Aprenda Mokapen.

Automatizações

As automatizações ligam um evento de arranque (algo que acontece no CRM, o envio de um formulário, um email recebido ou uma hora agendada) a uma sequência de passos que o Mokapen executa por si: criar uma tarefa, atualizar uma oportunidade, enviar um email, ler linhas de uma Google Sheet, repetir a mesma operação em dezenas de contactos. Configura o fluxo uma vez, ativa-o, e o sistema repete-o sempre que as condições se verificam.

O módulo completo está incluído no plano Premium Large. Encontra-o no menu de utilizador (ícone de perfil no canto superior direito) → Automatizações: lista de fluxos, editor visual e registos de execução.

Visão geral

Cada automação tem três elementos principais:

• Gatilho (arranque) — define quando o fluxo começa: p. ex. «formulário de contacto recebido», «oportunidade modificada», «todas as segundas-feiras às 9:00».
• Passos do fluxo — as ações em sequência: criar ou editar fichas, enviar mensagens, aguardar, verificar uma condição, repetir sobre uma lista.
• Definições gerais — título, Proprietário, Colaboradores, estado Ativo ou Inativo (as mesmas etiquetas que vê na tabela).

Quando o gatilho dispara, o Mokapen coloca a execução em fila e processa-a em segundo plano. Cada arranque deixa um histórico consultável, passo a passo, para perceber o que correu bem e onde corrigir. As automatizações não substituem o juízo humano em casos complexos: eliminam o trabalho repetitivo e mantêm alinhados os processos que decidiram uma vez.

Conceitos base

Antes de construir um fluxo, convém familiarizar-se com os termos que encontra no editor:

• Automação / fluxo — o processo completo, do bloco de arranque no topo até à última ação.
• Bloco — cada caixa no editor: arranque, ação, condição, atraso ou «Loop ForEach».
• Ramo — sob uma condição ou um ciclo, os passos podem ficar em percursos diferentes (p. ex. «se a condição se verifica» / «caso contrário»).
• Variável — um dado obtido no momento: campo do formulário acabado de enviar, nome do contacto que disparou o fluxo, email do Proprietário da automação, resultado do passo anterior. Evita reescrever manualmente informação já presente no CRM.
• Proprietário (coluna na lista) — o utilizador sob o qual o Mokapen executa o fluxo: dele dependem permissões, envio de email/SMS e criação de fichas. É diferente do responsável de uma tarefa individual que cria num passo: no fluxo pode definir ambos, mas convém que o Proprietário da automação tenha os direitos necessários para tudo o que o fluxo deve fazer.
• Colaboradores — outros utilizadores ou equipas que podem ver e editar a automação além do Proprietário; os administradores da organização veem sempre tudo.

Papel no CRM

As automatizações ligam áreas do CRM que de outra forma ficariam separadas:

• Marketing e leads — formulário no site → novo contacto e oportunidade → tarefa de qualificação → email ao comercial (Contactos, Oportunidades).
• Operações — oportunidade ganha → tarefa de onboarding → itens de checklist assinalados (Tarefas, Checklist).
• Suporte — ticket aberto ou email recebido → atribuição, etiquetas, tarefa interna (Tickets).
• Integrações — leitura periódica de Google Sheet, Excel online ou página web para alinhar bases de dados (Integrações).
• Documentos comerciais — atualização de linhas de orçamento ou pedido a partir de uma lista (Orçamentos, Pedidos).

Quando um passo cria tarefas, contactos ou tickets, ligue as Conexões e as Tags como faria manualmente: assim as fichas geradas permanecem navegáveis a partir do resto do workspace.

Casos de utilização

• Leads do site — «Formulário de contacto recebido» → Criar Contato + Criar Oportunidade na pipeline Inbound → Criar Tarefa «Primeiro contacto em 24 horas» → Enviar Email ao comercial de turno.
• Follow-up comercial — «Negócio Modificado» apenas quando muda a fase → Criar Tarefa de follow-up com prazo derivado da data de fecho prevista da oportunidade.
• SLA de suporte — «Ticket Criado» → Condição sobre a prioridade → se alta, Enviar SMS ao referente e Criar Tarefa interna ligada.
• Resumo semanal — gatilho planeado todas as segundas-feiras → Obter tarefas (com filtros) → Enviar Email de resumo aos Colaboradores do fluxo.
• Alinhamento de bases de dados — gatilho planeado noturno → Ler Google Sheet → Loop ForEach por linha → Criar Contato ou Editar Contato / empresa.
• Email de entrada — mensagem num endereço dedicado → guardar remetente → Criar Ticket ligado ao cliente.

Automatize apenas processos com regras claras. Se cada caso exige avaliação humana, limite-se a preparar a tarefa certa com título, prazo e ligações já preenchidos.

Acesso e permissões

Plano — é necessário Premium Large; sem plano adequado, a opção Automatizações no menu permanece desativada.

Quem pode criar uma nova — apenas o Proprietário da organização (função descrita no guia de Funções) pode iniciar a criação: escolher o gatilho e guardar o primeiro fluxo. Outros utilizadores autorizados podem abrir, editar ou duplicar automatizações existentes se forem Proprietário ou Colaboradores desse fluxo, ou se forem administradores da organização.

Quem vê o quê na lista — os administradores veem todas as automatizações da organização; os restantes utilizadores veem apenas aquelas em que são Proprietário, Colaborador ou membro de uma equipa indicada entre os Colaboradores.

Quem «executa» o fluxo — o Mokapen executa os passos com as permissões do Proprietário indicado na automação (coluna na tabela). Se essa pessoa não pode criar oportunidades, enviar email em nome da organização ou editar tickets, o passo correspondente falhará: atribua como Proprietário um utilizador que já tenha os direitos necessários, ou peça para ajustar a função (também no guia de Funções).

