Mokapenguiden

Automatiseringar

Automatiseringar koppla en utlösa händelse (något som händer i CRM, en formulärinlämning, ett inkommande e-postmeddelande eller en schemalagd tid) till en sekvens av steg som Mokapen kör för din räkning: skapa en uppgift, uppdatera en deal, skicka ett e-postmeddelande, läs rader från ett Google Sheet, upprepa samma operation på dussintals kontakter. Du konfigurerar flödet en gång, aktiverar det och systemet upprepar det när villkoren är uppfyllda.

Hela modulen ingår i Premium Large planera. Du hittar den från användarmenyn (profilikonen uppe till höger) → Automatiseringar: lista över flöden, visuell redigerare och exekveringshistorik.

Översikt

Varje automatisering har tre huvudelement:

• Trigger (start) — definierar när flödet startar: t.ex. "kontaktformulär mottaget", "affären ändrad", "varje måndag kl. 9:00".
• Flödessteg — åtgärder i följd: skapa eller redigera poster, skicka meddelanden, vänta, kontrollera ett villkor, upprepa över en lista.
• Allmänna inställningar — titel, Ägare, Samarbetspartners, Aktiv eller Inaktiv status (samma etiketter som du ser i tabellen).

När avtryckaren utlöses köar Mokapen körningen och bearbetar den i bakgrunden. Varje start lämnar en sökbar historik, steg för steg, så att du kan se vad som lyckades och var du ska fixa saker. Automatiseringar ersätter inte mänskligt omdöme i komplexa fall: de tar bort repetitivt arbete och håller de processer du bestämt dig för när de väl är anpassade.

Grundläggande begrepp

Innan du bygger ett flöde, hjälper det att bli orienterad med termerna du hittar i editorn:

• Automation/flöde — hela processen, från startblocket överst till sista åtgärden.
• Blockera — varje ruta i redigeraren: start, action, condition, delay eller "ForEach Loop".
• Gren — under ett villkor eller en slinga kan trappsteg sitta på olika vägar (t.ex. "om villkoret är uppfyllt" / "annars").
• Variabel — en bit data som plockades upp i farten: fält från formuläret som just skickats in, namn på kontakten som utlöste flödet, e-post till automationsägaren, resultatet av föregående steg. Undviker att skriva om information som redan finns i CRM.
• Ägare (lista kolumn) — användaren under vilken Mokapen kör flödet: behörigheter, sändning av e-post/SMS och skapande av post beror på dem. Detta skiljer sig från ägaren till en enskild uppgift som du skapar i ett steg: i flödet kan du ställa in båda, men automatiseringsägaren bör ha de rättigheter som behövs för allt som flödet måste göra.
• Samarbetspartners — andra användare eller team som kan se och redigera automatiseringen förutom ägaren; organisationsadministratörer ser alltid allt.

Roll i CRM

Automatiseringar kopplar samman CRM-områden som annars skulle förbli separata:

• Marknadsföring och leads — webbplatsformulär → ny kontakt och affär → kvalificeringsuppgift → e-post till säljaren (Kontakter, Erbjudanden).
• Operationer — vunnen affär → introduktionsuppgift → checklista objekt kontrollerade (Uppgifter, Checklista).
• Stöd — biljett öppnad eller inkommande e-post → uppdrag, taggar, intern uppgift (Biljetter).
• Integrationer — periodisk läsning från Google Sheet, Excel online eller webbsida för att anpassa kataloger (integrationer).
• Kommersiella dokument — uppdatering av offert- eller orderrader från en lista (Citat, Order).

När ett steg skapar uppgifter, kontakter eller biljetter, länk Anslutningar och Taggar som du skulle göra manuellt: genererade poster förblir navigerbara från resten av arbetsytan.

Användningsfall

• Webbplatsen leder — "Kontaktformulär mottaget" → Skapa kontakt + Skapa affär i inkommande pipeline → Skapa uppgift "Första kontakt inom 24 timmar" → Skicka e-post till tjänstgörande säljare.
• Försäljningsuppföljning — "Deal Modified" endast när stadiet ändras → Skapa uppföljningsuppgift med förfallodatum som härleds från affärens förväntade stängningsdatum.
• Stöd SLA — "Biljett skapad" → Villkor på prioritet → om hög, Skicka SMS till kontaktpersonen och Skapa länkad intern uppgift.
• Veckosammanfattning — schemalagd trigger varje måndag → Få uppgifter (med filter) → Skicka e-postsammanfattning till flödessamarbetare.
• Katalogjustering — nattlig schemalagd trigger → Läs Google Sheet → ForEach Loop över varje rad → Skapa eller redigera kontakt/företag.
• Inkommande e-post — meddelande till dedikerad adress → spara avsändare → Skapa biljett kopplad till kunden.

Automatisera endast processer med tydliga regler. Om varje fall behöver mänsklig bedömning, begränsa dig till att förbereda rätt uppgift med titel, förfallodatum och redan ifyllda länkar.

Åtkomst och behörigheter

Planera — Premium Large krävs; utan en lämplig plan förblir menyalternativet Automationer inaktiverat.

Vem kan skapa en ny — endast Organisationsägare (rollen som beskrivs i Rollguide) kan börja skapa: välj utlösaren och spara det första flödet. Andra auktoriserade användare kan öppna, redigera eller duplicera befintliga automatiseringar om de är ägare eller medarbetare till det flödet, eller om de är organisationsadministratörer.

Vem ser vad i listan — administratörer ser alla organisationsautomatiseringar; andra användare ser bara de där de är Ägare, Samarbetspartner eller medlem av ett team listat bland Samarbetspartners.

Vem "kör" flödet — Mokapen utför steg med tillstånd från Ägare inställd på automatiseringen (tabellkolumn). Om den personen inte kan skapa erbjudanden, skicka e-post för organisationens räkning eller redigera biljetter, kommer motsvarande steg att felas: tilldela som ägare en användare som redan har de nödvändiga rättigheterna, eller be att få justera rollen (även i rollguiden).

Listsida

I Automatiseringar → Mina automatiseringar du hittar tabellen över flöden du kan komma åt:

• Automatisering — titel och undertext med triggertypen.
• Typ — Händelse eller Schemalagd.
• Ägare och Samarbetspartners — vem sköter flödet.
• Status — Aktiv eller Inaktiv.
• Uppdaterad på — senaste ändringen av flödet.

I sidofältet: + Skapa automatisering (Endast organisationsägare) och länk till listan. Genom att välja flera rader kan du massändra Ägare, Samarbetspartners och status, duplicera eller ta bort (massradering är reserverad för profiler med avancerade redigeringsbehörigheter). Klicka på titeln för att öppna flödeskortet; därifrån går du in i editorn eller exekveringshistoriken.

Triggers: översikt

Utlösaren är alltid första blocket av flödet. Välj typ utifrån när processen bör starta:

• Händelse — något händer i CRM eller på en ansluten kanal (formulär, post ändrad, e-post mottagen...).
• Schemalagt — Mokapen startar flödet med fasta intervaller eller på specifika datum/tider, utan användaråtgärd.

