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Guia de Turnos

A área Turnos é o módulo HR da Mokapen para planificar quem trabalha onde e quando: sedes, pessoas, faixas horárias e dias. Não é um calendário de reuniões (isso são os Agendamentos) nem o registo de horas trabalhadas (isso são as Presenças): os Turnos indicam «este colaborador está atribuído a esta sede, nestas faixas, nestas datas».

Aceda pelo menu Recursos humanos → Turnos. A vista predefinida é o Calendário em grelha; pode passar para a Lista. O módulo requer a app Turnos ativa, as permissões corretas e um plano Premium adequado (os Turnos fazem parte do pacote HR). Verifique a disponibilidade no seu plano e nas Aplicações da organização.

Dois níveis: turnos organizacionais e atribuições

Para usar bem os Turnos convém perceber desde o início a diferença entre os dois objetos:

• Turnos organizacionais (preset) — modelos de faixa horária por dia da semana (ex.: «Manhã seg–sex 09:00–13:00», «Fim de semana 10:00–18:00»). São criados e geridos por um owner (ou quem tem acesso às definições) em Definições organização → Recursos humanos → Turnos. Sem pelo menos um preset, a grelha pode mostrar o estado vazio: «configure primeiro os turnos da empresa».
• Atribuições de turno (turno de utilizador) — o registo concreto: pessoa + sede + data (ou intervalo) + faixas horárias (+ preset opcional) + notas. São estes os cartões que vê no calendário e na lista, que pode criar, arrastar, clonar, planificar, arquivar ou eliminar.

O preset acelera: ao escolhê-lo na criação, as faixas são pré-preenchidas. Pode definir slots personalizados em cada atribuição. Não existe ligação aos Serviços do catálogo de vendas: os Turnos trabalham com sedes e utilizadores da organização.

Permissões de utilizador: quem vê e quem modifica

Os Turnos não têm um fluxo de «aprovação» (confirmação/recusa). Contam três níveis de permissão:

1. App e plano

Sem a app Turnos ativa (e plano Premium adequado) não entra no módulo nem nos relatórios de Turnos. O owner ativa a app em Definições → Aplicações.

2. Editor de turnos

Em Definições → Recursos humanos → Turnos, o owner configura quem pode criar e modificar as atribuições para toda a organização (utilizadores individuais ou «todos»). Quem está nesta lista é um editor: vê a UI de criação, pode atribuir turnos a qualquer pessoa, usar planificar/clonar/arquivar/eliminar em massa, arrastar os cartões, fazer edição em massa na lista.

Nota: se um utilizador já é editor de Presenças, a Mokapen trata-o também como editor de Turnos — assim quem gere as horas pode alinhar a planificação sem dupla configuração.

3. Utilizador não editor (visibilidade restrita)

Quem não é editor vê em geral apenas os seus próprios turnos e os dos seus reportees — ou seja, os membros das equipas de que é manager. Não vê (nem modifica) a agenda completa de toda a organização. A criação de novas atribuições para outros fica a cargo dos editores.

4. Owner e preset

A criação/modificação/eliminação dos turnos organizacionais (preset) e o guardar da lista de editores ficam normalmente a cargo do owner (definições da organização). Um member editor pode gerir as atribuições dia a dia, mas os modelos semanais são definidos por quem administra a org.

Em resumo:

• Owner — ativa app, sedes, preset, quem é editor.
• Editor — planifica turnos para todos (ou para os selecionados em criação múltipla).
• Não editor — consulta (e segue) os seus próprios turnos e os de quem lhe reporta; não gere a agenda global.

Página Turnos — barra e vistas

No topo passa entre Calendário e Lista. No calendário encontra ainda:

• Modo Linhas (predefinido) — mês inteiro: cada linha é um dia; as colunas dependem do agrupamento (sedes ou utilizadores). Navegação mês a mês.
• Modo Colunas — janela horizontal de aproximadamente ontem → +7 dias, com subcolunas ligadas às faixas dos preset do dia. Útil para a semana operativa «curta», não é um calendário ISO dedicado com nome «Semana».
• Agrupar por — Sede → Utilizador (predefinido) ou Utilizador → Sede. Altera a forma de ler os cartões: num caso vê as pessoas dentro da sede; no outro as sedes dentro da pessoa.
• Filtros avançados — com plano Premium base (onde previsto) restringe por pessoas, sedes, períodos; caso contrário pode aparecer o upgrade.
• Novo turno / ações — criação de atribuição (se for editor); daqui ou do menu de ações também Planificar, arquivo, etc. consoante as permissões.

Na Lista vê as atribuições em tabela (pessoa, datas, sede, faixas, notas…). Com permissões de editor pode selecionar várias linhas e usar ações em massa (modificar, duplicar, arquivar, eliminar, planificar consoante as opções disponíveis).

Cartões em grelha e ficha de atribuição

Na grelha cada atribuição é um cartão colorido (cor do utilizador na organização). Consoante o agrupamento mostra avatar/nome + faixas, ou sede + faixa. O clique abre a ficha de atribuição.

Campos típicos da ficha

• Pessoa, Sede (obrigatória), Data, Horário (uma ou mais faixas), Turno preset (opcional), Notas.
• Badge Arquivado se a atribuição está fora das vistas ativas.
• Se a app Presenças está ativa: comparação turno vs presença (horas planificadas vs registadas, eventual horas extra), lista de aberturas/fechos ligados e atalhos para registar ou modificar uma presença no mesmo dia/sede.