Página de listagem

Em Automatizações → Minhas automações encontra a tabela dos fluxos a que tem acesso:

• Automação — título e subtítulo com o tipo de arranque.
• Tipo — Evento ou Planejado.
• Proprietário e Colaboradores — quem gere o fluxo.
• Estado — Ativo ou Inativo.
• Atualizado em — última alteração ao fluxo.

Na barra lateral: + Criar Automação (apenas Proprietário da organização) e ligação à lista. Selecionando várias linhas pode alterar em bloco Proprietário, Colaboradores e estado, duplicar ou eliminar (a eliminação múltipla está reservada a perfis com permissões de edição avançada). Clique no título abre a ficha do fluxo; a partir daí entra no editor ou nos registos de execução.

Gatilhos: visão geral

O gatilho é sempre o primeiro bloco do fluxo. Escolha o tipo consoante quando o processo deve começar:

• Evento — algo acontece no CRM ou num canal ligado (formulário, ficha modificada, email recebido…).
• Planejado — o Mokapen inicia o fluxo a intervalos fixos ou em datas/horas precisas, sem ação do utilizador.

Logo após criada, a automação está Inativa: pode completar todos os passos com calma e ativá-la apenas quando estiver pronto. Cada gatilho disponibiliza variáveis (campos do formulário, dados da ficha envolvida, etc.) para usar nos passos seguintes.

Gatilhos de evento

Disparam quando acontece algo concreto. Os mais usados:

• Formulário de contacto recebido — alguém preenche um formulário Mokapen ligado à sua organização.
• Ficha criada ou modificada — tarefa, projeto, compromisso, reserva, contacto, empresa, oportunidade, ticket, orçamento, pedido, produto, serviço, documento (as entradas exatas aparecem no ecrã «Selecionar Trigger» com títulos como «Tarefa Criada», «Contato Modificado», «Negócio Criado»…).
• Email de entrada recebido — mensagem recebida num endereço dedicado configurado na organização.

Nos gatilhos «modificado» e «criado» pode adicionar condições no gatilho no painel de configuração: não são o passo Condição do fluxo, mas filtros que decidem se a automação arranca mesmo quando o evento ocorre. A lógica completa — sobretudo a diferença entre «campo alterado» e «valor atual» — está em Condições no gatilho.

Estes gatilhos devolvem os dados da ficha ou do formulário envolvido — título, responsável, campos personalizados — ideais para preencher emails e tarefas gerados automaticamente.

Gatilhos planeados

Não esperam por uma ação do utilizador; seguem um calendário:

• Agendamento fixo — arranque a partir de uma data/hora e repetição regular (de hora em hora, diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente, ou uma única execução numa data precisa).
• Agendamento de calendário — execução em dias ou horas específicas do calendário (p. ex. todas as segundas-feiras às 8:00, no dia 2 do mês).

O Mokapen usa o fuso horário da organização. Não há uma ficha «disparadora»: o fluxo arranca com as definições guardadas no gatilho. Nos testes, o Mokapen simula de imediato esse arranque, sem esperar pela hora real.

Exemplos: lembretes mensais à equipa, verificação noturna de prazos, sincronização periódica com uma folha externa, combinada com Obter tarefas ou Obter negócios filtrados por data.

Configurar o gatilho

No editor, clique no bloco de arranque no topo para abrir o painel de configuração:

1. Escolha o formulário, o tipo de ficha ou o endereço de email de entrada (consoante o gatilho escolhido).
2. Para Formulário de contacto recebido, indique o código do formulário (slug) do formulário certo: o fluxo arranca apenas para envios desse formulário.
3. Para Email de entrada recebido, selecione o endereço dedicado configurado na organização.
4. Para gatilhos … criado ou … modificado, adicione eventualmente as condições descritas na secção seguinte.
5. Para os planeados, defina frequência, dia, hora e repetição.
6. Guarde a automação: as definições permanecem memorizadas mesmo que o estado seja Inativo.

O gatilho determina que entradas aparecem no seletor de variáveis dos passos seguintes. Se alterar o tipo de arranque num fluxo já construído, verifique se as variáveis usadas continuam a fazer sentido.

Condições no gatilho

Nos gatilhos … criado e … modificado (contacto, oportunidade, tarefa, ticket, etc.) o painel de arranque inclui uma secção de condições com a mesma interface de filtros e operadores descrita em Filtros e operadores. Aqui, porém, as regras valem antes de arrancar qualquer passo do fluxo: se não forem satisfeitas, a automação não é colocada em fila (não aparece um registo de execução para esse evento).

Condições no gatilho vs passo Condição no fluxo

• No gatilho — filtro de entrada: «tem de acontecer precisamente isto» para o Mokapen iniciar o fluxo.
• Passo Condição — bifurcação Sim / Nãodepois de o fluxo já ter arrancado: útil para ramificar (p. ex. montante elevado → email ao diretor, caso contrário apenas tarefa interna).

Nenhuma condição definida

• … modificado — o fluxo arranca a cada gravação da ficha, mesmo que altere apenas uma nota ou um campo menor. Para evitar demasiados arranques, convém filtrar sempre.
• … criado — o fluxo arranca a cada nova ficha desse tipo.

Gatilho «… modificado» — como funcionam as condições (importante)

O Mokapen compara o estado da ficha antes e depois da gravação que gerou o evento. Para cada condição que definir valem dois controlos em sequência:

1. O campo escolhido tem de ter sido modificado nessa gravação — o valor «antes» e o valor «depois» têm de ser diferentes. Se gravar a ficha alterando outra coisa (p. ex. atualiza apenas a descrição) mas não tocar no campo da condição, o gatilho não dispara, mesmo que o campo já tenha o valor que lhe interessa.
2. O novo valor (o que fica depois da alteração) tem de satisfazer o operador e o valor que indicou — p. ex. fase da pipeline É um de «Ganha», montante É maior que 10.000, email Tem qualquer valor.

Na interface a primeira coluna chama-se Campo modificado (não apenas «Campo»): lembra que o Mokapen procura uma alteração real nesse campo, não o estado genérico da ficha.