När den först skapas är automatiseringen Inaktiv: du kan utföra alla steg lugnt och aktivera den först när du är klar. Varje trigger ger variabler (formulärfält, data från den inblandade posten, etc.) att använda i senare steg.

Händelseutlösare

De börjar när något konkret händer. De mest använda:

• Kontaktformulär mottaget — någon fyller i ett Mokapenformulär kopplat till din organisation.
• Post skapad eller modifierad — uppgift, projekt, möte, bokning, kontakt, företag, affär, biljett, offert, beställning, produkt, tjänst, dokument (exakta poster visas på skärmen "Välj utlösare" med titlar som "Uppgift skapad", "Kontakt modifierad", "Deal skapad"...).
• Inkommande e-post — meddelande mottaget på en dedikerad adress som konfigurerats i organisationen.

På "modifierade" och "skapade" utlösare kan du lägga till utlösande förhållanden i konfigurationspanelen: dessa är inte flödet Skick steg, men filter som avgör om automatiseringen börjar faktiskt när händelsen inträffar. Full logik - särskilt skillnaden mellan "fält ändrat" och "aktuellt värde" - är inne Utlösande förhållanden.

Dessa utlösare returnerar data från den inblandade posten eller formuläret – titel, ägare, anpassade fält – idealiska för att fylla i automatiskt genererade e-postmeddelanden och uppgifter.

Schemalagda triggers

De väntar inte på användaråtgärder; de följer en kalender:

• Fast schema — utgå från ett datum/tid och regelbunden upprepning (varje timme, varje dag, varje vecka, varje månad, varje år eller en enstaka körning på ett specifikt datum).
• Kalenderschema — körs på specifika kalenderdagar eller tider (t.ex. varje måndag kl. 8:00, den 2:a i månaden).

Mokapen använder organisationens tidszon. Det finns ingen "utlösande" post: flödet startar med inställningarna sparade i utlösaren. I tester simulerar Mokapen som startar direkt, utan att vänta på realtid.

Exempel: månatliga påminnelser till teamet, nattlig förfallodatumkontroll, periodisk synkronisering med ett externt blad, kombinerat med filtrerad Få uppgifter eller Få erbjudanden.

Konfigurera avtryckaren

I redigeraren klickar du på startblocket högst upp för att öppna konfigurationspanelen:

1. Välj formulär, posttyp eller inkommande e-postadress (beroende på vald trigger).
2. För Kontaktformulär mottaget, ange formulärkod (slug) av korrekt form: flödet startar endast för inlämningar av det formuläret.
3. För Inkommande e-post, välj den dedikerade adressen som konfigurerats i organisationen.
4. För … skapat eller … modifierad utlösare, lägg eventuellt till villkor beskrivs i nästa avsnitt.
5. För schemalagda triggers, ställ in frekvens, dag, tid och upprepning.
6. Spara automatiseringen: inställningarna förblir lagrade även om statusen är Inaktiv.

Utlösaren bestämmer vilka poster som visas i variabelväljaren i senare steg. Om du ändrar starttypen på ett redan byggt flöde, kontrollera att de använda variablerna fortfarande är vettiga.

Utlösande förhållanden

På … skapat och … modifierad utlösare (kontakt, affär, uppgift, biljett, etc.) startpanelen innehåller en villkorssektion med samma filter och operatörsgränssnitt som beskrivs i Filter och operatörer. Här gäller dock reglerna före alla flödessteg startar: om de inte uppfylls är automatiseringen det inte i kö (ingen exekveringshistorik visas för den händelsen).

Utlösande villkor vs villkor steg i flödet

• På avtryckaren — ingångsfilter: "det här måste hända" för att Mokapen ska starta flödet.
• Konditionssteg — Ja/Nej gaffel efter flödet har redan börjat: användbart för förgrening (t.ex. högt belopp → e-post till direktör, annars endast intern uppgift).

Inga villkor fastställda

• … modifierad — flödet startar varje räddning av posten, även om du bara ändrar en not eller ett mindre fält. Filtrera alltid för att undvika för många körningar.
• … skapat — flödet startar varje nytt rekord av den typen.

"... modifierad" trigger — hur villkoren fungerar (viktigt)

Mokapen jämför rekordläget före och efter lagringen som genererade händelsen. För varje villkor du ställer in, två kontroller körs i följd:

1. Det valda fältet måste ha ändrats i den sparan måste värdena "före" och "efter" skilja sig åt. Om du sparar posten ändrar du något annat (t.ex. uppdaterar du bara beskrivningen) men gör det inte tryck på villkorsfältet, utlösaren eldar inte, även om fältet redan har det värde du bryr dig om.
2. Det nya värdet (den ena efter ändringen) måste tillfredsställa den operatör och det värde du angett — t.ex. rörledningsstadiet är en av "Vunn", belopp Är större än 10 000,-, mejl Har något värde.

I gränssnittet anropas den första kolumnen Ändrat fält (inte bara "Fält"): det påminner dig om att Mokapen tittar på en verklig förändring på det fältet, inte det allmänna tillståndet för posten.

Praktiska exempel — Deal Modified

• Skick: Ändrat fält = Rörledningssteg, operatör är en av, värde = Won. Användaren flyttar steg från "Förslag" till "Vunn" och sparar → bränder. Flyttar från "Lost" till "Won" → bränder. Ändrar endast mängden som lämnar scenen som den var → eldar inte. Stage var redan "Vunn" och sparar utan att ändra det → eldar inte.
• Skick: Scen är en av "Won" OCH Belopp Är större än 50 000 — båda fälten måste ha varit det ändrad i samma spara och de nya värdena måste uppfylla reglerna. Om du bara ändrar scenen misslyckas det andra villkoret.
• Två förhållanden kopplade till ELLER (ELLER): endast en regeln måste vara uppfylld (fältet ändrat + nytt värde ok) för att utlösaren ska aktiveras.

"Ändrade från X till Y" operatorer och historik

På modifierade triggers kan du använda avancerade operatorer som Ändrade från X till Y (och andra som är bundna till förändringshistorik): använd dem när du bryr dig om det explicita övergång (t.ex. scenen gick från "Proposal" till "Won"), inte bara "scenen är nu vunnen". Se hela operatörslistan Filter och operatörer.

"... skapad" trigger — olika villkor

Här gör Mokapen inte jämför före/efter: posten skapades precis. Villkor kontrollera värden som posten skapas med:

• Exempel: Biljett skapad + prioritet är en av "Hög" → aktiveras endast om den nya biljetten redan har hög prioritet vid skapande.
• Exempel: Kontakt Skapad + tagg Innehåller "Webbplats lead" → aktiveras om kontakten är född med den taggen.

Ett fält behöver inte "ha modifierats": det fanns inte tidigare.

Andra händelseutlösare

• Kontaktformulär mottaget — huvudfilter = formulärkod; använder inte postfältets villkorsrutnät (inlämnade värden är triggervariabler).
• Inkommande e-post — välj vilken dedikerad adress; flödet startar för meddelanden som tas emot på den adressen.
• Schemalagda triggers — Inga registreringsvillkor. de startar enligt den sparade kalendern.

