Průvodce Mokapenem

Příručka Projekty

Oblast Projekty je organizační úrovní nad úkoly: seskupuje související akce směřující ke společnému cíli, s odpovědnou osobou, termíny, účastníky a celkovým průběhem. Projekt odpovídá na otázku «kdo co dělá a kdy» u strukturované iniciativy — uvedení produktu, onboarding klienta, marketingová kampaň.

K čemu slouží oblast Projekty

Projekty vám umožňují:

• Strukturovat práci podle iniciativ, každá se svými úkoly.
• Sledovat průběh pomocí počítadla dokončených/celkových úkolů (např. 5/12) viditelného na panelu a v Kanbanu.
• Organizovat podle pracovní oblasti — makrokategorií jako Marketing, Prodej, Provoz — pro přehled podle obchodní oblasti.
• Koordinovat týmy s odpovědnou osobou, účastníky (stakeholdery) a veřejnou nebo soukromou viditelností.
• Propojit s CRM kontakty, společnosti a tickety pomocí Propojení.
• Analyzovat agregovaná data v reportech projektů.

Přistupte ze stránky Projekty v menu Aktivity. Úkoly projektu se spravují na kartě Úkoly panelu projektu nebo z příručky úkolů.

Horní lišta stránky Projekty

• Seskupit podle (Kanban): Pracovní oblast (výchozí), Termín, Odpovědná osoba, Štítky, Barva (Premium).
• Filtry (Premium): modální okno s pokročilými filtry.
• Akce: import/export, archiv projektů, koš, úprava sloupců (Seznam).
• Zobrazení: Kanban | Karty | Seznam (bez dedikovaného Kalendáře — použijte termíny v Kartách).
• Uživatelé / Týmy: filtrovat podle odpovědné osoby nebo týmu.
• + Projekt: vytvoření nového projektu.

Panel projektu

Kliknutím na název projektu otevřete postranní panel. S Premium ikona Celá stránka otevře stránku projektu na celou obrazovku s pevným tlačítkem Uložit.

Hlavička panelu

• Zaškrtávací políčko: uzavře projekt, když jsou všechny úkoly dokončeny; pokud zůstávají otevřené úkoly, kliknutí otevře modální okno s průvodcem uzavřením.
• Název: úprava na místě kliknutím na text.
• Odznak Archivováno: viditelný, pokud je projekt v archivu.

Akční lišta panelu

Stejná logika jako u úkolů, se třemi úrovněmi priority (Nízká, Střední, Vysoká):

• Priorita (vlajka): Nízká / Střední / Vysoká.
• Soukromí (zámek): Veřejné nebo Soukromé (viditelné odpovědné osobě, účastníkům a zmíněným uživatelům).
• Štítky: viz příručka Štítky.
• Barva: pozadí názvu a karty.
• Přílohy: viz příručka Přílohy.
• Lepicí poznámky, Kopírovat odkaz, Celá stránka (Premium).
• Možnosti (tři tečky): Duplikovat, Přesunout, Převést na úkol, Archivovat, Upravit panel, Smazat.
• + Vytvořit a propojit: vytvoří propojené entity (úkol, ticket, kontakt…) již přiřazené k projektu.

Menu Možnosti (tři tečky)

• Duplikovat: duplikuje projekt; v modálním okně zvolte, co kopírovat (kontrolní seznam, přílohy, propojení, komentáře, podřízené úkoly, pokud existují).
• Přesunout: přesune projekt do jiné pracovní oblasti nebo organizace (pokud multi-org).
• Převést na úkol: převede projekt na jeden úkol; úkoly projektu se stanou položkami kontrolního seznamu v novém úkolu.
• Archivovat / Obnovit (Premium).
• Upravit panel (admin): rozložení polí panelu projektu.
• Smazat / Obnovit: měkké smazání do koše.

Karty panelu projektu

• Data: název, pracovní oblast, odpovědná osoba, účastníci, data, popis, vlastní pole.
• Úkoly: seznam úkolů projektu s počítadlem (uzavřeno/celkem); vytváření a správa úkolů zde. Pro provozní detaily viz příručku Úkoly.
• Propojení, Čas: společné příručky v Souvisejících sekcích.
• Další menu: Marketing, Integrace, Aktualizace.

