Ръководството на Мокапен

Последователности

Последователностите са начинът, по който Mokapen ви позволява да пишете на много хора, без да изглежда като спам: поредица от имейли във времето за всеки записан човек, с изчаквания между стъпките и правила да спре, когато отговорят, отворят или кликнат. Това не е работен поток, който се задейства при всяко CRM събитие: записвате аудитория (или всеки, който отговаря на филтъра), и Mokapen изпълнява стъпките с контролиран ритъм.

Удобството е точно тук: един филтър, един имейл поток, пул от податели, който върти пощенските кутии и държи същото From за всеки контакт. Без взрив от хиляда изпращания при старта, без ръчно копиране в Gmail, без таблица „на кого вече съм писал“.

Последователностите са в плана Premium Large (отделен лимит от работните потоци). Отваряте ги от потребителското меню → Последователности: списък, редактор, записвания и дневник.

Преглед

Една последователност комбинира:

• Дефиниция — заглавие, Собственик, Сътрудници, Активна/Неактивна, тригер Записване на контакт с филтър за аудитория, старт, пул от податели и правила за изход.
• Стъпки — същият редактор като при работните потоци: обикновено Изпратете имейл и Закъснение по ред. Двигателят на последователностите изпълнява само тези две; останалото оставете на работните потоци.
• Записвания — един ред на контакт: статус, текуща стъпка, следващо изпълнение, причина за изход.
• Дневник на дейността — записан, имейл изпратен, изчакване, излязъл, грешки. Остава, докато не изтриете последователността.

Когато активирате последователността, Mokapen записва всички, които отговарят на филтъра в този момент, и продължава да добавя всеки, който влезе във филтъра. Изпращанията са ритмирани: дневен прозорец (приблизително 9–18), дневен таван на пощенска кутия, няколко контакта в минута при старта.

Основни понятия

• Записване — връзката между един контакт и една последователност. Само едно на контакт на последователност: след завършване или изход не се записват отново автоматично.
• Статус — На опашка, В ход, Завършено, Излязъл (отказ, отговор/отваряне/клик/bounce според правилата, или грешка).
• Филтър за аудитория — условия за контакти в тригера (същият интерфейс като филтрите за автоматизации).
• Пул от податели (SMTP) — една или повече свързани пощенски кутии. Mokapen върти изпращанията и държи същото From за контакт на всяка стъпка. С празен пул задавате From на всяка стъпка Изпратете имейл.
• Собственик — кой „притежава“ последователността (права, сътрудници). Изпращанията тръгват от кутиите в пула (или от From на стъпката, ако пулът е празен), не от магически адрес на собственика.
• Променливи — полета на записания контакт (име, имейл, персонализирани) в тема и тяло, както при автоматизациите.

Последователности срещу работни потоци

Ползвайте работни потоци за реактивна CRM логика (изпратен формуляр → задача, спечелена възможност → имейл). Ползвайте последователности за nurture, onboarding и outreach с няколко докосвания и таван на изпращанията.

Роля в CRM

• Nurture на лийдове — филтриран сегмент (напр. етикет Newsletter) → 3 имейла за 2 седмици. Контактите остават в адресната книга.
• Onboarding — нови клиенти във филтъра → добре дошли, съвет, напомняне, без да ги гоните на ръка.
• Реактивиране — последната активност е стара → кратка поредица, после човешко проследяване, ако не отговорят.
• Outbound — аудитория от Намери лийдове или импорт: няколко пощенски кутии в пула, същото From на контакт, стоп при отговор.

Отваряния, кликове и отговори на имейли от последователност захранват правилата за изход и остават в пощенската кутия, както останалото проследяване в Mokapen.

Случаи на употреба

Последователността е нишка от имейли във времето, върху същата аудитория. Не е работен поток „когато се случи X, направи Y“: това е nurture и outbound, с пул от кутии и дневен таван.

