Mokapenguiden

Guide för anpassade applikationer

En anpassad applikation är ett arbetsområde som du bygger när Mokapen inte redan har objektet i din process: ett fordonsflotta, en fastighet, ett kontrakt, ett ärende, ett fältjobb, en kurs, ett rum. Det är inte ett parallellt CRM: det är en extra app i samma organisation, med meny, poster och kopplingar till kontakter, uppgifter och möjligheter.

Konkret exempel: du har en fordonsflotta. Du skapar appen Fordon. Varje fordon är en post (registreringsskylt, mätarställning, försäkringsslut, kunden som hyr det). I listan söker du dem, på kanban flyttar du dem från Tillgänglig till I bruk till Underhåll, i kalendern ser du när försäkringen går ut. Från posten öppnar du en uppgift «service» eller kopplar kontakten i adressboken.

Du skapar dem från Organisation → Ansökningar, knappen Skapa anpassad applikation. Den visas i huvudmenyn med namnet och ikonen du väljer. För att slå på eller av Mokapens inbyggda appar (Uppgifter, Kontakter, Försäljning…) se guiden Ansökningar.

Roll i CRM

Den ersätter inte Uppgifter, Möjligheter eller Biljetter: den arbetar tillsammans med dem. Posten är den bit av verkligheten som de apparna inte täcker; resten av CRM:et förblir platsen där du säljer, arbetar och ger support.

• Kontakter: du kopplar kunden som hyr fordonet, hyresgästen i fastigheten, motparten på kontraktet.
• Aktiviteter och försäljning: från posten skapar du uppgifter, utnämningar eller möjligheter — jobbet eller fordonet blir arbetets sammanhang.
• Andra anpassade applikationer: ett jobb kopplas till fordonet, ett kontrakt till fastigheten, en kurs till rummet där den hålls.
• Team: ägare, samarbetspartners och privatliv, som på Uppgifter och Möjligheter.

Praktisk regel: om Mokapen redan har objektet (en biljett, en möjlighet, en produkt i katalogen), använd den appen. Om du behöver ett domänobjekt som inte finns — skylt och mätarställning, kvm och hyra, ett ärende med förfallodatum — skapa applikationen.

Användningsfall

• Uthyrning / verkstad: mallen Fordon. Lista med skylt och försäkringsslut; kanban Tillgänglig → I bruk → Underhåll; kalender på försäkringar. Varje fordon kopplat till kunden. En andra app Jobb för arbeten på fordonet.
• Fastighet / B&B: mallen Fastigheter. Enheter med kvm, hyra och «tillgänglig från»; pipeline Upptagen / Reserverad; gäst i kontakter. Kontrakt för hyresavtalet, Utrymmen för gemensamma rum.
• Byrå / praktik: mallen Ärenden. Kod, prioritet, förfallodatum, samarbetspartners på ärendet. Biljetten förblir den inkommande förfrågan; ärendet är merithandlingen, kopplad till biljetten.
• Fältservice: Jobb (plats, tidsfönster, prioritet) + Utrustning (garanti, skick), båda kopplade till kontakten i fält.
• Utbildning: Kurser med platser, datum och avgift; deltagare i kontakter; Utrymmen för klassrummet. Kanban Schemalagd → Öppen → Pågår → Slutförd.
• Veterinär / pensionat: Djur med namn, art, chip, nästa vaccin i kalendern; ägare i kontakter.
• Din egen process, från grunden: t.ex. programlicenser (kod, leverantör, utgång, belopp). Ingen mall täcker det: börja tomt och lägg bara till fälten du använder.

Var du hittar den och vem som kan komma åt

Menyn Organisation (byggnadsikon) → Ansökningar.

Endast Ägare skapar appen, slår omkopplare på eller av, öppnar Inställningar och raderar applikationen.

Plan krävs — för att skapa och använda anpassade applikationer behöver du minst planen Small. Med planen Free är knappen för att skapa inte tillgänglig.

När appen är på ser Medlemmar den i menyn, öppnar lista/kanban/kalender och arbetar med posterna. Som på en uppgift: du kan begränsa en post (privatliv) och filtrera listan efter ägare eller team.

Efter skapandet öppnar Mokapen direkt den appens Inställningar. Du kommer tillbaka dit från namnet på kortet Anpassade applikationer, eller från sidomenyn Organisation (posten med ikon och titel).

Planen är per organisation: två organisationer på samma konto kan ha olika applikationer.

