Průvodce Mokapenem

Příručka Rezervace

Oblast Rezervace je modul Mokapenu pro zaznamenávání, kdy klient nebo prospect rezervuje jednu nebo více rezervovatelných služeb: konzultace, ošetření, sezení, pronájmy, provozní sloty. Každá rezervace má název, stav (Potvrzeno / Čeká na potvrzení / Zamítnuto), kontakt, služby, období data/času, odpovědnou osobu, soukromí, místo a vazby na zbytek CRM.

Přistupte z menu Aktivity → Rezervace. Výchozí zobrazení je Kalendář; můžete přepnout na Seznam. Modul vyžaduje aktivní aplikaci Rezervace, správná oprávnění a vhodný plán Premium — ověřte dostupnost ve vašem plánu a v rolích organizace.

Role v CRM a rozdíl oproti Schůzkám

Rezervace v Mokapenu není jen kalendářový slot: je to propojený záznam s katalogem služeb a klientským kontaktem, s typickým cyklem potvrzení požadavků (včetně z veřejných formulářů).

• Rezervace: požadavek nebo slot vázaný na jednu nebo více rezervovatelných služeb a kontakt. Typický tok: klient rezervuje (interně nebo přes formulář) → tým potvrdí nebo zamítne → rezervace zůstane v historii klienta a může se propojit s obchodem, ticketem, projektem.
• Schůzka: meeting, hovor nebo návštěva v kalendáři s účastníky (uživatelé Mokapenu, kontakty, společnosti), organizátorem a stavem otevřeno/uzavřeno — ne nutně vázaná na katalog služeb. Viz příručku Schůzky.

V praxi: používejte Rezervace, když prodáváte nebo dodáváte servisní sloty z katalogu; používejte Schůzky pro meetingy a obecnou agendu (demo, kick-off, stand-up). Oba moduly mohou koexistovat a propojovat se s dalšími entitami. Praktické pravidlo: každá rezervace s klientem si zaslouží správný Kontakt — aby historie zůstala na záznamu klienta, nejen v kalendáři Rezervací.

Předpoklady: rezervovatelné služby

Při interním vytváření pole Služby vypíše pouze služby označené jako rezervovatelné (filtr rezervovatelných ve výběru). Pokud je seznam prázdný, nelze rezervaci z interního formuláře dokončit.

1. Přejděte do Prodej → Služby (katalog).
2. Otevřete nebo vytvořte službu a povolte rezervaci (volba / Povolit rezervaci u služby).
3. Vraťte se do Rezervací a zkuste znovu: služba se zobrazí ve výběru.

Jako rezervovatelné označte pouze služby, které skutečně chcete nabízet v agendě nebo online. U veřejných toků formuláře typu rezervace používají služby, produkty nebo dostupnost nakonfigurovanou ve formuláři — slaďte katalog a formulář před zveřejněním odkazu.

Stavy rezervace

Stav není kanban: spravujete ho z rozbalovacího menu v akční liště / při vytváření. Tři hodnoty:

• Potvrzeno — slot přijat. To je typický výchozí stav při interním vytvoření rezervace (tým již ověřil).
• Čeká na potvrzení — čeká na potvrzení. Běžné po požadavku z veřejného formuláře nebo když operátor chce ověřit dostupnost před závazkem slotu.
• Zamítnuto — nepřijato (slot nedostupný, klient nezpůsobilý, konflikt v harmonogramu…). Zůstává v historii a může generovat oznámení; později můžete archivovat.

Při změně stavu může Mokapen informovat odpovědnou osobu a spolupracovníky (e-mail/oznámení podle preferencí organizace) a v některých případech aktualizovat kontakt o stavu rezervace.

Stránka Rezervace — horní lišta

Hlavní stránka nabízí dvě zobrazení: Kalendář a Seznam, se stejným provozním modelem jako Schůzky.

• Kalendář (výchozí): zobrazení rezervací v čase; kliknutí na událost otevře záznam. Kde je podporováno, lze slot přesunout (drag/move) — užitečné pro přeplánování bez znovuotevření celého formuláře.
• Seznam: tabulka s vyhledáváním, filtry uživatelů/týmů, sloupci (název, stav, kontakt, služby, data, štítky, spolupracovníci…). Ideální pro hromadné akce a nalezení všech požadavků Čeká na potvrzení.
• Nová rezervace: otevře modální okno pro vytvoření.
• Akce: Archiv (a koš, pokud plán zahrnuje).