Tips

• På "modifierad", utgå alltid från ett snävt tillstånd (ett fält + målvärde) istället för att lämna avtryckaren tom.
• Om flödet aldrig startar, kontrollera i CRM-historiken att spara verkligen ändrade villkorsfältet till det förväntade nya värdet.
• Om det startar för ofta, lägg till AND-villkor eller flytta sekundära kontroller till Skick kliva in i flödet.

Flödesredigerare

Redigeringssidan är en vertikal blockredigerare med länkade block:

• Överst: redigerbar titel, Tillbaka, länk till avrättningshistorik, Aktiv / Inaktiv växla.
• Första blocket: den valda utlösaren.
• Nedan: steg i ordning — åtgärder, villkor, fördröjningar, "ForEach Loop"-cykler.
• + Lägg till åtgärd öppnar hela katalogen (samma namn som du ser i redigeringsmenyerna).

Varje block kan redigeras, dupliceras eller raderas. Villkor och "ForEach Loop" öppnas grenar: lägg till steg på höger gren ("ja" / "nej" för förhållanden, "inne i slingan" för upprepningar).

På spara kontrollerar Mokapen obligatoriska fält och flaggor farliga slingor mellan olika automatiseringar (t.ex. flöde A triggar B som anropar A). I så fall blockeras spara och listan över involverade automatiseringar visas.

Tillgängliga åtgärder

Klick + Lägg till åtgärd för att öppna katalogen: varje post har samma namn du ser i Mokapen. När du har valt fyller du i modal (referenspost, fält att ställa in, meddelandemottagare...). Nästan varje fält accepterar fast text eller en variabel från menyn eller dedikerad väljare.

Nedan hittar du alla åtgärder tillgänglig för närvarande, grupperad efter typ. Namn i fet stil är katalognamn.

Läs innan katalogen Hur man fyller actionmodaler: det förklarar post-ID fält, enstaka vs flera värden och filter med operatorer (även användbara för Få… och Skick).

Hur man fyller actionmodaler

Nästan varje åtgärd öppnar en modal med fält att fylla i. Vissa visas alltid, andra bara om du lägger till ett fält från listan. Här är vad du behöver veta för att undvika misstag vid första räddningen.

Vilken post att arbeta på: ID-fältet

För Läs…, Redigera..., Klona …, Skaffa anslutningar, Uppdatera checklista, Få offertartiklar / Få beställningsartiklar, och liknande, måste du ange vilken CRM-post att använda. Överst i modalen visas ett fält med den exakta etiketten för posttyp, till exempel Kontakt-ID, Affärs-ID, Uppgifts-ID, Biljett-ID — samma namn som du ser när du öppnar posten i CRM.

• Du kan klistra in en fast ID-nummer (endast för testning) eller, i de allra flesta fall, välj en variabel från väljaren (ikonen bredvid fältet eller "/"-tangenten): t.ex. ID för kontakten som skapades av föregående steg, ID för affären som utlöste flödet, ID läst med en Läs Deal steg.
• Detta fält accepterar endast ett värde — en variabel eller ett ID. Ange inte flera ID:n separerade med kommatecken och välj inte flera variabla märken i samma fält: Mokapen måste veta exakt en spela in för att läsa eller redigera.
• Om fältet förblir tomt eller om variabeln inte innehåller ett giltigt ID, misslyckas steget i exekveringshistoriken med ett obligatoriskt fältfel.

Enstaka värde, flera värden och anslutningar

Alla fält fungerar inte på samma sätt när du fyller i en skapa eller redigera åtgärd:

• Enstaka fält — titel, ägare, ett datum, ett belopp, e-post, telefon, pipelinestadium, etc.: du måste ange ett värde (fast text eller en variabel). Om variabeln är en lista (array) kan Mokapen inte använda den i ett fält som endast accepterar en: välj en "enkel" variabel eller ett specifikt fält från föregående steg.
• Anslutningsfält — fält vars namn börjar med ansluten_ (t.ex. anslutna kontakter, ansluten affär, anslutet företag): kan innehålla flera rekord. Bredvid fältet du ofta ser Tillägga eller Ersätta: med Tillägga nya anslutningar läggs till de som redan finns på posten; med Ersätta nuvarande anslutningar tas bort och bara de du anger finns kvar. Du kan ställa in dem med ett eller flera ID:n, flera variabler eller utdata från Skaffa anslutningar.
• Andra flervärdesfält — Taggar, intressenter, vissa listor: acceptera flera bidrag; variabelväljaren kan visa ett "?" ikonen på märket: håll muspekaren för att se om variabeln är ren text, datum, multilista, etc.

I Redigera... åtgärder endast fält du lägger till med Lägg till fält visas: du behöver inte fylla i hela posten, bara ID + fälten du vill ändra.

Skapar ett nytt rekord

Dessa åtgärder skapa ett nytt rekord i organisationen, som om du skapade den manuellt från lista eller post. Fyll i titel, ägare, länkar och anpassade fält; du kan förfylla dem med triggervariabler eller variabler i föregående steg.

• Skapa uppgift — öppnar en aktivitet (förfallodatum, ägare, prioritet, kopplingar till kund eller affär). Typiskt efter en lead eller för automatiska uppföljningar.
• Skapa projekt — startar ett operativt projekt kopplat till kunden eller processen som utlöste flödet.
• Skapa möte — lägger till ett kalenderåtagande (ringa, besöka, granska).
• Skapa bokning — registrerar en bokningsbar plats kopplad till dina tjänster eller resurser.
• Skapa kontakt — lägger till en person i katalogen (från formulär, externt ark, inkommande e-post).
• Skapa företag — lägger till ett företag i katalogen, ofta ihopkopplat med kontakten som skapats i samma flöde.
• Skapa affär — öppnar en affär i pipelinen (belopp, etapp, länkad kontakt eller företag).
• Skapa biljett — öppnar en supportförfrågan som redan är kopplad till kunden.
• Skapa offert — genererar ett kommersiellt dokument med rader, summor och kunddata.
• Skapa order — registrerar en bekräftad beställning, ofta efter en vunnen affär eller accepterad offert.
• Skapa produkt — lägger till en artikel i produktkatalogen.
• Skapa tjänst — lägger till en artikel i tjänstekatalogen.
• Skapa dokument — arkiverar ett strukturerat dokument i området organisationsdokument.

Läser en befintlig post

Dessa åtgärder ladda en enda post redan i CRM. I modal fyll ID … fält (t.ex. Kontakt-ID) med variabeln som pekar till höger post och spara sedan. Fält från läsposten blir variabler tillgängliga för senare steg med stegnamnet (t.ex. titel och e-postadress för kontakten som lästes i steg 3).

Använd dem när avtryckaren inte räcker till — t.ex. du måste läsa beloppet för en länkad affär som inte utlöste flödet – eller när du måste uppdatera en annan post från början.

