Průvodce Mokapenem

Příručka Úkoly

Oblast Úkoly je provozním centrem Mokapenu pro organizaci každodenní práce vašeho týmu. Každý úkol představuje konkrétní akci k dokončení — telefonát, revize, follow-up aktivitu — s odpovědnou osobou, termínem a stavem průběhu.

K čemu slouží oblast Úkoly

Úkoly vám umožňují:

• Plánovat týmovou práci s termíny viditelnými v kalendáři a v zobrazeních podle data.
• Přiřazovat jasné odpovědnosti: každý úkol má odpovědnou osobu, která ví, co udělat a do kdy.
• Propojovat aktivity s CRM: úkol lze propojit s kontakty a společnostmi, s tickety, nebo umístit do projektu.
• Sledovat průběh pomocí interních kontrolních seznamů, zaznamenaných hodin a agregovaných reportů.
• Koordinovat distribuované týmy: všichni vidí stejné úkoly (nebo pouze ty, ke kterým mají oprávnění, pokud jsou soukromé) a mohou je aktualizovat v reálném čase.

Samostatný úkol zůstává rychlou akcí; seskupením více úkolů do projektu získáte přehled o širších iniciativách. Přistupte k oblasti ze stránky Úkoly v menu Aktivity.

Propojení úkolu s projektem

Každý úkol lze přiřadit k projektu, který seskupuje akce směřující ke společnému cíli (např. «Spuštění webu 2026» s úkoly «Design brief», «Frontend vývoj», «QA testování»). Přiřazením úkolu k projektu:

• se úkol zobrazí na kartě Úkoly záznamu projektu s počítadlem průběhu (např. 3/8 dokončeno);
• v Kanbanu úkolů lze seskupit podle projektu a vidět všechny úkoly ze stejného projektu;
• sdílíte organizační kontext: pracovní oblast, odpovědnou osobu, termíny a reporty na úrovni iniciativy.

Úkol bez projektu zůstává platný pro jednorázové aktivity; u strukturovaných iniciativ je nejlepší nejprve vytvořit projekt a pak do něj přidávat úkoly. Pro správu projektů a pracovních oblastí viz příručku Projekty.

Na kartě Data úkolu pole Projekt umožňuje kdykoli vybrat nebo změnit projekt (menu Možnosti → Přesunout pro přesun úkolu do jiného projektu).

Horní lišta stránky Úkoly

Na stránce seznamu úkolů (Kanban, Karty, Kalendář nebo Seznam) horní lišta obsahuje:

• Filtry (Premium): pokročilý panel pro projekt, data, odpovědnou osobu, štítky, vlastní pole.
• Akce: import/export, přístup k archivu a koši, úprava sloupců (Seznam).
• Zobrazení: Kanban | Karty | Kalendář | Seznam — aktivní filtry zůstávají při přepnutí zobrazení.
• Uživatelé / Týmy: menu s avatary pro zobrazení úkolů kolegy nebo týmu.
• + Úkol: vytvoření nového úkolu.

Panel úkolu

Kliknutím na název úkolu otevřete postranní panel. Odtud spravujete celý životní cyklus úkolu. S plánem Premium můžete stejný panel otevřít jako celou stránku (ikona šipek pro rozbalení → stránka úkolu): stejné rozložení, více místa a pevné tlačítko Uložit vpravo nahoře.

Hlavička panelu

• Zaškrtávací políčko (vedle názvu): označí úkol jako dokončený nebo ho znovu otevře.
• Název: kliknutím upravíte přímo na místě.
• Odznak Archivováno: zobrazí se, pokud je úkol v archivu.
• Uložit (pouze stránka úkolu): potvrdí všechny změny najednou.

Akční lišta panelu

Pod hlavičkou ikonová lišta umožňuje rychlé akce bez otevírání karet:

• Priorita (ikona vlajky): nastavit Normální nebo Urgentní. Urgentní úkoly zobrazují žlutou ikonu s vykřičníkem v zobrazeních.
• Soukromí (zámek): Veřejné (viditelné členům organizace) nebo Soukromé (pouze odpovědná osoba a určení stakeholdeři).
• Štítky: přiřadit barevné štítky pro kategorizaci. Viz příručka Štítky.
• Barva (kapka): barva pozadí názvu v panelu a na kartách Kanbanu.
• Přílohy (sponka): nahrání souborů z počítače nebo cloudu. Odznak ukazuje počet propojených souborů. Viz příručka Přílohy.
• Lepicí poznámky (Premium): poznámky viditelné na panelu pro rychlé připomínky.
• Kopírovat odkaz: zkopíruje přímou URL úkolu pro sdílení s kolegy.
• Celá stránka (šipky pro rozbalení, Premium): otevře stránku úkolu v nové záložce prohlížeče.
• Možnosti (tři svislé tečky): menu s Duplikovat, Přesunout, Převést na projekt, Archivovat, Upravit panel, Smazat. Vysvětleno níže.
• + Vytvořit a propojit (zelené tlačítko): okamžitě vytvoří propojenou entitu (nový úkol, ticket, kontakt, obchod…) z tohoto úkolu.

