O guia do Mokapen

Segurança

A página Segurança define o modo de visibilidade predefinido dos dados que a sua organização cria no Mokapen: tarefas, projetos, contatos, empresas, oportunidades, tickets, orçamentos, pedidos, compromissos e outras fichas que suportam Colaboradores e o ícone de cadeado.

Não é uma política de senhas nem a autenticação de dois fatores (isso permanece no Perfil pessoal de cada usuário). Aqui decide se os dados novos nascem visíveis para toda a organização (Pública) ou já restritos a um grupo reduzido (Privada), com regras automáticas sobre quem entra entre os colaboradores.

Para gerir quem trabalha na organização, consulte o guia Usuários e Equipes; para o detalhe das permissões de cada função, o guia Funções e permissões.

Visão geral

O Mokapen distingue dois níveis de visibilidade em cada ficha:

• Pública (ícone de cadeado aberto) — todos os membros da organização com permissão para ver esse tipo de dado podem abrir a ficha.
• Privada (ícone de cadeado fechado) — apenas o Proprietário da ficha, os Colaboradores escolhidos (usuários ou equipes) e quem tiver permissões administrativas adequadas podem vê-la; os restantes não a encontram em listas, filtros ou pesquisas.

A página Segurança não define o cadeado em cada ficha uma a uma: estabelece o comportamento predefinido na criação e, em modo privado, quem é adicionado automaticamente como colaborador.

Regra fundamental (também visível na página): o modo Segurança aplica-se apenas aos dados salvos após a alteração da configuração. As fichas já existentes não são recalculadas em massa: mantêm a visibilidade e os colaboradores que tinham no momento do salvo.

Onde se encontra e quem pode acessar

Abra o menu Organização (ícone de edifício) → no menu lateral, sob o nome da organização, escolha Segurança.

Apenas os Proprietários da organização veem esta opção e podem alterá-la. Membros, Usuários e funções inferiores não acessam à configuração global de segurança (podem continuar a trabalhar em dados individuais segundo as regras descritas mais adiante).

Após cada salvo, o Mokapen registra a atualização no registro de atividade da organização.

Modo Público

Com Pública selecionada, cada ficha nova nasce com visibilidade Pública: todos os colegas autorizados a usar essa área (ex. Vendas, Contatos) veem-na sem ter de ser adicionados como colaboradores.

O que pode fazer antes de salvar — se tiver pelo menos a função Usuário, na pré-visualização de criação pode clicar no ícone do cadeado e passar a ficha para Privada, depois escolher colaboradores manualmente. É útil para exceções pontuais (ex. um contato reservado ao diretor) sem alterar a configuração de toda a organização.

Exemplo — Organização «Studio Alfa» em modo Público. A comercial Laura cria uma oportunidade: já aparece pública, visível para toda a equipe de vendas. Antes de salvar pode torná-la privada e adicionar apenas o manager e a equipe «Direction» se tratar de um cliente estratégico.

Em modo Público, o campo Colaboradores não aparece por predefinição nos modais de criação rápida: a visibilidade é implicitamente «toda a organização» até tornar privada essa ficha concreta.

Modo Privado

Com Privada selecionada, cada ficha nova nasce já Privada. Os colaboradores iniciais não são «toda a organização», mas o grupo definido nas configurações (ver seções seguintes).

O que NÃO pode fazer na criação — quem não é Proprietário da organização não pode definir a ficha nova como Pública a partir do modal: o ícone do cadeado permanece em Privada. Isto evita que um usuário operacional alargue por engano a visibilidade para além da política da empresa.

O que pode fazer depois — os Membros (e superiores) podem adicionar outros colaboradores na ficha concreta, alargando quem vê esse dado sem o tornar público para todos. Apenas o Proprietário da organização pode passar uma ficha de Privada para Pública (ícone do cadeado ao editar).

Exemplo — Organização «Consulenza Beta» em modo Privado. Marco (Usuário) cria uma tarefa: nasce privada com colaboradores pré-preenchidos (Marco, o seu manager, o Team Master). Não pode remover o cadeado, mas um Membro pode adicionar um colega da equipe Projeto X se for necessário para essa atividade.

