Mokapenguiden

Fakturaguide

En faktura är det skattemässiga dokument som avslutar försäljningscykeln: vad du sålde, till vem, med vilka skatter och när den förfaller. I Mokapen är en faktura inte en PDF i en mapp. Det är en levande CRM-post, kopplad till kontakt och företag, med rader från samma katalog som offerter och order, spårade betalningar och e-faktureringsfält från organisationens landspaket.

Den här guiden går igenom vardagsanvändning: utfärda en faktura från en order (eller från scratch), registrera inbetalningar, generera PDF, skicka till kunden och veta vad som fortfarande är öppet. Du hittar också dokumenttyper (kreditnota, debetnota, proforma), pipelines och inställningar för e-fakturering — de ligger i egna avsnitt, men du behöver inte röra något för att komma igång: standardvärdena fungerar direkt.

Fakturaområdet finns i menyn Försäljning → Fakturor, direkt efter order. Det kräver planen Large med Försäljning-appen aktiv och skattesatser konfigurerade på organisationsnivå (en gång, under Inställningar → Försäljning → Skatter).

Hur fakturor passar in i resten av arbetet

Innan kortdetaljerna hjälper det att se var fakturan sitter i flödet — det är det som får dig att använda Mokapen i stället för att kämpa mot det.

På den typiska vägen kommer en kund in som kontakt. När en konkret möjlighet dyker upp öppnar du en affär. Behöver du ett formellt förslag förbereder du en offert; när kunden accepterar blir offerten en order — det kommersiella åtagandet. Fakturan är nästa steg: samma kund, samma rader, samma belopp, nu som skattemässigt dokument att utfärda, skicka och inkassera.

Du kan hoppa över steg: inte alla fakturerar bara från order (ett avtalat jobb, en återkommande avgift, en kreditnota på en tidigare faktura). Det viktiga är att fakturan ärver från och matar allt annat: om den föds från en order kopieras rader, mottagare, rabatter och villkor; om du öppnar den från ett företagskort fylls adress och skatteuppgifter i. Betalningar stannar på fakturan och syns i kundhistoriken.

Den praktiska fördelen: sex månader senare ser vem som helst i teamet som öppnar kontakten offerter, order och fakturor tillsammans — vilka som är utfärdade, skickade, förfallna eller betalda och för vilka belopp. Ingen delad kalkyl, ingen mapp «fakturor 2026» att leta igenom.

Användningsfall

• Konsultverksamhet: faktura från order eller direkt, servicerader per timme/dag, förfallodatum och delbetalningar i betalningsblocket, märkt PDF.
• Produktåterförsäljning: katalograder med pris och moms; automatisk kundrabatt om den är satt på företaget.
• Kreditnota / debetnota: samma kund och länk till originalfakturan; raderna hänger ihop, historiken på ett ställe.
• Proforma eller kvitto: samma editor och katalog, annan dokumenttyp — användbart före slutlig utfärdande eller för inkassering utanför fakturacykeln.
• Landsspecifik e-fakturering: skattefält kommer från landets paket (organisationens land, med override i fakturainställningar). De är inte konstanter för en marknad i CRM: byt land, byt regler.

Sidan Fakturor: var du börjar varje dag

När du öppnar Försäljning → Fakturor landar du på Kanban-tavlan: kolumner för varje steg (Utkast, Utfärdad, Skickad, Förfallen, Betald, Krediterad, Makulerad — allt anpassningsbart). Varje faktura är ett kort i sin kolumn. Med en blick ser du hur många som väntar på att skickas, hur många som är förfallna och hur mycket du redan inkasserat.

Det här är daglig vy: öppna Mokapen på morgonen, titta på Utfärdad — redo att skickas. Titta på Skickad — väntar på betalning. Titta på Förfallen — att påminna om. Kolumnen Betald visar inkasseringar för perioden, med kolumnens totalsumma överst.

