O guia do Mokapen

Sequências

As sequências são a forma como o Mokapen lhe permite escrever a muitas pessoas sem parecer spam: uma série de emails ao longo do tempo para cada pessoa inscrita, com esperas entre passos e regras para parar quando respondem, abrem ou clicam. Não é um workflow que dispara a cada evento no CRM: inscreve um público (ou quem corresponder ao filtro), e o Mokapen executa os passos a um ritmo controlado.

A conveniência está aqui: um filtro, um fluxo de email, um pool de remetentes que roda as caixas de correio e mantém o mesmo From para cada contato. Sem um pico de mil envios no lançamento, sem copiar à mão para o Gmail, sem uma folha de «a quem já escrevi».

As sequências estão no plano Premium Large (limite separado dos workflows). Abra-as no menu de usuário → Sequências: lista, editor, inscrições e log.

Visão geral

Uma sequência combina:

• Configuração — título, Proprietário, Colaboradores, Ativa/Inativa, gatilho Contato inscrito com filtro de audiência, lançamento, pool de remetentes e regras de saída.
• Passos — o mesmo editor dos workflows: em geral Enviar Email e Atraso por ordem. O motor das sequências executa só estes dois; deixe o resto para os workflows.
• Inscrições — uma linha por contato: estado, passo atual, próxima execução, motivo de saída.
• Log de atividade — inscrito, email enviado, em espera, saído, erros. Conserva-se até excluir a sequência.

Quando ativa a sequência, o Mokapen inscreve todos os que correspondem ao filtro nesse momento e continua a acrescentar quem entrar no filtro. Os envios são ritmados: janela diurna (cerca das 9–18), teto diário por caixa de correio, poucos contatos por minuto no lançamento.

Conceitos base

• Inscrição — a ligação entre um contato e uma sequência. Só uma por contato por sequência: depois de concluída ou de saída, não é reinscrito automaticamente.
• Estado — Na fila, Em curso, Concluído, Saído (cancelar, resposta/abertura/clique/bounce segundo as regras, ou erro).
• Filtro de audiência — condições sobre os contatos no gatilho (a mesma interface dos filtros de automatização).
• Pool de remetentes (SMTP) — uma ou mais caixas de correio ligadas. O Mokapen roda os envios e mantém o mesmo From para um contato em todos os passos. Com o pool vazio, define o From em cada passo Enviar Email.
• Proprietário — quem «possui» a sequência (permissões, colaboradores). Os envios saem das caixas do pool (ou do From do passo se o pool estiver vazio), não de um endereço mágico do proprietário.
• Variáveis — campos do contato inscrito (nome, email, personalizados) no assunto e no corpo, como nas automatizações.

Sequências vs workflows

Use workflows para lógica CRM reativa (formulário enviado → tarefa, oportunidade ganha → email). Use sequências para nutrição, onboarding e outreach com vários toques e um teto de envios.

Papel no CRM

• Nutrição de leads — segmento filtrado (p. ex. etiqueta Newsletter) → 3 emails em 2 semanas. Os contatos ficam nos Contatos.
• Onboarding — novos clientes no filtro → boas-vindas, dica, lembrete, sem os perseguir à mão.
• Reativação — última atividade antiga → uma série curta, depois follow-up humano se não responderem.
• Outbound — público de Encontrar leads ou de uma importação: várias caixas no pool, o mesmo From por contato, parar na resposta.

Aberturas, cliques e respostas nos emails da sequência alimentam as regras de saída e ficam na caixa de correio, como o resto do tracking Mokapen.

Casos de utilização

Uma sequência é um fio de emails ao longo do tempo, no mesmo público. Não é um workflow «quando acontece X, faz Y»: é nurture e outbound, com um pool de caixas e um teto diário.

