Průvodce Mokapenem

Import / Export

Sekce Import / Export umožňuje vnést data do Mokapenu ze souboru Excel nebo CSV (import) a stáhnout data organizace jako soubor Excel (export). Je to nejrychlejší způsob naplnění CRM při startu z existujících adresářů, ceníků nebo kmenových dat, nebo když potřebujete zálohy a analýzu mimo platformu.

Najdete ji v menu organizace → Import/Export. Řízený import je krokovaný (volba co importovat, nahrání souboru, mapování sloupců, start) a běží na pozadí: můžete sledovat průběh a prohlížet historii importů.

Přehled

Dvě odlišné funkce, často používané společně:

• Import — nahrajete soubor (Excel nebo CSV) a Mokapen vytvoří (nebo aktualizuje) odpovídající záznamy. Importovat lze Projekty, Úkoly, Kontakty, Společnosti, Produkty a Služby.
• Export — stáhnete data jako soubor Excel (.xlsx). Export pokrývá více typů záznamů než import: kromě výše uvedených také Obchody, Nabídky, Objednávky, Tikety, Schůzky a Rezervace.

Import je řízený tok ve čtyřech obrazovkách: (1) volba typu záznamu, (2) nahrání souboru, (3) mapování sloupců souboru na pole CRM při nastavení soukromí a duplicit, (4) sledování průběhu a výsledků. Není samostatná obrazovka «náhled a potvrzení»: ukázkové hodnoty už vidíte na obrazovce mapování sloupců.

Přístup a oprávnění

Obě funkce mají různá oprávnění:

• Import — povolen Členům organizace. Zkratky importu najdete také v menu Akce v seznamech Kontakty, Společnosti, Úkoly a Projekty.
• Export — vyhrazen Vlastníkovi organizace. Tlačítko exportu v seznamech a na stránce exportu se zobrazí jen pro tuto roli.

Dvě funkce závisí na plánu:

• Vlastní pole při importu — mapování sloupců souboru na vlastní pole vyžaduje plán Premium. Bez něj při mapování vidíte jen standardní pole.
• Pokročilé zacházení s duplicitami — možnosti Vložit, pokud prázdné a Nahradit vyžadují plán Premium. Na plánu Free zůstává jen Přeskočit (duplicity zůstanou beze změny).

Export vždy respektuje oprávnění a soukromí: každý uživatel exportuje jen záznamy, ke kterým má přístup podle role a pravidel viditelnosti organizace.

Jak importovat (řízený tok)

Import má čtyři kroky:

1. Volba, co importovat — na stránce Import zvolte typ záznamu: Projekty, Úkoly, Kontakty, Společnosti, Produkty nebo Služby. Odtud lze otevřít také Historii importů.
2. Nahrání souboru — přetáhněte (nebo vyberte) soubor .xlsx, .xls nebo .csv, max. 4 MB. Mokapen načte sloupce a přejde k mapování.
3. Mapování sloupců — u každého sloupce souboru zvolte odpovídající pole CRM (nebo ho ignorujte). Na stejné obrazovce nastavíte soukromí importovaných dat a kde je k dispozici zacházení s duplicitami. Tlačítko importu se odemkne až po namapování povinných polí.
4. Start a čekání na výsledky — import běží na pozadí: obrazovka výsledků se obnovuje každých pár sekund a zobrazuje počítadla Zpracováno, Importováno, Aktualizováno, Přeskočeno, Chyby.

Protože práce běží ve frontě, velké soubory mohou trvat několik minut: nechte stránku otevřenou nebo později znovu zkontrolujte Historii importů.

Příprava souboru (Excel a CSV)

Kvalita importu závisí téměř výhradně na kvalitě souboru. Excel je pohodlný, ale záludný: data se mění na čísla, mizí úvodní nuly, sloučené buňky, vzorce nesou chyby. Před nahráním připravte soubor takto:

• První řádek = hlavičky — první řádek musí obsahovat názvy sloupců (např. Jméno, Příjmení, E-mail, Telefon). Ty uvidíte v kroku mapování.
• Jeden sloupec = jedna hodnota — nedávejte «Jan Novák» do jednoho sloupce, pokud chcete oddělené Jméno a Příjmení; telefon, e-mail a adresa v distinct sloupcích.
• Bez sloučených buněk — sloučené buňky rozbíjejí čtení mřížky. Vždy jednotlivé buňky.
• Bez vzorců — vzorce zpomalují a mohou způsobit chyby. Máte-li vypočtené sloupce, zkopírujte a vložte jako hodnoty před uložením.
• Vyčistěte prázdné buňky — řádky a sloupce vypadající prázdně, ale obsahující mezery nebo formátování, mate čtení. Skutečně smažte nepotřebné řádky/sloupce.
• Kódování UTF-8 — pro zachování diakritiky a speciálních znaků (á, é, ç, ü…) ukládejte jako UTF-8. V Excelu: «Uložit jako» → CSV UTF-8, nebo zůstaňte u .xlsx, které znaky zvládá dobře.
• Velké soubory → rozdělte — limit je 4 MB. U hodně dat rozdělte na více souborů a importujte po dávkách: snadněji odhalíte chyby.
• Vyhýbejte se nestandardním znakům — dekorativní symboly, neobvyklá písma nebo exotické formátování nemusí být přečteny nebo se transformují.