Exemplos práticos — Negócio Modificado

• Condição: Campo modificado = Fase da pipeline, operador É um de, valor = Ganha. O utilizador move a fase de «Proposta» para «Ganha» e grava → dispara. Move de «Perdida» para «Ganha» → dispara. Altera apenas o montante deixando a fase como estava → não dispara. A fase já era «Ganha» e grava sem a alterar → não dispara.
• Condição: Fase É um de «Ganha» E Montante É maior que 50.000 — ambos os campos têm de ter sido modificados nessa mesma gravação e os novos valores têm de respeitar as regras. Se alterar apenas a fase, a segunda condição falha.
• Duas condições ligadas com OU (OR): basta que uma regra seja satisfeita (campo modificado + novo valor ok) para o gatilho disparar.

Operadores «Mudado de X para Y» e histórico

No gatilho modificado pode usar operadores avançados como Mudado de X para Y (e outros ligados ao histórico de alterações): servem quando lhe interessa a transição explícita (p. ex. fase passou de «Proposta» a «Ganha»), não apenas «agora a fase é Ganha». Para a lista completa de operadores veja Filtros e operadores.

Gatilho «… criado» — condições diferentes

Aqui o Mokapen não compara antes/depois: a ficha acaba de nascer. As condições verificam os valores com que a ficha é criada:

• Exemplo: Ticket Criado + prioridade É um de «Alta» → dispara apenas se o novo ticket já tiver prioridade alta na criação.
• Exemplo: Contato Criado + tag Contém «Lead site» → dispara se o contacto nasce já com essa etiqueta.

Não é necessário que um campo «tenha sido modificado»: não existia antes.

Outros gatilhos de evento

• Formulário de contacto recebido — filtro principal = código do formulário; não usa a grelha de condições sobre campos da ficha (os valores enviados são variáveis do gatilho).
• Email de entrada recebido — escolha qual endereço dedicado; o fluxo arranca para mensagens recebidas nesse endereço.
• Gatilhos planeados — nenhuma condição sobre ficha; disparam segundo o calendário guardado.

Conselhos

• Em «modificado», parta sempre de uma condição restrita (um campo + valor alvo) em vez de deixar o gatilho vazio.
• Se o fluxo nunca arranca, verifique no histórico do CRM se a gravação realmente alterou o campo da condição para o novo valor esperado.
• Se arranca demasiadas vezes, adicione condições E ou desloque controlos secundários para o passo Condição dentro do fluxo.

Editor do fluxo

A página de edição é um editor vertical de blocos ligados:

• No topo: título editável, Voltar, ligação aos registos de execução, interruptor Ativo / Inativo.
• Primeiro bloco: o gatilho escolhido.
• Abaixo: os passos por ordem — ações, condições, atrasos, ciclos «Loop ForEach».
• + Adicionar ação abre o catálogo completo (os mesmos nomes que vê nos menus do editor).

Cada bloco pode ser editado, duplicado ou eliminado. Condições e «Loop ForEach» abrem ramos: adicione os passos no ramo certo («sim» / «não» para condições, «dentro do ciclo» para repetições).

Ao guardar, o Mokapen verifica os campos obrigatórios e assinala ciclos perigosos entre automatizações diferentes (p. ex. fluxo A que dispara B que chama A). Nesse caso a gravação é bloqueada e aparece a lista das automatizações envolvidas.

Ações disponíveis

Clique em + Adicionar ação para abrir o catálogo: cada entrada tem o mesmo nome que vê no Mokapen. Depois da escolha preenche o modal (ficha de referência, campos a valorizar, destinatário da mensagem…). Quase todos os campos aceitam texto fixo ou uma variável do menu ou do seletor dedicado.

Abaixo encontra todas as ações atualmente disponíveis, agrupadas por tipo. Os nomes a negrito são os do catálogo.

Antes do catálogo, leia a secção Como preencher os modais: explica os campos ID da ficha, valores únicos face a múltiplos e filtros com operadores (úteis também para Obter … e para Condição).

Como preencher os modais das ações

Quase todas as ações abrem um modal com campos a preencher. Alguns aparecem sempre, outros apenas se adicionar um campo da lista. Eis o que precisa de saber para não errar na primeira gravação.

Que ficha trabalhar: o campo ID

Para Ler …, Editar …, Duplicar …, Obter conexões, Atualizar checklist, Obter itens do orçamento / Obter itens do pedido e similares, tem de indicar que registo do CRM usar. No topo do modal aparece um campo com a etiqueta exata do tipo de ficha, por exemplo ID de Contato, ID Negócio, ID da tarefa, ID Ticket — o mesmo nome que vê ao abrir a ficha no CRM.

• Pode colar um número ID fixo (apenas para testes) ou, na quase totalidade dos casos, selecionar uma variável no seletor (ícone junto ao campo ou tecla «/»): p. ex. o ID do contacto criado pelo passo anterior, o ID da oportunidade que disparou o fluxo, o ID lido com um passo Ler Oportunidade.
• Este campo aceita um único valor — uma variável ou um ID. Não insira vários ID separados por vírgula nem selecione vários badges de variável no mesmo campo: o Mokapen tem de saber exatamente uma ficha a ler ou editar.
• Se o campo ficar vazio ou a variável não contiver um ID válido, o passo falha nos registos de execução com erro no campo obrigatório.