• Läs Kontakt — hämtar namn, e-post, telefon, anpassade fält och annan kontaktinformation.
• Läs Company — hämtar företagsnamn, momsnummer, adress och företagsfält.
• Läs Uppgift — läser rubrik, förfallodatum, status, ägare och uppgiftsfält.
• Läs Project — hämtar projektdata och status.
• Läs Utnämning — läser datum, tid, deltagare och mötesanteckningar.
• Läs Bokning — hämtar plats-, service- och bokningsdata.
• Läs Deal — läser belopp, pipelinestadium, sannolikhet, datum och kommersiella fält.
• Läs Ticket — hämtar prioritet, status, beskrivning och biljetttilldelningar.
• Läs citat — läser metadata för rubriker, summor och citat (inte rader: för dessa Få offertartiklar).
• Läs Beställning — hämtar orderdata (huvud; rader hanteras med Få beställningsartiklar).
• Läs produkt — läser pris, kod, beskrivning och katalogproduktfält.
• Läs Service — hämtar katalogtjänstdata.
• Läs dokument — läser titel, typ och arkiverade dokumentfält.
• Läs användare eller team — hämtar data från en organisationsanvändare eller ett team (namn, e-post, roll...) för användning i e-postmeddelanden eller uppdrag.

Redigera en befintlig post

Dessa åtgärder uppdatera fält på en befintlig post. I modal: (1) specificera ID … av posten att redigera; (2) lägg till med Lägg till fält endast de fält du vill ändra; (3) Ange fast värde eller variabel för varje fält. På anslutningar och flervärdeslistor kom ihåg Lägg till/ersätt (se Hur man fyller actionmodaler).

• Redigera kontakt — uppdaterar katalog, taggar, anpassade fält eller kontaktägare.
• Redigera företag — ändrar företagsdata, klassificeringar eller företagsfält.
• Redigera uppgift — flyttar förfallodatum, status, ägare eller uppgiftsbeskrivning.
• Redigera projekt — uppdaterar status, datum eller projektfält.
• Redigera möte — ändrar tid, titel eller mötesdeltagare.
• Redigera bokning — uppdaterar plats- eller bokningsdata.
• Redigera affär — flyttar steg, mängd, sannolikhet eller andra kommersiella områden.
• Redigera biljett — ändrar status, prioritet, tilldelning eller biljettfält.
• Redigera citat — uppdaterar citatrubriken och fälten (rader har dedikerade åtgärder).
• Redigera beställning — uppdaterar orderhuvud och fält.
• Redigera produkt — ändrar pris, kod eller produktattribut.
• Redigera tjänst — uppdaterar katalogtjänstdata.
• Redigera dokument — ändrar titel-, klassificerings- eller dokumentfält.

Klona en befintlig post

Dessa åtgärder skapa en kopia av ett befintligt rekord. Ange i modalen ID … av källposten (variabelt eller fast ID) och, där det finns, dupliceringsalternativ (checklista, bilagor, anslutningar). Den nya duplicerade posten visar ett nytt ID som kan användas i senare steg.

• Klonuppgift — kopierar en uppgift med vald struktur och länkar.
• Klonprojekt — replikerar ett mallprojekt för en ny kund eller cykel.
• Klonutnämning — skapar ett tvillingmöte med datum eller deltagare att justera.
• Klonbokning — kopierar en mallbokning.
• Klona kontakt — skapar en härledd kontakt (variant, filial, ytterligare kontaktperson).
• Clone Company — kopierar ett mallföretag.
• Clone Deal — duplicerar en affär för förnyelse eller merförsäljning.
• Klon biljett — återupptar ett liknande ärende med utgångspunkt från en befintlig biljett.
• Klona produkt — skapar en katalogproduktvariant.
• Klontjänst — kopierar en malltjänst.
• Klona dokument — replikerar ett strukturerat dokument.

Katalogen innehåller inte Klon citat eller Klonordning: för användning av kommersiella dokument Skapa offert / Skapa order eller duplicera manuellt från posten i CRM.

Få listor med poster

Åtgärder Få uppgifter, Skaffa kontakter, Få erbjudanden, och andra i samma familj gör det inte be om ett enda ID: de söker efter flera rekord i organisationen och returnera en lista. I modalen hittar du:

• Filter (valfritt) — avsnitt högst upp med samma logik som CRM-rapporter och -villkor. Utan filter kan åtgärden returnera många rader (upp till den interna gränsen): alltid smala kriterier i produktionen.
• Knapp till lägga till ett villkor: välj för varje rad fält (från entitetsfältlistan), operatör (beror på fälttyp - se Filter och operatörer), och värde (text, datum, status, variabel...).
• Välj mellan ett villkor och nästa OCH (OCH — båda måste vara sanna) eller ELLER (ELLER - bara en behöver vara sann).

Vad du får efter avrättning

• resultat — En rad poster som matchar filtren. varje element innehåller entitetsfälten (ID, titel, ägare, anpassade fält...).
• total — antal hittade poster.

För att agera på varje rad i listan lägg till direkt efter steg a För varje slinga och anslut resultat variabel från Få… steg. Inuti slingan "ser" varje åtgärd den aktuella posten (kontakt, uppgift, etc.) som om det vore utlösaren.

• Få uppgifter — filtrerad uppgiftslista (t.ex. i morgon, säljteam, status "Öppet").
• Skaffa projekt — Projekt som matchar valda kriterier.
• Skaffa kontakter — filtrerade kontakter (t.ex. med taggen "Nyhetsbrev", skapat under den senaste veckan).
• Skaffa företag — företag efter sektor, tagg eller andra filter.
• Få erbjudanden — affärer efter steg, belopp eller pipeline.
• Få möten — Utnämningar inom ett område eller med vissa egenskaper.
• Få bokningar — filtrerade bokningar.
• Skaffa biljetter — biljetter efter status, prioritet eller tilldelning.
• Skaffa produkter — katalogisera produkter som matchar filter.
• Skaffa tjänster — filtrerade katalogtjänster.
• Skaffa dokument — arkiverade handlingar enligt fastställda kriterier.
• Skaffa användare — organisationsanvändare (t.ex. för sammanfattande meddelanden).
• Få teamanvändare — Medlemmar i ett specifikt team (filtrera efter lag i förhållandena).

Det finns inga Få offerter eller Få beställningar som listor över dokumentrubriker: för offert- och orderrader använd åtgärderna i nästa avsnitt.

Filter och operatorer (Hämta listor och villkor)

Operatörer visas i rullgardinsmenyn bredvid varje villkor i tre sammanhang: Få… handlingar, flöde Skick steg, och utlösande förhållanden (… skapat / … ändrat). Mokapen visar endast operatörer som är kompatibla med den valda fälttyp (text, nummer, datum, lista, ja/nej). På ändrad utlöser, förutom operatören, måste fältet ha faktiskt förändrats i den spara — se Utlösande förhållanden.

