Mokapenin opas

Invoices Guide

Lasku on verotuksellinen asiakirja, joka päättää myyntisyklin: mitä myit, kenelle, millä veroilla ja milloin erääntyy. Mokapenissa lasku ei ole kansioon jäänyt PDF. Se on elävä CRM-tietue, linkitettynä yhteystietoon ja yritykseen, samasta luettelosta kuin tarjoukset ja tilaukset tulevilla riveillä, seurattavilla maksuilla ja organisaation maapaketin sähköisen laskutuksen kentillä.

Tämä opas käy läpi päivittäisen käytön: laskun laatiminen tilauksesta (tai tyhjästä), maksujen kirjaaminen, PDF:n luonti, lähettäminen asiakkaalle ja avointen erien seuraaminen. Löydät myös asiakirjatyypit (hyvityslasku, lisälasku, proforma), putket ja sähköisen laskutuksen asetukset — ne ovat omissa osioissaan, mutta aloittamiseen et tarvitse koskea mihinkään: oletukset toimivat heti.

Laskualue on valikossa Sales → Invoices, heti tilausten jälkeen. Se vaatii Large-suunnitelman, aktiivisen Sales-sovelluksen ja organisaatiotasolla määritetyt verokannat (kerran: Settings → Sales → Taxes).

Miten laskut sopivat muuhun työhön

Ennen kortin yksityiskohtia on hyödyllistä nähdä, missä lasku istuu prosessissa — juuri se saa sinut käyttämään Mokapenia sen sijaan että taistelisit sitä vastaan.

Tyypillisessä polussa asiakas tulee yhteystietona. Kun konkreettinen mahdollisuus ilmenee, avaat diilin. Jos tarvitset muodollisen tarjouksen, laadit tarjouksen; kun asiakas hyväksyy, tarjouksesta tulee tilaus — kaupallinen sitoumus. Lasku on seuraava askel: sama asiakas, samat rivit, samat summat, nyt verotuksellisena asiakirjana, joka lähetetään ja peritään.

Voit ohittaa vaiheita: kaikki eivät laskuta vain tilauksista (sovittu työ, toistuva maksu, hyvitys aiemmasta laskusta). Tärkeää on, että lasku perii ja syöttää muuta: jos se syntyy tilauksesta, rivit, vastaanottaja, alennukset ja ehdot kopioidaan; jos avaat sen yrityskortilta, osoite ja verotiedot täyttyvät. Maksut pysyvät laskulla ja näkyvät asiakashistoriassa.

Käytännön hyöty: kuusi kuukautta myöhemmin kuka tahansa tiimistä avaa yhteystiedon ja näkee tarjoukset, tilaukset ja laskut yhdessä — mitkä on lähetetty, maksettu, erääntyneet tai avoinna ja millä summilla. Ei jaettua taulukkoa, ei «laskut 2026» -kansiota.

Käyttötapauksia

• Consulting: lasku tilauksesta tai suoraan, palvelurivit tunnin/päivän mukaan, eräpäivät ja osittaiset maksut maksulohkossa, brändätty PDF.
• Product resale: luettelotuotteet hinnalla ja ALV:lla; automaattinen asiakasalennus, jos se on yrityksellä.
• Credit note / debit note: sama asiakas ja linkki alkuperäiseen laskuun; rivit pysyvät yhteydessä, historia yhdessä paikassa.
• Proforma or receipt: sama editori ja luettelo, eri asiakirjatyyppi — hyödyllinen ennen lopullista laskutusta tai maksuja laskutuskierron ulkopuolella.
• Country e-invoicing: verokentät tulevat maan pack-paketista (organisaation maa, Invoice settings -ohitus mahdollinen). Ne eivät ole yhden markkinan vakioita CRM:ssä: maa vaihtuu, säännöt vaihtuvat.