Överst använder du ofta två verktyg: pipeline-väljaren (om du har olika processer — B2B vs. retainer) och Filter. Filter smalnar av tavlan: en kund, över ett belopp, en ägare, en tagg, bara kreditnotor. Om du återanvänder en kombination, spara den som sparad filter.

För att flytta ett steg behöver du inte öppna fakturan: dra kortet från Utfärdad till Skickad så uppdateras statusen. Det är det snabba sättet på möte eller när du går igenom förfallna på morgonen.

Knappen + Faktura uppe till höger öppnar editorn — se «Skapa en faktura» nedan. Den renaste vägen är fortfarande att börja från en order med + Skapa och koppla, så du inte skriver raderna igen.

Sidor och vyer

Sidan Fakturor erbjuder två vyer av samma data. Aktiva filter och pipeline är desamma när du byter.

Kanban-vy (standard)

En tavla med kolumner: varje kolumn är ett steg, varje faktura ett kort. Kolumnrubriken visar antal och totalbelopp. För att gå vidare, dra kortet — statusen uppdateras utan att öppna posten.

Listvy

En tabell: en rad per faktura, konfigurerbara kolumner (kod, kund, belopp, status, dokumenttyp, ägare, datum, taggar). Sortera genom att klicka på rubriken — användbart för största belopp eller förfallodatum — och välj rader för massåtgärder: ägare, taggar, arkiv, CSV-export.

Vad du ska använda, när

Tumregel: Kanban för att arbeta (flytta, öppna, kommentera, gå igenom förfallna), Lista för att granska och korrigera (siffror, förfallodatum, massredigering, export). Byt med kontrollen uppe till höger.

Fakturakortet

Klicka på ett Kanban-kort (eller en listrad) för att öppna fakturan. Med planen Extra Large kan du byta till helsida med expanderingsikonen — användbart på långa dokument eller många betalningar.

Överst ser du fakturakoden (t.ex. #12-2026) och titeln. Koden är löpnumret på PDF:en. Titeln är den interna etiketten («Årligt underhåll 2026 — Acme»): den hjälper dig känna igen posten; den är inte det skattemässiga numret.

Under titeln åtgärdsfältet: pipeline-status, integritet, taggar, filer, anteckningar. Kopiera länk delar den interna referensen. Menyn Alternativ (tre prickar): Klona, Arkivera, Ta bort.

+ Skapa och koppla skapar en uppföljningsuppgift («påminn på fredag»), ett möte, en kopplad kreditnota eller någon annan entitet. Länken skapas automatiskt — du hittar den på fakturan och på kundkortet.

Resten av kortet är organiserat i block: mottagare och avsändare, kommersiella uppgifter, dokumenttyp, rader, summor, betalningar, design, villkor, landsspecifik e-fakturering, kopplingar. Vi går igenom dem en i taget.

Fakturakod: automatisk numrering (och hur du ändrar den)

Varje faktura har en unik kod: du använder den internt (Kanban, listor, kopplingar) och den syns på PDF:en som dokumentreferens.

Mokapen genererar den vid första sparning om du inte satt en: årssekvens + år, format NUMMER-ÅR. Den första fakturan 2026 är 1-2026, den andra 2-2026. Den 1 januari börjar räknaren om från 1. Flyttar du datumet till ett annat år justeras koden till det året.

Du kan sätta koden manuellt: klicka på koden, skriv, spara. Användbart när du importerar från ett tidigare system eller om revisorn vill ha ett prefix (FA-2026-005). Koder utanför NUMMER-ÅR flyttar inte den automatiska räknaren: nästa automatiska faktura får nästa lediga Mokapen-nummer, inte FA-2026-006.

Se upp för dubbletter: tvingar du samma kod för hand blockerar inte Mokapen dig. I team, låt automatisk numrering gälla och skriv bara över när det verkligen behövs.

Mottagare och avsändare: vem köper och vem fakturerar

Fakturan har två sidor överst på PDF:en: avsändaren (din organisation) och mottagaren (kunden).

Avsändaren fylls i från organisationsinställningar: namn, adress, momsnummer, e-post, logotyp. Om org-uppgifterna är kompletta har varje faktura dem redan. Du kan ändå ändra dem på ett enskilt dokument för ett specialfall (en filial).

