa «tämä suunnitelman erä on meille suljettu». Maksu tarkoittaa «nämä rahat tulivat sisään». Voit pitää suunnitelman kokonaan merkittynä Tehty ja maksut yhä kirjaamatta, tai päinvastoin.

Ne eivät ole nimikerivi eivätkä korvaa PDF:n taloudellisia ehtoja. Teksti «30% tilauksesta, loppusuoritus 30 päivässä», jonka haluat asiakkaan lukevan, jää asiakirjan ehtoihin. Virstanpylväät ovat sisäinen väline, jotta et unohda niitä päiviä.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko antaa erälle nimen, esimerkiksi «Ennakko»?

Kyllä, kentässä Huom. Sarake # on vain rivin juokseva numero. Taululla luet Huom asiakirjan otsikon alta.

Pitääkö minun ehdottomasti päästä 100%:iin?

Ei. Jäljellä voi jäädä. Et voi mennä yli 100% tai yli asiakirjan summan: kenttä lukittuu vielä vapaana olevaan enimmäismäärään.

Muutin tarjouksen kokonaissumman. Päivittyvätkö erät?

Jos asiakirja on tavassa Prosenttiosuus, prosenttiosuudet säilyvät ja eurovastaavuus seuraa uutta kokonaissummaa. Jos se on tavassa Määrä, kirjoittamasi luvut säilyvät: matalampi kokonaissumma voi viedä sinut yli, ja kenttä tuo sinut takaisin uuden katon sisälle heti kun palaat sen päälle.

Miksi erä ilman päivämäärää ei näy eräpäivien joukossa?

Koska «Erääntyy pian» ja «Vanhentunut» ovat olemassa vain, jos on päivämäärä. Ilman päivämäärää erä on sarakkeessa Suunniteltu. Aseta Vanheneminen kortille, jos haluat nähdä sen saapuvan taululle.

Vedin taulun kortin sarakkeeseen Suunniteltu ja päivämäärä katosi.

Se on sarakkeen käyttäytyminen: sinne palaaminen poistaa Vanheneminen. Avaa asiakirja uudelleen ja laita päivämäärä takaisin. Sulkeaksesi erän koskematta sovittuun päivään vedä se arvoon Tehty tai aseta Tehty kohdasta Osavaltio kortilla.

Erä on menneisyydessä, mutta olen jo sulkenut sen. Miksi se ei ole sarakkeessa Vanhentunut?

Koska Osavaltio on Tehty. Tehty menee päivämäärän edelle: taulun kortti on sarakkeessa Tehty, vaikka päivä olisi mennyt. Juuri sen haluat, jos erää ei enää muistuteta.

Luon tilauksen tarjouksesta. Pitääkö erät kopioida uudelleen?

Ei. Prosenttiosuus tai Määrä, päivämäärät, Osavaltio ja Huom siirtyvät tilaukselle. Tarkista ne vain, jos siirrossa muutit kokonaissummaa ja työskentelit kiinteällä määrällä.

Entä kun luon laskun tilauksesta?

Virstanpylväitä ei kopioida. Jos tarvitset niitä myös laskulla, lisäät ne sinne. Laskulle kirjatut maksut pysyvät tästä suunnitelmasta riippumattomina.

Päätyvätkö virstanpylväät PDF:ään, jonka lähetän asiakkaalle?

Eivät. Ne jäävät kortille ja taululle. Jos asiakkaan pitää lukea päivämäärät, kirjoita ne asiakirjan ehtoihin.

Näenkö tarjousten, tilausten ja laskujen virstanpylväät yhdessä?

Et. Painike Virstanpylväät sivulla Tarjoukset näyttää vain tarjousten erät. Sama Tilaukset- ja Laskut-sivuille. Kolme suunnitelmaa, kolme taulua.