Skapa en applikation

1. Organisation → Ansökningar → Skapa anpassad applikation.
2. Välj Skapa från mall (färdigt kit) eller Skapa från grunden.
3. Fyll i:
   • Namn i plural — etikett i menyn, t.ex. Fordon.
   • Namn i singular — visas i «Nytt fordon» och i bekräftelser.
   • Kort beskrivning — text bredvid namnet på sidan Ansökningar.
   • Ikon.
4. Bekräfta: Mokapen skapar appen och tar dig till Inställningar.

Med en mall kommer namn, singular och ikon förifyllda: du kan ändra dem innan du sparar, och senare från kortet Information.

URL-sluggen (t.ex. fordon) genereras från pluralnamnet vid skapandet. Om du byter namn på appen senare ändras inte sluggen: tänk på det om du redan har delat länkar.

Mallar

Mallar är en startpunkt: fält, vyer och pipeline redan uppsatta. Efteråt kan du lägga till, ta bort och byta namn på allt. Galleriet har två grupper, en kortförhandsvisning och de ingående vyerna.

Tillgångar och lager

Fordon — flotta, uthyrning, verkstad.

• Fält: registreringsskylt (obligatorisk), märke, modell, år, VIN, mätarställning, bränsletyp (bensin, diesel, el, hybrid, gasol), försäkringsslut.
• Kopplingar: kontakt och företag.
• Kalender: försäkringsslut.
• Pipeline: Tillgänglig → I bruk → Underhåll → Avställd.

Fastigheter — lägenheter, rum, enheter.

• Fält: adress (obligatorisk), stad, postnummer, våning, yta (m²), rum, tillgänglig från, hyra.
• Kopplingar: kontakt och företag.
• Kalender: «Tillgänglig från».
• Pipeline: Tillgänglig → Reserverad → Upptagen → Otillgänglig.

Utrustning — verktyg och enheter.

• Fält: kod, märke, modell, serienummer, plats, inköpsdatum, garantislut, skick (ny, bra, acceptabel, dålig).
• Kopplingar: kontakt.
• Kalender: garantislut.
• Pipeline: Tillgänglig → Tilldelad → Underhåll → Avställd.

Djur — sällskapsdjur och pensionat.

• Fält: art (obligatorisk: hund, katt, fågel, kanin, annat), ras, kön, födelsedatum, mikrochip, nästa vaccin, päls.
• Kopplingar: ägarens kontakt.
• Titel i förhandsvisning: Namn.
• Kalender: vaccin.
• Pipeline: Aktiv → Pensionat → Behandling → Arkiverad.

Verksamhet

Kontrakt — hyresavtal, tjänster, abonnemang.

• Fält: kod, typ (hyra, tjänst, abonnemang, annat), start-/slutdatum, belopp, förnyelsedatum.
• Kopplingar: kontakt och företag.
• Kalender: avtalsperioden.
• Pipeline: Utkast → Aktiv → På väg att löpa ut → Stängd.

Ärenden — akter och dossierer.

• Fält: kod, typ (administrativ, juridisk, konsult, annat), öppnad den, förfallodatum, prioritet.
• Kopplingar: kontakt, företag och samarbetspartners.
• Kalender: från öppning till förfallodatum.
• Pipeline: Mottagen → Pågår → Väntar → Stängd.

Jobb — fältservice.

• Fält: kod, platsadress, stad, planerad start/slut, prioritet.
• Kopplingar: kontakt, företag och samarbetspartners.
• Kalender: arbetsfönster.
• Pipeline: Schemalagd → Pågår → Väntar på delar → Slutförd.

Kurser — utbildningsomgångar.

• Fält: kod, plats, stad, platser, datum, avgift.
• Kopplingar: kontakt och samarbetspartners.
• Kalender: kursens datum.
• Pipeline: Schemalagd → Öppen → Pågår → Slutförd.

Utrymmen — rum och skrivbord.

• Fält: kod, adress (obligatorisk), stad, postnummer, telefon, byggnad, våning, kapacitet, bekvämligheter.
• Kalender: kitet har inga datum. Om du behöver ett, lägg till ett datumfält och mappa det i Inställningar → Kalender.
• Pipeline: Tillgänglig → Reserverad → Upptagen → Otillgänglig.

Skapa från grunden

Den startar med endast vyn Lista och basfälten: titel, typologi, subtypologi, beskrivning, ägare, samarbetspartners. Kanban och kalender förblir av tills du slår på dem.