Mottagaren sätter du. När du väljer ett företag laddas namn, adress, momsnummer, e-post och telefon. Kopplar du också en kontakt blir deras namn och e-post referensen för utskick. Finns inte kunden i katalogen än kan du skapa dem direkt genom att skriva namnet med minimidata från fakturan.

Har företaget en dedikerad rabatt på sitt kort tillämpas den på raderna som på offerter och order. Du behöver inte komma ihåg den.

Dokumenttyp: faktura, notor, proforma

Inte varje skattemässigt dokument är en försäljningsfaktura. På kortet (och på fliken landsspecifik e-fakturering) väljer du dokumenttyp:

• Faktura — standard: en försäljning eller tjänst att inkassera.
• Kreditnota — full eller delvis reversering av en utfärdad faktura. Koppla originalfakturan så de ligger i samma kundhistorik.
• Debetnota — ett tillägg till en utfärdad faktura (justering, extra avgift).
• Proforma — artighets- / förhandsdokument, samma struktur, inte slutlig faktura.
• Kvitto — en inbetalning utanför fakturacykeln, samma editor och katalog.

Typen styr också fälten i det elektroniska paketet (landets skattemässiga dokumenttyp) och, för notor, länken till originaldokumentet. Byt typ innan du utfärdar: därefter förblir historik och rapporter sammanhängande om du inte blandar betydelser.

Rader: bygga det ekonomiska dokumentet

Raderna är hjärtat i fakturan: samma fem typer som offerter och order, samma katalog, samma moms-, rabatt- och marginalmatte. Föds fakturan från en order finns raderna redan — du granskar och sparar.

När du klickar + Rad väljer du radtyp:

• Tjänst — från tjänstekatalogen. Pris, moms, kod och beskrivning fylls i; du kan anpassa dem på raden utan att ändra katalogen.
• Produkt — samma, från produktkatalogen.
• Generisk rad — en fri rad utan katalog («Resa», «Engångsinstallation»).
• Generisk rad % — en procent av nettot på raderna ovan (lojalitet −10 %, brådska +15 %). Räknas om direkt.
• Endast text % rad — en etikett på dokumentet som inte påverkar summor.

Vad du skriver på varje rad

• Titel och anteckning — det kunden läser på PDF:en.
• Kvantitet och enhetspris — de ger radtotalen.
• Momssats — från organisationens skatter. Utan minst en sats kan du inte skapa rader.
• Radrabatt — 0–100 % på just den raden.
• Enhetskostnad — intern, för marginal och påslag; aldrig på PDF:en.

Netto- eller bruttopriser

Växeln «Använd bruttopriser» gäller hela dokumentet. Netto (standard, B2B): du skriver 100 + 22 % moms = 122. Brutto (B2C): du skriver 122 och Mokapen delar upp skatten. Du kan inte blanda netto- och bruttrader i samma dokument.

Rabatter: tre nivåer i kaskad

Som på offerter och order adderas inte rabatter: de tillämpas i följd. Exempel på 1 000 netto, 10 % kundrabatt, 5 % radrabatt, 3 % dokumentrabatt: 1 000 → 900 → 855 → 829,35, sedan moms. Summablocket visar varje nivå. Dokumentrabatt aktiveras från «Lägg till rabatt» under raderna. Detaljer i guiden Rabatter.

Rader dras för PDF-ordning. Redigera och papperskorg på raden; summor (netto, rabatter, skatt per sats, brutto) räknas om direkt. Marginal och påslag förblir interna.

Betalningar: registrera inkasseringar

Blocket Betalningar är det som skiljer fakturan från offert och order: här registrerar du vad som faktiskt kom in. Det syns på kortet efter första sparningen (fakturans id krävs). På en ny faktura, spara först, registrera sedan inbetalningar.