Ve zobrazení Seznam výběr řádků zaškrtávacími políčky zobrazí akční lištu: duplikovat, archivovat, smazat (a další akce dostupné ve vašem plánu).

Záznam rezervace

Kliknutím na událost v kalendáři nebo na název v seznamu otevřete postranní panel. S vhodným plánem Premium ho můžete otevřít jako celou stránku: stejný obsah, více místa a pohodlné ukládání.

Akční lišta

• Stav (rozbalovací menu): Potvrzeno, Čeká na potvrzení, Zamítnuto — viz sekce stavů.
• Soukromí (zámek): Veřejné (viditelné členům organizace podle pravidel přístupu) nebo Soukromé (pouze odpovědná osoba, spolupracovníci a ti s explicitním přístupem — ne všichni členové organizace).
• Štítky, Barva, Přílohy, Lepicí poznámky (Premium).
• Kopírovat odkaz, + Vytvořit a propojit / nová propojení.

Menu Možnosti (tři tečky)

• Duplikovat: kopíruje rezervaci; v modálním okně lze zahrnout kontrolní seznam, propojení a přílohy (pokud existují).
• Archivovat / Obnovit: skryje z provozních zobrazení nebo vrátí do kalendáře/seznamu.
• Smazat (červená položka): potvrďte v modálním okně; s vhodným plánem měkké smazání (koš) nebo trvalé smazání.

Karty záznamu

• Data — název, stav, soukromí, štítky, barva, kontakt (povinný, pokud je aktivní aplikace Kontakty; kontakt lze vytvořit i za běhu), rezervovatelné služby (povinné), období data, odpovědná osoba, spolupracovníci (pokud je v org aktivní ochrana dat), adresa (často předvyplnitelná z místa organizace), popis, přílohy, lepicí poznámky.
• Propojení — vazby na další entity (pokud vaše role není omezena na čtení). Viz Související sekce.
• Marketing — marketingová pole entity, pokud je ve vaší organizaci používáte.
• Aktualizace — časová osa změn na celém záznamu.

Soukromí a spolupracovníci

Stejně jako u Schůzek a dalších entit: spolupracovníci jsou uživatelé nebo týmy Mokapenu, kteří potřebují viditelnost na rezervaci a na ní pracovat, aniž by byli klientským kontaktem. Příklady: recepční spravující požadavky Čeká na potvrzení; profesionál poskytující službu; manažer monitorující týdenní zátěž.

Se soukromým soukromím (zámek v akční liště) je rezervace viditelná pouze odpovědné osobě, určeným spolupracovníkům a těm s explicitním přístupem podle pravidel soukromí — ne všem členům organizace. Používejte soukromé soukromí pro citlivé sloty nebo VIP klienty; nechte veřejné (podle oprávnění org), když celý provozní tým potřebuje vidět agendu rezervací.

Související sekce

• Propojení — propojení obchodů, úkolů, ticketů, projektů, dokumentů, kampaní a dalších povolených entit. Otevření kontaktu ukáže propojené rezervace v historii.
• Štítky a Přílohy — jako u ostatních entit Mokapenu (podepsaná potvrzení, briefy, fotky místa…).

Kontakt je již na kartě Data: stále je užitečné přidat propojení s obchody nebo tickety, když je rezervace součástí prodejní nebo podpůrné cesty.

Vytvoření rezervace

Interně (Kalendář nebo Seznam)

1. Otevřete Rezervace (Kalendář nebo Seznam) → Nová rezervace.
2. Zadejte název (povinné).
3. Nastavte stav (ve výchozím nastavení často Potvrzeno, pokud vytváříte po dohodě s klientem).
4. Vyberte nebo vytvořte za běhu Kontakt.
5. Vyberte jednu nebo více rezervovatelných Služeb.
6. Nastavte období (daterange data/času).
7. Volitelně odpovědná osoba, spolupracovníci, adresa, popis, přílohy.
8. Na kartě Propojení přidejte užitečné vazby, pak Uložit.

