Průvodce Mokapenem

Šablony

Šablony jsou znovupoužitelné texty a rozložení, která připravíte jednou a pak aplikujete kdekoli v Mokapenu: dokumenty, e-maily, SMS, WhatsApp Business, nabídky a objednávky. Místo opakovaného přepisování stejné zprávy nebo hlavičky PDF vyberete šablonu a Mokapen vyplní data kontaktu, společnosti nebo dokumentu pomocí proměnných.

Najdete je v nastavení organizace → Šablony. Každý typ má vlastní editor a tok použití: níže podrobně podle typu, pak společná pravidla (proměnné, výchozí, správa).

K čemu slouží

• Rychlost — jedno kliknutí místo opětovného kopírování textů a formátování.
• Konzistence — stejný tón a grafika pro celý tým.
• Automatická personalizace — proměnné se vyplní daty záznamu, na kterém pracujete.
• Různé kanály, jedno místo — PDF, e-mail, SMS a WhatsApp ze stejné sekce Šablony.

Jak přistupovat a vytvářet

1. Nastavení organizace → Šablony.
2. Stiskněte Nová šablona → okno Vybrat podle typu.
3. Zvolte typ, vyplňte název a obsah, vložte proměnné, volitelně zapněte Výchozí, pak uložte.
4. V seznamu můžete upravovat, Duplikovat nebo Smazat. Soukromí (kde je k dispozici) omezuje, kdo šablonu vidí/používá.

Šablona dokumentu

Je to HTML dokument ve formátu stránky (A4), s bohatým editorem (nadpisy, seznamy, tabulky, obrázky, odkazy) a konfigurovatelnými okraji. Proměnné můžete svázat s entitou adresáře / prodeje (např. kontakt, příležitost), takže při generování dokumentu z propojeného záznamu se pole vyplní automaticky.

Co konfigurujete

• Název šablony a příznak Výchozí
• Okraje stránky
• Tělo dokumentu s proměnnými (tlačítko Proměnná)
• Soukromí / členové

Kde ji použijete — v aplikaci Dokumenty, při vytváření zvolte Ze šablony místo startu od nuly. Mokapen načte obsah a, pokud je dokument propojen s entitou, nahradí proměnné daty toho záznamu.

Příklady — doprovodný dopis, klientský list, zápis z jednání, provozní postup s pevnou strukturou.

E-mailová šablona

Je to tělo e-mailové zprávy (HTML) pro psaní z Mokapenu. Typické proměnné pocházejí z kontaktu (jméno, e-mail, propojená společnost, …), plus data organizace a aktuálního uživatele.

Co konfigurujete

• Název, Výchozí, soukromí
• HTML tělo s proměnnými
• Volitelné okraje/rozložení e-mailového editoru

Kde ji použijete — při psaní e-mailu (Zprávy / odeslání z karty): otevřete výběr Vybrat šablonu a tělo se vyplní. Předmět a text lze před odesláním stále upravit (musí být nastavena integrace e-mail/SMTP).

Poznámka k automatizacím — akce automatizace Odeslat e-mail používá text/HTML definovaný v samotné akci. E-mailové šablony v sekci Šablony jsou hlavně pro ruční odeslání; obsah šablony lze zkopírovat do akce.

Příklady — prodejní follow-up, žádost o schůzku, standardní odpověď na tiket, uvítací e-mail novému leadu.

SMS šablona

Je to krátký text (bez PDF rozložení) pro odeslání SMS. Typické proměnné jsou z kontaktu. Neobsahuje alias odesílatele: ten se nastavuje v integraci SMS (schválený alias + kredit peněženky).

Co konfigurujete

• Název a text zprávy
• Proměnné tlačítkem Proměnná nebo psaním {
• Výchozí (volitelné)

Limity délky — v GSM abecedě je jedna SMS cca 160 znaků; s Unicode/emoji cca 70 na segment. Překročíte-li limit, zpráva se rozdělí na více SMS (a stojí víc). Proměnné po nahrazení mohou text prodloužit: vždy kontrolujte odhad znaků při psaní.