Laskut-sivu: mistä aloitat joka päivä

Kun avaat Sales → Invoices, päädyt Kanban-taululle: sarakkeet kullekin vaiheelle (Draft, Issued, Sent, Overdue, Paid, Credited, Cancelled — kaikki muokattavissa). Jokainen lasku on kortti sarakkeessaan. Yhdellä silmäyksellä näet, montako odottaa lähetystä, montako on erääntynyt ja paljonko on jo peritty.

Tämä on päivittäinen näkymä: avaat Mokapenin aamulla, katsot Issued — valmiita lähetettäväksi. Katsot Sent — odotat maksua. Katsot Overdue — muistutettavia. Sarake Paid näyttää kauden perinnät, sarakkeen yhteissumma ylhäällä.

Ylhäällä käytät paljon kahta työkalua: pipeline selector (jos eri prosessit — B2B vs retainerit) ja Filters. Suodattimet kaventavat taulua: yksi asiakas, summa yli rajan, owner, tunniste, vain hyvityslaskut. Jos käytät samaa yhdistelmää usein, tallenna saved filter.

Vaiheen siirtoon et tarvitse avata laskua: vedä kortti Issued → Sent ja tila päivittyy. Nopea tapa kokouksessa tai aamun erääntyneiden läpikäynnissä.

Painike + Invoice oikealla ylhäällä avaa editorin — ks. «Create an invoice» alla. Siistein polku on edelleen aloittaa tilauksesta + Create and connect, jotta rivejä ei kirjoiteta uudelleen.

Sivut ja näkymät

Invoices-sivulla on kaksi näkymää samoille tiedoille. Aktiiviset suodattimet ja putki pysyvät vaihdettaessa.

Kanban view (default)

Saraketaulu: sarake on vaihe, lasku on kortti. Sarakeotsikossa määrä ja summa. Edistä vedä kortti — tila päivittyy avaamatta tietuetta.

List view

Taulukko: yksi rivi per lasku, määritettävät sarakkeet (koodi, asiakas, summa, tila, asiakirjatyyppi, owner, päivä, tunnisteet). Lajittele otsikkoa napsauttamalla — suurimmat summat tai eräpäivät — ja valitse rivejä bulk-toimintoihin: owner, tunnisteet, arkistointi, CSV-vienti.

Which to use, when

Peukalosääntö: Kanban työhön (siirto, avaus, kommentti, erääntyneet), List tarkistukseen ja korjaukseen (luvut, eräpäivät, bulk-muokkaus, vienti). Vaihda oikean yläkulman valitsimella.

Laskukortti

Napsauta Kanban-korttia (tai List-riviä) avataksesi laskun. Premium-suunnitelmalla voit vaihtaa full page -näkymään laajennuskuvakkeella — hyödyllinen pitkillä asiakirjoilla tai monilla maksuilla.

Ylhäällä invoice code (esim. #12-2026) ja title. Koodi on progressiivinen numero PDF:llä. Otsikko on sisäinen tunniste («Annual maintenance 2026 — Acme»): auttaa tunnistamaan tietueen; se ei ole veronumerointi.

Otsikon alla action bar: pipeline status, privacy, tags, tiedostot, muistiinpanot. Copy link jakaa sisäisen viitteen. Options (kolme pistettä): Clone, Archive, Delete.

+ Create and connect luo seurantatehtävän («muistuta perjantaina»), tapaamisen, linkitetyn hyvityslaskun tai muun entiteetin. Linkki syntyy automaattisesti — löydät sen laskulta ja asiakaskortilta.

Loput kortista on lohkoissa: vastaanottaja ja lähettäjä, kaupalliset tiedot, asiakirjatyyppi, rivit, summat, maksut, design, ehdot, maakohtainen sähköinen laskutus, yhteydet. Käymme ne läpi yksitellen.

Invoice code: automatic numbering (and how to change it)

Jokaisella laskulla on yksilöllinen koodi: käytät sitä sisäisesti (Kanban, listat, yhteydet) ja se näkyy PDF:llä asiakirjaviitteenä.

