Руководство Mokapen

Руководство по бронированиям

Раздел Бронирования — модуль Mokapen для записи, когда клиент или prospect бронирует одну или несколько бронируемых услуг: консультации, процедуры, сессии, аренду, операционные слоты. У каждого бронирования есть название, статус (Подтверждено / В ожидании / Отклонено), контакт, услуги, период даты/времени, ответственный, конфиденциальность, место и связи с остальной частью CRM.

Доступ из меню Активности → Бронирования. Вид по умолчанию — Календарь; можно переключиться на Список. Модуль требует активного приложения Бронирования, корректных прав и подходящего плана Premium — проверьте доступность на вашем плане и в ролях организации.

Роль в CRM и отличие от встреч

Бронирование в Mokapen — не просто слот в календаре: это связанная запись с каталогом услуг и контактом клиента, с типичным циклом подтверждения заявок (в том числе из публичной формы).

• Бронирование: заявка или слот, связанный с одной или несколькими бронируемыми услугами и с контактом. Типичный поток: клиент бронирует (внутренне или из формы) → команда подтверждает или отклоняет → бронирование остаётся в истории клиента и может связаться со сделкой, тикетом, проектом.
• Встреча: совещание, звонок или визит в календаре с участниками (пользователи Mokapen, контакты, компании), организатором и статусом открыта/закрыта — не обязательно связана с каталогом услуг. См. руководство Встречи.

На практике: используйте Бронирования, когда продаёте или оказываете слоты услуг из каталога; используйте Встречи для meeting и общей agenda (demo, kick-off, stand-up). Оба модуля могут сосуществовать и связываться с другими сущностями. Практическое правило: каждое бронирование с клиентом заслуживает правильный Контакт — тогда история остаётся на карточке клиента, а не только в календаре Бронирования.

Предварительные условия: бронируемые услуги

При внутреннем создании поле Услуги перечисляет только услуги, отмеченные как бронируемые (фильтр bookable в select). Если список пуст, нельзя завершить бронирование из внутренней формы.

1. Перейдите в Продажи → Услуги (каталог).
2. Откройте или создайте услугу и включите возможность бронирования (опция / Включить бронирование на услуге).
3. Вернитесь в Бронирования и повторите: услуга появится в select.

Отмечайте бронируемыми только услуги, которые действительно хотите предложить в agenda или онлайн. Для публичных потоков формы типа бронирование используют услуги, продукты или доступность, настроенные в форме — согласуйте каталог и форму перед публикацией ссылки.

Статусы бронирования

Статус — не kanban: управляете им из выпадающего меню на панели действий / при создании. Три значения:

• Подтверждено — слот принят. Типичный начальный статус при создании бронирования изнутри (команда уже подтвердила).
• В ожидании — ожидает подтверждения. Часто после заявки из публичной формы или когда оператор хочет проверить доступность перед занятием слота.
• Отклонено — не принято (слот недоступен, клиент не подходит, конфликт agenda…). Остаётся в истории и может генерировать уведомления; затем можно архивировать.

При смене статуса Mokapen может уведомить ответственного и соисполнителей (email/уведомления по настройкам организации) и в некоторых случаях обновить контакт о статусе бронирования.

Страница Бронирования — верхняя панель

Главная страница предлагает два вида: Календарь и Список, по той же операционной модели, что и Встречи.

• Календарь (по умолчанию): бронирования во времени; клик по событию открывает карточку. Где предусмотрено, можно переместить слот (drag/move) — полезно для переноса без повторного открытия всей формы.
• Список: таблица с поиском, фильтрами пользователей/команд, столбцами (заголовок, статус, контакт, услуги, даты, метки, соисполнители…). Идеально для массовых действий и поиска всех заявок В ожидании.
• Новое бронирование: открывает модальное окно создания.
• Действия: Архив (и корзина, если план предусматривает).

В виде Список при выборе строк чекбоксами появляется панель действий: дублирование, архивирование, удаление (и другие действия, доступные на вашем плане).

Карточка бронирования

Клик по событию в календаре или по заголовку в списке открывает карточку (боковое модальное окно). С подходящим планом Premium можно открыть на полную страницу: то же содержимое, больше места и удобное сохранение.

Панель действий

• Статус (выпадающее меню): Подтверждено, В ожидании, Отклонено — см. раздел статусов.
• Конфиденциальность (замок): Публичный (виден членам организации по правилам доступа) или Приватный (только ответственный, соисполнители и те, у кого явный доступ — не всем членам организации).
• Метки, Цвет, Вложения, Стикеры (Premium).
• Копировать ссылку, + Создать и связать / новые связи.

Меню Опции (три точки)

• Дублировать: копирует бронирование; в модальном окне можно включить checklist, связи и вложения (если есть).
• Архивировать / Восстановить: скрывает из операционных видов или возвращает в календарь/список.
• Удалить (красный пункт): подтверждение в модальном окне; при подходящем плане мягкое удаление (корзина) или окончательное удаление.