Kde ji použijete

• Ruční odeslání — karta kontaktu (nebo společnosti) → Odeslat SMS → zvolte šablonu: text se vloží a proměnné se nahradí daty kontaktu.
• Automatizace — akce Odeslat SMS → lze vybrat šablonu: text se vloží do zprávy. V automatizaci nedostanete stejné automatické «nahrazení podle kontaktu» jako z karty: použijte proměnné automatizace nebo text upravte.

Průvodce kanálem: SMS.

Příklady — připomínka schůzky, «objednávka připravena k vyzvednutí», OTP/interní kód (pokud politika dovolí), oznámení o zpoždění.

Šablona WhatsApp Business

WhatsApp šablony jsou nejspecifičtější: nejsou jen «text uložený v Mokapenu». Jsou to šablony zpráv (HSM) schválené Metou. Bez schválené šablony nemůžete zahájit (nebo znovu otevřít) konverzaci mimo 24hodinové okno zákaznické péče.

Dva způsoby, jak je dostat do Mokapenu

• Vytvořit ze Šablon — Nová šablona → WhatsApp Business: vyplňte název, jazyk, kategorii a komponenty; Mokapen je také vytvoří u Mety a uloží lokální kopii.
• Synchronizovat — z Integrace → WhatsApp Business můžete Synchronizovat šablony / zobrazit modely už u Mety a importovat SCHVÁLENÉ do Šablon.

Název a jazyk — název u Mety povoluje jen malá písmena, čísla a podtržítko (např. order_shipped_cs), bez mezer. Jazyk musí odpovídat textu; každý jazyk potřebuje samostatnou šablonu.

Kategorie (zvolte jednu konzistentní s obsahem, jinak Meta může odmítnout):

• Utility — aktualizace, které uživatel očekává: stav objednávky, připomínka schůzky, upozornění účtu.
• Marketing — promo akce, nabídky, newslettery: vyžadován explicitní WhatsApp opt-in.
• Authentication — OTP / ověřovací kódy ve formátu vyžadovaném Metou (nemíchejte s marketingem).

Struktura zprávy

• Hlavička (volitelná) — text (max 60 znaků) nebo média (obrázek, video, dokument) nebo poloha.
• Tělo (povinné) — max 1 024 znaků; vložte Meta placeholdery {{1}}, {{2}}… v pořadí bez mezer.
• Patička (volitelná) — max 60 znaků.
• Tlačítka (max 3) — rychlá odpověď, URL (HTTPS) nebo telefon; popisek max 20 znaků. Authentication šablony používají OTP tlačítka Mety.

Proměnné: Meta ↔ Mokapen — u Mety jsou placeholdery {{1}}, {{2}}. V Mokapenu u WABA šablony namapujete každé číslo na CRM proměnnou (např. {{1}} → jméno kontaktu). Chybí-li mapování, může být šablona při odeslání nevybratelná, dokud proměnné nenastavíte.

Schválení — Meta šablonu reviduje (často během minut, někdy až ~24 hodin). Typické stavy: v revizi, schváleno, odmítnuto (s důvodem). Použít lze jen schválené. Zavádějící obsah, spam, špatná kategorie nebo chybné proměnné jsou časté důvody odmítnutí.

Kde ji použijete — karta kontaktu → Odeslat WhatsApp → zvolte schválenou šablonu (a hodnoty placeholderů). Vyžaduje propojenou integraci WhatsApp Business a kredit/peněženku kde platí. Dnes není akce automatizace «Odeslat WhatsApp».

Plný průvodce kanálem: WhatsApp Business.

Příklady — «objednávka odeslána», «schůzka potvrzena», OTP kód, promo kampaň s opt-in.

Šablona nabídky

Šablona Nabídky není prostý text: je to rozložení obchodního PDF dokumentu (a náhled) používané na kartách nabídek. Definuje vzhled hlavičky, dat zákazníka, tabulky položek, podmínek a podpisu — celý tým vydává nabídky se stejným brandingem firmy.