Z veřejného formuláře

Klient vyplní rezervační formulář na webu nebo landing page: vybere, co rezervovat (služby, produkty nebo dostupnost/schůzky podle konfigurace formuláře), datum/čas a své údaje. V Mokapenu rezervace dorazí — často Čeká na potvrzení — k potvrzení nebo zamítnutí. Klient může mít odkaz pro správu nebo zrušení rezervace, pokud to formulář poskytuje. Před zveřejněním odkazu: slaďte katalog rezervovatelných služeb, uzavření/svátky organizace a text formuláře.

Úprava rezervace

1. Otevřete záznam rezervace.
2. Upravte pole karty Data (kontakt, služby, data, popis, odpovědná osoba, spolupracovníci).
3. Aktualizujte stav, když potvrzujete nebo zamítáte požadavek Čeká na potvrzení.
4. V Kalendáři přetáhněte nebo přesuňte slot, pokud rozhraní umožňuje — užitečné pro rychlé přeplánování.
5. Uložte; změny mohou generovat oznámení odpovědné osobě/spolupracovníkům a v některých případech stavové e-maily kontaktu.

Smazání rezervace

Mažte rezervace vytvořené omylem nebo testovací duplicity. Preferujte Archivaci, pokud je slot dokončen a chcete zachovat historii a propojení, aniž by zahlcovaly kalendář a seznam.

Jednotlivé smazání

1. Otevřete záznam → Možnosti → Smazat (červená položka).
2. Potvrďte v modálním okně.

S vhodným plánem Premium může rezervace jít do koše (odtud Obnovit nebo Smazat trvale). Na plánech bez měkkého mazání může být smazání trvalé ihned po potvrzení — ověřte plán a oprávnění.

Hromadné smazání

1. Zobrazení Seznam → vyberte zaškrtávacími políčky.
2. Klikněte na Smazat → potvrďte.

Archivace rezervace

Archiv je pro dokončené nebo zamítnuté rezervace, které by se již neměly zobrazovat v kalendáři a provozním seznamu, při zachování propojení a historie — stejná logika jako u Schůzek.

Archivace jedné / více rezervací

• Jedna: záznam → Možnosti → Archivovat → potvrďte.
• Více: Seznam → vyberte → Archivovat v akční liště.
• Obnovit: z Archivu (menu Akce) nebo ze záznamu → Možnosti → Obnovit.

Duplikace rezervace

Užitečné pro opakující se sloty se stejnou strukturou (stejná služba a stejný klient, nové datum).

1. Záznam → Možnosti → Duplikovat.
2. V modálním okně zvolte, zda kopírovat kontrolní seznam, propojení a přílohy.
3. Potvrďte; aktualizujte data (a stav podle potřeby) u nové rezervace.

V Seznamu lze také duplikovat více vybraných záznamů, pokud je akce dostupná.

Zobrazení rezervací

Kalendář (výchozí)

Mřížkové zobrazení pro plánování provozního týdne: každá rezervace se zobrazí ve slotu odpovídajícím datu a času. Kliknutí na událost otevře záznam. Ideální pro překryvy mezi službami a zátěž za den. Kde je podporováno, přetáhněte pro přesun slotu.

Seznam

Tabulkový seznam s vyhledáváním, filtry uživatelů/týmů a sloupci (název, stav, kontakt, služby, data…). Vyberte více řádků pro duplikaci, archivaci, smazání. Používejte Seznam pro fronty Čeká na potvrzení a analytický export, pokud je k dispozici.

Zobrazení stránky

Celoobrazovkový záznam (základní plán Premium, kde je k dispozici): stejný obsah jako modální okno, více místa pro popis, přílohy a propojení.

Neexistuje dedikovaný kanban: stav Potvrzeno / Čeká na potvrzení / Zamítnuto se spravuje z pole stavu.

Nastavení rezervací

Z Nastavení organizace → Rezervace (autorizovaní členové) spravujete preference vázané na služby a sloty — například referenční délku a kde je k dispozici kapacitu slotu (kolik souběžných rezervací ve stejném časovém slotu). Některé oblasti UI nastavení mohou být stále neúplné: ověřte v org, co je skutečně provozně funkční, než to slíbíte týmu.