Valor único, valores múltiplos e conexões

Nem todos os campos se comportam da mesma forma ao preencher uma ação de criação ou edição:

• Campos únicos — título, responsável, uma data, um montante, email, telefone, fase da pipeline, etc.: tem de fornecer um valor (texto fixo ou uma variável). Se a variável for uma lista (array), o Mokapen não a pode usar num campo que aceita apenas um: escolha uma variável «simples» ou um campo específico do passo anterior.
• Campos de conexão — campos cujo nome começa por connected_ (p. ex. contactos ligados, oportunidade ligada, empresa ligada): podem conter várias fichas. Junto ao campo aparece frequentemente a opção Adicionar ou Substituir: com Adicionar as novas conexões somam-se às já presentes na ficha; com Substituir as conexões atuais são removidas e ficam apenas as que indicar. Pode valorizá-los com um ou mais ID, com variáveis múltiplas ou com o output de Obter conexões.
• Outros campos multi-valor — etiquetas, stakeholders, algumas listas: aceitam várias entradas; o seletor de variáveis pode mostrar um ícone «?» no badge: passe o rato por cima para ver se a variável é texto simples, data, lista múltipla, etc.

Nas ações Editar … aparecem apenas os campos que adicionar com Adicionar campo: não é obrigatório preencher a ficha inteira, basta indicar ID + os campos que quer alterar.

Criar uma nova ficha

Estas ações geram um registo novo na organização, como se o criasse manualmente a partir da lista ou da ficha. Preenche título, responsável, ligações e campos personalizados; pode pré-preenchê-los com variáveis do gatilho ou do passo anterior.

• Criar Tarefa — serve para abrir uma atividade (prazo, responsável, prioridade, conexões ao cliente ou à oportunidade). Típico após um lead ou para follow-ups automáticos.
• Criar Projeto — serve para iniciar um projeto operacional ligado ao cliente ou ao processo que disparou o fluxo.
• Criar Compromisso — serve para inserir um compromisso na agenda (chamada, visita, revisão).
• Criar Reserva — serve para registar um slot reservável ligado aos seus serviços ou recursos.
• Criar Contato — serve para adicionar uma pessoa à base de contactos (a partir de formulário, folha externa, email de entrada).
• Criar Empresa — serve para adicionar uma empresa à base de dados, frequentemente em par com o contacto criado no mesmo fluxo.
• Criar Oportunidade — serve para abrir uma negociação na pipeline (montante, fase, contacto ou empresa ligados).
• Criar Ticket — serve para abrir um pedido de suporte já associado ao cliente.
• Criar Orçamento — serve para gerar um documento comercial com linhas, totais e dados do cliente.
• Criar Pedido — serve para registar um pedido confirmado, frequentemente após uma oportunidade ganha ou um orçamento aceite.
• Criar Produto — serve para adicionar um item ao catálogo de produtos.
• Criar Serviço — serve para adicionar um item ao catálogo de serviços.
• Criar Documento — serve para arquivar um documento estruturado na área de documentos da organização.

Ler uma ficha existente

Estas ações carregam uma única ficha já presente no CRM. No modal preencha primeiro o campo ID … (p. ex. ID de Contato) com a variável que aponta para o registo certo, depois guarde. Os campos da ficha lida tornam-se variáveis disponíveis nos passos seguintes com o nome do passo (p. ex. título e email do contacto lido no passo 3).

Servem quando o gatilho não chega — p. ex. precisa de ler o montante de uma oportunidade ligada que não disparou o fluxo — ou quando tem de atualizar uma ficha diferente da do arranque.

• Ler Contato — serve para recuperar nome, email, telefone, campos personalizados e outros dados de contacto.
• Ler Empresa — serve para recuperar razão social, NIF, morada e campos da empresa.
• Ler Tarefa — serve para ler título, prazo, estado, responsável e campos da tarefa.
• Ler Projeto — serve para recuperar dados e estado do projeto indicado.
• Ler Compromisso — serve para ler data, hora, participantes e notas do compromisso.
• Ler Reserva — serve para recuperar slot, serviço e dados da reserva.
• Ler Oportunidade — serve para ler montante, fase da pipeline, probabilidade, datas e campos comerciais.
• Ler Ticket — serve para recuperar prioridade, estado, descrição e atribuições do ticket.
• Ler Orçamento — serve para ler cabeçalho, totais e metadados do orçamento (não as linhas: para essas use Obter itens do orçamento).
• Ler Pedido — serve para recuperar dados do pedido (cabeçalho; as linhas gerem-se com Obter itens do pedido).
• Ler Produto — serve para ler preço, código, descrição e campos do produto no catálogo.
• Ler Serviço — serve para recuperar dados do serviço no catálogo.
• Ler Documento — serve para ler título, tipo e campos do documento arquivado.
• Ler utilizador ou equipa — serve para recuperar dados de um utilizador ou equipa da organização (nome, email, função…) para usar em emails ou atribuições.

Editar uma ficha existente

Estas ações atualizam campos numa ficha já presente. No modal: (1) indique ID … da ficha a editar; (2) adicione com Adicionar campo apenas os campos que quer alterar; (3) para cada campo insira valor fixo ou variável. Em conexões e listas multi-valor lembre Adicionar / Substituir (veja Como preencher os modais).

• Editar Contato — serve para atualizar dados de contacto, tags, campos personalizados ou responsável do contacto.
• Editar Empresa — serve para alterar dados societários, classificações ou campos da empresa.
• Editar tarefa — serve para alterar prazo, estado, responsável ou descrição da tarefa.
• Editar projeto — serve para atualizar estado, datas ou campos do projeto.
• Editar agendamento — serve para alterar hora, título ou participantes do compromisso.
• Editar reserva — serve para atualizar slot ou dados da reserva.
• Editar oferta — serve para mover fase, montante, probabilidade ou outros campos comerciais.
• Editar Bilhete — serve para alterar estado, prioridade, atribuição ou campos do ticket.
• Editar Orçamento — serve para atualizar cabeçalho e campos do orçamento (as linhas de artigo têm ações dedicadas).
• Editar Pedido — serve para atualizar cabeçalho e campos do pedido.
• Editar Produto — serve para alterar preço, código ou atributos do produto.
• Editar Serviço — serve para atualizar dados do serviço no catálogo.
• Editar Documento — serve para modificar título, classificação ou campos do documento.

