Aprenda Mokapen.

Guia Encomendas

A área Encomendas formaliza a aceitação comercial: mesmo modelo do orçamento (artigos, modelos, PDF, e-mail) mas representa o compromisso de venda ou entrega para o cliente. Cada encomenda tem um código de encomenda (ex. ORD-3-2026), documento descarregável ou enviável, e pode sincronizar-se com software de faturação como Fatture in Cloud para o fluxo encomenda → fatura eletrónica.

Aceda pelo menu Vendas → Encomendas ou pela página Encomendas. Funcionalidade disponível com plano Large e app Vendas ativa. Requer taxas fiscais configuradas na organização (Definições → Vendas → Impostos).

Papel no CRM e processos

Uma encomenda no Mokapen:

• Confirmação económica — linhas artigo (produtos, serviços, genéricos) com IVA, descontos e totais; base para produção, expedição ou faturação.
• Documento — modelo encomenda, pré-visualização, download PDF/DOCX, envio e-mail com anexo.
• Rastreabilidade — código de encomenda, estado pipeline encomenda, ligações a orçamento origem, oportunidade, contacto, empresa.
• Integração fiscal — sync para software de gestão (Fatture in Cloud: encomendas com artigos para faturação).

Fluxo: Oportunidade ganha ou Orçamento aceite → Encomenda → sync faturação → Projeto / tarefas de entrega.

Casos de utilização

• Contrato B2B assinado — encomenda com linhas serviço recorrente + condições pagamento no documento.
• E-commerce / venda direta — encomenda a partir de orçamento aceite ou oportunidade ganha com artigos catálogo.
• Administração — export/sync encomenda para Fatture in Cloud; contabilidade emite fatura sem redigitar linhas.
• Operações — encomenda ligada a projeto e tarefas de execução; ligações a tickets pós-venda.

Página lista e Kanban

As encomendas gerem-se em Kanban por estado pipeline (configurável) e em vista Lista tabular. Barra superior:

• Pipeline / Estado: filtra por fase da encomenda.
• Filtros (plan Large): cliente, montante, datas, responsável, etiquetas.
• + Encomenda: abre o editor completo (página nova encomenda).
• Ações: arquivo encomendas, lixo, export, editar colunas (vista Lista).

Com seleção múltipla em Lista: Editar, Clonar, Arquivar, Eliminar.

Painel da encomenda

Abra uma encomenda a partir do Kanban ou Lista: abre-se o painel lateral com todos os blocos do documento. Com o plano Small pode passar à página completa (ícone expandir) para trabalhar em encomendas longas ou com muitas linhas.

Cabeçalho:

• Código de encomenda (ex. #ORD-3-2026) — clique para edição manual se autorizado.
• Título — nome descritivo (ex. «Encomenda manutenção 2026 — Cliente X»).
• Badge Arquivado se aplicável; banner lixo com Restaurar / Eliminar definitivamente.

Barra ações documento (canto superior direito):

• Pré-visualização — render do documento como o cliente o verá.
• Download — menu: PDF ou Word (docx); o ficheiro usa remetente e código de encomenda no nome quando presentes.
• Enviar e-mail — modal com destinatário, assunto, corpo; anexo PDF gerado da encomenda atual.

Barra ícones como outras entidades: Estado pipeline, Privacidade, Etiquetas, Cor, Anexos, Notas, Copiar link, Opções (Clonar, Arquivar, Eliminar), + Criar e ligar.

Blocos principais: Remetente/Destinatário, Design (modelo), Artigos, Condições económicas, campos dados encomenda (datas, referências, notas).

Código de encomenda

O código de encomenda identifica de forma única a encomenda na organização e aparece no cabeçalho (ex. #ORD-3-2026), em listas, ligações e nome ficheiro PDF.

Geração automática: na criação ou gravação, se o código estiver vazio, Mokapen atribui o progressivo anual no formato ORD-NUMERO-ANO (ex. ORD-1-2026, ORD-2-2026…). O contador reinicia a cada ano civil; códigos personalizados fora do formato standard não alteram a numeração.