Pracovní oblast

Pracovní oblasti jsou makrokategorie pro seskupování projektů: obchodní funkce (Marketing, Prodej, HR), produktové řady nebo jakékoli seskupení užitečné vašemu týmu. V Kanbanu projektů výchozí zobrazení organizuje sloupce podle pracovní oblasti.

K čemu slouží

• Vizuálně oddělit projekty z různých oblastí, aniž by se míchaly na jedné desce.
• Filtrovat a reportovat podle oblasti (např. kolik aktivních projektů v Prodeji vs Marketingu).
• Přiřadit referenční tým k pracovní oblasti (volitelné v nastavení).

Vytvoření pracovní oblasti

1. Přejděte do Nastavení projektů → karta Pracovní oblast, nebo přímo na stránku Pracovní oblast.
2. Klikněte na Nová pracovní oblast (limit podle vašeho plánu: vhodný plán Premium).
3. Zadejte název a případně přiřaďte tým.
4. Uložte: pracovní oblast se zobrazí v seznamu a jako sloupec v Kanbanu.

Přiřazení projektu k pracovní oblasti

1. Otevřete panel projektu → karta Data.
2. V poli Pracovní oblast vyberte požadovanou kategorii.
3. Uložte: projekt se zobrazí v odpovídajícím sloupci v Kanbanu (seskupit podle pracovní oblasti).

Projekt lze také přetáhnout mezi sloupci pracovní oblasti v Kanbanu pro rychlou změnu přiřazení.

Úprava a smazání pracovní oblasti

Na stránce Pracovní oblast klikněte na název pro úpravu nebo použijte akce karty (upravit/smazat). Smazání pracovní oblasti nesmaže projekty: zůstanou bez přiřazené pracovní oblasti (sloupec «Bez pracovní oblasti» v Kanbanu).

Související sekce (společné pro více entit)

• Propojení — propojení projektu s klienty, partnery, tickety.
• Čas — zaznamenané a odhadované hodiny na projektu (Premium).
• Štítky — kategorizace a seskupování v Kanbanu.
• Přílohy — dokumenty projektu.
• Úkoly — provozní akce v rámci projektu.

Vytvoření projektu

1. Přejděte na stránku Projekty.
2. Klikněte na + Projekt.
3. Zadejte název (povinné).
4. Na kartě Data: pracovní oblast, odpovědná osoba, účastníci, datum zahájení/konce, popis.
5. Na kartě Úkoly přidejte úkoly projektu, nebo je vytvořte později z karty nebo pomocí + Úkol s filtrem podle projektu.
6. Uložte panel.

Hlavní pole

• Pracovní oblast: makrokategorie příslušnosti.
• Odpovědná osoba: kontaktní bod projektu.
• Účastníci (stakeholdeři): spolupracovníci s viditelností na projekt.
• Data: zahájení a termín projektu.
• Popis: cíle a poznámky; zmínky pomocí @jméno.
• Viditelnost: Veřejné (výchozí) nebo Soukromé.
• Priorita: Nízká, Střední, Vysoká.

Úprava projektu

Jednotlivá úprava

1. Otevřete panel projektu.
2. Upravte pole na kartě Data nebo použijte akční lištu.
3. Spravujte úkoly na kartě Úkoly (otevřít, vytvořit, uzavřít).
4. Uložte (na místě v postranním panelu, tlačítko Uložit na stránce projektu).

Uzavření a znovuotevření

Zaškrtávací políčko vedle názvu: pokud jsou všechny úkoly uzavřeny, označí projekt jako dokončený. Se stále otevřenými úkoly Mokapen nabídne jejich uzavření nebo pokračování. Kliknutím znovu znovuotevřete.

Hromadná úprava (Seznam, Premium)

1. Přejděte do zobrazení Seznam.
2. Vyberte projekty zaškrtávacími políčky.
3. Klikněte na Upravit → nastavte společná pole (pracovní oblast, odpovědná osoba, data…).
4. Potvrďte.