Duplicar uma ficha existente

Estas ações criam uma cópia de uma ficha existente. No modal indique o ID … do registo de origem (variável ou ID fixo) e, onde previsto, as opções de duplicação (checklist, anexos, conexões). A nova ficha duplicada expõe por sua vez um novo ID utilizável nos passos seguintes.

• Duplicar tarefa — serve para copiar uma tarefa mantendo a estrutura e ligações escolhidas.
• Duplicar projeto — serve para replicar um projeto-modelo para um novo cliente ou ciclo.
• Duplicar compromisso — serve para criar um compromisso gemelo com data ou participantes a ajustar.
• Duplicar reserva — serve para copiar uma reserva tipo.
• Duplicar contato — serve para criar um contacto derivado (variante, filial, referente adicional).
• Duplicar empresa — serve para copiar uma empresa-modelo.
• Duplicar oportunidade — serve para duplicar uma negociação para renovação ou upsell.
• Duplicar ticket — serve para reabrir um caso semelhante a partir de um ticket existente.
• Duplicar produto — serve para criar uma variante de produto no catálogo.
• Duplicar serviço — serve para copiar um serviço-modelo.
• Duplicar documento — serve para replicar um documento estruturado.

No catálogo não estão previstos Duplicar orçamento nem Duplicar pedido: para documentos comerciais convém usar Criar Orçamento / Criar Pedido ou duplicar manualmente a partir da ficha no CRM.

Obter listas de fichas

As ações Obter tarefas, Obter contactos, Obter negócios e as outras da mesma família não pedem um ID único: procuram várias fichas na organização e devolvem uma lista. No modal encontra:

• Filtros (opcional) — secção no topo com a mesma lógica dos relatórios e condições do CRM. Sem filtros a ação pode devolver muitas linhas (até ao limite interno): restrinja sempre os critérios em produção.
• Botão para adicionar uma condição: para cada linha escolha campo (da lista de campos da entidade), operador (depende do tipo de campo — veja Filtros e operadores) e valor (texto, data, estado, variável…).
• Entre uma condição e a seguinte escolha E (AND — ambas têm de ser verdadeiras) ou OU (OR — basta que uma seja verdadeira).

O que obtém após a execução

• results — array de fichas que respeitam os filtros; cada elemento contém os campos da entidade (ID, título, responsável, campos personalizados…).
• total — número de fichas encontradas.

Para agir sobre cada linha da lista adicione logo a seguir o passo Loop ForEach e ligue a variável results do passo Obter …. Dentro do ciclo cada ação «vê» a ficha atual (contacto, tarefa, etc.) como se fosse o gatilho.

• Obter tarefas — lista de tarefas filtradas (p. ex. com prazo amanhã, da equipa comercial, estado «Aberto»).
• Obter projetos — projetos que respeitam os critérios escolhidos.
• Obter contactos — contactos filtrados (p. ex. com etiqueta «Newsletter», criados na última semana).
• Obter empresas — empresas por setor, tag ou outros filtros.
• Obter negócios — negociações por fase, montante ou pipeline.
• Obter compromissos — compromissos num intervalo ou com certas características.
• Obter reservas — reservas filtradas.
• Obter tickets — tickets por estado, prioridade ou atribuição.
• Obter produtos — produtos no catálogo que correspondem aos filtros.
• Obter serviços — serviços no catálogo filtrados.
• Obter documentos — documentos arquivados segundo os critérios definidos.
• Obter utilizadores — utilizadores da organização (p. ex. para notificações de resumo).
• Obter utilizadores da equipa — membros de uma equipa específica (filtre por equipa nas condições).

Não existem Obter orçamentos ou Obter pedidos como lista de cabeçalhos de documento: para linhas de orçamento e pedido use as ações da secção seguinte.

Filtros e operadores (Obter listas e Condição)

Os operadores aparecem no menu pendente junto a cada condição em três contextos: ações Obter …, passo Condição no fluxo e condições no gatilho (… criado / … modificado). O Mokapen mostra apenas os operadores compatíveis com o tipo de campo escolhido (texto, número, data, lista, sim/não). Em gatilhos modificado, além do operador, o campo tem de ter sido efetivamente alterado nessa gravação — veja Condições no gatilho.

Texto e campos genéricos

• É igual a — o campo coincide exatamente com o valor (p. ex. país = «Portugal»).
• Não é igual a — o campo é diferente do valor indicado.
• Contém — o texto inclui a substring (p. ex. email contém «@empresa.pt»).
• Não contém — o texto não inclui a substring.
• Começa com / Termina com — útil para prefixos de códigos ou sufixos de domínio.
• Tem qualquer valor — o campo está preenchido (não vazio).
• Não tem nenhum valor — o campo está vazio ou ausente.
• É um de / Não é um de — o valor pertence (ou não) a uma lista de opções escolhidas.
• É igual a cada / Não é igual a cada, Contém cada / Não contém cada — para campos que podem ter vários valores: verifica que todos os valores indicados estão presentes (ou ausentes).

Números e montantes

• É igual a, Não é igual a — comparação exata.
• É menor que, É menor ou igual a, É maior que, É maior ou igual a — comparações típicas sobre montantes, quantidades, pontuações.
• Está entre — intervalo numérico (valor mínimo e máximo).
• Valem também Tem qualquer valor, Não tem nenhum valor e os operadores «um de» / «cada» onde aplicável.

Datas e prazos

• É igual a, É antes de, É depois de — comparação com uma data precisa.
• Está entre / Não está entre — intervalo de datas.
• Está dentro de X dias/horas/minutos/semanas/meses a partir de agora — janela relativa a hoje (p. ex. prazo dentro de 7 dias).
• É há mais de X dias/horas/minutos — evento ocorrido há pelo menos X unidades de tempo.
• É exatamente em X dias/horas a partir de agora — data a distância fixa de hoje.
• Está no passado / Está no futuro — sem ter de inserir uma data fixa.