Menu Opções

• Clonar — duplica a atribuição (útil para repetir o mesmo esquema noutras datas).
• Arquivar / Restaurar — remove ou repõe no calendário/lista ativos sem perder o histórico.
• Eliminar — remove a atribuição (e desliga eventuais presenças que apontavam para esse turno). Prefira arquivar se precisar de rastreabilidade.

No calendário, se for editor, também pode arrastar os cartões entre células (mudança de data/sede/utilizador/faixa consoante a grelha). A Mokapen assinala sobreposições de faixas no mesmo utilizador/dia e avisos sobre os dias de encerramento da organização.

Criar uma atribuição de turno

1. Verifique que existem sedes (definições gerais da org) e pelo menos um preset organizacional (recomendado).
2. RH → Turnos → Novo turno (se vir o botão, é normalmente editor).
3. Escolha pessoa (ou várias pessoas, se for editor), sede, eventual preset.
4. Tipo Individual (uma data) ou Múltiplo (intervalo de datas).
5. Defina as faixas horárias (pré-preenchidas pelo preset ou personalizadas) e as notas.
6. Guarde: os cartões aparecem na grelha e na lista.

Planificar turnos (copiar período → mês)

A função Planificar copia as atribuições de um período de origem para um mês de destino, tentando manter o dia da semana e a «posição» no mês (útil para repetir padrões recorrentes sem recriar tudo manualmente). Pode restringir por utilizadores e sedes consoante as opções do modal. Se não houver turnos para copiar, a Mokapen indica-o. Use Planificar depois de consolidar um mês «modelo».

Modificar, clonar, arquivar, eliminar

• Modificar — abra a ficha e atualize campos; na lista, edição em massa se disponível. Ou arraste na grelha.
• Clonar / Duplicar — da ficha ou seleção múltipla; depois corrija datas no novo registo.
• Arquivar — turnos concluídos ou já não relevantes saem das vistas operativas mas permanecem recuperáveis.
• Eliminar — para erros e testes; atenção à ligação com as presenças.

Definições de Turnos

Percurso: Definições organização → Recursos humanos → cartão Turnos (ou hub HR).

• Utilizadores que podem criar e modificar turnos — lista de editores (utilizadores ou toda a org). É a alavanca principal das permissões operativas.
• Turnos organizacionais (preset) — título + dias da semana com uma ou mais faixas HH:MM–HH:MM. Crie os padrões que usará cada semana (manhã/tarde, fim de semana, turnos noturnos…).
• Sedes — gerem-se nas definições gerais da organização (sedes/localizações); sem sedes não atribui turnos úteis.
• Encerramentos / feriados — nas definições gerais: nos dias de encerramento pode receber avisos ou bloqueios na criação.

Turnos e Presenças em conjunto

Com ambas as apps ativas, o fluxo típico é: planifica com Turnos → regista as horas reais com Presenças (também a partir da ficha de turno). A ficha de atribuição pode mostrar o quanto a presença se desvia do planificado. Uma presença pode ligar-se automaticamente a um turno do mesmo utilizador/sede/dia. Detalhes na guia Presenças.

Relatórios de Turnos

Pelo menu Relatórios → Turnos analisa as horas planificadas (derivadas das faixas das atribuições não arquivadas): horas por sede, horas por utilizador, horas utilizador × dia da semana, mais uma lista analítica. Os filtros avançados exigem frequentemente um plano Premium base. Use os relatórios para carga de sedes e cobertura semanal; para as horas trabalhadas use os relatórios de Presenças (e os dados cruzados onde disponíveis).

Casos de aplicação

• Retail / multi-sede: preset manhã/tarde; grelha Sede→Utilizador; editor = store manager; Planificar cada mês.
• Estúdio / clínica: colunas por faixas preset; atribui profissionais às sedes; comparações com Presenças.
• Equipa com manager: não-editores veem apenas a si e aos reportees; HQ editor vê tudo.
• Encerramentos: feriados na org → evita turnos fantasma nos dias fechados.

Processos recomendados

• Primeiro crie sedes e preset, depois atribua as pessoas — não o contrário.
• Limite os editores a quem realmente planifica (RH, store manager); evite «todos» se a org for grande.
• Use Planificar depois de um mês modelo estável.
• Arquive os meses antigos em vez de eliminá-los se precisar de relatórios históricos.
• Alinhe Turnos e Presenças: mesma sede e mesmas faixas reduzem desvios e horas extra «surpresa».

Perguntas frequentes

P: Não vejo o botão Novo turno. Porquê?

R: Normalmente não está entre os editores de turnos (nem editor de presenças). Peça ao owner para o adicionar em Definições → Recursos humanos → Turnos.

P: A grelha está vazia / pede os turnos da empresa.

R: Falta a configuração dos preset organizacionais. Um owner deve criá-los nas definições de Turnos.

P: Só vejo os meus turnos, não os dos colegas.

R: Comportamento esperado se não for editor: vê os seus e os dos seus reportees. Para a agenda completa é preciso ser editor.

P: Há aprovação do turno?

R: Não. Não há um fluxo de confirmação/recusa como nas reservas. O estado operativo é planificação → (opc. presença) → arquivo.

P: Diferença entre Turnos e Agendamentos?

R: Turnos = planificação HR (sede + faixas + pessoa). Agendamentos = reuniões/chamadas com participantes CRM. Consulte a guia Agendamentos.

P: Os Turnos dependem dos Serviços?

R: Não. Dependem de sedes, utilizadores e preset horários da organização.