Text och allmänna fält

• Är lika med — fältet matchar värdet exakt (t.ex. land = "Italien").
• Är inte lika med — fältet skiljer sig från det angivna värdet.
• Innehåller — texten inkluderar delsträngen (t.ex. e-postmeddelandet innehåller "@företag.com").
• Innehåller inte — texten innehåller inte delsträngen.
• Börjar med / Slutar med — användbart för kodprefix eller domänsuffix.
• Har något värde — fältet är ifyllt (inte tomt).
• Har inget värde — fältet är tomt eller saknas.
• är en av / Är inte en av — värdet tillhör (eller inte) en lista med valda alternativ.
• Är lika med alla / Är inte lika med alla, Innehåller varje / Innehåller inte alla — för fält som kan ha flera värden: kontrollerar att alla angivna värden finns (eller saknas).

Siffror och belopp

• Är lika med, Är inte lika med - exakt jämförelse.
• Är mindre än, Är mindre än eller lika med, Är större än, Är större än eller lika med — Typiska jämförelser av mängder, kvantiteter, poäng.
• Är mellan — numeriskt område (minsta och högsta värde).
• Har något värde, Har inget värde, och "en av" / "alla" operatörer gäller också där det är relevant.

Datum och förfallodatum

• Är lika med, Är innan, Är efter — Jämförelse med ett specifikt datum.
• Är mellan / Är inte mellan — datumintervall.
• Är inom X dagar/timmar/minuter/veckor/månader från och med nu — fönster i förhållande till idag (t.ex. förfallo inom 7 dagar).
• Är mer än X dagar/timmar/minuter sedan — händelse som inträffade för minst X tidsenheter sedan.
• Är exakt X dagar/timmar från och med nu — datum på fast avstånd från idag.
• Är i det förflutna / Är i framtiden — utan att ange ett fast datum.

Lista, status, taggar, anslutningar (valfält)

• är en av / Är inte en av — posten har (eller inte) minst ett av de valda värdena (pipeline stage, biljett priority, tag...).
• Innehåller varje / Innehåller inte alla — alla valda värden måste finnas (eller saknas) i fältet med flera värden.

Avancerade operatörer (ändringshistorik)

Dessa förekommer främst i Skick på "record modified" triggers och, där fälttypen tillåter, även in Få… filter. De jämför värdet före och efter ändra eller verifiera de senaste uppdateringarna:

• Har någonsin varit lika med / Har aldrig varit lika med, Har någonsin varit en av / Har aldrig varit en av — fälthistoria över tid.
• Uppdaterat under de senaste X dagarna / Inte uppdaterat de senaste X dagarna — fältet ändrades (eller inte) nyligen.
• Ändrade från X till Y — Värdet gick från ett specifikt värde till ett annat (användbart vid utlösande av ändring av affären: "stadiet var förslag och blev vunnet").

När du har valt operatorn öppnar du värderaden (pilikonen) om det behövs: för relativa datum anger du endast siffran X; för Har något värde / Har inget värde inget värde krävs.

Offert- och beställningsrader

Dessa åtgärder fungerar på radtabell inuti en offert eller order (produkter, kvantiteter, priser), inte på dokumenthuvudet. För Få offertartiklar / Få beställningsartiklar och Redigera offertobjekt / Redigera beställningsartiklar specificera Citat ID eller Beställnings-ID (triggervariabel eller från en Läs/Skapa offert|Beställning steg).

• Få offertartiklar — läser alla rader i ett befintligt citat, att använda i en ForEach Loop eller redigera steg.
• Få beställningsartiklar — hämtar rader av en befintlig beställning.
• Redigera offertobjekt — uppdaterar rader med tre lägen: Ersätt alla rader, Lägg till rader, eller Uppdatera endast matchande rader (med matchande kriterium och fält att uppdatera).
• Redigera beställningsartiklar — samma syfte på orderrader, med samma lägen.

Dessa är avancerade åtgärder: prova dem på testofferter och order och kontrollera exekveringshistoriken rad för rad.

Anslutningar och checklista

Skaffa anslutningar

Hämtar länkade poster till en post (kontakter, affärer, uppgifter, företag... kopplade till samma enhet), utan att öppna dem en efter en i CRM.

I modalen

1. Välja Typ — vilken "central" post du överväger (Kontakt, Deal, Task, Ticket...).
2. Fyll i motsvarande ID … fält (t.ex. Kontakt-ID) med en variabel: vanligtvis trigger-ID eller från en Läs… / Skapa … steg.
3. Spara åtgärden.

Vad du får — Variabler för varje anslutningstyp, till exempel hela listan anslutna_kontakter, länkad ID:n (connect_contacts.contact_id), titlar (connected_contacts.title), och samma schema för affärer, företag, uppgifter etc. Dessa är flera värden variabler: använd dem i en För varje slinga på ID, eller i anslutningsfält av Redigera... / Skapa … med Tillägga läge.

Uppdatera checklista

Ändrar en postchecklista (kund onboarding, projekt QA, biljett stängning) genom att kontrollera befintliga artiklar eller lägga till nya, utan att öppna posten.

I modalen

1. Typ — enhet som har checklistan (Uppgift, Deal, Ticket, Contact…; endast typer som stöder checklistan i Mokapen visas).
2. ID … — variabel eller ID för posten som ska uppdateras.
3. Lägg till/ersätt — Tillägga behåller befintliga objekt och lägger till de du definierar nedan; Ersätta tar bort hela den aktuella checklistan och infogar endast listan du fyller i modalen.
4. Checklista — en eller flera rader: kontrollera Gjort för att markera färdig, skriv titel (även med variabler, t.ex. "Verifiera {$contact.name}"), lägg till rader med den dedikerade knappen, ändra ordning genom att dra.

Rader med tom titel ignoreras. Efter exekvering kontrollera posten eller steghistoriken för att verifiera att objekten har tillämpats.

Kommunikation

Skicka e-post

Skickar ett riktigt mejl från flödet. Sändning går alltid genom en SMTP konto länkat i Mokapen — inte från en "generisk" adress utan konfiguration.

I modalen

• Från — välj från listan en SMTP-adress som redan är konfigurerad i organisationen E-postintegrationer (konton länkade av automationsägaren eller användare med tillstånd). Alternativt kan du ange en adress eller variabel (t.ex. flödesägarens e-post): Mokapen kommer att använda den SMTP-integration som är kopplad till den adressen efter lösa variabler. Om inget SMTP-konto matchar, misslyckas steget — en gul varning visas under Från fält.
• Om du är en Medarbetare och inte flödesägaren, ägaren måste ha det sändande e-postmeddelandet anslutet; annars startar inte sändningen.
• Till (nödvändig), CC, BCC — en eller flera adresser, kommaseparerade vid behov, eller variabler (e-postadress för kontakt, e-post till biljettägaren, etc.).
• Ämne och Meddelande — fri text med variabler; kroppen använder den fullständiga editorn (även HTML).

Mottagaren får posten från den valda SMTP-avsändaren. Kontrollera spam och domänrykte om e-post inte kommer fram; exekveringshistorik visar om steget slutförts eller avvisades.

Skicka SMS

Skickar ett kort SMS via LinkMobility integration (Mokapen SMS gateway).