• Outbound de vários toques — Tem uma lista nos Contatos (cargo, país, sem oportunidade aberta) e quer 4–5 emails em duas semanas, não um blast. Filtro de audiência nesses contatos, pool com duas ou três caixas comerciais para não queimar um só From, 40 envios por dia por caixa em toda a org (duas sequências na mesma caixa partilham o teto). Passos: email 1 → espera 3 dias → email 2 → … Saída quando o contato responde, para que quem já disse «não» não receba o email 4. Comece com 3 contatos por minuto no lançamento. Este não é o sítio para «cada oportunidade nova publica no Slack»: isso é um workflow.
• Onboarding de quem está em trial — Os novos trials entram sozinhos no filtro (etiqueta Trial ou plano) enquanto a sequência está Ativa: a sincronização periódica inscreve-os, não os adiciona à mão. Dia 0 boas-vindas, dia 2 três coisas a fazer, dia 7 upgrade. Uma caixa «hello@» no pool chega; mesmo From: o mesmo trial ouve sempre hello@, não roda para vendas@. Se um trial converter para pago, a regra de saída (etiqueta / plano alterado) tira-o antes da oferta do dia 7.
• Follow-up depois de uma demo, uma pessoa de cada vez — Nem toda a gente que fez a chamada deve entrar num filtro global: uns já estão numa oportunidade, outros não. Uma sequência curta (obrigado + recap + «próximo passo»), inscrição manual do contato depois da chamada, sem alargar o público. O filtro pode ficar apertado ou vazio: está usando a sequência como cadência pessoal, não como motor de mercado.
• Poucos envios, reputação a proteger — O Gmail e os fornecedores clássicos não gostam de 500 emails frios desde o dia um. Teto 40/dia por caixa (é o valor predefinido; o máximo configurável é 500, mas 40 é o valor prudente), janela diurna ~9–18, 3 por minuto no lançamento. Se uma caixa pausar por um bounce, tire-a do pool e volte a pô-la quando souber porquê (endereço morto, bloqueio do fornecedor). Subir o teto «porque as vendas têm pressa» é a forma mais rápida de mandar hello@ para o spam.

Acesso e permissões

Plano — Premium Large; as sequências têm um limite próprio, separado dos workflows.

Quem cria — como nos workflows: só o Proprietário da organização inicia uma nova sequência; Proprietário/Colaboradores e administradores editam as existentes (guia de Funções).

Quem envia — precisa de contas SMTP ligadas (suas, compartilhadas consigo ou da organização) em Integrações. Coloque-as no pool ou — se o pool estiver vazio — escolha o From em cada passo Enviar Email. Se a caixa não estiver ligada, o passo falha.

Página de listagem

Em Sequências → As minhas sequências: título, Proprietário, Colaboradores, Ativa/Inativa, última atualização. Ações em lote como nos workflows. Abra uma linha para a ficha e o editor.

Audiência e gatilho

Todas as sequências usam o gatilho Contato inscrito. A inscrição é guiada pelo filtro de audiência (grelha de condições como em «contato criado»).

Quando os contatos são inscritos

• Na ativação — todos os que correspondem ao filtro (ignorados se já inscritos).
• Enquanto a sequência está Ativa — aproximadamente a cada 15 minutos o Mokapen volta a sincronizar o filtro e inscreve os novos matches.
• Inscrição manual — a partir da ficha da sequência, um contato ou um novo percurso da audiência.

Quem já está concluído ou saído não é reinscrito automaticamente.

Lançamento e ritmo

Na configuração do gatilho (o mesmo painel do filtro):

• Quando começar — imediatamente na ativação, ou uma data/hora com fuso. O motor espera até esse momento.
• Contatos por minuto no lançamento — predefinição 3 (máximo 20). Um valor de segurança para SMTP: 3 por minuto é a recomendação na tela.

Além disso, o Mokapen envia numa janela diurna (cerca das 9–18) e respeita os tetos do pool de remetentes. Os Atrasos entre passos não inundam a fila: a inscrição retoma quando chega a hora, no ciclo seguinte.

Pool de remetentes (SMTP)

É o que mudou face a «uma sequência = a caixa do Proprietário». No gatilho encontra Pool de remetentes (SMTP): escolha uma ou mais caixas ligadas (suas, compartilhadas consigo ou da organização).

