Ръководството на Мокапен

Ръководство за задачи

Областта Задачи е оперативният център на Mokapen за организиране на ежедневната работа на екипа. Всяка задача представлява конкретно действие за изпълнение — телефонно обаждане, преглед, последваща дейност — с изпълнител, краен срок и статус на напредъка.

За какво служи областта Задачи

Задачите ви позволяват да:

• Планирате работата на екипа със срокове, видими в календара и в изгледите по дата.
• Назначавате ясни отговорности: всяка задача има собственик, който знае какво да направи и до кога.
• Свързвате дейности с CRM: задача може да е свързана с контакти и фирми, с тикети или да е поставена в проект.
• Следите напредъка с вътрешни checklist, отчетени часове и агрегирани доклади.
• Координирате разпределени екипи: всеки вижда същите задачи (или само тези, за които е упълномощен, ако са частни) и може да ги актуализира в реално време.

Самостоятелната задача остава бързо действие; като групирате няколко задачи в проект, получавате преглед на по-широки инициативи. Достъп до областта от страницата Задачи в менюто Дейности.

Свързване на задача с проект

Всяка задача може да бъде асоциирана с проект, който групира действия към обща цел (напр. «Пускане на сайт 2026» със задачите «Design brief», «Frontend development», «QA testing»). Когато назначите задача към проект:

• задачата се появява в раздела Задачи на записа на проекта, с брояч на напредъка (напр. 3/8 завършени);
• в Kanban на задачите можете да групирате по проект и да видите всички задачи от същия проект;
• споделяте организационен контекст: workarea, собственик, срокове и доклади на ниво инициатива.

Задача без проект остава валидна за еднократни дейности; за структурирани инициативи е най-добре първо да създадете проекта и после да добавите задачи в него. За управление на проекти и workarea вижте ръководството за Проекти.

В раздела Данни на задачата полето Проект ви позволява да изберете или смените проекта по всяко време (меню Опции → Премести, за да преместите задачата в друг проект).

Горна лента на страницата Задачи

На страницата със списък задачи (Kanban, Карти, Календар или Списък) горната лента съдържа:

• Филтри (Premium): разширен панел за проект, дати, изпълнител, етикети, персонализирани полета.
• Действия: импорт/експорт, достъп до архив и кошче, редакция на колони (Списък).
• Изгледи: Kanban | Карти | Календар | Списък — активните филтри остават приложени при смяна на изглед.
• Потребители / Екипи: меню с аватари за преглед на задачите на колега или екип.
• + Задача: създаване на нова задача.

Панелът на задачата

Клик върху заглавие на задача отваря страничния панел. Оттам управлявате пълния жизнен цикъл на задачата. С плана Premium можете да отворите същия панел като цяла страница (икона със стрелки за разгъване → page task): идентично оформление, повече място и фиксиран бутон Запази горе вдясно.

Заглавка на панела

• Отметка (до заглавието): маркира задачата като завършена или я отваря отново.
• Заглавие: кликнете за редакция на място.
• Бадж Архивирана: появява се, ако задачата е в архива.
• Запази (само page task): потвърждава всички промени наведнъж.

Лента с действия на панела

Под заглавката лентата с икони позволява бързи действия без отваряне на раздели:

• Приоритет (икона знаме): задайте Нормален или Спешен. Спешните задачи показват жълтата икона с удивителен знак в изгледите.
• Поверителност (катинар): Публична (видима за членовете на организацията) или Частна (само изпълнител и определени стейкхолдери).
• Етикети: назначаване на цветни етикети за категоризация. Вижте ръководството за Етикети.
• Цвят (капка): фонов цвят на заглавието в панела и на картите в Kanban.
• Прикачени файлове (кламер): качване на файлове от компютър или облак. Баджът показва броя свързани файлове. Вижте ръководството за Прикачени файлове.
• Лепящи бележки (Premium): бележки тип post-it, видими на панела за бързи напомняния.
• Копирай връзка: копира директния URL към задачата за споделяне с колеги.
• Цяла страница (стрелки за разгъване, Premium): отваря page task в нов раздел на браузъра.
• Опции (три вертикални точки): меню с Клонирай, Премести, Преобразувай в проект, Архивирай, Редактирай панел, Изтрий. Обяснени по-долу.
• + Създай и свържи (зелен бутон): мигновено създаване на свързан обект (нова задача, тикет, контакт, сделка…) от тази задача.

