Průvodce Mokapenem

Směny

Oblast Směny je HR modul Mokapenu pro plánování, kdo kde a kdy pracuje: lokace, lidé, časové sloty a dny. Není to kalendář schůzek (to jsou Schůzky) ani evidence odpracovaných hodin (to je Docházka): Směny říkají «tento člen týmu je přiřazen k této lokaci, v těchto časových slotech, v tyto dny».

Přístup z menu Lidské zdroje → Směny. Výchozí zobrazení je mřížka Kalendář; lze přepnout na Seznam. Modul vyžaduje aktivní aplikaci Směny, správná oprávnění a vhodný plán Premium (Směny jsou součástí HR balíčku). Dostupnost ověřte u plánu a v Aplikacích organizace.

Dva levely: organizační směny a přiřazení

Pro dobré použití Směn pomůže hned pochopit rozdíl mezi dvěma objekty:

• Organizační směny (presety) — šablony časových slotů podle dne v týdnu (např. «Ráno Po–Pá 09:00–13:00», «Víkend 10:00–18:00»). Vlastník (nebo někdo s přístupem k nastavení) je vytváří a spravuje v Nastavení organizace → Lidské zdroje → Směny. Bez alespoň jednoho presetu může mřížka zobrazit prázdný stav: «nejdříve nakonfigurujte organizační směny».
• Přiřazení směn (user shift) — konkrétní záznam: osoba + lokace + datum (nebo rozsah) + časové sloty (+ volitelný preset) + poznámky. To jsou karty v kalendáři a seznamu, které můžete vytvářet, přetahovat, klonovat, plánovat, archivovat nebo mazat.

Preset urychluje práci: výběrem při vytváření se předvyplní časové sloty. Na každém přiřazení stále můžete definovat vlastní sloty. Není vazba na katalog Služeb v Prodeji: Směny pracují s lokacemi a uživateli organizace.

Oprávnění uživatelů: kdo vidí a kdo upravuje

Směny nemají tok «schválení» (potvrdit/odmítnout). Důležité jsou tři úrovně oprávnění:

1. Aplikace a plán

Bez aktivní aplikace Směny (a vhodného plánu Premium) nemůžete vstoupit do modulu ani reportů Směn. Vlastník aktivuje aplikaci v Nastavení → Aplikace.

2. Editoři směn

V Nastavení → Lidské zdroje → Směny Vlastník nastaví, kdo může vytvářet a upravovat přiřazení pro celou organizaci (jednotliví uživatelé nebo «všichni»). Kdokoli na tomto seznamu je editorem směn: vidí UI pro vytváření, může přiřazovat směny komukoli, používat plán/klon/archiv/smazání hromadně, přetahovat karty a hromadně upravovat v seznamu.

Poznámka: pokud je uživatel už editorem docházky, Mokapen ho také považuje za editora směn — kdo spravuje hodiny, může sladit plánování bez dvojí konfigurace.

3. Uživatel bez editorství (omezená viditelnost)

Ne-editoři typicky vidí jen vlastní směny a směny svých podřízených — tj. členů týmů, které vedou. Nevidí (ani neupravují) celý rozvrh organizace. Vytváření nových přiřazení pro ostatní zůstává editorům.

4. Vlastník a presety

Vytváření/úprava/mazání organizačních směn (presetů) a uložení seznamu editorů typicky zůstává Vlastníkovi (nastavení organizace). Editor směn může spravovat denní přiřazení, ale týdenní šablony definuje ten, kdo administruje org.

Shrnutí:

• Vlastník — aktivuje aplikaci, lokace, presety, kdo je editor.
• Editor — plánuje směny pro všechny (nebo pro vybrané při multi-vytvoření).
• Ne-editor — sleduje vlastní směny a podřízené; nespravuje globální rozvrh.