O que o Mokapen faz:

• Roda — o próximo envio vai para a caixa do pool que hoje enviou menos, abaixo do teto diário.
• O mesmo From por contato — assim que uma caixa é atribuída a uma pessoa, todos os passos seguintes saem daí. O contato vê sempre o mesmo remetente, não três endereços ao acaso.
• Pool vazio — sem rotator: define o From em cada passo Enviar Email, como num workflow.

Limite diário de envios por caixa — predefinição 40, máximo 500. É compartilhado entre todas as sequências da organização: se duas sequências usam a mesma caixa, os 40 (ou o valor que definir) aplicam-se a ambas. O Gmail permite muitas vezes 100–500 envios por dia: 40 é o valor prudente na tela.

Caixas em pausa — se um envio desta sequência fizer bounce, essa caixa fica em pausa nesta sequência. Os outros remetentes do pool continuam. Para retomar: retire o endereço do pool, grave, e volte a adicioná-lo.

Na ficha da sequência vê o pool, o limite por caixa e (se houver) as caixas em pausa. No passo Enviar Email, se o pool estiver definido, já não escolhe o From à mão: o pool atribui-o.

Editor do fluxo

O mesmo editor das automatizações workflow. Percurso linear típico:

1. Enviar Email — From do pool (ou escolhido no passo), para o email do contato, assunto/corpo com variáveis.
2. Atraso — espera antes do passo seguinte.
3. Repetir.

Evite ramos, ciclos e ações CRM, a menos que aceite que o motor das sequências não as execute.

Passos e ações

Enviar Email — destinatário = contato inscrito; tracking ligado. Variáveis de Contato inscrito. Com pool definido, o Mokapen indica que o From é atribuído pelo pool (a mesma caixa para esse contato em todos os passos).

Atraso — pausa a inscrição até à hora devida; depois o passo seguinte no ciclo seguinte.

As outras ações no editor não são executadas pelo motor das sequências — use um workflow se precisar de tarefas, oportunidades ou atualizações de campos.

Como funciona o motor

Aproximadamente a cada 15 minutos o Mokapen:

1. Para cada sequência Ativa — volta a sincronizar a audiência e inscreve os novos matches.
2. Se estiver na janela diurna e houver caixas disponíveis abaixo do teto — escolhe as inscrições devidas (primeiro Em curso, depois Na fila por ordem).
3. Executa o passo (envio ou atraso), atualiza a inscrição, escreve o log. Com pool: escolhe ou confirma o From fixo e conta o envio nessa caixa (em toda a organização).

Se todas as caixas do pool atingiram o limite de hoje, ou estão em pausa, os envios esperam até ao dia seguinte. A fila de automatizações tem de estar a correr no ambiente (como nos workflows).

Regras de saída

Nos parâmetros da sequência (predefinição: sair na resposta, não na abertura/clique a menos que os ative):

• Resposta — resposta a um email da sequência → Saído.
• Abertura (opcional) — estimativa a partir de um pixel de tracking.
• Clique (opcional) — clique num link.
• Bounce — erro de envio → o contato sai e a caixa usada fica em pausa nesta sequência.
• Manual — Cancelar na ficha.

Tracking de email

Como nas automatizações: aberturas e cliques para as regras de saída e para a caixa de correio. As respostas passam pelo fluxo de resposta padrão. Use um CTA claro se sair no clique.

Inscrições e logs

O estado da sequência não usa os logs dos workflows (esses purgam-se ao fim de 28 dias).

• Ficha da sequência — últimas inscrições: contato, data, estado, Cancelar se ainda na fila ou em curso. Pool, limite por caixa, caixas em pausa.
• Ver registros — todas as inscrições + Log de atividade (inscrito, enviado, em espera, saído, erro).

Os dados permanecem até a sequência ser excluída.