Lista, estado, etiquetas, conexões (campos de escolha)

• É um de / Não é um de — a ficha tem (ou não) pelo menos um dos valores selecionados (fase da pipeline, prioridade do ticket, tag…).
• Contém cada / Não contém cada — todos os valores escolhidos têm de estar presentes (ou ausentes) no campo multi-valor.

Operadores avançados (histórico de alterações)

Aparecem sobretudo nas Condições em gatilhos «ficha modificada» e, onde o tipo de campo o permita, também nos filtros Obter …. Servem para comparar o valor antes e depois da alteração ou verificar atualizações recentes:

• Já foi igual a / Nunca foi igual a, Já foi um de / Nunca foi um de — histórico do campo ao longo do tempo.
• Atualizado nos últimos X dias / Não atualizado nos últimos X dias — o campo foi alterado (ou não) recentemente.
• Mudado de X para Y — o valor passou de um valor específico para outro (útil no gatilho de modificação de oportunidade: «a fase era Proposta e passou a Ganha»).

Depois de escolher o operador, abra a linha do valor (ícone de seta) se necessário: para datas relativas insira apenas o número X; para Tem qualquer valor / Não tem nenhum valor o valor não é obrigatório.

Linhas de orçamento e pedido

Estas ações trabalham na tabela de artigos dentro de um orçamento ou pedido (produtos, quantidades, preços), não no cabeçalho do documento. Para Obter itens do orçamento / Obter itens do pedido e Editar itens do orçamento / Editar itens do pedido indique o ID Orçamento ou ID Pedido (variável do gatilho ou de um passo Ler/Criar Orçamento|Pedido).

• Obter itens do orçamento — serve para ler todas as linhas de um orçamento existente, a usar num «Loop ForEach» ou em passos de edição.
• Obter itens do pedido — serve para recuperar as linhas de um pedido existente.
• Editar itens do orçamento — serve para atualizar as linhas com três modos: Substituir todas as linhas, Adicionar linhas ou Atualizar apenas as linhas correspondentes (com critério de correspondência e campos a atualizar).
• Editar itens do pedido — serve para o mesmo fim nas linhas do pedido, com os mesmos modos.

São ações avançadas: experimente-as em orçamentos e pedidos de teste e verifique os registos de execução linha a linha.

Conexões e checklist

Obter conexões

Recupera as fichas ligadas a um registo (contactos, oportunidades, tarefas, empresas… ligados à mesma entidade), sem as abrir uma a uma no CRM.

No modal

1. Escolha Tipo — que ficha «central» está a considerar (Contato, Oportunidade, Tarefa, Ticket…).
2. Preencha o campo ID … correspondente (p. ex. ID de Contato) com uma variável: normalmente o ID do gatilho ou de um passo Ler … / Criar ….
3. Guarde a ação.

O que obtém — variáveis para cada tipo de conexão, por exemplo a lista completa connected_contacts, os ID ligados (connected_contacts.contact_id), os títulos (connected_contacts.title) e o mesmo esquema para oportunidades, empresas, tarefas, etc. São variáveis multi-valor: use-as num passo Loop ForEach sobre os ID, ou em campos de conexão de Editar … / Criar … com modo Adicionar.

Atualizar checklist

Modifica a checklist de uma ficha (onboarding de cliente, QA de projeto, fecho de ticket) assinalando itens existentes ou adicionando novos, sem abrir a ficha.

No modal

1. Tipo — entidade que tem checklist (Tarefa, Oportunidade, Ticket, Contato…; aparecem apenas os tipos que suportam checklist no Mokapen).
2. ID … — variável ou ID da ficha a atualizar.
3. Adicionar / Substituir — Adicionar mantém os itens já presentes e acrescenta os que definir abaixo; Substituir apaga toda a checklist atual e insere apenas a lista que preencher no modal.
4. Checklist — uma ou mais linhas: assinale Concluído para marcar como completo, escreva o título (também com variáveis, p. ex. «Verificar {$contact.name}»), adicione linhas com o botão dedicado, reordene arrastando.

As linhas com título vazio são ignoradas. Após a execução verifique a ficha ou o registo do passo para confirmar que os itens foram aplicados.

Comunicação

Enviar Email

Envia um email real a partir do fluxo. O envio passa sempre por uma conta SMTP ligada no Mokapen — não a partir de um endereço «genérico» sem configuração.

No modal

• De — selecione da lista um endereço SMTP já configurado nas Integrações de email da organização (contas ligadas pelo Proprietário da automação ou por utilizadores com permissão). Em alternativa pode indicar um endereço ou variável (p. ex. email do Proprietário do fluxo): o Mokapen usará a integração SMTP associada a esse endereço depois de resolver as variáveis. Se nenhuma conta SMTP corresponder, o passo falha — aparece um aviso amarelo sob o campo De.
• Se for Colaborador e não Proprietário do fluxo, o Proprietário tem de ter o email de envio ligado; caso contrário o envio não arranca.
• Para (obrigatório), Cc, Bcc — um ou mais endereços, separados por vírgula se necessário, ou variáveis (email do contacto, do responsável do ticket, etc.).
• Assunto e Mensagem — texto livre com variáveis; o corpo usa o editor completo (também HTML).

O destinatário recebe o email do remetente SMTP escolhido. Verifique spam e reputação do domínio se os emails não chegarem; os registos de execução indicam se o passo foi concluído ou rejeitado.

Enviar SMS

Envia um SMS breve através da integração LinkMobility (gateway SMS do Mokapen).

No modal

• Conta SMS — escolha uma das contas SMS ligadas ao Proprietário da automação (alias de remetente configurado em Integrações → SMS). Se a lista estiver vazia, ligue primeiro um número/alias na página de integrações.
• Aqui também, se editar o fluxo como Colaborador, o Proprietário tem de ter a integração SMS ativa.
• Template (opcional) — selecione um modelo SMS da organização para pré-preencher o texto; pode alterá-lo depois. Os placeholders do template não são substituídos automaticamente pelos dados do contacto: use as variáveis da automação na mensagem.
• Telefone — número do destinatário (formato internacional recomendado) ou variável (p. ex. telefone do contacto do gatilho).
• Mensagem — texto do SMS com variáveis; respeite os limites de comprimento do fornecedor.