Меню Опции (три точки)

Отворете панела на задачата → икона три вертикални точки горе вдясно:

• Клонирай: дублира задачата със заглавие, полета и checklist (полезно за повтарящи се дейности).
• Премести: прехвърля задачата в друг проект в организацията.
• Преобразувай в проект: преобразува задачата в проект; елементите от checklist стават задачи в новия проект.
• Архивирай / Възстанови (Premium): премества задачата в архива или я връща в оперативните изгледи.
• Редактирай панел (админ): отваря настройките за оформление на панела на задачата в нов прозорец.
• Изтрий / Възстанови: меко изтриване към кошчето или възстановяване, ако вече е изтрита.

Раздели на панела

Разделите под лентата с действия организират съдържанието на задачата:

• Данни: всички полета на задачата (проект, изпълнител, дати, описание, персонализирани полета).
• Checklist, Връзки, Време: функции, споделени между обекти — вижте раздела Свързани раздели.
• Допълнително падащо меню: Маркетинг, Интеграции (синхрон с външни приложения), Актуализации (история на панела).

Свързани раздели (споделени между обекти)

Някои части от панела на задачата са идентични при проекти, контакти, тикети и други обекти. За оперативни подробности вижте посветените ръководства:

• Checklist — микродействия за отмятане, лента за напредък, пренареждане с плъзгане.
• Връзки — свързване на задачи с контакти, фирми, тикети, сделки и други CRM обекти.
• Време — отчитане на отработени часове и сравнение с прогнозата (Premium).
• Етикети — цветни етикети за филтриране и групиране в Kanban.
• Прикачени файлове — документи от компютър или облак (Drive, OneDrive).
• Актуализации — история на промените, коментари, връзки и имейли, свързани със задачата.

Създаване на задача

Процедура

1. Отидете на страницата Задачи.
2. Кликнете + Задача горе вдясно.
3. Въведете заглавието (задължително): бъдете конкретни («Обаждане на Rossi за оферта Q2», не «Обаждане»).
4. В раздела Данни попълнете проект, изпълнител, дати, описание и персонализирани полета.
5. По избор: добавете checklist, връзки или време в съответните раздели.
6. Запазете панела.

Можете също да създавате задачи от раздела Задачи на проект, от връзка върху контакт/фирма или чрез автоматизации.

Основни полета в раздела Данни

• Проект: свържете задачата с нейния проект. Вижте също Свързване на задача с проект.
• Изпълнител: кой трябва да завърши задачата.
• Стейкхолдери: други участващи членове, които получават видимост.
• Начална / крайна дата: появяват се в Календар и Карти.
• Описание: оперативни подробности; използвайте @име, за да споменете колеги.
• Персонализирани полета: дефинирани в Настройки на задачи.

Редакция на задача

Единична редакция

1. Отворете панела чрез клик върху заглавието.
2. Редактирайте полетата в раздела Данни (клик върху стойността → редакция на място) или използвайте лентата с действия за приоритет, етикети, цвят и т.н.
3. Запазете: автоматично поле по поле в страничния панел или бутона Запази в page task.

Затваряне и повторно отваряне

Отметка до заглавието: един клик затваря задачата, втори клик я отваря отново. Затворените задачи остават видими в изгледите, докато не ги архивирате или изтриете.

Масова редакция (изглед Списък, Premium)

1. Преминете към изглед Списък.
2. Изберете задачи с отметките вляво.
3. Кликнете Редактирай в лентата с действия над таблицата.
4. В модала добавете полетата за актуализация (проект, изпълнител, дати, приоритет…) и задайте стойностите.
5. Потвърдете: стойностите се прилагат към всички избрани задачи.