Mokapen luo sen ensimmäisellä tallennuksella, jos et ole asettanut: vuoden juokseva numero + vuosi, muoto NUMBER-YEAR. Ensimmäinen lasku 2026 on 1-2026, toinen 2-2026. Tammikuun 1. päivänä laskuri nollautuu. Jos siirrät päivän toiseen vuoteen, koodi kohdistuu uudelleen.

Voit asettaa koodin käsin: napsauta koodia, kirjoita, tallenna. Hyödyllinen tuonnissa vanhasta järjestelmästä tai jos kirjanpitäjä vaatii etuliitteen (INV-2026-005). Koodit muodosta NUMBER-YEAR poikkeavasti eivät edistä automaattista laskuria: seuraava automaattinen lasku käyttää seuraavaa vapaata Mokapen-numeroa, ei INV-2026-006.

Varo duplikaatteja: pakotettu sama koodi ei esty. Tiimissä kannattaa jättää automaattinen numerointi ja ohittaa vain tarvittaessa.

Recipient and sender: who buys and who invoices

Laskulla on kaksi «päätä» PDF:n yläosassa: sender (organisaatio) ja recipient (asiakas).

Lähettäjä täyttyy organisaatioasetuksista: nimi, osoite, ALV-numero, sähköposti, logo. Jos org-tiedot ovat kunnossa, jokaisella laskulla ne jo ovat. Voit silti muuttaa yksittäistä asiakirjaa (sivukonttori).

Vastaanottajan asetat. Valitsemalla yrityksen latautuvat nimi, osoite, ALV, sähköposti ja puhelin. Jos linkität myös yhteystiedon, heidän nimensä ja sähköpostinsa ovat lähetysreferenssi. Jos asiakasta ei ole hakemistossa, nimen kirjoittaminen luo heidät lennosta vähimmäistiedoilla.

Jos yrityksellä on dedicated discount, se kohdistuu riveille kuten tarjouksissa ja tilauksissa. Sinun ei tarvitse muistaa sitä.

Document type: invoice, notes, proforma

Kaikki veroasiakirjat eivät ole myyntilaskuja. Kortilla (ja maakohtaisella välilehdellä) valitset document type:

• Invoice — oletus: myynti tai palvelu perittäväksi.
• Credit note — kokonaan tai osittain peruutettu lasku. Linkitä alkuperäiseen laskuun.
• Debit note — lisäys jo lähetettyyn laskuun (oikaisu, lisämaksu).
• Proforma — kohteliaisuus / esikatselu, sama rakenne, ei lopullinen lasku.
• Receipt — maksu laskutuskierron ulkopuolella, sama editori ja luettelo.

Tyyppi ohjaa myös sähköisen paketin kenttiä ja muistiinpanoille linkin alkuperäiseen asiakirjaan. Vaihda tyyppi ennen laskutusta: myöhemmin historia ja raportit pysyvät johdonmukaisina.

Rivit: talousasiakirjan rakentaminen

Rivit ovat laskun ydin: samat viisi tyyppiä kuin tarjouksissa ja tilauksissa, sama luettelo, sama ALV-, alennus- ja katelaskenta. Jos lasku syntyy tilauksesta, rivit ovat jo paikalla — tarkistat ja tallennat.

Kun napsautat + Item, valitset rivityypin:

• Service — Services catalog. Hinta, ALV, koodi ja kuvaus esitäytetty; voit muokata rivillä.
• Product — sama, Products catalog.
• Generic item — vapaa rivi («Travel», «One-off setup»).
• Generic item % — prosentti edellisten rivien netosta (−10 %, +15 %). Laskee reaaliajassa.
• % text-only item — otsikko asiakirjassa, ei vaikuta summiin.

What you write on each line

• Title ja note — mitä asiakas lukee PDF:llä.
• Quantity ja unit price — rivin summa.
• VAT rate — organisaation veroista. Ilman vähintään yhtä verokantaa et voi luoda rivejä.
• Line discount — 0–100 % vain kyseiselle riville.
• Unit cost — sisäinen, kate ja markup; ei PDF:llä.