Verifique créditos SMS e número remetente em Integrações. O teste do fluxo envia SMS reais.

WhatsApp — no módulo Automatizações hoje estão disponíveis apenas Enviar Email e Enviar SMS. WhatsApp (WABA) é utilizável nas conversas do CRM e através das respetivas integrações, mas não aparece como ação no catálogo de automatizações. Para mensagens WhatsApp automáticas avalie integrações externas ou fluxos manuais a partir da inbox.

Controlo do fluxo

• Atraso — serve para pausar o fluxo durante minutos, horas ou dias antes do passo seguinte (lembretes, esperas entre duas ações).
• Condição — serve para criar uma bifurcação: se a regra sobre campos ou variáveis se verificar, o Mokapen segue o ramo «sim», caso contrário o ramo «não».
• Loop ForEach — serve para repetir os passos no ramo interno para cada elemento de uma lista (tipicamente o output de Obter contactos, Obter tarefas ou linhas lidas de uma folha externa).

Leitura a partir de formulários e fontes externas

Estas ações leem dados fora da ficha única do gatilho ou integram listas a partir de ficheiros e formulários. Requerem integrações ativas onde indicado (veja Ações ligadas às integrações).

Ler Formulário

Ação presente no catálogo para conhecer a estrutura dos campos de um formulário da organização (os mesmos campos definidos no construtor de formulários). Na prática, quando um visitante preenche um formulário, os valores enviados já estão disponíveis como variáveis se usar o gatilho Formulário de contacto recebido (código do formulário + pré-visualização de campos no gatilho). Use Ler Formulário num fluxo mais complexo se precisar de mapear os nomes técnicos dos campos do formulário para contacto, oportunidade ou tarefa criados nos passos seguintes. O código do formulário é o slug visível na configuração de página/formulário da organização.

Ler Google Sheet

Importa linhas de uma folha Google acessível via URL.

• Ligue primeiro a conta Google em Integrações se a folha for privada ou exigir autenticação.
• No modal cole o URL da folha em formato exportável (p. ex. ligação que termina com export?format=csv para CSV público ou partilhado).
• Saia do campo URL e aguarde a mensagem Ficheiro carregado: o Mokapen descarrega o ficheiro, deteta colunas (CSV, JSON ou Excel) e mostra pré-visualização no separador de resultados.
• Output — variáveis results (array de linhas, uma por cada linha da folha) e total (contagem). Cada coluna torna-se campo acessível dentro de Loop ForEach (p. ex. mapear coluna «Email» para Criar Contato → email).

Ler Excel online

A mesma interface de Ler Google Sheet, pensada para ficheiros Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, ligação direta a .xlsx/.xls).

• Ligue Microsoft Office 365 em Integrações se o ficheiro exigir login Microsoft.
• Cole o URL do ficheiro ou da ligação de partilha, aguarde o carregamento.
• Use results + Loop ForEach para sincronizar linhas com contactos, produtos ou oportunidades no CRM.

Ler de URL

Leitura genérica a partir de endereço web: CSV, JSON, Excel online ou API que devolvem dados tabulares.

• Insira o URL completo (https://…). O formato é detetado automaticamente.
• Se o URL não for acessível, estiver protegido ou devolver um erro, aparece um aviso vermelho e o passo falha na execução.
• Após o carregamento, as colunas detetadas ficam disponíveis como variáveis do passo; combine com Loop ForEach para importações em massa ou atualizações a partir de sistemas externos.

Para as três ações URL: guarde a ação apenas após um carregamento bem-sucedido em edição, para que as colunas permaneçam memorizadas. Se alterar o URL, recarregue e verifique a pré-visualização antes de ativar o fluxo.

Condições, atrasos e «Loop ForEach»

Aprofundamento sobre os três passos que não criam fichas mas orientam o fluxo:

A ação Condição cria uma bifurcação Sim / Não. Adicione uma ou mais regras com a mesma interface descrita em Filtros e operadores: campo (ou variável), operador, valor, ligações E/OU. Exemplos: «montante da oportunidade é maior que 10.000», «email do contacto tem qualquer valor», «fase passou de Proposta a Ganha» (operador Mudado de X para Y no gatilho modificado). Evite demasiadas bifurcações aninhadas — nos registos torna-se difícil perceber que percurso um caso seguiu.

A ação Atraso serve para pausar o fluxo antes do passo seguinte. Combinada com datas de variáveis, permite lembretes («três dias após o prazo»); em fluxos planeados distancia simplesmente duas ações consecutivas.

A ação Loop ForEach serve para processar em massa uma lista: ligue o output de Obter contactos, Obter tarefas ou linhas de folha externa; dentro do ciclo cada passo vê o elemento atual. Desenhe e teste primeiro com poucos registos, depois amplie.

Variáveis

As variáveis evitam reescrever dados já presentes no CRM ou no fluxo. No editor selecione a partir do menu ou do seletor com ícone — não precisa de memorizar sintaxe especial.

Sempre disponíveis

• Dados da organização (nome, definições expostas pelo sistema).
• Dados do Proprietário da automação (nome, email…).
• Data e data e hora atuais no momento da execução, também com desvio (p. ex. «hoje + 7 dias» onde previsto).

Do gatilho — depende do arranque escolhido: campos do formulário enviado, valores da ficha que disparou o fluxo, informações sobre o email de entrada.

Dos passos anteriores — cada ação concluída expõe resultados aos passos seguintes: o identificador (ID …) da ficha criada, os campos do contacto lido, a lista results de Obter negócios, as colunas de uma folha, a linha única dentro de Loop ForEach. No seletor de variáveis os passos estão por ordem: escolha o passo certo, depois o campo.