I modalen

• SMS-konto — välj ett av de SMS-konton som är kopplade till automationsägare (avsändaralias konfigurerat i Integrationer → SMS). Om listan är tom, länka först ett nummer/alias från integrationssidan.
• Även här, om du redigerar flödet som Collaborator, måste ägaren ha SMS-integreringen aktiv.
• Mall (valfritt) — välj en organisations SMS-mall för att förfylla texten; du kan redigera den efteråt. Mallplatshållare ersätts inte automatiskt med kontaktdata: använd automationsvariabler i meddelandet.
• Telefon — mottagarens nummer (internationellt format rekommenderas) eller variabel (t.ex. utlösa kontakttelefon).
• Meddelande — SMS-text med variabler; respektera leverantörens längdgränser.

Verifiera SMS-krediter och avsändarnummer i Integrations. Flödestest skickar riktiga SMS.

WhatsApp — i Automatiseringar modul endast idag Skicka e-post och Skicka SMS finns tillgängliga. WhatsApp (WABA) är användbar i CRM samtal och via relaterade integrationer, men visas inte som en åtgärd i automationskatalogen. För automatiska WhatsApp-meddelanden överväg externa integrationer eller manuella flöden från inkorgen.

Flödeskontroll

• Dröjsmål — pausar flödet i minuter, timmar eller dagar innan nästa steg (påminnelser, väntar mellan två åtgärder).
• Skick — skapar en gaffel: om regeln om fält eller variabler uppfylls, följer Mokapen grenen "ja", annars grenen "nej".
• För varje slinga — upprepar stegen i den inre grenen för varje element i en lista (typiskt utmatning av Skaffa kontakter, Få uppgifter, eller rader som läses från ett externt ark).

Läsning från formulär och externa källor

Dessa åtgärder läser data utanför den enda utlösaren registrera eller integrera listor från filer och formulär. De kräver aktiva integrationer där så anges (se Integrationsrelaterade åtgärder).

Läs Form

Åtgärd i katalogen för att veta fältstruktur av en organisationsform (samma fält definierade i formulärbyggaren). I praktiken, när en besökare fyller i ett formulär, är inlämnade värden redan tillgängliga som variabler om du använder Kontaktformulär mottaget trigger (formulärkod + fältförhandsvisning i triggern). Använda Läs Form i ett mer komplext flöde om du behöver mappa tekniska formulärfältnamn till kontakt, affär eller uppgift som skapats i senare steg. Formulärkoden är snigel synlig i organisationssidan/formulärkonfigurationen.

Läs Google Sheet

Importerar rader från ett Google-kalkylark som är tillgängligt via URL.

• Länka först Google konto in Integrationer om arket är privat eller kräver autentisering.
• I modal klistra in arket URL i exportbart format (t.ex. länk som slutar med export?format=csv för offentlig eller delad CSV).
• Lämna URL-fältet och vänta på Filen laddad meddelande: Mokapen laddar ner filen, upptäcker kolumner (CSV, JSON eller Excel) och visar förhandsgranskning på resultatfliken.
• Produktion — resultat variabler (array av rader, en per arkrad) och total (räkna). Varje kolumn blir ett fält som är tillgängligt inuti För varje slinga (t.ex. mappa kolumnen "E-post" till Skapa kontakt → e-post).

Läs Excel online

Samma gränssnitt som Läs Google Sheet, designad för Microsoft 365 filer (OneDrive, SharePoint, direktlänk till .xlsx/.xls).

• Länk Microsoft Office 365 i integrationer om filen kräver Microsoft-inloggning.
• Klistra in filen eller delningslänkens URL, vänta på att laddas.
• Använda resultat + För varje slinga för att synkronisera rader med kontakter, produkter eller erbjudanden i CRM.

Läs från URL

Generisk läsning från webbadress: CSV, JSON, Excel online eller API:er som returnerar tabelldata.

• Ange hela webbadressen (https://...). Format är detekteras automatiskt.
• Om URL:en inte går att nå, skyddas eller returnerar ett fel, visas en röd varning och steget misslyckas vid körning.
• Efter laddning är upptäckta kolumner tillgängliga som stegvariabler; kombinera med För varje slinga för massimport eller uppdateringar från externa system.

För alla tre URL-åtgärder: spara åtgärden först efter lyckad inläsning i redigeringsläge, så att kolumner förblir lagrade. Om du ändrar URL, ladda om och verifiera förhandsgranskningen innan du aktiverar flödet.

Villkor, förseningar och "ForEach Loop"

Djupdykning på de tre stegen som skapa inte poster men styr flödet:

De Skick handling skapar en Ja / Inga gaffel. Lägg till en eller flera regler med samma gränssnitt som beskrivs i Filter och operatörer: fält (eller variabel), operator, värde, OCH/ELLER länkar. Exempel: "affärsbeloppet är större än 10 000", "kontaktens e-postadress har något värde", "stadiet ändrat från förslag till vunnet" (operatör Ändrade från X till Y på modifiera utlösaren). Undvik för många kapslade gafflar – historien blir svår att följa för ett fall.

De Dröjsmål åtgärd pausar flödet innan nästa steg. I kombination med datum från variabler, möjliggör det påminnelser ("tre dagar efter förfallodatum"); i schemalagda flöden placerar det helt enkelt två på varandra följande åtgärder.

De För varje slinga action bearbetar en lista i bulk: anslut utmatning av Skaffa kontakter, Få uppgifter, eller rader från ett externt ark; inuti slingan ser varje steg det aktuella elementet. Designa och testa på några få poster först, sedan skala.

Variabler

Variabler undviker att skriva om data som redan finns i CRM eller flödet. I redigeraren väljer du från menyn eller väljaren med ikon — ingen speciell syntax att memorera.

Alltid tillgänglig

• Organisation data (namn, inställningar exponerade av systemet).
• Ägare av automationsdata (namn, e-post...).
• Aktuellt datum och aktuellt datum och tid vid exekveringsögonblicket, även med offset (t.ex. "idag + 7 dagar" där det anges).

Från avtryckaren — beror på vald start: inskickade formulärfält, värden från posten som utlöste flödet, inkommande e-postinformation.

Från tidigare steg — varje genomförd åtgärd exponerar resultaten för senare steg: identifieraren (ID …) för den skapade posten, fält från den lästa kontakten, den resultat lista från Få erbjudanden, arkkolumner, den enda raden inuti För varje slinga. I variabelväljaren är stegen i ordning: välj rätt steg, sedan fältet.

Varierande typer — bredvid märken, "?" ikon indikerar typ: vanlig text, datum, nummer, multilista, användare, etc. Respektera destinationsfält typ: lägg inte en "list"-variabel i en Kontakt-ID fält (enkelt värde) eller fritext där Mokapen förväntar sig ett numeriskt ID.

Praktiskt tips: efter att ha länkat variabler, kör en testa och öppna steghistorik: verifiera att förväntade värden visas innan du ställer in automatiseringen på Aktiv.