Varje betalningsrad har:

• Datum — när pengarna kom (standard idag).
• Belopp och valuta — valutan följer dokumentet.
• Metod — banköverföring, kort, kontant, eller metoden redan på fakturan.
• Referens — bankref., transaktions-id, checknummer: det du behöver för avstämning.

Lägg till med + Betalning, ta bort med papperskorgsikonen på raden. Du kan dela upp inkasseringen: handpenning idag, resten om 30 dagar, två olika metoder. Det betalda totalbeloppet på kortet visar hur mycket som återstår mot bruttot.

När täckningen matchar totalen (eller du behandlar den som stängd), flytta kortet till Betald — från Kanban eller från status på kortet. Betalningar stannar i historiken även om du senare utfärdar en kreditnota.

Dokumentdesign: PDF-mallar

PDF:en utgår från en mall: layout, färger, logotyp, radtabell, signatur. I blocket Design väljer du vilken som ska användas. Mokapen inkluderar systemmallar Standard 1–4; organisationen kan skapa egna under Mallar, typ Faktura, med förifyllda ekonomiska villkor och standardmall för nya dokument.

Om du byter mall på en befintlig faktura och sparar använder förhandsvisning och nedladdning den nya layouten — rader, priser och betalningar är oförändrade.

Ekonomiska villkor

I blocket Dokument, rich editor för villkor: betalningsvillkor («30 dagar från fakturadatum»), bankuppgifter, orderreferenser, juridiska notiser. Om mallen förifyller dem, börja där. Texten hamnar på PDF:en under radtabellen.

Förhandsvisning, nedladdning och skicka till kunden

När fakturan är klar — rader, villkor, kund, dokumenttyp — levererar du den på tre sätt.

Förhandsvisning

Knappen Förhandsvisning visar PDF A4 som kunden ska se den. Använd alltid före utskick: avklippt titel, fel momssats, logotyp. Förhandsvisningen speglar det sparade tillståndet: om du just ändrat rader, spara och försök igen.

Nedladdning: PDF eller Word

Nedladdning erbjuder PDF (standardleverans; filnamn Avsändarnamn - Kod.pdf) och Word (docx) om du behöver finjustera utanför systemet. Ändringar i Word kommer inte tillbaka till Mokapen.

Skicka e-post

Skicka e-post öppnar modalen: mottagare förifylld från kontakt/företag, extra adresser separerade med semikolon, avsändare från SMTP-anslutningar (annars systemadress). Ämne som «Faktura {kod}», redigerbar brödtext. Alternativ: Bifoga PDF (standard) och BCC till mig. Utskick loggas på fakturans tidslinje (datum, mottagare). Dra sedan kortet till Skickad.

Till skillnad från en offert har en faktura ingen online OTP-acceptering: det är ett utfärdat dokument, inte ett erbjudande att signera.

Landsspecifik e-fakturering

Mokapen är byggt för fler än ett land: skatteregler är inte hårdkodade som konstanter för en marknad. Varje land har ett paket (fält, tillåtna värden, dokumenttyper, standard). Standardland är organisationens land; i Inställningar → Försäljning → Fakturor kan du åsidosätta det om du utfärdar under en annan profil.

På fakturan visar e-faktureringsblocket fälten i det aktiva paketet: skattemässig dokumenttyp, undantags- / natur-koder, regim och vad landets kanal behöver. Värden fylls från: dokument → organisationsinställningar → paketets standard. Fyll i dem noggrant innan du behandlar fakturan som utfärdad: samma data använder det elektroniska utskicket när landets kanal är aktiv.

Har organisationens land inget paket än ser du en varning att e-fakturering inte är tillgänglig för det landet: du kan fortfarande utfärda CRM-dokument, PDF och betalningar. Paket utökas över tid; Italien använder profilen elektronisk faktura (SDI-fält) på organisationen och på varje faktura.

För kredit- och debetnotor kan paketet kräva länk till originalfakturan: välj det relaterade dokumentet för samma kund. Utan den förblir historiken splittrad.