Problemas comuns

• Sem inscrições — Sequência ativa? O filtro corresponde a alguém? Contatos arquivados?
• Preso na fila — Lançamento futuro? Fora da janela 9–18? Teto por caixa atingido (em todas as sequências da org)? Todas as caixas em pausa? Fila de automatizações desligada?
• O email não envia — pool vazio e sem From no passo; caixa não ligada; destinatário vazio; variáveis partidas. Mensagem no log de atividade.
• O mesmo contato, remetentes diferentes — só se retirou do pool a caixa fixa (ou está em pausa) e o Mokapen já não a pode usar: nesse caso o envio espera, não escolhe outro From ao acaso.
• Caixa em pausa após um bounce — retire-a do pool e volte a adicioná-la para retomar. Um contato que saiu por bounce não é reinscrito sozinho.
• Saída antecipada — verifique as regras (resposta / abertura / clique) e o tracking.
• Novos contatos não adicionados — a sincronização é aproximadamente a cada 15 minutos; têm de corresponder ao filtro; já inscritos/concluídos/saídos ficam de fora.

Processo recomendado

• Ligue as caixas SMTP e coloque-as no pool antes de escrever os emails.
• Defina audiência e regras de saída antes do texto.
• Construa como Inativa; teste com uma inscrição manual de um contato de teste.
• Ative; durante 48 horas acompanhe inscrições, logs e caixas em pausa.
• Comece com 40 envios/dia por caixa e 3 por minuto; suba só se o SMTP e a reputação aguentarem.
• Desative antes de alterar os filtros de forma drástica.

Exemplos práticos

1. Cold outreach — 4 emails em 14 dias

Nos Contatos etiquete os prospects «Outbound» e deixe de fora quem já tem uma oportunidade aberta (filtro da sequência: etiqueta + sem oportunidade). Ligue duas caixas SMTP e coloque-as no pool antes de escrever uma linha de copy. Sequência Inativa: Email 1 → espera 3 dias → Email 2 → 4 dias → Email 3 → 5 dias → Email 4. Saída na resposta. 40/dia por caixa. Inscreva à mão um contato de teste, leia os quatro emails na caixa (e no spam). Só então Ativa. Durante 48 horas vigie inscrições e logs: se uma caixa pausar, não «arrume» a subir o teto — tire-a, perceba o bounce, volte a pô-la.

2. Nurture de trial que se alimenta sozinha

Filtro: plano ou etiqueta Trial. Pool: uma caixa hello@. Boas-vindas de imediato, depois 2 dias (como usar o produto), 5 dias (oferta de upgrade). Saída quando o plano já não é Trial. Ative: os novos trials inscritos pela sincronização (cerca de cada 15 minutos) entram sozinhos. Não clone a sequência todas as segundas para «os trials desta semana» — o filtro é que tem de continuar verdadeiro ao longo do tempo.

3. Um contato, depois da chamada, sem alargar o público

A sequência «Pós-demo» pode ter um filtro muito apertado ou nenhum que coincida sozinho. Depois da chamada abre o contato e inscreve-o à mão. Recebe o recap e o «próximo passo»; as pessoas que não inscreveu não recebem esses emails. Útil quando o comercial decide caso a caso, não quando quer todos os «demo feita» em automático (isso é outra vez um filtro numa etiqueta ou na data da reunião, se o usar assim).

Perguntas frequentes

P: O mesmo contato pode ser inscrito duas vezes?

R: Não — uma inscrição por contato por sequência.

P: Os logs das sequências desaparecem ao fim de 28 dias?

R: Não. Os logs dos workflows purgam-se aos 28 dias; as inscrições e os logs de atividade das sequências permanecem até à exclusão.

P: Os novos contatos no filtro são adicionados?

R: Sim, enquanto a sequência está Ativa, aproximadamente a cada 15 minutos.

P: De que endereço saem os emails?

R: Das caixas do pool de remetentes, rodadas e fixas por contato. Se o pool estiver vazio, do From que definir em cada passo Enviar Email.

P: O limite de 40/dia é por sequência?

R: Não: é por caixa, em toda a organização. Duas sequências na mesma caixa partilham o teto.

P: Uma caixa está «em pausa»: o que faço?

R: Houve um bounce nesta sequência. Retire o endereço do pool e volte a adicioná-lo para retomar. Verifique também por que fez bounce (endereço morto, bloqueio do fornecedor…).

P: Onde vejo o histórico de um contato?

R: Em Ver registros da sequência.