Systémová rozložení vs. vlastní šablona

• Mokapen už nabízí hotová rozložení volitelná na kartě, např. Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature (mění pořadí sekcí a přítomnost podpisu).
• Vytvořením šablony typu Nabídka v Šablonách sestavíte vlastní rozložení (pak se objeví jako volba v poli Design nabídky).

Co konfigurujete v editoru Nabídky

• Hlavička a patička — logo, firemní údaje, číslování, pevné poznámky nahoře/dole stránky (s proměnnými).
• Levé / pravé bloky — dva HTML textové sloupce (např. vlevo: číslo nabídky a data; vpravo: kontakty nebo data zákazníka) s tlačítkem Proměnná u každého.
• Tabulka položek — téma (střídavé řádky, ohraničení, žádné), sloupce k zobrazení (kód, popis, jednotková cena, množství, DPH, sleva, mezisoučet, …), popisek každého sloupce, zarovnání a šířka v %.
• Obchodní podmínky — HTML blok pro platby, platnost nabídky, právní poznámky atd. (také proměnné).
• Podpis — zapnout/vypnout a upravit popisek (např. «K akceptaci»).
• Pořadí sekcí / rozložení / okraje / výšky — uspořádání částí dokumentu a prostor na stránce.

Proměnné nabídky typicky vystavují pole samotné nabídky, organizace, uživatele a propojená data (zákazník atd.), plus co je potřeba v náhledu pro řádky položek.

Kde ji použijete

• Karta Nabídka → pole Design: zvolte systémové rozložení nebo vlastní šablonu.
• Náhled a PDF / odeslání dokumentu používají to rozložení s reálnými daty karty (položky, součty, zákazník).
• V automatizacích, které vytvářejí nabídky, lze nastavit design šablony, takže automaticky generovaná PDF už používají váš branding.

Průvodce modulem: Nabídky.

Příklady — standardní B2B nabídka s cenovou tabulkou a 30denními podmínkami; «lehká» nabídka bez podpisu; nabídka s podpisem pro online akceptaci.

Šablona objednávky

Šablona Objednávky funguje jako u Nabídky: je to rozložení PDF/dokumentu objednávky, ne tělo zprávy. Editor používá stejnou logiku (hlavička/patička, levé/pravé bloky, tabulka položek se sloupci a tématem, obchodní podmínky, podpis, okraje a pořadí sekcí).

Systémová rozložení — u objednávek také najdete varianty Items-text, Text-items, Items-text-signature, Text-items-signature, plus vlastní šablony vytvořené v Šablony → Objednávka.

Praktický rozdíl oproti nabídce — stejné nástroje skládání, ale vázané na entitu Objednávka (kód objednávky, data, potvrzené položky, podmínky po akceptaci). Šablona objednávky často znovu používá styl firemní nabídky s upraveným wordingem (např. «potvrzení objednávky» místo «nabídka»).

Kde ji použijete

• Karta Objednávka → Design: systémové rozložení nebo vlastní šablona.
• Náhled / PDF / odeslání dokumentu objednávky.
• Automatizace vytvářející objednávky (např. z akceptované nabídky) mohou aplikovat výchozí nebo vybranou šablonu objednávky.

Průvodce modulem: Objednávky.

Příklady — potvrzení objednávky s tabulkou položek a IBAN; dokument expedice s podpisem odpovědné osoby; zjednodušené rozložení pro interní objednávky.

Proměnné (společná pravidla)

• Dokument, E-mail, SMS, Nabídka, Objednávka — formát Mokapen {$entity.field} (např. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Vkládejte tlačítkem Proměnná nebo psaním { (SMS).
• WhatsApp — u Mety používáte {{1}}, {{2}}…; v Mokapenu namapujete každé číslo na CRM proměnnou před odesláním.
• Bez proměnných je šablona pevný text/rozložení; s proměnnými se stejná šablona přizpůsobí každému záznamu.