Net or gross prices

Kytkin «Use gross prices» koskee koko asiakirjaa. Net (oletus, B2B): 100 + 22 % ALV = 122. Gross (B2C): kirjoitat 122 ja Mokapen erottelee veron. Et voi sekoittaa netto- ja bruttorivejä.

Alennukset: kolme tasoa ketjussa

Kuten tarjouksissa ja tilauksissa alennukset eivät summadu vaan ketjuttuvat. Esimerkki 1 000 netto, 10 % asiakasalennus, 5 % rivialennus, 3 % asiakirja-alennus: 1 000 → 900 → 855 → 829,35, sitten ALV. Yksityiskohdat Discounts guide.

Rivit vedetään PDF-järjestykseen. Muokkaus ja poisto rivillä; summat laskevat heti. Kate ja markup pysyvät sisäisinä.

Payments: recording collections

Payments-lohko erottaa laskun tarjouksesta ja tilauksesta: täällä kirjaat saapuneet maksut. Se ilmestyy kortille ensimmäisen tallennuksen jälkeen (laskun id tarvitaan). Uudella laskulla tallenna ensin, sitten kirjaa maksut.

Jokaisella maksurivillä:

• Date — milloin raha saapui (oletus tänään).
• Amount ja currency — valuutta seuraa asiakirjaa.
• Method — tilisiirto, kortti, käteinen tai laskulla jo oleva tapa.
• Reference — pankkiviite, tapahtumatunnus, shekkinumero.

Lisää + Payment, poista roskakorilla. Voit jakaa: ennakko tänään, saldo 30 päivän päästä. Maksettu yhteensä näyttää jäljellä olevan bruttoon verrattuna.

Kun kattavuus vastaa summaa (tai suljet manuaalisesti), siirrä kortti Paid — Kanbanista tai tilasta kortilla. Maksut säilyvät historiassa, vaikka myöhemmin tekisit hyvityslaskun.

Document design: PDF templates

PDF lähtee template-mallista: asettelu, värit, logo, rivitaulukko, allekirjoitus. Design-lohkossa valitset mallin. Mukana järjestelmämallit Standard 1–4; organisaatio voi luoda omia Templates-alueella, tyyppi Invoice, esiladatuilla ehdoilla ja oletusmallilla.

Jos vaihdat mallia olemassa olevalla laskulla ja tallennat, esikatselu ja lataus käyttävät uutta asettelua — rivit, hinnat ja maksut pysyvät.

Economic terms

Document-lohkossa rikas editori ehdoille: maksuehdot («30 days from invoice date»), pankkitiedot, viitteet, oikeudelliset huomiot. Mallin esitäyttö on lähtökohta. Teksti tulee PDF:llä rivitaulukon alle.

Esikatselu, lataus ja lähetys asiakkaalle

Kun lasku on valmis — rivit, ehdot, asiakas, tyyppi — toimitat sen kolmella tavalla.

Preview

Preview näyttää A4-PDF:n kuten asiakas näkee. Käytä aina ennen lähetystä. Esikatselu heijastaa tallennettua tilaa: muutosten jälkeen tallenna uudelleen.

Download: PDF or Word

Download: PDF (tiedostonimi SenderName - Code.pdf) ja Word (docx). Word-muutokset eivät pala Mokapeniin.

Send email

Send email avaa modaalin: vastaanottaja yhteystiedosta/yrityksestä, lisäosoitteet puolipisteillä, lähettäjä SMTP-yhteyksistä. Aihe «Invoice {code}», muokattava runko. Attach PDF (oletus) ja BCC me. Lähetys kirjataan laskun timelineen. Sitten vedä kortti Sent.

Toisin kuin tarjouksessa, laskulla ei ole verkkohyväksyntää OTP:llä: kyse on lähetetystä asiakirjasta, ei allekirjoitettavasta tarjouksesta.