Integrationsrelaterade åtgärder

Vissa åtgärder fungerar bara om motsvarande integration är aktiv i Integrationer och, för e-post/SMS, om automationsägare har länkat rätt konto:

• Skicka e-post — SMTP konto (Gmail, Outlook, anpassad SMTP...) kopplat till adressen som valts i Från fält. Utan giltig e-postintegrering misslyckas steget.
• Skicka SMS — LinkMobility / SMS-integration med avsändaralias på Ägaren; tillräckliga krediter.
• Läs Google Sheet — Google konto för privata blad; korrekt export- eller delnings-URL.
• Läs Excel online — Microsoft 365 konto för skyddade OneDrive/SharePoint-filer.
• Läs från URL — Ingen obligatorisk integration om adressen är offentlig. verifiera att den externa servern svarar och accepterar begäran.

Om anslutningen går ut misslyckas steget i historiken: anslut appen igen från Integrations och upprepa testet. För ark och webbadresser, kartkolumner och kontakt- eller dealfält i ForEach Loop, som du skulle göra i en manuell guidad justering.

Testar flödet

Från redigeraren, knapp för automationstest: startar en provkörning.

Varning: testet använder samma mekanism som produktion. E-post, SMS, dataskapande och uppdateringar är faktiskt tillämpas. Experimentera med testorganisation eller register när flödet är invasivt.

Beteende:

• Händelseutlösare — om en körning redan finns i historiken kan du återanvända den startdatan; annars använder Mokapen inställningar sparade på avtryckaren.
• Schemalagd trigger — simulerar omedelbar start med sparade inställningar, utan att vänta på den schemalagda tiden.

Efter kööppning avrättningshistorik och följ varje steg. Åtgärda behörigheter, saknade variabler eller utgångna integrationer tills körningen är klar.

Utförandeloggar

Varje start – automatisk, schemalagd eller test – genererar ett inträde historia, nås från flödeskortet eller redigeraren. För varje löpning ser du:

• Starttid och resultat (pågår, slutfört, fel).
• Start detalj — vilken data utlösaren tog emot.
• Detalj av varje steg — vad som gick in, vad som kom ut, eventuella felmeddelanden.

Kortet visar också Flöden startade under de senaste 28 dagarna. Äldre körningar raderas automatiskt: om du behöver arkivera mer än en månad, notera eller exportera kritiska fall någon annanstans.

Vanliga problem

• Startar aldrig — Aktiv status? Utlösaren konfigurerad? På "modifierad" kräver villkoret det angivna fältet har ändrats i att spara och den nytt värde för att träffa operatören (det räcker inte att posten redan hade det värdet). Upprepa en lagring som verkligen ändrar det fältet (t.ex. flytta pipeline-stadiet).
• Stegfel på behörigheter — Automationsägaren kan inte utföra den operationen. Ändra flödesägare eller justera användarrollen.
• Tom variabel — Det föregående steget gav inte de förväntade uppgifterna ID … fältet pekar inte på en giltig post, eller så tog flödet "nej"-grenen av ett villkor. Kontrollera steghistoriken innan den misslyckade.
• Spara blockerad för loop — Två automatiseringar triggar varandra. Ta bort steget som kallar den andra automatiseringen eller designa om processen.
• E-post eller SMS kommer inte fram — Spam, SMS-krediter, orgavsändare, mottagare i variabler. Historik visar om steget slutfördes eller avvisades av leverantören.
• Extern integration misslyckades — Utgått konto, bytt namn, oåtkomlig adress. Återanslut från integrationer och uppdatera steget.
• För många löpningar — "Ändrad" utlösare utan villkor: varje sparning startar om flödet. Lägg till triggervillkor (modifierat fält + värde) eller flytta filter till steget Villkor.

Om historien inte räcker, Duplicera automatiseringen, prova icke-produktionsdata och använd test tills den är ren.

Formulärautomatiseringar (förenklad sökväg)

Det finns en separat sökväg från den fullständiga automationsmodulen: på planer som inkluderar "Automations från formulär", i formulärbyggaren kan du länka omedelbara åtgärder — skapa kontakt, affär, uppgift, biljett — utan att öppna flödesredigeraren.

Bra för målsidor och linjära former. När du behöver förhållanden, förseningar, loopar över listor eller läser från Google Sheet, byt till Automatiseringar modul med "Kontaktformulär mottaget" utlösare och bygga hela flödet där.

Rekommenderad process

• Design först — På papper: vad startar det, vilka delar, vilka poster eller meddelanden det skapar. Välj en ägare med tillräckliga behörigheter.
• Bygg som inaktivt — Komplett trigger och steg, länkvariabler, aktiveras inte omedelbart.
• Testa ett riktigt fall — Provkörning och steg-för-steg-historik på kontrollerad data.
• Aktivera och övervaka — Växla till Aktiv; under de första dagarna kontrollera historik och genererade poster.
• Uppdatera när CRM ändras — Ny pipeline, modifierad form, återansluten integration: öppna flödet igen och justera filter och variabler. Duplicera före större förändringar.
• Rensa titel och Samarbetspartners — T.ex. "Webbplats lead → inbound deal" och säljteam bland Samarbetspartners: den som kommer senare förstår syftet direkt.

Automationer, med Anslutningar, Checklista, och integrationer, hjälper Mokapen inte bara att registrera vad som händer, utan främja vad som ska hända - alltid med historik, behörigheter och testning innan du lämnar ut repetitivt arbete.

Praktiska exempel

Fem av de mest efterfrågade flödena, förklarade steg för steg: vilka utlösare startar dem, varför det är värt att automatisera dem åtgärder i sekvens, och variabler som håller dem samman. Använd dem som en startmall: anpassa fält, filter och mottagare till din organisation.

1. Webbplatsledare → kontakt, affär och första kontakt

Utlösare — händelse Kontaktformulär mottaget, filtrerad på formulärkod av webbplatsens formulär "Begär information".

Varför — en lead som fyller i formuläret måste behandlas omedelbart: utan automatisering riskerar du att skriva om uppgifterna för hand, slösa tid och låta kontakten bli kall. Här öppnar flödet rätt poster och meddelar säljaren inom några sekunder.

Åtgärder

1. Skapa kontakt — Namn, e-postadress och telefon från formulärfälten. etikett "Webbplats lead".
2. Skapa affär i Inbound pipeline, inledningsskede, kopplat till kontakten som just skapats.
3. Skapa uppgift "Första kontakt inom 24 timmar" imorgon, kopplat till kontakten och affären.
4. Skicka e-post internt till tjänstgörande säljare med en sammanfattning av inlämnad data.

Variabler — formulärfält (namn, e-post, telefon, meddelande) från utlösaren; Kontakt-ID från steg 1 som användes i affären och uppgiften; Affärs-ID från steg 2 kopplat till uppgiften; säljarens e-post (fast värde eller användarvariabel) som mottagare.

2. Vann affär → onboarding-uppföljning

Utlösare — händelse Affären ändrad med ett triggervillkor: Ändrat fält = Rörledningssteg, operatör är en av, värde Won. På så sätt tänds det bara när scenen blir Vann i den räddningen, inte på varje byte.