Rychlé shrnutí: typ → kde volíte

• Dokument → Dokumenty → Ze šablony
• E-mail → psaní e-mailu → Vybrat šablonu
• SMS → Odeslat SMS (karta) nebo akce automatizace Odeslat SMS
• WhatsApp Business → Odeslat WhatsApp (karta); vytvoření/sync také z integrace WABA
• Nabídka → karta Nabídka → Design (+ PDF / automatizace)
• Objednávka → karta Objednávka → Design (+ PDF / automatizace)

Výchozí šablona

Příznak Výchozí označuje výchozí šablonu daného typu (např. standardní PDF nabídky týmu). Aktivní zůstává jen jedna na typ: zapnutí jiné deaktivuje předchozí výchozí.

Praktické tipy

• Jasné názvy (SMS – Připomínka schůzky, PDF – Standardní nabídka 2026, WABA – order_shipped_cs).
• SMS: vyhněte se zbytečnému Unicode; kontrolujte segmenty po nahrazení proměnných.
• WhatsApp: Utility pro aktualizace, Marketing jen s opt-in; vždy namapujte placeholdery před produkčním použitím.
• Nabídky/Objednávky: sladěte logo, sloupce položek a právní podmínky ve sdílených šablonách, ne řádek po řádku na každé kartě.
• Smazání WABA šablony může odstranit i u Mety; již vygenerovaná PDF ze šablony Nabídky/Objednávky zůstanou.

Případy použití

• Prodejní sada — jedna šablona Nabídky + jedna Objednávky se stejnou grafikou; tým mění jen data na kartě.
• SMS připomínka — šablona s časem/proměnnými; odeslání z karty nebo jako základ pro automatizaci.
• WhatsApp znovuotevření — schválená Utility šablona pro zprávu zákazníkovi po 24 hodinách.
• Follow-up e-mail — E-mailová šablona vybraná při psaní po hovoru.
• Dokument z příležitosti — šablona Dokument s proměnnými obchodu/kontaktu, vytvořená Ze šablony již vyplněná.
• Z nabídky do objednávky — automatizace vytvářející objednávku s výchozí šablonou Objednávky.

Časté dotazy

Q: Kde vytvářím šablony?

A: Nastavení organizace → Šablony. Odtud spravujete všechny typy.

Q: Proč jsou Nabídka a Objednávka složitější než E-mail nebo SMS?

A: Protože to není jen text: definují rozložení PDF (bloky, tabulka položek, podmínky, podpis, okraje). Používáte je z pole Design karty, ne z odeslání zprávy.

Q: Jaký je rozdíl mezi SMS šablonou a WhatsApp šablonou?

A: SMS je lokální text Mokapen s proměnnými {$…}. WhatsApp používá šablony schválené Metou ({{1}}, {{2}}…), s kategoriemi, limity a revizí; musí být namapovány a schváleny před odesláním.

Q: Proč je WhatsApp šablona při odeslání neaktivní?

A: Obvykle chybí mapování placeholderů nebo schválení Metou. Dokončete proměnné na šabloně nebo synchronizujte z Integrací.

Q: V SMS automatizacích se proměnné kontaktu nahrazují automaticky?

A: Ne jako při odeslání z karty. V automatizaci se šablona vloží; použijte proměnné automatizace nebo text upravte.

Q: Mohu E-mailovou šablonu použít v automatizacích?

A: Akce Odeslat e-mail pracuje s vlastním textem akce. E-mailové šablony jsou hlavně pro ruční psaní (obsah lze zkopírovat do akce).

Q: K čemu slouží příznak Výchozí?

A: Označuje výchozí pro daný typ. Aktivní zůstává jen jedna na typ.

Q: Pokud smažu šablonu Nabídky, zmizí stará PDF?

A: Ne. Již vygenerované dokumenty zůstanou; odstraníte jen šablonu pro budoucí volby Design.

Q: Kde se dozvím víc o kanálech a modulech?

A: Průvodce Nabídky, Objednávky, SMS, WhatsApp Business.