Country e-invoicing

Mokapen on rakennettu usealle maalle: verosäännöt eivät ole yhden markkinan vakioita. Jokaisella maalla on pack (kentät, sallitut arvot, asiakirjatyypit, oletukset). Oletusmaa on organisaation maa; Settings → Sales → Invoices -kohdassa voit ohittaa sen.

Laskulla sähköisen laskutuksen lohko näyttää aktiivisen paketin kentät: veroasiakirjatyyppi, vapautus-/luontakoodit, regime jne. Arvot: asiakirja → organisaatio → paketin oletukset. Täytä huolellisesti ennen laskun käsittelyä lähetettynä: samat tiedot sähköiseen lähetykseen, kun kanava on aktiivinen.

Jos maalle ei ole vielä pakettia, varoitus kertoo, ettei sähköinen laskutus ole saatavilla: voit silti käyttää CRM-asiakirjaa, PDF:ää ja maksuja. Paketit laajenevat; Italia käyttää SDI-profiilia organisaatiolla ja laskulla.

Hyvitys- ja lisälaskuissa paketti voi vaatia linkin alkuperäiseen laskuun: valitse sama asiakas.

Lähetys kansalliseen järjestelmään (esim. SDI Italiassa) perustuu näihin kenttiin ja org-asetuksiin. Kun kanava on käytössä, aloita täydellisestä laskusta: vastaanottajan verotiedot, rivit, tyyppi, paketti täytetty. Siihen asti PDF, sähköposti ja maksut — tietue pysyy validina CRM:ssä.

Jos käytät edelleen Fatture in Cloud -palvelua tilauksista, voit jatkaa: Fatture in Cloud guide. Natiivit Mokapen-laskut ja FIC-synkronointi ovat kaksi polkua; älä sekoita niitä samalla asiakirjalla ilman selkeää tiimisääntöä.

Create an invoice

Kaksi tapaa, valinta vaikuttaa työmäärään.

• From an order (suositeltu) — avaa toteutettu tai «to invoice» -tilaus, + Create and connect → Invoice. Asiakas, rivit, alennukset ja ehdot kopioidaan. Tarkista päivä, tyyppi, sähköinen paketti, tallenna. Tilaus säilyy linkitettynä.
• From a quote or customer card — sama + Create and connect, jos ohitat tilauksen.
• Direct — + Invoice Invoices-sivulta. Hyvä hyvityslaskulle, retainerille, työlle ilman tilausta.

Joka tapauksessa sama järjestys:

1. Selkeä otsikko.
2. Vastaanottaja, lähettäjä, document type.
3. PDF-malli tai org-oletus.
4. Rivit (kopioitu tilauspolusta).
5. Kaupalliset ehdot ja tarvittaessa sähköinen paketti.
6. Owner ja päivät (issue, due).
7. Tallenna: progressiivinen koodi. Sitten esikatselu, lähetys tai ensimmäinen maksu.

Kaiken ei tarvitse olla täydellistä ensitallennuksella. Lähetyksen jälkeen rivimuutokset vaativat PDF:n uudelleenlähetyksen.

Edit an invoice

Edit on the card

Avaa ja muokkaa: otsikko, kentät, rivit, ehdot, maksut. Sivupaneelissa kentät tallentuvat fokuksen poistuessa; täysivälilehdellä Save lohkossa. Tallenna ennen esikatselua tai lähetystä.

Advance the status from Kanban

Vain vaiheen muutos: vedä kortti. Päättyvät tilat (100 % Paid, 0 % Credited/Cancelled) voi tietyissä tapauksissa muuttaa organisaation jäsenet — suoja suljettujen asiakirjojen avaamiselta.

Bulk edit from List

List → suodata → valitse → Edit: owner, tila, tunnisteet, yksinkertaiset kentät. Ei rivejä tai maksuja. Sama palkki: Clone, Archive, Delete.

Clone an invoice

Kuukausittainen retainer, sama rakenne eri asiakkaille: Options → Clone. Rivit ja valinnaisesti liitteet, yhteydet, kommentit, timeline. Uusi koodi, otsikon suffiksi, vastaanottaja uudelleen. Alkuperäinen koskematon.