Varför — "Won"-steget måste utlösa onboarding utan att någon behöver komma ihåg det manuellt. Det undviker att stängda kunder lämnas sysslolösa i dagar.

Åtgärder

1. Skapa uppgift "Starta onboarding" tilldelas verksamhetschefen, kopplad till affären och kunden.
2. Uppdatera checklista på uppgiften med standardintroduktionsartiklarna (Ersätta läge).
3. Skicka e-post välkomstmeddelande till affärens huvudkontakt.

Variabler — transaktionsdata från utlösaren (titel, belopp, länkad kontakt); Uppgifts-ID från steg 1 som används av checklistan i steg 2; kontaktens e-post för sändningen i steg 3. Obs: endast ny stegvärdet uppfyller villkoret, så flödet tänds inte igen om du sparar affären utan att röra scenen.

3. Högprioriterad biljett → SMS till kontaktperson och intern uppgift

Utlösare — händelse Biljett skapad med ett triggervillkor: prioritet är en av "Hög". På "... skapad" triggers kontrollerar Mokapen värdena som posten är född med, så den aktiveras endast för biljetter skapade med hög prioritet.

Varför — en brådskande biljett kan inte vänta på nästa titt i kön: den behöver en omedelbar varning och en spårad uppgift för den som måste agera.

Åtgärder

1. Skicka SMS till supportkontaktpersonen genom automationsägarens SMS-konto.
2. Skapa uppgift intern "Hantera brådskande biljett" förfaller inom några timmar, kopplat till biljetten.

Variabler — Biljettdata från utlösaren (nummer, ämne, prioritet, kund) som används i SMS-texten och uppgiftens titel. kontaktpersonens telefon (användarvariabel eller fast värde); Biljett-ID från utlösaren för att länka den skapade uppgiften.

4. Veckosammanfattning av uppgifter som kommer (schemalagda)

Utlösare — schemalagd, kalenderschema: varje Måndag kl 9.00, organisationens tidszon.

Varför — En fast påminnelse i början av veckan håller teamet i linje med kommande deadlines, utan att någon behöver filtrera uppgifterna för hand.

Åtgärder

1. Få uppgifter med filter: status "Öppen" OCH förfallodatum Är inom 7 dagar från nu.
2. Skicka e-post sammanfattning till flödet Samarbetspartners med listan över hittade uppgifter.

Variabler — utgång från steg 1: resultat (uppgiftslistan) och total (hur många), infogat i e-postmeddelandet; det aktuella exekveringsdatumet för meddelandehuvudet. Om du föredrar en rad per uppgift kan du lägga till en För varje slinga över resultat innan sändningen.

5. Katalogjustering från Google Kalkylark (schemalagt varje natt)

Utlösare — schemalagd, fast schema: varje kväll (t.ex. daglig repetition kl. 02.00).

Varför — när kunddata kommer från ett externt ark (import, ERP, tredjepartsformulär) tar en nattlig synkronisering in den i CRM utan att kopiera och klistra in och utan manuellt hanterade dubbletter.

Åtgärder

1. Läs Google Sheet — Bladets URL i exportbart format. Google-konto kopplat i integrationer om arket är privat.
2. För varje slinga över varje rad av resultat produktion:
3. inne i slingan, Skapa kontakt (eller Redigera kontakt om du hanterar uppdateringar) mappar arkkolumnerna till katalogfälten.

Variabler — resultat och total från Läs Google Sheet steg; inuti För varje slinga varje kolumn (namn, e-post, telefon, företag...) är en variabel för den aktuella raden som ska kopplas till Skapa/redigera kontakt fält. Testa på några rader först och kontrollera historiken rad för rad innan du aktiverar flödet i produktionen.

Vanliga frågor

F: Behöver jag en särskild plan för att använda automatiseringar?

A: Ja. Hela modulen ingår i Premium Large planera. Utan rätt plan förblir Automations-posten i menyn inaktiverad. Det finns också en enklare väg, Formautomatiseringar, tillgänglig på planerna som inkluderar den.

F: Vem kan skapa en ny automatisering?

A: Endast organisationens ägare kan börja skapa ett nytt flöde. Andra användare kan öppna, redigera eller duplicera befintliga automatiseringar om de är ägare eller samarbetspartner, eller om de är administratörer.

F: Varför startar aldrig min automation?

S: Kontrollera att statusen är Aktiv och att utlösaren är konfigurerad. På "... modifierade" utlösare kom ihåg att tillståndet kräver indikerat fält för att faktiskt ha ändrats i att spara och att nytt värde möter operatören: det räcker inte att posten redan har det värdet.

F: Vad är skillnaden mellan triggervillkor och villkorsteget?

A: Utlösande förhållanden är ett inträdesfilter: om de inte uppfylls ställs automatiseringen inte ens i kö. De Konditionssteg är en Ja/Nej-gren efter flödet har redan börjat, användbart för förgrening (t.ex. hög mängd → e-post till regissören, annars bara en uppgift).

F: Automatiseringen avfyrades för många gånger, hur undviker jag den?

S: Nästan alltid är det en "... modifierad" trigger utan villkor: den avfyras på varje räddning av skivan. Lägg till ett stramt villkor på utlösaren (modifierat fält + målvärde) eller flytta de sekundära kontrollerna till villkorsteget i flödet.

F: Ett steg misslyckas för behörigheter: vad betyder det?

S: Mokapen kör stegen med behörigheter från Ägare inställd på automatiken. Om den personen inte kan skapa erbjudanden, skicka e-post på uppdrag av organisationen eller redigera biljetter, misslyckas motsvarande steg. Tilldela som ägare en användare med nödvändiga rättigheter, eller få sin roll justerad.

F: Varför går inte min e-post eller sms ut?

S: Sändning går alltid via ett anslutet konto: an SMTP-konto för e-post, den LinkMobility integration för SMS, båda associerade med flödesägaren. Kontrollera att integrationen är aktiv och inte har löpt ut, att det finns tillräckligt med SMS-krediter och kontrollera spam och domänrykte. Historiken visar om steget har slutförts eller avvisats av leverantören.

F: Kan jag testa en automatisering utan verkliga konsekvenser?

A: Försiktigt: testet använder samma mekanism som produktion, så e-post, SMS, postskapande och redigeringar är faktiskt tillämpas. Om flödet är invasivt, testa det på en testorganisation eller testposter, öppna sedan exekveringshistoriken och kontrollera varje steg.

F: En variabel kommer ut tom i steget, varför?

S: Vanligtvis producerade det föregående steget inte de förväntade uppgifterna, den ID … fältet pekar inte på en giltig post, eller så tog flödet "nej"-grenen av ett villkor. Öppna historiken för steget precis innan det misslyckade och kontrollera vad som gick in och vad som kom ut.

F: Hur länge sparas exekveringsloggarna?

S: Kortet visar flödena som startade i senaste 28 dagarna. Äldre avrättningar raderas automatiskt: om du behöver ett arkiv efter månaden, anteckna eller exportera de kritiska fallen någon annanstans.