Průvodce Mokapenem

Google Drive

Propojte Google Drive s Mokapenem pro připojení souborů ze záznamů CRM (kontakty, obchody, tickety, projekty…) a případně pro ukládání do cloudu souborů nahraných z počítače místo uložení pouze na server Mokapen.

Obecný přehled: Integrace.

Požadavky

• Google účet s dostupným úložištěm Drive.
• Oprávnění pro Mokapen přistupovat k souborům, které aplikace vytvoří nebo otevře na Drive (ne k celému obsahu disku).

Připojení Google Drive

1. Uživatelské menu → Integrace → Google Drive.
2. Klikněte na Synchronizovat Google Drive.
3. Přihlaste se k Google a Povolte přístup k souborům spravovaným Mokapenem.
4. Nastavte preference a sdílení (tyto sekce vidí pouze uživatel, který připojil).
5. Klikněte na Synchronizovat ve spodní části stránky.

Pokud nepřijmete, nebudete moci připojovat soubory z Drive ani ukládat nahrávky do cloudu.

Co Mokapen žádá od Google

Mokapen žádá přístup k souborům, které vytvoří nebo otevře prostřednictvím integrace — ne čtení celého osobního Drive. Je to potřeba pro vyhrazenou složku, nahrávání a otevírání příloh ze záznamů CRM.

Preference

• Ukládat soubory z počítače do cloudu (přepínač zapnutý): soubory nahrané z PC jdou také na Google Drive, nejen do Mokapenu.
• Vyhrazená složka: Mokapen vytvoří nebo znovu použije složku pojmenovanou Název aplikace – Název organizace a umístí tam propojené soubory, abyste je na Google našli seskupené.

Sdílení s týmem

• Povolit pro ostatní uživatele — kolegové nebo celá org mohou používat vaše Drive připojení k připojení souborů bez nového přihlášení. Užitečné pro firemní Drive spravovaný jednou kontaktní osobou.
• Sdílet všechny Drive soubory s členy — když je zapnuto, soubory Mokapen na Drive jsou přístupné sdíleným odkazem pro členy org; když vypnuto, oprávnění jsou restriktivnější.

Po každé změně klikněte na Synchronizovat.

Každodenní použití — připojení souborů ze záznamu

Otevřete záznam (kontakt, obchod, ticket, projekt…), klikněte na sponku (Přílohy) a zvolte zdroj. S připojeným Google Drive se zobrazí dva odlišné režimy:

1. Z počítače (na Google Drive)

Položka menu: Váš počítač na Google Drive.

1. Vyberte soubor na PC (nebo ho přetáhněte do oblasti nahrávání, kde je k dispozici).
2. Mokapen ho nahraje na Google Drive účet propojený s integrací — nejen do úložiště Mokapen.
3. Pokud jste v Integracích zapnuli vyhrazenou složku, Mokapen vytvoří (nebo znovu použije) složku Název aplikace – Název organizace a soubor tam umístí.
4. Soubor je připojen ke záznamu s odkazem, který otevře dokument na Google Drive.

Výhody: dokument zůstane v org Drive (nebo účtu sdíleném s týmem); nevyužíváte úložiště příloh Mokapen; záloha a sdílení Google zůstávají dostupné mimo CRM. Ideální pro smlouvy, PDF a nové soubory vytvořené na počítači.

2. Google Drive online — výběr souboru

Položka menu: Google Drive online.

1. Otevře se Google picker (okno Drive).
2. Vyberte jeden nebo více souborů už na Drive, nebo složku.
3. Mokapen soubor z PC znovu nenahrává: propojí záznam se souborem (soubory) na Drive s odkazem k otevření.

Výhody: žádné duplicitní nahrávání; používáte dokumenty už uspořádané ve složkách Drive; užitečné pro šablony, prezentace nebo sdílené složky, které tým udržuje na Google. Soubor zůstane tam, kam jste ho na Drive dali — Mokapen pouze přidá CRM odkaz.

Co zvolit?

• Nový soubor z PC → «Váš počítač na Google Drive».
• Soubor už na Drive → «Google Drive online».

Pokud je integrace Drive sdílená s kolegy, obě možnosti používají aktivní připojení pro org (vaše nebo sdílené), takže přílohy ukazují na stejný firemní archiv.

Odstranění přílohy ze záznamu Mokapen nesmaže soubor na Google Drive. Pokud soubor z Drive zmizí, odkaz v Mokapenu může přestat fungovat — v tom případě odpojte a znovu připojte integraci nebo přílohu nahraďte.

Obecné podrobnosti o přílohách: Příručka Přílohy.

Časté problémy

• Chyba nahrávání — soubor příliš velký, nepodporovaný formát, plné úložiště Drive nebo zrušené oprávnění. Znovu připojte integraci.
• Kolega nevidí nastavení — preference a sdílení může měnit pouze uživatel, který připojení vytvořil; ostatní používají sdílený účet, pokud je povolen.

Odpojení

Klikněte na Odpojit a potvrďte zadáním požadovaného slova. V okně můžete zvolit, co udělat s existujícími odkazy na přílohy Drive v Mokapenu.

Možnosti v Mokapenu:

• Standardní odpojení (přepínač «Odstranit všechny odkazy…» vypnutý) — pouze zrušíte připojení účtu. Přílohy s Drive odkazy zůstanou u záznamů v Mokapenu, ale bez aktivní integrace odkazy mohou přestat fungovat, dokud znovu nepřipojíte nebo přílohy nenahradíte.
• Odstranit všechny odkazy na soubory Google Drive z Mokapenu (přepínač zapnutý) — Mokapen odstraní z org reference na Drive přílohy (záznamy propojené s touto synchronizací). Soubory se na Google Drive nesmažou: zůstanou v cloudu; zmizí pouze CRM odkazy.

V každém případě Mokapen automaticky nezničí dokumenty na externím Drive. Chcete-li uvolnit místo nebo uzavřít archiv, jednejte přímo na Google Drive.

Podrobnosti o přílohách: Příručka Přílohy.