• Uzavření / svátky — v obecném nastavení organizace lze nastavit dny uzavření: v tyto dny mohou být blokovány rezervace nebo jiné termíny, které nestihnete spravovat včas.
• Pole / Karta / Sloupce — pokud jsou pro entitu rezervace ve vaší org k dispozici, postupujte podle příruček Pole, Karta a Sloupce.
• Aplikace a oprávnění — aplikace Rezervace musí být aktivní; role určují, kdo vytváří, vidí a upravuje.

Reporty rezervací

Kde je v menu Reporty dostupná sekce Rezervace, používejte ji pro objemy podle období, distribuci stavů a zátěž podle odpovědné osoby nebo služby — pro analýzu, ne denní plánování (pro to zůstává Kalendář). Pokud dedikované reporty nevidíte, analyzujte ze Seznamu s filtry data a stavu, nebo propojte rezervace s obchody/tickety a používejte reporty z těchto oblastí.

Veřejné formuláře a self-service

Formuláře typu rezervace umožní klientovi vybrat, co rezervovat, datum/čas a své údaje bez vstupu do Mokapenu. Po odeslání:

• v Mokapenu se rezervace zobrazí ke správě (často Čeká na potvrzení);
• klient může mít odkazy pro správu/zrušení rezervace, pokud je formulář poskytuje.

V typickém interním formuláři je povinné pole u rezervovatelných služeb; veřejné formuláře mohou nabízet také produkty nebo dostupnost (schůzky) podle konfigurace modulu. Před zveřejněním vždy slaďte katalog, uzavření a text formuláře.

Případy použití

• Studio / konzultace: rezervovatelná služba «60min konzultace» → formulář na webu → tým potvrdí → volitelný propojený obchod a follow-up úkol.
• Servisní centrum / klinika: více služeb ve stejném slotu; kapacita slotu v nastavení, pokud se používá; kalendář pro prevenci dvojitých rezervací.
• Pronájem / sezení: rezervace s dlouhým obdobím (daterange) a adresou místa.
• Poprodej: rezervace propojená s ticketem nebo objednávkou pro instalaci nebo školení na místě.
• Přeplánování: přesun v kalendáři nebo úprava dat; aktualizace stavu a informování kontaktu, pokud to proces vyžaduje.

Doporučené procesy

• Jako rezervovatelné označte pouze služby, které skutečně chcete nabízet online nebo v agendě.
• Používejte Čeká na potvrzení pro požadavky z formulářů; potvrzujte až po kontrole dostupnosti.
• Vždy propojte správný Kontakt: historie zůstane na záznamu klienta.
• Pro interní schůzky bez katalogové služby preferujte Schůzky.
• Archivujte dokončené rezervace pro čitelný kalendář; mažte pouze koncepty a testy.
• Slaďte uzavření/svátky org, abyste předešli fantomovým slotům.

Kombinujte Rezervace se Službami, Kontakty a podle potřeby Obchody nebo Tickety pro koherentní tok od požadavku k dodávce.

Často kladené otázky

O: Nevidím služby ve výběru. Proč?

A: Ve výběru se zobrazují pouze rezervovatelné služby. Povolte rezervaci u služby v katalogu Prodej → Služby.

O: Rozdíl mezi Rezervací a Schůzkou?

A: Rezervace = slot na rezervovatelných službách + kontakt + stavy potvrzení/zamítnutí (také z formulářů). Schůzka = meeting/agenda s účastníky, bez požadavku na katalog služeb. Detaily v příručce Schůzky.

O: Proč nemám přístup k Rezervacím?

A: Potřebujete aktivní aplikaci, oprávnění k zobrazení a vhodný plán Premium. Ověřte u administrátora organizace.

O: Může klient rezervovat sám?

A: Ano, přes veřejné rezervační formuláře nakonfigurované v Mokapenu a zveřejněné na vašem webu nebo landing page.

O: Co se stane, když zamítnu?

A: Nastavte stav na Zamítnuto. Historie a oznámení zůstanou; později můžete archivovat.

O: Mohu rezervovat i produkty, nejen služby?

A: V typickém interním formuláři je povinné pole u rezervovatelných služeb. Veřejné formuláře mohou nabízet také produkty nebo dostupnost (schůzky) podle konfigurace modulu.