• Outbound с няколко докосвания — Имате списък в адресната книга (роля, държава, без отворена възможност) и искате 4–5 имейла за две седмици, не blast. Филтър за аудитория върху тези контакти, пул с две или три търговски кутии, за да не изгорите едно From, 40 изпращания на ден на кутия за цялата организация (две последователности върху същата кутия си поделят тавана). Стъпки: имейл 1 → изчакване 3 дни → имейл 2 → … Изход когато контактът отговори, за да не получи имейл 4 този, който вече е казал „не“. Стартирайте с 3 контакта в минута при старта. Това не е мястото за „всяка нова възможност праща Slack“: това е работен поток.
• Онбординг на хора в пробен период — Новите пробни периоди влизат сами във филтъра (етикет Trial или план), докато последователността е Активна: периодичният синхрон ги записва, не ги добавяте на ръка. Ден 0 добре дошли, ден 2 три неща за правене, ден 7 надграждане. Една кутия „hello@“ в пула стига; стабилно From: същият пробен период винаги чува hello@, не се върти към sales@. Ако пробен период премине към платен, правилото за изход (етикет / сменен план) го изважда преди офертата на ден 7.
• Follow-up след демо, по един човек — Не всеки, който е взел обаждането, трябва да влезе в глобален филтър: някои вече са във възможност, други не. Кратка последователност (благодаря + резюме + „следваща стъпка“), ръчно записване на контакта след обаждането, без да разширявате аудиторията. Филтърът може да остане тесен или празен: ползвате последователността като личен ритъм, не като пазарен двигател.
• Малко изпращания, репутация за пазене — Gmail и традиционните доставчици не обичат 500 студени имейла от първия ден. Таван 40/ден на кутия (това е стойността по подразбиране; конфигурируемият максимум е 500, но 40 е предпазливата стойност), дневен прозорец ~9–18, 3 в минута при старта. Ако кутия спре заради bounce, махнете я от пула и я върнете, когато знаете защо (мъртъв адрес, блокиране от доставчика). Вдигането на тавана „защото продажбите бързат“ е най-бързият начин hello@ да кацне в спама.

Достъп и права

План — Premium Large; последователностите имат собствен лимит, отделен от работните потоци.

Кой създава — както при работните потоци: само собственикът на организацията стартира нова последователност; Собственик/Сътрудници и администратори редактират съществуващите (Ръководство за роли).

Кой изпраща — трябват ви свързани SMTP акаунти (ваши, споделени с вас или за цялата организация) в Интеграции. Сложете ги в пула или — ако пулът е празен — изберете From на всяка стъпка Изпратете имейл. Ако кутията не е свързана, стъпката се проваля.

Страница със списък

Под Последователности → Моите последователности: заглавие, Собственик, Сътрудници, Активна/Неактивна, последна актуализация. Групови действия като при работните потоци. Отворете ред за картата и редактора.

Аудитория и тригер

Всяка последователност използва тригера Записване на контакт. Записването се води от филтъра за аудитория (мрежа от условия като „създаден контакт“).

Кога се записват контактите

• При активиране — всяко съвпадение с филтъра (пропуска се, ако вече е записан).
• Докато последователността е Активна — около всеки 15 минути Mokapen синхронизира отново филтъра и записва нови съвпадения.
• Ръчно записване — от картата на последователността, един контакт или повторно изпълнение на аудиторията.

Всеки вече завършил или излязъл не се записва отново автоматично.

Старт и ритъм

В конфигурацията на тригера (същият панел като филтъра):

• Кога да започне — веднага при активиране или дата/час с часова зона. Двигателят чака дотогава.
• Контакти в минута при старта — по подразбиране 3 (макс. 20). Предпазна стойност за SMTP: 3 в минута е препоръката на екрана.

Отгоре на това Mokapen изпраща в дневен прозорец (приблизително 9–18) и спазва таваните на пула от податели. Закъсненията между стъпките не наводняват опашката: записването продължава, когато му е редът, на следващия цикъл.

Пул от податели (SMTP)

Това се промени спрямо „една последователност = пощенската кутия на Собственика“. В тригера намирате Пул от податели (SMTP): изберете една или повече свързани пощенски кутии (ваши, споделени с вас или за цялата организация).