Colaboradores automáticos (Stakeholders)

Em modo Privado, abaixo da escolha Pública/Privada, aparece a seção Colaboradores com três opções (além de si, sempre incluído):

• Eu — sempre ativo: quem cria o dado permanece entre os colaboradores e pode abri-lo.
• O meu manager — adiciona o responsável hierárquico definido na ficha de usuário do criador (campo Manager em Usuários e Equipes).
• As minhas equipes — adiciona as equipes a que o criador pertence como colaboradores (não colegas avulsos: os grupos de equipe).

Pode combinar as caixas: apenas manager, apenas equipes, ou ambos. Se desmarcar manager e equipes, ficam apenas você mais o Team Master (seção seguinte).

Exemplo prático — Opções: Eu + O meu manager + As minhas equipes. Sara está na equipe «Customer Care» e o manager é Luca. Sara cria um ticket: colaboradores iniciais = Sara, Luca, equipe Customer Care, Team Master. Um colega de outro departamento não o vê até ser adicionado manualmente.

Atenção — se um usuário não tiver manager definido na ficha, a caixa «O meu manager» não adiciona ninguém. Se não pertencer a equipes, «As minhas equipes» não adiciona grupos. Convém manter atualizadas as fichas de usuário e equipes antes de ativar o modo privado.

Team Master

O Team Master é uma equipe especial criada pelo Mokapen para a segurança da organização. Os membros que seleciona na página Segurança formam este grupo e são sempre adicionados como colaboradores de cada dado novo criado em modo Privado — mesmo que o criador não os conheça ou não os escolha manualmente.

Normalmente inclui: o Proprietário, o IT interno, o DPO ou um responsável de compliance que precise de visibilidade transversal sobre dados sensíveis.

Na criação e edição de fichas — o Team Master aparece como distintivo com ícone de coroa. O Proprietário da organização pode removê-lo numa ficha concreta (com aviso) se para esse caso não for necessário; as outras funções veem-no mas não o podem retirar da política global.

Notificações — ao adicionar alguém ao Team Master, o Mokapen envia notificação na app (e email conforme as preferências), tal como ao entrar numa equipe normal.

Exemplo — Team Master: Anna (Proprietária) e Paolo (IT). Cada contato privado novo criado por um comercial também é visível para Anna e Paolo, além do comercial e dos colaboradores automáticos escolhidos nas opções.

O que acontece ao mudar de modo

A mudança conta a partir do momento do salvo em diante. Pense em dois conjuntos de dados: já salvos e novos por salvar.

De Pública para Privada (ex. hoje)

• Fichas já existentes — permanecem como estão. Um contato público criado ontem continua público; uma tarefa já privada continua privada com os seus colaboradores. Não há migração automática.
• Fichas criadas a partir de agora — seguem o modo Privado: cadeado fechado por predefinição, colaboradores automáticos + Team Master.
• Team Master — o Mokapen cria a equipe (se não existia) e guarda os membros escolhidos. Tem de haver pelo menos um: o campo é obrigatório em modo Privado.
• Modais de criação — de imediato aparecem o campo Colaboradores pré-preenchido e o distintivo Team Master; para quem não é Proprietário da org, o cadeado Privada não pode ser alterado.

Cenário «passamos a privado a partir de hoje» — Segunda-feira de manhã o Proprietário ativa Privada com Eu + Manager + Team Master (ele próprio e compliance). Segunda-feira à tarde um comercial cria uma empresa: nasce privada, visível para ele, o seu manager e o Team Master. As 2.000 empresas já na agenda permanecem públicas até as modificar uma a uma (ou com ferramentas em massa onde existam). Se também precisar de tornar privado o histórico, planeie um projeto de revisão de colaboradores / visibilidade nas fichas existentes: não acontece sozinho.

De Privada para Pública

• Fichas já existentes — mais uma vez inalteradas. Uma oportunidade privada com três colaboradores continua privada.
• Fichas novas — nascem Públicas; quem tiver função Usuário ou superior pode voltar a definir Privada no dado concreto antes de salvar.
• Team Master — a equipe especial é excluída da organização (acessos e membros). As fichas antigas que a tinham entre colaboradores podem continuar a mostrá-la como referência até atualizar os colaboradores.
• Configurações de stakeholders — as caixas manager/equipes deixam de se aplicar aos dados novos.