Tipos de variável — junto aos badges, o ícone «?» indica o tipo: texto simples, data, número, lista múltipla, utilizador, etc. Respeite o tipo do campo de destino: não coloque uma variável «lista» num campo ID de Contato (valor único) nem texto livre onde o Mokapen espera um ID numérico.

Sugestão prática: depois de ligar as variáveis, execute um teste e abra o registo do passo: verifique que aparecem os valores esperados antes de colocar a automação em Ativo.

Ações ligadas às integrações

Algumas ações funcionam apenas se a integração correspondente estiver ativa em Integrações e, para email/SMS, se o Proprietário da automação tiver ligado a conta certa:

• Enviar Email — conta SMTP (Gmail, Outlook, SMTP personalizado…) associada ao endereço escolhido no campo De. Sem integração de email válida o passo falha.
• Enviar SMS — integração LinkMobility / SMS com alias de remetente no Proprietário; créditos suficientes.
• Ler Google Sheet — conta Google para folhas privadas; URL de exportação ou partilha correto.
• Ler Excel online — conta Microsoft 365 para ficheiros OneDrive/SharePoint protegidos.
• Ler de URL — nenhuma integração obrigatória se o endereço for público; verifique que o servidor externo responde e aceita o pedido.

Se a ligação expirar, o passo falha nos registos: volte a ligar a app em Integrações e repita o teste. Para folhas e URL, mapeie colunas e campos de contacto ou oportunidade dentro de «Loop ForEach», como faria num alinhamento guiado manual.

Testar o fluxo

A partir do editor, botão para testar automação: inicia uma execução de prova.

Atenção: o teste usa o mesmo mecanismo da produção. Emails, SMS, criações e alterações de dados são aplicados a sério. Experimente numa organização ou em fichas de teste quando o fluxo for invasivo.

Comportamento:

• Gatilho de evento — se já existir uma execução nos registos, pode reutilizar os dados desse arranque; caso contrário o Mokapen usa as definições guardadas no gatilho.
• Gatilho planeado — simula o arranque imediato com as definições guardadas, sem esperar pela hora programada.

Depois de colocar em fila abra os registos de execução e acompanhe cada passo. Corrija permissões, variáveis em falta ou integrações expiradas até a execução ficar concluída.

Registos de execução

Cada arranque — automático, planeado ou de teste — gera uma entrada nos registos, acessível a partir da ficha do fluxo ou do editor. Para cada execução vê:

• Hora de início e resultado (em curso, concluída, erro).
• Detalhe do arranque — que dados o gatilho recebeu.
• Detalhe de cada passo — o que entrou, o que saiu, mensagens de erro se existirem.

Na ficha aparece também Fluxos iniciados nos últimos 28 dias. Execuções mais antigas são eliminadas automaticamente: se precisar de arquivo para além de um mês, anote ou exporte os casos críticos noutro local.

Problemas comuns

• Nunca arranca — Estado Ativo? Gatilho configurado? Em «modificado», a condição exige que o campo indicado tenha sido alterado nessa gravação e que o novo valor respeite o operador (não basta que a ficha já tivesse esse valor). Repita uma gravação que altere mesmo esse campo (p. ex. mover a fase da pipeline).
• Passo com erro de permissões — O Proprietário da automação não pode executar essa operação. Altere o Proprietário do fluxo ou ajuste a função do utilizador.
• Variável vazia — O passo anterior não produziu o dado esperado, o campo ID … não aponta para uma ficha válida, ou o fluxo seguiu o ramo «não» de uma condição. Verifique o registo do passo anterior ao que falhou.
• Gravação bloqueada por ciclo — Duas automatizações disparam-se mutuamente. Remova o passo que chama a outra automação ou redesenhe o processo.
• Email ou SMS não chegam — Spam, créditos SMS, remetente da org, destinatário nas variáveis. Os registos indicam se o passo foi concluído ou rejeitado pelo fornecedor.
• Integração externa falhou — Conta expirada, folha renomeada, endereço inacessível. Volte a ligar em Integrações e atualize o passo.
• Demasiadas execuções — Gatilho «modificado» sem condições: cada gravação reinicia o fluxo. Adicione condições no gatilho (campo modificado + valor) ou desloque filtros para o passo Condição.

Se os registos não chegarem, Duplicar a automação, experimente com dados não de produção e use o teste até ficar limpa.

Automatizações a partir de formulários (percurso simplificado)

Existe um percurso separado do módulo Automatizações completo: nos planos que incluem «Automatizações a partir de formulários», no construtor de formulários pode ligar ações imediatas — criar contacto, oportunidade, tarefa, ticket — sem abrir o editor de fluxo.

Serve para landing pages e formulários lineares. Quando precisar de condições, atrasos, ciclos sobre listas ou leitura de Google Sheet, passe ao módulo Automatizações com gatilho «Formulário de contacto recebido» e construa aí o fluxo completo.

Processos recomendados

• Desenhe primeiro — No papel: o que o faz arrancar, que bifurcações, que fichas ou mensagens cria. Escolha um Proprietário com permissões suficientes.
• Construa em Inativo — Complete gatilho e passos, ligue variáveis, não ative de imediato.
• Teste um caso real — Execução de prova e registos passo a passo com dados controlados.
• Ative e monitorize — Passe a Ativo; nos primeiros dias verifique os registos e as fichas geradas.
• Atualize quando o CRM mudar — Nova pipeline, formulário alterado, integração religada: reabra o fluxo e adapte filtros e variáveis. Duplique antes de alterações grandes.
• Título e Colaboradores claros — P. ex. «Lead site → oportunidade inbound» e equipa comercial entre os Colaboradores: quem entrar depois percebe de imediato o objetivo.

As automatizações, com Conexões, Checklist e Integrações, fazem com que o Mokapen não registe apenas o que acontece, mas facilite o que deve acontecer — sempre com registos, permissões e testes antes de confiar o trabalho repetitivo.