Listasta useita kerralla: samat valinnat.

Archive an invoice

Maksettu tai hyvitetty lasku säilyy historiana. Archive poistaa aktiivisesta Kanbanista ja Listasta mutta säilyttää: asiakaskortilla ja raporteissa. Invoices → Actions → Invoice archive. Yksittäinen: Options → Archive. Bulk: List → Archive. Palautus: arkisto → Restore.

Archive, jos asiakirja oikeasti tapahtui. Delete virheeseen tai testiin.

Delete an invoice

Poista vain väärät luonnokset tai testikopiot. Jos numerointi, lähetys tai maksut, arkistoi.

Options → Delete → vahvista. Advanced Premium → trash (Invoices → Actions → Trash): Restore tai Delete permanently. Ilman trashia poisto yleensä pysyvä.

From order to invoice

Tilaus on sitoumus, lasku veroasiakirja. Luonnollinen askel: + Create and connect → Invoice tilauksesta. Rivit, asiakas, summat ja ehdot kopioidaan; molemmat linkitetty Connectionsissa. Asiakaskortilla «tilaus huhtikuussa, lasku huhtikuussa, maksettu toukokuussa».

Voit laskuttaa saman tilauksen useassa asiakirjassa (progress billing): säädä rivejä kussakin. Tilauksista: Orders guide; tarjouksesta: Quotes guide.

Pipelines and statuses

Pipeline on laskun polku. Oletuksena yksi putki tyypillisillä vaiheilla:

• Draft (10 %) — valmistelussa.
• Issued (40 %) — numeroitu, lähetettävissä.
• Sent (60 %) — asiakkaalla, odotetaan maksua.
• Overdue (80 %) — erääntynyt.
• Paid (100 %) — peritty.
• Credited (0 %) — suljettu hyvityslaskulla.
• Cancelled (0 %) — ei voimassa.

Prosentit syöttävät palkkia korteilla ja raportteihin. Muokkaus Settings → Sales → Invoices → Pipelines and statuses. Käytä 100 % vain «maksettu / ok suljettu» ja 0 % vain lopullisille sulkemisille.

Related sections

• Connections — tilaus, tarjous, hyvityslasku, muistutustehtävä, lippu. Kaksisuuntaiset.
• Files — toimituslistat, sopimukset, pankkitositteet.
• Updates — timeline: luonti, muokkaukset, sähköpostit, maksut.
• Tags — «Chase», «Retainer», «Public sector» jne.

Invoice settings

Ylläpitäjille ja omistajille Settings → Sales → Invoices:

• Pipelines and statuses
• E-invoicing — maa (oletus: org), paketin kentät, oletukset uusille laskuille.
• Card fields — järjestys, pakolliset kentät, custom fields.
• List columns — myös List → Actions → Edit columns.

Pakolliset muualla: Tax rates (Settings → Sales → Taxes) ja Document templates (Templates, tyyppi Invoice).

Invoice reports

Kanban ja List yksittäiselle asiakirjalle. Trendeihin — laskutettu kvartaalilla, erääntyneet, kuka maksaa, mitä rivejä, kate — käytä reports, Invoice reports (Premium / Large).

Hyödyllisimmät näkymät:

• Open, collected, lost amounts — mittarit avoimelle, maksetulle, hyvitetty/peruutettu.
• Average amount — keskimääräinen lasku.
• Margin and markup — jos kustannukset täytetty riveillä.
• Status and pipeline distribution — pullonkaulat.
• Document type — laskut vs hyvitykset vs proforma.
• Top invoiced items ja rivikustannus.
• By owner, contact, company — kuka laskuttaa, kuka ostaa.

Raportit kunnioittavat oikeuksia: kukin näkee vain pääsynsä mukaiset laskut. Suodata, avaa yksityiskohta, lataa kaaviot — nopeampaa kuin kymmenen export-taulukkoa.