Какво прави Mokapen:

• Върти — следващото изпращане отива към кутията в пула, която е изпратила най-малко днес, под дневния таван.
• Същото From на контакт — щом кутия е назначена на човек, всяка следваща стъпка тръгва оттам. Контактът винаги вижда същия подател, не три случайни адреса.
• Празен пул — без ротация: задавате From на всяка стъпка Изпратете имейл, като при работен поток.

Дневен лимит за изпращане на пощенска кутия — по подразбиране 40, макс. 500. Той е споделен между всички последователности в организацията: ако две последователности ползват същата кутия, 40 (или стойността, която сте задали) важи и за двете. Gmail често позволява 100–500 изпращания на ден: 40 е предпазливата екранна стойност по подразбиране.

Паузирани пощенски кутии — ако изпращане в тази последователност направи bounce, кутията се паузира в тази последователност. Другите податели в пула продължават. За възобновяване: махнете адреса от пула, запазете, после го добавете отново.

На картата на последователността виждате пула, лимита на кутия и (ако има) паузираните кутии. На стъпката Изпратете имейл, ако пулът е зададен, вече не избирате From на ръка: пулът го назначава.

Редактор на потока

Същият редактор като при автоматизациите на работни потоци. Типичен линеен път:

1. Изпратете имейл — From от пула (или избрано на стъпката), към имейла на контакта, тема/тяло с променливи.
2. Закъснение — изчакване преди следващата стъпка.
3. Повторение.

Избягвайте разклонения, цикли и CRM действия, освен ако приемате, че двигателят на последователностите няма да ги изпълни.

Стъпки и действия

Изпратете имейл — получател = записаният контакт; проследяването е включено. Променливи от Записване на контакт. С зададен пул Mokapen ви казва, че From се назначава от пула (същата кутия за този контакт на всяка стъпка).

Закъснение — спира записването, докато му дойде редът; после следващата стъпка на следващия цикъл.

Другите действия в редактора не се изпълняват от двигателя на последователностите — ползвайте работен поток, ако ви трябват задачи, възможности или обновяване на полета.

Как работи двигателят

Около всеки 15 минути Mokapen:

1. За всяка Активна последователност — синхронизира отново аудиторията и записва нови съвпадения.
2. Ако е в дневния прозорец и има налични кутии под тавана — избира записванията, на които им е редът (първо В ход, после На опашка по ред).
3. Изпълнява стъпката (изпращане или закъснение), обновява записването, пише в дневника. С пул: избира или потвърждава стабилното From и брои изпращането върху тази кутия (за цялата организация).

Ако всяка кутия в пула е стигнала днешния лимит или е паузирана, изпращанията чакат до следващия ден. Опашката за автоматизации трябва да работи в средата (както при работните потоци).

Правила за изход

В параметрите на последователността (по подразбиране: изход при отговор, не при отваряне/клик, освен ако ги включите):

• Отговор — отговор на имейл от последователност → Излязъл.
• Отваряне (по избор) — оценка от пиксел за проследяване.
• Клик (по избор) — клик върху връзка.
• Bounce — грешка при изпращане → контактът излиза и използваната кутия се паузира в тази последователност.
• Ръчно — Отказ на картата.

Проследяване на имейли

Както при автоматизациите: отваряния и кликове за правилата за изход и пощенската кутия. Отговорите минават през стандартния поток за отговори. Ползвайте ясно CTA, ако излизате при клик.

Записвания и дневници

Статусът на последователността не ползва дневниците на работните потоци (те се чистят след 28 дни).

• Карта на последователността — последни записвания: контакт, дата, статус, Отказ, ако още е на опашка или в ход. Пул, лимит на кутия, паузирани кутии.
• Преглед на дневника — всички записвания + Дневник на дейността (записан, изпратен, изчакване, излязъл, грешка).

Данните остават, докато последователността бъде изтрита.