Utskick till nationalsystemet (t.ex. SDI i Italien) förbereds på dessa fält och org-inställningar. När utskicks kanalen är aktiverad för din organisation, börja från en komplett faktura: mottagare med skatteuppgifter, rader, dokumenttyp, ifyllt paket. Tills dess, arbeta med PDF, e-post och betalningar — posten förblir giltig i CRM.

Om du fortfarande använder Fatture in Cloud från order kan du fortsätta: detaljer i guiden Fatture in Cloud. Inbyggda Mokapen-fakturor och FIC-sync är två vägar; blanda inte dem på samma dokument utan en tydlig teamregel.

Skapa en faktura

Två sätt, och valet ändrar hur mycket arbete du gör.

• Från en order (rekommenderas) — öppna den uppfyllda eller «att fakturera»-ordern, + Skapa och koppla → Faktura. Kund, rader, rabatter och villkor kopieras. Kontrollera datum, dokumenttyp, elektroniskt paket, spara. Ordern finns kvar och förblir kopplad.
• Från offert eller kundkort — samma + Skapa och koppla, om du hoppar över ordern. Mottagare och dedikerad rabatt fylls i.
• Direkt — + Faktura från sidan Fakturor. Passar för kreditnota, retainer, jobb utan order. Du kan skapa katalogposten direkt om den saknas.

I alla fall är sekvensen densamma:

1. En tydlig titel («Underhåll 2026 — Acme AB»).
2. Mottagare, avsändare, dokumenttyp.
3. PDF-mall eller org-standard.
4. Rader (redan kopierade om du kommer från order).
5. Ekonomiska villkor och vid behov fält i elektroniskt paket.
6. Ägare och datum (utfärdande, förfallodatum).
7. Spara: löpnummer tilldelas. Sedan förhandsvisning, utskick eller första betalning.

Allt behöver inte vara perfekt vid första sparning. Efter utskick till kunden, om du ändrar raderna, skicka PDF igen: kunden har redan en version.

Redigera en faktura

Redigera på kortet

Öppna och ändra det du behöver: titel, fält, rader, villkor, betalningar. På sidokort sparas fält när fokus lämnas; på helsida klickar du Spara på blocket. Spara före förhandsvisning eller utskick.

Flytta status från Kanban

Om du bara ändrar steget (utfärdad, skickad, betald, förfallen), dra kortet. Terminala statusar (100 % Betald, 0 % Krediterad/Makulerad) mot andra statusar kan ändras av organisationens medlemmar — ett skydd så stängda dokument inte öppnas lätt igen.

Massredigering från lista

Lista → filtrera → kryssrutor → Redigera: ägare, status, taggar, enkla fält. Inte rader eller betalningar (de hör till ett enskilt dokument). Samma fält: Klona, Arkivera, Ta bort.

Klona en faktura

Månatlig retainer, samma struktur för olika kunder: bygg inte om från scratch. Kort → Alternativ → Klona. Du tar rader och valfritt bilagor, kopplingar, kommentarer, tidslinje. Nytt löpnummer, suffix i titeln, mottagare sätts igen. Originalet är orört.

Från lista kan du klona flera fakturor på en gång: samma alternativ, en gång.

Arkivera en faktura

Även när den är betald eller krediterad förblir fakturan skatte- och affärshistorik. Arkiv tar bort den från aktiv Kanban och lista men behåller den: den stannar på kundkortet och i rapporter. Du hittar den under Fakturor → Åtgärder → Fakturaarkiv. Enstaka: Alternativ → Arkivera. Massvis: Lista → Arkivera. För att ta tillbaka: arkiv → Alternativ → Återställ.

Arkivera om dokumentet verkligen hände (skickat, betalt, kopplat till order). Ta bort om det är misstag eller test.

Ta bort en faktura

Ta bara bort felaktiga utkast eller testdubbletter. Har den nummer, skickades eller har betalningar, arkivera den.

Kort → Alternativ → Ta bort → bekräfta. Med avancerat Extra Large hamnar den i papperskorgen (Fakturor → Åtgärder → Papperskorg): därifrån Återställ eller Ta bort permanent. På plan utan papperskorg är borttagningen oftast permanent efter bekräftelse. Från lista: välj → Ta bort.