Menu Možnosti (tři tečky)

Otevřete panel úkolu → ikona tří svislých teček vpravo nahoře:

• Duplikovat: duplikuje úkol s názvem, poli a kontrolním seznamem (užitečné pro opakující se aktivity).
• Přesunout: přesune úkol do jiného projektu v organizaci.
• Převést na projekt: převede úkol na projekt; položky kontrolního seznamu se stanou úkoly v novém projektu.
• Archivovat / Obnovit (Premium): přesune úkol do archivu nebo vrátí do provozních zobrazení.
• Upravit panel (admin): otevře nastavení rozložení panelu úkolu v novém okně.
• Smazat / Obnovit: měkké smazání do koše, nebo obnovení, pokud již smazáno.

Karty panelu

Karty pod akční lištou organizují obsah úkolu:

• Data: všechna pole úkolu (projekt, odpovědná osoba, data, popis, vlastní pole).
• Kontrolní seznam, Propojení, Čas: funkce sdílené napříč entitami — viz sekce Související sekce.
• Další rozbalovací menu: Marketing, Integrace (synchronizace s externími aplikacemi), Aktualizace (historie panelu).

Související sekce (sdílené napříč entitami)

Některé části panelu úkolu jsou identické u projektů, kontaktů, ticketů a dalších entit. Pro provozní detaily viz specializované příručky:

• Kontrolní seznam — mikroakce k odškrtnutí, ukazatel průběhu, přeuspořádání drag-and-drop.
• Propojení — propojení úkolů s kontakty, společnostmi, tickety, obchody a dalšími CRM entitami.
• Čas — zaznamenání odpracovaných hodin a porovnání s odhadem (Premium).
• Štítky — barevné štítky pro filtrování a seskupování v Kanbanu.
• Přílohy — dokumenty z počítače nebo cloudu (Drive, OneDrive).
• Aktualizace — historie změn, komentáře, propojení a e-maily propojené s úkolem.

Vytvoření úkolu

Postup

1. Přejděte na stránku Úkoly.
2. Klikněte na + Úkol vpravo nahoře.
3. Zadejte název (povinné): buďte konkrétní («Zavolat Rossimu ohledně nabídky Q2», ne «Zavolat»).
4. Na kartě Data vyplňte projekt, odpovědnou osobu, data, popis a vlastní pole.
5. Volitelně: přidejte kontrolní seznam, propojení nebo čas v příslušných kartách.
6. Uložte panel.

Úkoly lze také vytvářet z karty Úkoly projektu, z propojení u kontaktu/společnosti nebo pomocí automatizací.

Hlavní pole na kartě Data

• Projekt: propojí úkol s jeho projektem. Viz také Propojení úkolu s projektem.
• Odpovědná osoba: kdo má úkol dokončit.
• Stakeholdeři: další zapojení členové, kteří získají viditelnost.
• Datum zahájení / termín: zobrazují se v Kalendáři a Kartách.
• Popis: provozní detaily; použijte @jméno pro zmínění kolegů.
• Vlastní pole: definovaná v Nastavení úkolů.

Úprava úkolu

Jednotlivá úprava

1. Otevřete panel kliknutím na název.
2. Upravte pole na kartě Data (klikněte na hodnotu → úprava na místě) nebo použijte akční lištu pro prioritu, štítky, barvu atd.
3. Uložte: automaticky pole po poli v postranním panelu, nebo tlačítko Uložit na stránce úkolu.

Uzavření a znovuotevření

Zaškrtávací políčko vedle názvu: jedno kliknutí uzavře úkol, druhé ho znovu otevře. Uzavřené úkoly zůstávají viditelné v zobrazeních, dokud je nearchivujete nebo nesmažete.

Hromadná úprava (zobrazení Seznam, Premium)

1. Přepněte na zobrazení Seznam.
2. Vyberte úkoly zaškrtávacími políčky vlevo.
3. Klikněte na Upravit v akční liště nad tabulkou.
4. V modálním okně přidejte pole k aktualizaci (projekt, odpovědná osoba, data, priorita…) a nastavte hodnoty.
5. Potvrďte: hodnoty se aplikují na všechny vybrané úkoly.