Чести проблеми

• Няма записвания — Активна ли е последователността? Отговаря ли филтърът на някого? Архивирани контакти?
• Заседнала на опашката — Бъдещ старт? Извън прозореца 9–18? Достигнат таван на кутия (във всички последователности на организацията)? Всяка кутия паузирана? Опашката за автоматизации изключена?
• Имейлът не се изпраща — празен пул и без From на стъпката; кутията не е свързана; празен получател; счупени променливи. Съобщение в дневника на дейността.
• Същият контакт, различни податели — само ако сте махнали стабилната кутия от пула (или е паузирана) и Mokapen вече не може да я ползва: тогава изпращането чака, не избира случайно друго From.
• Кутия паузирана след bounce — махнете я от пула и я добавете отново, за да възобновите. Контакт, излязъл заради bounce, не се записва отново сам.
• Ранен изход — проверете правилата (отговор / отваряне / клик) и проследяването.
• Новите контакти не се добавят — синхронът е около всеки 15 минути; трябва да отговарят на филтъра; вече записани/завършили/излезли остават навън.

Препоръчан процес

• Свържете SMTP пощенски кутии и ги сложете в пула преди да пишете имейлите.
• Определете аудитория и правила за изход преди текста.
• Изграждайте като Неактивна; тествайте с ръчно записване на тестов контакт.
• Активирайте; 48 часа следете записвания, дневници и паузирани кутии.
• Започнете с 40 изпращания/ден на кутия и 3 в минута; вдигайте само ако SMTP и репутацията издържат.
• Деактивирайте, преди да сменяте филтрите драстично.

Практически примери

1. Студен outreach — 4 имейла за 14 дни

В адресната книга сложете етикет „Outbound“ на проспектите и дръжте навън всеки, който вече има отворена възможност (филтър на последователността: етикет + без възможност). Свържете две SMTP кутии и ги сложете в пула, преди да напишете ред текст. Последователност Неактивна: Имейл 1 → изчакване 3 дни → Имейл 2 → 4 дни → Имейл 3 → 5 дни → Имейл 4. Изход при отговор. 40/ден на кутия. Запишете ръчно тестов контакт, прочетете и четирите имейла във входящата си кутия (и в спама). Едва тогава Активна. 48 часа гледайте записванията и дневниците: ако кутия спре, не го „оправяйте“ с вдигане на тавана — махнете я, разберете bounce-а, върнете я.

2. Nurture на пробен период, който се храни сам

Филтър: план или етикет Trial. Пул: една кутия hello@. Добре дошли веднага, после 2 дни (как да ползвате продукта), 5 дни (оферта за надграждане). Изход когато планът вече не е Trial. Активирайте: новите пробни периоди, записани от синхрона (около всеки 15 минути), влизат сами. Не клонирайте последователността всеки понеделник за „пробните периоди тази седмица“ — филтърът трябва да остава верен във времето.

3. Един контакт, след обаждането, без да разширявате аудиторията

Последователността „След демо“ може да има много тесен филтър или никой, който да съвпадне сам. След обаждането отваряте контакта и го записвате на ръка. Получава резюмето и „следващата стъпка“; хората, които не сте записали, не получават тези имейли. Полезно, когато продажбите решават случай по случай, не когато искате всеки „демо направено“ да влиза автоматично (това отново е филтър по етикет или по дата на среща, ако го ползвате така).

ЧЗВ

В: Може ли същият контакт да бъде записан два пъти?

О: Не — едно записване на контакт на последователност.

В: Изчезват ли дневниците на последователността след 28 дни?

О: Не. Дневниците на работните потоци се чистят на 28 дни; записванията и дневниците на дейността на последователността остават до изтриване.

В: Добавят ли се новите контакти във филтъра?

О: Да, докато последователността е Активна, около всеки 15 минути.

В: От кой адрес тръгват имейлите?

О: От пощенските кутии в пула от податели, с ротация и стабилно From на контакт. Ако пулът е празен — от From, което сте задали на всяка стъпка Изпратете имейл.

В: Лимитът 40/ден на последователност ли е?

О: Не: той е на пощенска кутия, за цялата организация. Две последователности на същата кутия споделят тавана.

В: Кутия е „паузирана“: какво да направя?

О: Имало е bounce в тази последователност. Махнете адреса от пула и го добавете отново, за да възобновите. Проверете и защо е bounce (мъртъв адрес, блокиране от доставчика…).

В: Къде виждам историята на контакт?

О: В Преглед на дневника на последователността.