Typisk väg:

1. Skapa appen.
2. Lägg till processens Fält.
3. Ordna Kortet.
4. Välj listans kolumner.
5. Slå på Kanban och skapa pipeline och statusar.
6. Om du har datum, mappa Kalender.

Utan pipeline har kanban-tavlan inga kolumner. Utan ett datumfält förblir kalendern tom.

Applikationens inställningar

Från sidan Inställningar konfigurerar du appen som du gör med Uppgifter eller Möjligheter:

• Information: namn, singular, beskrivning, ikon.
• Fält: fältlager. Se guiden Fält. På vissa fält, om planen inte räcker, visar Mokapen medaljikonen.
• Kort: vilka fält som visas på fliken Data och i vilken ordning. Se kortlayout.
• Lista och kolumner: listans kolumner. Se lista och kolumner.
• Kanban card (planen Medium): vilka fält du ser på tavlans kort. Visas om Kanban är på.
• Kanban: pipeline och statusar.
• Kalender: vilket datumfält som är start (och, om det behövs, slut).
• Tabs: vilka flikar som ska visas på posten och i vilken ordning.

Längst ned finns det röda området Radera: det tar bort hela applikationen. Se Radera applikationen.

Vyer: Lista, Kanban, Kalender

I blocket Sidor väljer du vad som visas i appfältet. Huvudmenyn öppnar den första vyn som är på, i den ordning du ställer in (dra i handtaget).

• Lista — alltid på. Om du slår av de andra är det den du använder.
• Kanban — tavla efter status. Klicka på chipet för att slå på eller av.
• Kalender — poster på de datum du har mappat.

När du slår på Kanban eller Kalender visas konfigurationskorten. Att slå av en vy döljer den från menyn; data finns kvar. Mallar startar vanligtvis med alla tre; från grunden startar bara Lista.

Kanban och pipeline

Samma logik som Möjligheter och Biljetter: en eller flera pipelines, var och en med statusar som kolumner. Från Kanban-kortet byter du namn, ordning, lägger till eller tar bort statusar och pipelines. Mallar skapar redan en pipeline med kitets statusar.

På tavlan flyttar du poster från en kolumn till en annan för att ändra status. Vilka fält du ser på kortet ställs in i Kanban card (planen Medium).

Om tavlan är tom: slå på Kanban i Sidor och skapa minst en pipeline med två eller tre statusar.

Kalender

I Inställningar → Kalender anger du fältet startdatum och, om händelsen har en längd, slutdatum. Om du inte har ett datumfält ännu, skapa det först i Fält. Mallar med ett enda datum (försäkring, vaccin, garanti) använder samma fält som start och slut.

Det är den här appens kalender (flottans utgångar, förnyelser, jobb), inte den globala kalendern för uppgifter och utnämningar.

Postens flikar

Som standard har posten:

• Data: fälten du lagt i layouten.
• Checklista: upprepbara steg på posten.
• Anslutningar: kontakter, inbyggda appar och andra anpassade applikationer.
• Tidslinje (rullgardin): postens historik.

Från Inställningar → Tabs ändrar du ordning eller döljer flikar. För operativt arbete använd checklistan eller koppla en uppgift.

Använda poster

Från huvudmenyn öppnar du appen (t.ex. Fordon). Högst upp har du Lista, Kanban och Kalender (de du slagit på), filtret för ägare eller team, Filter (Premium) och knappen + följt av singularnamnet (t.ex. + Fordon).

Skapa en post

1. Klicka på + Fordon (eller din apps singular).
2. Ange en tydlig titel — t.ex. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Fyll i fälten (skylt, märke, utgång…) och koppla kunden i kontakter.
4. Spara: posten visas i listan och, om du har kanban, i den första kolumnen. Om du mappat ett datum visas den också i kalendern.

Post

Klicka på titeln för att öppna sidoposten; med planen Small kan du expandera till helsida (samma layout, mer utrymme).

Åtgärdsfält:

• Privatliv, etiketter, färg, kopiera länk.
• Helsida (planen Small).
• + Skapa och anslut: uppgift, utnämning, möjlighet… kopplad till den här posten.

Alternativmeny (tre punkter):

• Duplicera: duplicerar posten.
• Arkiv / Återställa (planen Medium): tar den ur det aktiva flödet utan att radera den — ett avställt fordon, ett stängt kontrakt.
• Redigera kort / tabs (admin): layout för fält och flikar.
• Radera: organisationens papperskorg; från banderollen återställer du eller raderar permanent.

På fliken Data redigerar du fält inline (pennikon), som på Möjligheter och Biljetter.