Smazání úkolu

Mažte úkoly vytvořené omylem, duplicity nebo nepoužité koncepty. Nezaměňujte s Archivací: smazání odstraní záznam ze zobrazení (nebo z koše); archivace skryje dokončené úkoly při zachování čitelné historie.

Jednotlivé smazání

1. Otevřete panel úkolu.
2. Menu Možnosti (tři tečky) → Smazat (červená položka).
3. Potvrďte v modálním okně.

S vhodným plánem Premium jde úkol do koše (stránka Úkoly → Akce → Koš úkolů). Odtud můžete Obnovit nebo Smazat trvale. Pokud otevřete úkol již v koši, zobrazí se banner s Obnovit / Smazat trvale.

Na bezplatném plánu (bez vhodného plánu Premium) je smazání obecně trvalé ihned po potvrzení, bez koše — ověřte oprávnění vaší organizace.

Hromadné smazání

1. V zobrazení Seznam vyberte úkoly.
2. Klikněte na Smazat (červené tlačítko nad tabulkou).
3. Potvrďte.

Archivace úkolu

Archiv je správná volba pro dokončené nebo pozastavené úkoly, které chcete zachovat v historii, aniž by zahlcovaly Kanban, Karty a Kalendář.

Archivace jednoho úkolu

1. Otevřete panel → Možnosti → Archivovat (Premium).
2. Potvrďte v modálním okně.

Archivace více úkolů / zobrazení archivu

• Více: zobrazení Seznam → vyberte → Archivovat v akční liště.
• Zobrazení: stránka Úkoly → Akce → Archiv úkolů.
• Obnovit: z archivu vyberte a klikněte Obnovit, nebo Možnosti → Obnovit z archivu na jednotlivém panelu.

Archivované úkoly se nezobrazují ve standardních provozních zobrazeních, ale zůstávají přístupné z archivu, propojení a historických reportů.

Zobrazení úkolů

Čtyři režimy zobrazení, volitelné nahoře. Filtry a vybraný uživatel/tým zůstávají aktivní při přepnutí zobrazení.

Kanban (výchozí)

Interaktivní sloupce s drag-and-drop. Menu Seskupit podle: Projekt (výchozí), Termín, Odpovědná osoba, Štítky, Barva (Premium). Ideální pro vizuální workflow a stand-up meetingy.

Karty

Úkoly seřazené podle termínu: nahoře ty po termínu nebo s blížícím se termínem. Užitečné pro denní plánování «co udělat dnes».

Kalendář

Úkoly v kalendáři podle termínu/zahájení. Ukazuje pracovní zátěž rozloženou v čase.

Seznam (Premium)

Tabulka s konfigurovatelnými sloupci, řazením, textovým vyhledáváním a hromadnými akcemi (Upravit, Duplikovat, Archivovat, Smazat). Ikona zámku = soukromý úkol; barevná tečka = nedávno aktualizováno.

Filtry

• Filtry (Premium): modální okno s filtry na projekt, data, odpovědnou osobu, štítky, stav, vlastní pole.
• Uživatelé / Týmy: omezí úkoly na vybranou odpovědnou osobu nebo tým.
• Vyhledávání v seznamu: filtrační pole nad tabulkou.

Nastavení úkolů

V Nastavení úkolů (admin):

• Pole: vytvoření vlastních polí (text, číslo, výběr…).
• Panel: pořadí a viditelnost polí v panelu úkolu.
• Seznam a sloupce: sloupce v zobrazení Seznam.
• Grafy: widgety v reportech úkolů.

Ze Seznamu: Akce → Upravit sloupce otevře editor sloupců přímo.

Reporty úkolů

Sekce Reporty úkolů (Premium) shrnuje úkoly, ke kterým máte přístup podle role a oprávnění organizace: vidíte pouze autorizované záznamy a pole, ne celý pracovní prostor. Použijte pro analýzu pracovní zátěže, zpoždění a export — pro každodenní práci používejte Kanban, Karty a Seznam.

• Dashboard: grafy podle stavu, projektu, priority, týmu, odpovědné osoby, hodin, štítků.
• Seznam reportů: analytická tabulka s filtry a exportem CSV/Excel.
• Gantt úkolů (Premium): časová osa podle projektu a termínů.

Používejte reporty k identifikaci zpoždění, nerovnováhy pracovní zátěže mezi členy a skutečných vs odhadovaných hodin.