U CSV jedna poznám navíc: je to prostý text s oddělenými hodnotami. Mokapen čte UTF-8 a automaticky detekuje oddělovač; otevřete-li a znovu uložíte CSV v Excelu v některých locale, oddělovač se často změní na středník — obvykle v pořádku, ale pokud po nahrání vše vypadá v jednom sloupci, je to téměř vždy příčina: uložte explicitně jako «CSV UTF-8» nebo použijte přímo .xlsx.

Mapování sloupců

Toto je srdce importu. U každého sloupce souboru Mokapen zobrazí název hlavičky a až šest ukázkových hodnot z prvních řádků, abyste rychle pochopili obsah. Vedle zvolte odpovídající pole CRM z menu «Patří k»:

• Mapujte sloupec na pole (např. sloupec «Mail» → pole E-mail).
• Přeskočit sloupec — nechte mapování prázdné u sloupců, které nepotřebujete: nebudou importovány.
• Každé pole CRM lze použít jen jednou: po namapování zmizí z výběru u ostatních sloupců.

Musíte namapovat alespoň povinná pole, jinak tlačítko importu zůstane neaktivní:

• Kontakty — alespoň jedno z Jméno, Příjmení nebo e-mail. Řádky bez kteréhokoli z těchto jsou ignorovány.
• Společnosti — Název společnosti.
• Úkoly, Projekty, Produkty, Služby — Název (nebo jméno).

Některá pole automaticky řeší vztahy podle názvu: při importu Kontaktu sloupec namapovaný na Společnost propojí (nebo vytvoří, chybí-li) společnost s tímto názvem; při importu Úkolu sloupec Projekt propojí nebo vytvoří projekt s tímto názvem. Porovnávání je bez ohledu na velikost písmen.

Vlastní pole — s plánem Premium se v menu objeví také vaše vlastní pole (čísla, text, data, seznamy). Data a měny se interpretují a normalizují; u polí uživatel/tým se hodnoty přiřadí správnému uživateli nebo týmu.

Speciální formáty polí

Některá pole přijímají více hodnot v jedné buňce nebo vyhledávají vazbu: při mapování se pod sloupcem objeví žluté upozornění s očekávaným formátem. Oddělovač více hodnot je vždy středník (;).

• Štítky — názvy oddělené «;». Neexistující štítek se vytvoří automaticky. Např. Zákazník;VIP;Follow up.
• Stakeholdeři — u každé položky e-mail uživatele nebo kód týmu s «t» (např. t123), oddělené «;». Např. jan@email.com;t45.
• Vlastník — jediná hodnota: e-mail uživatele nebo kód týmu «t{id}».
• Dodavatel (Produkty/Služby) — název společnosti dodavatele; chybí-li, vytvoří se.
• Obrázky (Produkty/Služby) — plné URL obrázků oddělené «;».
• Skupiny (Produkty/Služby) — názvy oddělené «;»; chybějící skupiny se vytvoří.

Vždy čtěte žluté upozornění: dodržení formátu rozhoduje mezi čistým importem a importem plným chybějících hodnot.

Správa duplicit

U Kontaktů, Společností, Produktů a Služeb můžete rozhodnout, co dělat, když řádek odpovídá existujícímu záznamu. Možnost «Správa duplicit» je ve výchozím stavu zapnutá. Klíč, kterým Mokapen rozpozná duplicitu, se liší podle typu:

• Kontakty — stejný e-mail (pokud je v řádku).
• Společnosti — stejný název společnosti (bez ohledu na velikost písmen). Pozn.: společnosti se stejným názvem se při propojení z kontaktů nikdy neduplikují, i když je správa duplicit vypnutá.
• Produkty — stejný kód produktu.
• Služby — stejný kód služby.