Edição manual: clique no código no cabeçalho → campo editável → gravar painel. Útil para alinhar com numerações ERP ou gestão externa; evite duplicados na mesma org.

Data documento: se definir uma data encomenda diferente do ano corrente, o sistema pode regenerar o código coerente com esse ano ao gravar.

Em PDF/e-mail o nome ficheiro pode ser Remetente - código de encomenda.pdf.

Artigos (linhas encomenda)

O bloco Artigos é o núcleo económico da encomenda. Cada linha tem quantidade, preço unitário, IVA, descontos e total linha.

Adicionar um artigo — botão + Artigo:

1. Escolha o tipo: Serviço, Produto, Artigo genérico, Artigo genérico (%).
2. Para serviço/produto: selecione entrada do catálogo — preço, IVA e descrição propõem-se do registo ligado.
3. Preencha quantidade, preço, eventual desconto linha; confirme.

Preços brutos/líquidos, desconto manual documento e desconto cliente do diretório: mesma lógica do orçamento.

Ao criar encomenda a partir de orçamento aceite ou oportunidade ganha, Mokapen pode pré-preencher linhas — verifique e adapte antes de enviar ao cliente ou sync fiscal.

Modelo encomenda

Bloco Design: modelos sistema (layout encomenda) ou modelos personalizados org (menu Modelos → tipo Encomenda). Definem layout tabela artigos, blocos remetente/destinatário, condições, assinatura. Modelo default org proposto em novas encomendas.

Condições económicas: texto livre (pagamento, prazos entrega, garantias) — herdadas do modelo se vazias na criação.

Pré-visualização, download e envio

Antes de enviar ao cliente, use sempre Pré-visualização: Mokapen compõe o documento a partir de modelo + dados gravados.

Download — PDF ou DOCX a partir do menu Download.

Enviar e-mail — modal com anexo PDF encomenda; requer e-mail cliente e integração correio org.

Grave antes de gerar documento se alterou artigos ou textos.

Sincronização e faturação eletrónica

Separador Sincronização na encomenda + configuração Integrações → Fatture in Cloud.

Com integração ativa:

• Export/sync encomendas com artigos para Fatture in Cloud (direção saída ou bidirecional).
• Alinhamento diretórios e catálogo evita redigitar na fase fatura.
• Mapping IVA e filtros sync configuráveis por org.
• Estado por registo: sincronizado, pendente, erro — consultável no separador.

Mokapen gere CRM e documento encomenda; fatura eletrónica e cumprimento fiscal permanecem no software de gestão ligado, com dados alinhados via sync.

Secções relacionadas

• Ligações — orçamento origem, oportunidade, projeto, ticket.
• Anexos — guias transporte, contratos assinados.
• Atualizações — histórico alterações, envios, sync.
• Etiquetas — classificação e filtros.

Criar uma encomenda

1. Vá a Vendas → Encomendas → + Encomenda (ou a partir de oportunidade ganha / orçamento aceite com linhas pré-preenchidas).
2. Preencha título, cliente (contacto/empresa), pipeline/estado inicial, datas.
3. Secção Design: escolha modelo.
4. Adicione artigos do catálogo ou genéricos.
5. Complete condições económicas e remetente/destinatário se necessário.
6. Grave: atribui-se o código de encomenda se ausente.
7. Pré-visualização → Enviar e-mail, Download PDF ou sync para software fiscal.

Modificar uma encomenda

Edição individual (painel)

1. Abra o painel da encomenda (clique a partir do Kanban ou Lista).
2. Edite inline título, código de encomenda, campos dados, linhas artigos e textos condições económicas (ícone lápis onde previsto).
3. Atualize estado pipeline, etiquetas, privacidade e anexos a partir da barra ações.
4. Grave: automático campo a campo no painel lateral; pré-visualização e download requerem gravação se alterou artigos, modelo ou textos. Após sync para Fatture in Cloud, alterações no Mokapen podem requerer nova sincronização.

