O guia do Mokapen

Google Drive

Ligue o Google Drive ao Mokapen para anexar arquivos a partir das fichas do CRM (contatos, oportunidades, tickets, projetos…) e, se quiser, salvar na nuvem os arquivos carregados do computador em vez de os manter apenas no servidor Mokapen.

Visão geral: Integrações.

Requisitos

• Conta Google com espaço disponível no Drive.
• Permissão para o Mokapen acessar aos arquivos que a app cria ou abre no Drive (não a todo o conteúdo do disco).

Ligar Google Drive

1. Menu do usuário → Integrações → Google Drive.
2. Prima Sincronizar Google Drive.
3. Inicie sessão no Google e Permita o acesso aos arquivos geridos pelo Mokapen.
4. Configure preferências e compartilha (apenas o usuário que ligou vê essas seções).
5. Prima Sincronizar no final da página.

Se não aceitar, não poderá anexar arquivos do Drive nem salvar carregamentos na nuvem.

O que o Mokapen pede ao Google

O Mokapen pede acesso aos arquivos que cria ou abre através da integração — não a leitura de todo o seu Drive pessoal. Serve para a pasta dedicada, carregamentos e abertura de anexos a partir das fichas do CRM.

Preferências

• Salvar na nuvem os arquivos do computador (interruptor ativo): os arquivos carregados do PC vão também para o seu Google Drive, não apenas para o Mokapen.
• Pasta dedicada: o Mokapen cria ou reutiliza uma pasta Nome da app – Nome da organização e coloca lá os arquivos ligados, para os encontrar agrupados no Google.

Compartilha com a equipe

• Ativar para outros usuários — colegas ou toda a org podem usar a sua ligação Drive para anexar arquivos sem voltar a entrar. Útil para Drive empresarial gerido por um responsável.
• Compartilhar todos os arquivos Drive com os membros — se ativo, os arquivos Mokapen no Drive são acessíveis via ligação compartilhada com os membros da org; se inativo, permissões mais restritivas.

Após cada alteração, prima Sincronizar.

Uso diário — anexar arquivos a partir da ficha

Abra uma ficha (contato, oportunidade, ticket, projeto…), clique no clip (Anexos) e escolha a origem. Com Google Drive ligado aparecem dois modos distintos:

1. Do seu computador (para o Google Drive)

Item de menu: O seu computador no Google Drive.

1. Selecione o arquivo no PC (ou arraste-o para a área de carregamento, se disponível).
2. O Mokapen carrega-o para a conta Google Drive ligada à integração — não apenas para o espaço Mokapen.
3. Se tiver ativa a pasta dedicada em Integrações, o Mokapen cria (ou reutiliza) a pasta Nome da app – Nome da organização e coloca lá o arquivo.
4. O arquivo fica anexado à ficha com uma ligação que abre o documento no Google Drive.

Vantagens: o documento permanece no Drive da org (ou na conta compartilhada com a equipe); não consome o espaço de anexos do Mokapen; cópia de segurança e compartilha Google continuam disponíveis fora do CRM. Ideal para contratos, PDF e arquivos novos criados no computador.

2. Google Drive online — seletor de arquivos

Item de menu: Google Drive online.

1. Abre-se o seletor Google (janela Drive).
2. Escolha um ou mais arquivos já presentes no Drive, ou uma pasta.
3. O Mokapen não volta a carregar o arquivo do PC: liga a ficha ao arquivo (ou arquivos) no Drive, com ligação para o abrir.

Vantagens: sem carregamento duplicado; usa documentos já organizados em pastas Drive; útil para modelos, apresentações ou pastas compartilhadas que a equipe mantém no Google. O arquivo permanece onde o colocou no Drive — o Mokapen apenas adiciona a ligação CRM.

Qual escolher?

• Arquivo novo do PC → «O seu computador no Google Drive».
• Arquivo já no Drive → «Google Drive online».

Se a integração Drive for compartilhada com colegas, ambas as opções usam a ligação ativa da org (a sua ou a compartilhada), para que os anexos apontem para o mesmo arquivo empresarial.

Excluir um anexo da ficha Mokapen não apaga o arquivo no Google Drive. Se um arquivo desaparecer do Drive, a ligação no Mokapen pode deixar de funcionar — nesse caso desligue e volte a ligar a integração ou substitua o anexo.

Detalhes gerais sobre anexos: guia Anexos.

Problemas comuns

• Erro de carregamento — arquivo demasiado grande, formato não suportado, espaço Drive esgotado ou permissão revogada. Volte a ligar a integração.
• Colega não vê configurações — apenas quem criou a ligação altera preferências e compartilha; os outros usam a conta compartilhada se estiver ativa.

Desligar

Prima Desligar e confirme escrevendo a palavra solicitada. Na janela pode escolher o que fazer com as ligações a anexos Drive já presentes no Mokapen.

Opções no Mokapen:

• Desligar padrão (interruptor «Remover todas as ligações…» desligado) — revoga apenas a ligação da conta. Os anexos com ligação Drive permanecem nas fichas no Mokapen, mas sem integração ativa as ligações podem deixar de funcionar até voltar a ligar ou substituir os anexos.
• Remover do Mokapen todas as ligações a arquivos Google Drive (interruptor ligado) — o Mokapen remove da org as referências a anexos Drive (registros ligados a essa sync). Os arquivos não são excluídos no Google Drive: permanecem na nuvem; apenas desaparecem as ligações CRM.

Em qualquer caso, os documentos no Drive externo não são destruídos automaticamente pelo Mokapen. Para libertar espaço ou fechar um arquivo, aja diretamente no Google Drive.

Detalhes de anexos: guia Anexos.