Stránka Směny — lišta a zobrazení

Nahoře přepínáte mezi Kalendář a Seznam. V kalendáři také najdete:

• Režim řádků (výchozí) — celý měsíc: každý řádek je den; sloupce podle seskupení (lokace nebo uživatelé). Navigace měsíc po měsíci.
• Režim sloupců — horizontální okno cca včera → +7 dní, s podsloupci vázanými na časové sloty presetu dne. Užitečné pro «krátký» provozní týden; není dedikovaný ISO kalendář pojmenovaný «Týden».
• Seskupit podle — Lokace → Uživatel (výchozí) nebo Uživatel → Lokace. Mění čtení karet: v jednom případě vidíte lidi v lokaci; v druhém lokace u osoby.
• Pokročilé filtry — se základním plánem Premium (kde je k dispozici) zužují lidi, lokace, období; jinak se může zobrazit výzva k upgrade.
• Nová směna / akce — vytvoření přiřazení (pokud jste editor); odtud nebo z menu akcí také Plán, archiv atd. dle oprávnění.

V Seznamu vidíte přiřazení v tabulce (osoba, datumy, lokace, časové sloty, poznámky…). S oprávněním editora můžete vybrat více řádků a použít hromadné akce (úprava, duplikace, archiv, smazání, plán dle dostupných položek).

Karty mřížky a karta přiřazení

V mřížce je každé přiřazení barevnou kartou (barva uživatele v organizaci). Podle seskupení zobrazuje avatar/jméno + časové sloty, nebo lokaci + slot. Klik otevře kartu přiřazení.

Typická pole karty

• Osoba, Lokace (povinné), Datum, Čas (jeden nebo více slotů), Preset směny (volitelný), Poznámky.
• Odznak Archivováno, pokud je přiřazení mimo aktivní zobrazení.
• Pokud je aktivní aplikace Docházka: porovnání směny vs docházky (plán vs zaznamenané hodiny, možné přesčasy), seznam propojených příchodů/odchodů a zkratky pro záznam nebo úpravu docházky ve stejný den/lokaci.

Menu možností

• Klonovat — duplikuje přiřazení (užitečné pro opakování stejného vzoru v jiné dny).
• Archivovat / Obnovit — odstraní nebo vrátí do aktivního kalendáře/seznamu bez ztráty historie.
• Smazat — odstraní přiřazení (a odpojí docházku, která na směnu ukazovala). Raději archivujte, pokud potřebujete stopu.

V kalendáři, pokud jste editor, můžete také přetahovat karty mezi buňkami (změna data/lokace/uživatele/slotu dle mřížky). Mokapen označí překryvy časových slotů u stejného uživatele/dne a varování u dnů uzavření organizace.

Vytvoření přiřazení směny

1. Ověřte, že existují lokace (obecná nastavení org) a alespoň jeden organizační preset (doporučeno).
2. HR → Směny → Nová směna (pokud tlačítko vidíte, jste typicky editor).
3. Vyberte osobu (nebo více osob, pokud jste editor), lokaci, volitelný preset.
4. Typ Jednorázová (jedno datum) nebo Více (rozsah datumů).
5. Nastavte časové sloty (předvyplněné z presetu nebo vlastní) a poznámky.
6. Uložte: karty se objeví v mřížce a seznamu.

Plánování směn (kopie období → měsíc)

Funkce Plán kopíruje přiřazení ze zdrojového období do cílového měsíce a snaží se zachovat den v týdnu a «pozici» v měsíci (užitečné pro opakování opakujících se vzorů bez ručního převytváření). Lze zužit podle uživatelů a lokací dle možností modalu. Pokud nejsou směny ke kopírování, Mokapen to oznámí. Použijte Plán po konsolidaci «šablonového» měsíce.

Úprava, klon, archiv, smazání

• Upravit — otevřete kartu a aktualizujte pole; v seznamu hromadná úprava, pokud je k dispozici. Nebo přetažením v mřížce.
• Klonovat / Duplikovat — z karty nebo multi-výběru; pak opravte datumy u nového záznamu.
• Archivovat — dokončené nebo neaktuální směny opustí provozní zobrazení, ale zůstanou obnovitelné.
• Smazat — pro chyby a testy; sledujte vazbu s docházkou.