Avançar a partir do Kanban

Arraste o cartão entre colunas Kanban: o estado pipeline atualiza-se automaticamente.

Edição em massa (vista Lista, plan Large)

1. Passe à vista Lista na página Encomendas.
2. Selecione encomendas com caixas de verificação.
3. Clique Editar na barra ações: responsável, estado, etiquetas, campos personalizados permitidos em massa.
4. Confirme para aplicar a todas as selecionadas.

Barra ações em massa também disponível: Clonar, Arquivar, Eliminar.

Eliminar uma encomenda

Elimine encomendas criadas por erro ou duplicados de teste. Prefira Arquivar se a encomenda tem histórico útil (executada, faturada, ligações com cliente ou projeto) e não quer perder rastreabilidade. Avalie impacto em sync e faturação já iniciada antes de eliminar definitivamente.

Eliminação individual

1. Abra painel → Opções (três pontos) → Eliminar (entrada vermelha).
2. Confirme no modal.

Com o plan Large a encomenda vai para o lixo (página Encomendas → Ações → Lixo encomendas). A partir daí pode Restaurar ou Eliminar definitivamente. Se abrir uma encomenda já no lixo, aparece banner Restaurar / Eliminar definitivamente.

No plano Free (sem plan Large) a eliminação é em geral definitiva imediatamente após confirmação, sem lixo — verifique permissões da sua organização.

Eliminação múltipla

1. Vista Lista → selecione → Eliminar (botão vermelho) → confirme.

Arquivar uma encomenda

O arquivo oculta encomendas executadas, fechadas ou históricas do Kanban e vistas operacionais, sem as apagar: ligações, montantes e separador Atualizações permanecem consultáveis no contacto e empresa. Útil para pipeline limpa mantendo histórico comercial e auditoria sync/faturação.

Arquivar uma encomenda individual

1. Abra painel → Opções → Arquivar (plan Medium) → confirme.

Arquivar várias encomendas / consultar arquivo

• Múltiplo: vista Lista → selecione → Arquivar na barra ações.
• Consultar: Encomendas → Ações → Arquivo encomendas.
• Restaurar: a partir do arquivo ou Opções → Restaurar no painel.

Encomendas arquivadas não aparecem no Kanban operacional mas permanecem acessíveis a partir do arquivo, ligações e relatórios históricos.

Clonar uma encomenda

Duplique uma encomenda tipo (mesmos artigos, anexos e condições) para encomendas recorrentes, variantes ou renovações contratuais.

Clonagem individual

1. Painel → Opções → Clonar.
2. Modal: selecione artigos, anexos, ligações, comentários a copiar.
3. Confirme; atualize título, datas e código de encomenda no novo registo.

Clonagem múltipla

1. Lista → selecione → Clonar → opções → confirme.

A partir de orçamento ou oportunidade ganha

A partir de orçamento aceite: ação prepara/cria encomenda — copia artigos e dados cliente. A partir de oportunidade ganha: modal nova encomenda a partir da oportunidade — ligação automática em Ligações. Mantenha rastreio do orçamento ou oportunidade para reporting e auditoria.

Vistas

• Kanban — estados encomenda; arrastar e largar.
• Lista — colunas configuráveis, ordenação, export, ações em massa.

Definições Encomendas

Em Definições → Vendas → Encomendas (admin): pipeline e estados, campos personalizados, layout painel, colunas lista, descontos. Em Modelos org: modelos documento encomenda. Em Impostos org: taxas IVA usadas nos artigos.

Relatórios Encomendas

Secção Relatórios Encomendas (plan Large): volumes, estados, margens, artigos, clientes — apenas dados autorizados pelo seu papel. Use juntamente com relatórios Orçamentos e Oportunidades para vista vendas end-to-end.