Cenário «voltamos ao público» — Após um projeto confidencial, a org volta a Pública. Os projetos privados desse período continuam privados; as tarefas criadas a partir de amanhã serão públicas por predefinição. O Team Master desaparece: quem estava apenas aí para supervisão deve ser adicionado manualmente onde for necessário, ou definir outra política.

Visibilidade e colaboradores na ficha concreta

Para além da política global, cada ficha tem:

• Ícone de visibilidade (cadeado) — Pública ou Privada para esse registro.
• Proprietário — responsável pelo dado; quase sempre entre os colaboradores efetivos.
• Colaboradores — usuários e/ou equipes que podem abrir uma ficha privada.

Em organização Pública, uma ficha pública não requer colaboradores: todos a veem. Se a tornar privada, deve indicar quem acessa.

Em organização Privada, as fichas novas partem privadas com colaboradores predefinidos; Membros e superiores podem alargar a lista ao editar. Usuários com função inferior veem os colaboradores em modo só de leitura.

Nos filtros salvos, o campo visibilidade em organização privada está disponível apenas para Proprietários; os colaboradores podem ser filtrados por Membros e superiores.

Quem pode alterar o quê (por função)

• Proprietário da organização — configura Segurança; em qualquer ficha pode passar Pública ↔ Privada; gere o Team Master no registro concreto; vê filtros por visibilidade.
• Membro — não abre a página Segurança; em fichas privadas pode alterar colaboradores (adicionar/remover, salvo restrições do Team Master para quem não é Proprietário).
• Usuário / Usuário limitado — cria dados segundo a política; em org privada não desbloqueia o cadeado Pública; colaboradores em só de leitura em fichas privadas.
• Convidado — não gere a segurança da org; trabalha apenas no que é compartilhado (ex. projetos atribuídos).

Exemplos de aplicação

• Escritório de advogados — Privada + Team Master (sócios sénior). Cada contato de cliente novo nasce visível apenas para o criador, o seu manager, as suas equipes e os sócios. Estagiários de outras equipes não veem por engano clientes alheios.
• Agência criativa — Pública, com exceções manuais. Projetos e tarefas abertos; antes de salvar um orçamento para uma marca secreta, o account passa a ficha para Privada e adiciona apenas a equipe «Direction».
• Transição RGPD — De Pública para Privada numa data acordada. Comunicação interna: «a partir de 1 de março os dados novos são privados; o histórico deve ser revisto». Team Master = referente de privacidade + IT.
• Manager sempre em cópia — Privada com caixa «O meu manager». Cada oportunidade nova é visível para o responsável comercial do criador sem o adicionar manualmente de cada vez.
• Projeto confidencial temporário — A org permanece Pública; o PM torna privado o projeto concreto e adiciona a equipe de desenvolvimento. No fim arquiva o projeto sem alterar a política global.

Guias relacionados

• Usuários e Equipes — managers, equipes, funções organizacionais.
• Funções e permissões — o que pode fazer Convidado, Usuário, Membro, Proprietário.
• Organizações e acessos — isolamento entre organizações diferentes.
• Automatizações — Proprietário do fluxo e permissões em execução.

Perguntas frequentes

P: Se passar a Privada hoje, os dados de ontem tornam-se privados?

R: Não. Apenas os dados salvos depois da alteração seguem o novo modo. O histórico deve ser atualizado explicitamente se necessário.

P: Um Usuário pode criar um dado público em organização Privada?

R: Não na criação. Apenas o Proprietário da organização pode definir Pública no registro concreto (ao criar ou editar).

P: Posso ter organização Privada mas uma ficha pública?

R: Sim, se o Proprietário da org colocar o cadeado em Pública para essa ficha. É a exceção prevista à regra predefinida.

P: O que acontece ao Team Master se voltar a Pública?

R: A equipe é removida da organização. Os dados novos já não a incluirão. As fichas privadas antigas podem continuar a listá-la entre colaboradores até as modificar.

P: «As minhas equipes» adiciona pessoas individuais ou a equipe inteira?

R: Adiciona as equipes a que pertence como colaboradores (visibilidade de grupo). Os colegas veem o dado se pertencerem a essa equipe ou forem adicionados individualmente.

P: Onde configuro senha e 2FA para toda a organização?

R: Não nesta página. Cada usuário gere a sua senha e autenticação de dois fatores em Perfil → Segurança. Aqui fala-se apenas de visibilidade de dados do CRM.