Изтриване на задача

Изтривайте задачи, създадени по грешка, дубликати или чернови, които никога не са използвани. Не бъркайте с Архивирай: изтриването премахва записа от изгледите (или от кошчето); архивирането скрива завършени задачи, като запазва четима история.

Единично изтриване

1. Отворете панела на задачата.
2. Меню Опции (три точки) → Изтрий (червен елемент).
3. Потвърдете в модала.

С Advanced Premium задачата отива в кошчето (страница Задачи → Действия → Кошче задачи). Оттам можете да Възстановите или да Изтриете окончателно. Ако отворите задача, вече в кошчето, се появява лента с Възстанови / Изтрий окончателно.

В плана Free (без Advanced Premium) изтриването обикновено е окончателно веднага след потвърждение, без кошче — проверете правата на организацията си.

Множествено изтриване

1. В изглед Списък изберете задачите.
2. Кликнете Изтрий (червен бутон над таблицата).
3. Потвърдете.

Архивиране на задача

Архивът е правилният избор за завършени или спряни задачи, които искате да запазите в историята, без да претрупвате Kanban, Карти и Календар.

Архивиране на една задача

1. Отворете панела → Опции → Архивирай (Premium).
2. Потвърдете в модала.

Архивиране на няколко задачи / преглед на архива

• Множествено: Изглед Списък → изберете → Архивирай в лентата с действия.
• Преглед: Страница Задачи → Действия → Архив задачи.
• Възстанови: от архива изберете и кликнете Възстанови, или Опции → Възстанови от архив на единичния панел.

Архивираните задачи не се появяват в стандартните оперативни изгледи, но остават достъпни от архива, връзките и историческите доклади.

Изгледи на задачи

Четири режима на показване, избираеми горе. Филтрите и избраният потребител/екип остават активни при смяна на изглед.

Kanban (по подразбиране)

Интерактивни колони с плъзгане и пускане. Меню Групирай по: Проект (по подразбиране), Срок, Изпълнител, Етикети, Цвят (Premium). Идеален за визуални работни потоци и stand-up срещи.

Карти

Задачи, сортирани по краен срок: просрочените или предстоящите са горе. Полезно за ежедневно планиране «какво да направя днес».

Календар

Задачи върху календара по крайна/начална дата. Показва натоварването, разпределено във времето.

Списък (Premium)

Таблица с конфигурируеми колони, сортиране, текстово търсене и масови действия (Редактирай, Клонирай, Архивирай, Изтрий). Икона катинар = частна задача; цветен точка = наскоро актуализирана.

Филтри

• Филтри (Premium): модал с филтри по проект, дати, изпълнител, етикети, статус, персонализирани полета.
• Потребители / Екипи: ограничава задачите до избрания изпълнител или екип.
• Търсене в Списък: поле за филтър над таблицата.

Настройки на задачи

В Настройки на задачи (админ):

• Полета: създаване на персонализирани полета (текст, число, избор…).
• Панел: ред и видимост на полетата в панела на задачата.
• Списък и колони: колони в изглед Списък.
• Графики: уиджети в докладите по задачи.

От Списък: Действия → Редактирай колони отваря директно редактора на колони.

Доклади по задачи

Разделът Доклади по задачи (Premium) обобщава задачите, до които имате достъп според ролята и правата в организацията: виждате само разрешените записи и полета, не целия workspace. Използвайте го за анализ на натоварване, закъснения и експорт — за ежедневна работа използвайте Kanban, Карти и Списък.

• Табло: графики по статус, проект, приоритет, екип, изпълнител, часове, етикети.
• Списък доклад: аналитична таблица с филтри и експорт CSV/Excel.
• Gantt на задачи (Premium): времева линия по проект и крайни срокове.

Използвайте докладите, за да идентифицирате закъснения, дисбаланс в натоварването между членовете и реални спрямо прогнозни часове.