Při nalezení duplicity lze zvolit tři chování:

• Přeskočit (výchozí) — ignorovat nové hodnoty a pokračovat bez uložení nebo aktualizace. Řádek se započítá jako Přeskočeno.
• Vložit, pokud prázdné — aktualizovat pole jen pokud je aktuálně prázdné (nepřepisuje existující data). Vyžaduje Premium.
• Nahradit — aktualizovat každé namapované pole novou hodnotou bez ohledu na aktuální hodnotu. Vyžaduje Premium.

Úkoly a Projekty nemají správu duplicit: každý řádek vždy vytvoří nový záznam. Opakovaný import stejného souboru vytvoří duplicity: pečlivě zvažte před opakováním operace.

Tipy pro čistá data

Několik opatření učiní import spolehlivým a ušetří bolestivé úklidy poté:

• Normalizujte e-maily — jsou klíč proti duplicitám u kontaktů: jeden e-mail na buňku, bez mezer, vše malými písmeny. Různé e-maily = různé kontakty.
• Jedinečné kódy u produktů/služeb — chcete-li aktualizovat místo duplikování, zajistěte kód produktu a kód služby v souboru i v Mokapenu konzistentní.
• Konzistentní formáty ve sloupci — nemíchejte «03/10/2026» a «2026-03-10» ve stejném sloupci data; jeden formát. Totéž u částek (vyhněte se míchání «1 000,50» a «1000,5»).
• Telefony s mezinárodní předvolbou — např. +420…: užitečné pro messaging a integrace, Excel nebere číslo jako číslici a nežere úvodní nulu. V případě potřeby nastavte sloupec jako Text.
• Pozor na úvodní nuly — PSČ, kódy, DIČ: Excel tenduje nuly odstraňovat. Formátujte tyto sloupce jako Text před vyplněním.
• Odstraňte skryté mezery — mezery před/za textem (nebo dvojité mezery) vytvářejí falešné neduplicity. Průchod «Trim spaces» v Excelu pomůže.
• Standardizujte názvy vztahů — propojujete-li kontakty se společnostmi podle názvu, pište název společnosti stejně pokaždé (např. vždy «Acme s.r.o.», ne někdy «ACME» a jindy «Acme Ltd»), jinak vytvoříte různé společnosti.
• Spusťte malý test — před importem 5 000 řádků zkuste 10–20 reprezentativních: ověříte mapování, formáty a duplicity bez rizika nepořádného CRM.

Průběh a historie importů

Během importu obrazovka výsledků zobrazuje počítadla v reálném čase: Zpracováno (přečtené řádky), Importováno (nové záznamy), Aktualizováno (aktualizované duplicity), Přeskočeno (nedotčené duplicity) a Chyby.

Stránka Historie importů vypíše všechny importy s celkovými součty. Mějte na paměti dvě věci: historie ukazuje souhrnné součty, ne seznam po řádcích; řádky bez minimálních identifikačních polí (např. kontakt bez jména, příjmení nebo e-mailu) jsou tiše ignorovány, takže se nemusí objevit pod «Chyby». Nesedí-li součty, je to obvykle příčina.

Export

Export vždy vytvoří soubor Excel (.xlsx) a, jak uvedeno, je vyhrazen Vlastníkovi. Spustit lze ze dvou míst:

• Ze stránky Export (menu Import/Export) — stažení všech záznamů daného typu jedním klikem.
• Ze seznamů (Seznam, Kanban, karty) — z Akce → Export. V pohledu Seznam, pokud vyberete některé řádky, exportujete jen ty; nevyberete-li nic (nebo jste v Kanbanu/kartách), exportujete všechny dostupné záznamy.

Několik užitečných detailů:

• Export zahrnuje vlastní pole a zobrazuje štítky a stakeholdery v čitelné podobě (jména/e-maily oddělené čárkami).
• Nabídky a Objednávky se exportují na dvou listech: jeden s hlavičkami dokumentů, druhý s položkami.
• Export kontaktů přidá propojený název společnosti a položky checklistu.
• Vždy respektuje oprávnění a soukromí: exportujete jen to, co jste viděli na obrazovce.

Exportovaný soubor je také skvělá šablona: exportujte pár záznamů daného typu, prohlédněte hlavičky a formáty a stejnou strukturu použijte pro importní soubor.

Případy použití

• Počáteční go-live — import kontaktů a společností ze starého systému, pak ceník Produktů/Služeb a CRM je hned provozuschopné.
• Aktualizace ceníku — import Produktů s «Nahradit» s kódem produktu jako klíčem: ceny a popisy se aktualizují bez duplicit.
• Obohacení kontaktů — kontakty už máte a doplníte chybějící telefony/pole s «Vložit, pokud prázdné»: doplníte záznamy bez přepsání dobrých dat.
• Pravidelná záloha — Vlastník exportuje kontakty, obchody a objednávky do Excelu pro archiv nebo externí analýzu.
• Vlastní reporty — export filtrovaných dat ze seznamu a zpracování v Excelu s pivot tabulkami pro analýzu nedostupnou v platformě.