Anslutningar

Poster ingår i grafen för anslutningar, som resten av Mokapen.

På appens post kopplar du kontakter och företag (i mallar ligger de redan på fliken Data). På poster för Uppgift, Möjlighet och Kontakt visas ett avsnitt för varje aktiv anpassad applikation: från kontakten öppnar du det hyrda fordonet, från kontraktet fastigheten. Mellan dina appar: jobb → fordon, ärende → kontrakt.

Kontakt och företag i mallar är anslutningar, inte extra fält. Du hanterar dem från kortlayouten och fliken Anslutningar.

Slå på och av

I Organisation → Ansökningar har varje app av dina samma omkopplare som de andra. Huvudomkopplaren Aktivera alla applikationer inkluderar dem.

• På (standard): menyalternativ, användbara poster, synliga anslutningar.
• Av: försvinner från allas meny. Data och inställningar finns kvar. Slå på igen så kommer allt tillbaka.

Bekräfta med Spara längst ned på sidan, annars fastnar inte omkopplarna.

Radera applikationen

Att radera är inte att slå av. Från Inställningar → Radera måste du skriva RADERA. Åtgärden är oåterkallelig: alla poster, fält, vyer, pipelines, filer och kopplingar för den appen försvinner.

Kontakter, företag och uppgifter finns kvar: bara referensen till det fordonet eller kontraktet försvinner. Om du är osäker, slå av omkopplaren och vänta.

Vanliga problem

Jag ser inte knappen Skapa — du måste vara Ägare, på planen Small (eller högre), på sidan Organisation → Ansökningar.

Appen syns inte i menyn — omkopplaren av (och Spara inte tryckt), eller appen har raderats. Medlemmar skapar den inte: de använder den om Ägaren har slagit på den.

Tom kanban — vyn av, eller ingen pipeline. Slå på Kanban och skapa statusar (mallar gör det åt dig).

Tom kalender — saknar ett datumfält eller mappningen i Inställningar → Kalender. På Utrymmen har kitet inga datum: lägg till dem själv.

Jag hittar inte kontakter på posten — anslutningen är inte placerad i kortlayouten, eller fliken Anslutningar är dold. I mallar ligger kontakt och företag redan på fliken Data.

Jag slog av appen och trodde att jag hade raderat den — data finns kvar. Öppna Ansökningar igen, slå på, Spara. För att radera den behövs Radera + bekräftelse RADERA.

Vanliga frågor

F: Hur många anpassade applikationer kan jag skapa?

S: Det finns inget tak på sidan. Skapa en per domänobjekt (Fordon, Kontrakt…), inte en per nyans. För många poster tynger menyn: slå av dem du inte använder.

F: Kan jag använda en mall och sedan ändra den?

S: Ja. Fält, statusar, vyer, namn och ikon kan alla redigeras. Mallen undviker bara att du startar från ett tomt kort.

F: Ska jag skapa Fordon om jag redan har Produkter i katalogen?

S: Produkter är katalog, offerter och ordrar. Ett flottafordon (skylt, mätarställning, försäkring, «på verkstad») är ett annat objekt: det är vad applikationen Fordon är till för.

F: Räcker inte Biljetter för ärenden?

S: Biljetten är förfrågan och konversationen. Ärendet är akten (kod, förfallodatum, dossierprioritet). De lever ofta tillsammans: biljetten kopplas till ärendet.

F: Vem kan se posterna?

S: Organisationens medlemmar, om appen är på. Som på en uppgift: du kan begränsa den enskilda posten (privatliv) och filtrera listan efter ägare eller team. Att slå av appen döljer dem för alla, utan att radera data.

F: Hittar sökningen högst upp mina poster?

S: Ja, efter postens titel (skylt, fastighetsnamn, ärendekod), som du gör med uppgifter och kontakter. Bredvid resultatet ser du appnamnet (t.ex. Fordon).

F: Kan jag importera en Excel med fordon?

S: Organisationens import listar inte dessa typer. Ange posterna i appen, eller använd API:et om volymerna är stora.

F: Kan jag automatisera «när försäkringen går ut…»?

S: Det finns ingen dedikerad utlösare. Använd appens kalender och listan filtrerad på datum. Om nästa steg är en uppgift eller en möjlighet startar automatiseringar därifrån.

F: Raderar borttagning av applikationen även kopplade kontakter?

S: Nej. Appens poster och kopplingarna försvinner. Kontakter, företag och uppgifter finns kvar.