Nastavení směn

Cesta: Nastavení organizace → Lidské zdroje → karta Směny (nebo HR hub).

• Uživatelé, kteří mohou vytvářet a upravovat směny — seznam editorů (uživatelé nebo celá org). Hlavní páka provozních oprávnění.
• Organizační směny (presety) — název + dny v týdnu s jedním nebo více sloty HH:MM–HH:MM. Vytvořte vzory pro každý týden (ráno/odpoledne, víkend, večerní směny…).
• Lokace — spravované v obecných nastaveních organizace (lokace); bez lokací nelze smysluplně přiřazovat směny.
• Uzavření / svátky — v obecných nastaveních: v dnech uzavření můžete dostat varování nebo blok při vytváření.

Směny a Docházka společně

S oběma aktivními aplikacemi je typický tok: plánovat ve Směnách → zaznamenat skutečné hodiny v Docházce (také z karty směny). Karta přiřazení může ukázat, jak moc docházka odchyluje od plánu. Docházka se může automaticky propojit se směnou pro stejného uživatele/lokaci/den. Detaily v příručce Docházka.

Reporty směn

Z menu Reporty → Směny analyzujete plánované hodiny (odvozené z časových slotů nearchivovaných přiřazení): hodiny podle lokace, podle uživatele, hodiny uživatele × den v týdnu, plus analytický seznam. Pokročilé filtry často vyžadují základní plán Premium. Reporty pro vytížení lokací a pokrytí týdne; pro odpracované hodiny použijte reporty Docházky (a křížová data, kde jsou k dispozici).

Případy použití

• Maloobchod / více poboček: presety ráno/odpoledne; mřížka Lokace→Uživatel; editor = vedoucí prodejny; Plán každý měsíc.
• Studio / klinika: sloupce podle preset slotů; přiřazení profesionálů k lokacím; porovnání s Docházkou.
• Tým s manažerem: ne-editoři vidí jen sebe a podřízené; editor HQ vidí vše.
• Uzavření: org svátky → vyhněte se «duchům» směn v uzavřené dny.

Doporučené postupy

• Nejdříve vytvořte lokace a presety, pak přiřazujte lidi — ne naopak.
• Omezte editory na ty, kdo skutečně plánují (HR, vedoucí prodejny); u velké org se vyhněte «všem».
• Použijte Plán po stabilním šablonovém měsíci.
• Archivujte staré měsíce místo mazání, pokud potřebujete historické reporty.
• Slaďte Směny a Docházku: stejná lokace a stejné sloty snižují odchylky a «překvapivé» přesčasy.

Časté dotazy

Q: Nevidím tlačítko Nová směna. Proč?

A: Obvykle nejste mezi editory směn (ani editorem docházky). Požádejte Vlastníka o přidání v Nastavení → Lidské zdroje → Směny.

Q: Mřížka je prázdná / žádá organizační směny.

A: Chybí konfigurace organizačního presetu. Vlastník je musí vytvořit v nastavení Směn.

Q: Vidím jen své směny, ne kolegů.

A: Očekávané chování, pokud nejste editor: vidíte sebe a podřízené. Celý rozvrh vyžaduje být editorem.

Q: Existuje schvalování směn?

A: Ne. Není tok potvrdit/odmítnout jako u rezervací. Provozní stav je plánování → (volitelná docházka) → archiv.

Q: Rozdíl mezi Směnami a Schůzkami?

A: Směny = HR plánování (lokace + sloty + osoba). Schůzky = schůzky/hovory s účastníky CRM. Viz příručka Schůzky.

Q: Závisí Směny na Službách?

A: Ne. Závisí na lokacích, uživatelích a časových presetech organizace.