Smazání projektu

Mažte projekty vytvořené omylem nebo duplicitní testovací záznamy. Preferujte Archivaci, pokud projekt má úkoly, zaznamenané hodiny nebo propojení, která chcete zachovat v historii.

Jednotlivé smazání

1. Otevřete panel → Možnosti (tři tečky) → Smazat (červená položka).
2. Potvrďte v modálním okně.

S vhodným plánem Premium jde projekt do koše (stránka Projekty → Akce → Koš projektů). Odtud můžete Obnovit nebo Smazat trvale. Pokud otevřete projekt již v koši, zobrazí se banner Obnovit / Smazat trvale.

Na bezplatném plánu (bez vhodného plánu Premium) je smazání obecně trvalé ihned po potvrzení, bez koše — ověřte oprávnění vaší organizace.

Hromadné smazání

1. Zobrazení Seznam → vyberte projekty zaškrtávacími políčky.
2. Klikněte na Smazat (červené tlačítko) → potvrďte.

Archivace projektu

Archiv je správná volba pro dokončené nebo pozastavené projekty, které chcete zachovat v historii, aniž by zahlcovaly Kanban a Karty.

Archivace jednoho projektu

1. Otevřete panel → Možnosti → Archivovat (Premium) → potvrďte.

Archivace více projektů / zobrazení archivu

• Více: zobrazení Seznam → vyberte → Archivovat v akční liště.
• Zobrazení: stránka Projekty → Akce → Archiv projektů.
• Obnovit: z archivu vyberte a klikněte Obnovit, nebo Možnosti → Obnovit z archivu na jednotlivém panelu.

Archivované projekty se nezobrazují ve standardních provozních zobrazeních, ale zůstávají přístupné z archivu, propojení a historických reportů.

Duplikace projektu

Jednotlivá duplikace

1. Otevřete panel → Možnosti → Duplikovat.
2. V modálním okně vyberte: kontrolní seznam, přílohy, propojení, komentáře.
3. Potvrďte: otevře se nový projekt; před provozním použitím aktualizujte název a data.

Hromadná duplikace

1. Zobrazení Seznam → vyberte projekty → Duplikovat → zvolte možnosti → potvrďte.

Zobrazení projektů

Kanban (výchozí)

Sloupce podle pracovní oblasti ve výchozím nastavení. Drag-and-drop mezi sloupci pro změnu pracovní oblasti. Seskupit podle: Pracovní oblast, Termín, Odpovědná osoba, Štítky, Barva (Premium).

Karty

Projekty seřazené podle termínu; nahoře ty po termínu nebo blížící se. Každá karta rozbalí úkoly projektu.

Seznam (Premium)

Tabulka s konfigurovatelnými sloupci, vyhledáváním, hromadnými akcemi (Upravit, Duplikovat, Archivovat, Smazat).

Filtry

Modální okno filtrů (Premium), menu Uživatelé/Týmy, vyhledávání v Seznamu — stejná logika jako u úkolů.

Nastavení projektů

V Nastavení projektů:

• Pracovní oblast: vytváření a správa makrokategorií (viz sekce Pracovní oblast).
• Pole: vlastní pole projektů.
• Panel: rozložení panelu projektu.
• Seznam a sloupce: tabulkové zobrazení.
• Grafy: widgety reportů.

Reporty projektů

Sekce Reporty projektů (Premium) shrnuje projekty, ke kterým máte přístup podle role a oprávnění organizace: vidíte pouze autorizované záznamy a pole. Použijte pro analýzu pracovní zátěže, zpoždění a export — pro každodenní práci používejte Kanban, Karty a Seznam.

• Dashboard: stav, pracovní oblast, priorita, tým, odpovědná osoba, hodiny, štítky.
• Seznam reportů: tabulková analýza a export.
• Gantt projektů (Premium): časová osa termínů.

Užitečné pro pracovní zátěž podle pracovní oblasti, projekty po termínu a distribuci zdrojů.