Časté problémy

• Tlačítko importu zůstává neaktivní — nenamapovali jste povinná pole (jméno/příjmení/e-mail u kontaktů, název u ostatních). Dokončete mapování.
• Po nahrání je vše v jednom sloupci — CSV s nerozpoznaným oddělovačem nebo špatným kódováním. Uložte znovu jako «CSV UTF-8» nebo použijte .xlsx.
• Chybí diakritika nebo podivné znaky — problém kódování: ukládejte jako UTF-8.
• Importováno méně řádků než očekáváno — řádky bez minimálních identifikačních polí jsou ignorovány; ověřte, že každý řádek má alespoň povinné pole.
• Vytvořil jsem duplicity — pravděpodobně «Správa duplicit» byla na Přeskočit, když jste chtěli aktualizovat, nebo klíč (e-mail/kód/název) neseděl. Zkontrolujte klíče a zvolenou možnost.
• Štítky/dodavatelé/skupiny nepropojeny — nedodrželi jste speciální formát pole (oddělovač «;», e-mail u uživatelů, «t{id}» u týmů). Znovu přečtěte žluté upozornění pod sloupcem.
• Soubor příliš velký — přesahuje 4 MB: rozdělte na více souborů a importujte po dávkách.
• Nevidím vlastní pole v mapování — vyžadují plán Premium.

Časté dotazy

Q: Jaké soubory mohu importovat?

A: Soubory Excel (.xlsx, .xls) a CSV, max. 4 MB. První řádek musí obsahovat hlavičky sloupců.

Q: Co mohu importovat a exportovat?

A: Import: Projekty, Úkoly, Kontakty, Společnosti, Produkty a Služby. Export zahrnuje také Obchody, Nabídky, Objednávky, Tikety, Schůzky a Rezervace. Obchody, nabídky, objednávky a tikety tedy lze exportovat, ale ne importovat.

Q: Kdo může importovat a exportovat?

A: Import je otevřen členům organizace; export je vyhrazen Vlastníkovi.

Q: Jak se vyhnout duplicitám?

A: Nechte aktivní správu duplicit a zajistěte konzistentní klíč: e-mail u kontaktů, název u společností, kód u produktů a služeb. Pamatujte, Úkoly a Projekty nemají kontrolu duplicit: každý řádek vždy vytvoří nový záznam.

Q: Jaký je rozdíl mezi «Přeskočit», «Vložit, pokud prázdné» a «Nahradit»?

A: Přeskočit nechá duplicitu nedotčenou; Vložit, pokud prázdné vyplní jen aktuálně prázdná pole; Nahradit aktualizuje všechna namapovaná pole. Poslední dvě vyžadují plán Premium.

Q: Jak dám více hodnot do jedné buňky (štítky, stakeholdeři…)?

A: Hodnoty oddělte středníkem (;). U stakeholderů e-mail uživatele nebo kód týmu «t{id}»; chybějící štítky, skupiny a dodavatelé se vytvoří automaticky.

Q: Proč bylo importováno méně řádků než v souboru?

A: Řádky bez minimálních identifikačních polí (u kontaktů: jméno, příjmení nebo e-mail; u společností: název) jsou ignorovány bez záznamu pod «Chyby». Ověřte, že každý řádek má alespoň povinné pole.

Q: Excel ničí data, úvodní nuly a dlouhá čísla. Co dělat?

A: Formátujte kritické sloupce jako Text (PSČ, kódy, DIČ, telefony), používejte jeden formát data ve sloupci a u vypočtených sloupců vložte jako hodnoty před uložením. Ukládejte jako UTF-8 pro zachování diakritiky.

Q: Mohu importovat vlastní pole?

A: Ano, s plánem Premium: vlastní pole se objeví také v kroku mapování a hodnoty se převedou podle typu (data, měny, seznamy, uživatelé/týmy).

Q: Jaký formát dostanu při exportu?

A: Vždy Excel (.xlsx). Nabídky a Objednávky jsou na dvou listech (hlavičky + položky). Exportovaný soubor je také skvělá šablona pro přípravu budoucího importu.

Q: Je import okamžitý?

A: Běží na pozadí: u pár záznamů trvá sekundy; u velkých souborů několik minut. Sledujte počítadla na obrazovce výsledků nebo znovu Historii importů.