Från order till faktura

Ordern är åtagandet, fakturan det skattemässiga dokumentet. Det naturliga steget är + Skapa och koppla → Faktura från ordern (eller från orderkolumnen «Att fakturera», när du använder det steget). Rader, kund, belopp och villkor kopieras; båda posterna finns kvar, länkade i Kopplingar. På kundkortet ser du «order i april, faktura i april, betald i maj» utan att skriva något för hand.

Du kan fakturera samma order i mer än ett dokument (delbetalningsfakturering, handpenning + slutbetalning) genom att skapa flera länkade fakturor: justera raderna på varje. För orderdetaljer se guiden Order; för offerten uppströms se guiden Offerter.

Pipelines och statusar

Pipeline är fakturans väg. Från början finns en pipeline med typiska skattesteg:

• Utkast (10 %) — under förberedelse, inte utfärdad.
• Utfärdad (40 %) — numrerad, redo att skickas.
• Skickad (60 %) — kunden har den, du väntar på betalning.
• Förfallen (80 %) — efter förfallodatum, att påminna om.
• Betald (100 %) — inkasserad.
• Krediterad (0 %) — stängd med kreditnota.
• Makulerad (0 %) — ogiltig, ingen användbar inkasseringshistorik.

Procenten matar fältet på korten och rapporterna (öppen / vunnen / förlorad). Du anpassar statusar och pipelines i Inställningar → Försäljning → Fakturor → Pipelines och statusar: byt namn, ordna om, framsteg 0–100 %, extra pipelines (B2B vs. retainers), teamsynlighet. Använd 100 % bara för «betald / stängd ok» och 0 % bara för slutliga stängningar, så rapportvolymerna förblir trovärdiga.

Relaterade avsnitt

• Kopplingar — order, offert, kreditnota, påminnelseuppgift, ärende. Dubbelriktat.
• Filer — följesedlar, avtal, bankbevis.
• Uppdateringar — tidslinje: skapande, ändringar, e-post, betalningar.
• Taggar — «Påminn», «Retainer», «Offentlig sektor», vad du behöver för att filtrera.

Fakturainställningar

Tillgängligt för administratörer och ägare i Inställningar → Försäljning → Fakturor:

• Pipelines och statusar — steg, framsteg, extra pipelines.
• E-fakturering — land (standard: org-land), paketfält, standard kopierade till nya fakturor (regim, skattemässig dokumenttyp och vad paketet exponerar).
• Kortfält — ordning, obligatoriska fält, anpassade fält (upphandlingskoder, jobbkoder).
• Listkolumner — även från Lista → Åtgärder → Redigera kolumner.

Utanför fakturaområdet, men nödvändigt: Skattesatser (Inställningar → Försäljning → Skatter) och Dokumentmallar (menyn Mallar, typ Faktura).

Fakturarapporter

Kanban och lista är för det enskilda dokumentet. För trenden — utfärdat i kvartalet, förfallna, vem som betalar, vilka rader du fakturerar, marginal — använd rapporterna, från sidan Fakturarapporter (plan Extra Large / Large).

De mest användbara vyerna:

• Öppna, inkasserade, förlorade belopp — mätare för vad som återstår att inkassera, vad som är betalt, vad som är krediterat/makulerat.
• Genomsnittsbelopp — genomsnittligt ticket för perioden.
• Marginal och påslag — om du fyllt i kostnader på raderna.
• Fördelning efter status och pipeline — flaskhalsar (för många Skickad eller Förfallen).
• Dokumenttyp — fakturor vs. kreditnotor vs. proforma.
• Mest fakturerade rader och radkostnad.
• Per ägare, kontakt, företag — vem som utfärdar och vem som köper.

Rapporterna respekterar behörigheter: varje användare ser bara fakturor de har åtkomst till. Filtrera, öppna detaljen, ladda ner diagram till möten — snabbare än tio exportark.