Вкладки карточки

• Данные — заголовок, статус, конфиденциальность, метки, цвет, контакт (обязателен, если приложение Контакты активно; контакт можно создать на лету), бронируемые услуги (обязательны), период дат, ответственный, соисполнители (если конфиденциальность данных активна в org), адрес (часто предзаполняется офисом организации), описание, вложения, sticky note.
• Связи — связи с другими сущностями (если ваша роль не только ограниченное чтение). См. Связанные разделы.
• Marketing — маркетинговые поля сущности, если используются в вашей организации.
• Обновления — хронология изменений на полной карточке.

Конфиденциальность и соисполнители

Как у Встреч и других сущностей: соисполнители — пользователи или команды Mokapen, которым нужна видимость бронирования и работа с ним, не будучи контактом клиента. Примеры: receptionist, обрабатывающий заявки В ожидании; специалист, оказывающий услугу; manager, отслеживающий недельную нагрузку.

При приватной конфиденциальности (замок на панели действий) бронирование видно только ответственному, указанным соисполнителям и тем, у кого явный доступ по правилам конфиденциальности — не всем членам организации. Используйте приватную конфиденциальность для чувствительных слотов или VIP-клиентов; оставляйте публичной (по правам org), когда вся операционная команда должна видеть agenda бронирований.

Связанные разделы

• Связи — свяжите сделки, задачи, тикеты, проекты, документы, кампании и другие включённые сущности. Открывая контакт, видите связанные бронирования в истории.
• Метки и Вложения — как у других сущностей Mokapen (подписанные подтверждения, brief, фото офиса…).

Контакт уже на вкладке Данные: всё равно полезно добавить связи со сделкой или тикетом, когда бронирование — часть коммерческого или поддерживающего пути.

Создание бронирования

Изнутри (Календарь или Список)

1. Откройте Бронирования (Календарь или Список) → Новое бронирование.
2. Введите название (обязательно).
3. Установите статус (по умолчанию часто Подтверждено, если создаёте вы после согласования с клиентом).
4. Выберите или создайте на лету Контакт.
5. Выберите одну или несколько бронируемых услуг.
6. Установите период (daterange даты/времени).
7. При необходимости ответственный, соисполнители, адрес, описание, вложения.
8. На вкладке Связи добавьте полезные связи, затем Сохраните.

Из публичной формы

Клиент заполняет форму бронирования на сайте или landing: выбирает, что бронировать (услуги, продукты или доступность/встречи по конфигурации формы), дату/время и свои данные. В Mokapen приходит бронирование — часто В ожидании — для подтверждения или отклонения. Клиент может иметь ссылку для управления или отмены своего бронирования, если форма это предусматривает. Перед публикацией ссылки: согласуйте каталог бронируемых услуг, закрытия/праздники организации и текст формы.

Изменение бронирования

1. Откройте карточку бронирования.
2. Измените поля вкладки Данные (контакт, услуги, даты, описание, ответственный, соисполнители).
3. Обновите статус, когда подтверждаете или отклоняете заявку В ожидании.
4. В Календаре перетащите или переместите слот, если интерфейс позволяет — полезно для быстрого переноса.
5. Сохраните; изменения могут генерировать уведомления ответственному/соисполнителям и в некоторых случаях email статуса контакту.

Удаление бронирования

Удаляйте бронирования, созданные по ошибке, или тестовые дубликаты. Предпочитайте Архивировать, если слот завершён и нужно сохранить историю и связи, не загромождая календарь и список.

Одиночное удаление

1. Откройте карточку → Опции → Удалить (красный пункт).
2. Подтвердите в модальном окне.

С подходящим планом Premium бронирование может попасть в корзину (откуда Восстановить или Удалить окончательно). На планах без мягкого удаления удаление может быть окончательным сразу после подтверждения — проверьте план и права.

Множественное удаление

1. Вид Список → выберите чекбоксами.
2. Клик Удалить → подтверждение.

Архивирование бронирования

Архив для завершённых или отклонённых бронирований, которые больше не должны появляться в календаре и операционном списке, сохраняя связи и историю — та же логика, что у Встреч.

Архивирование одного / нескольких бронирований

• Одиночное: карточка → Опции → Архивировать → подтверждение.
• Множественное: Список → выберите → Архивировать на панели действий.
• Восстановление: из Архива (меню Действия) или с карточки → Опции → Восстановить.

Дублирование бронирования

Полезно для повторяющихся слотов с той же структурой (та же услуга и тот же клиент, новая дата).

1. Карточка → Опции → Дублировать.
2. В модальном окне выберите, копировать ли checklist, связи и вложения.
3. Подтвердите; обновите даты (и статус при необходимости) на новом бронировании.

В Списке можно также дублировать несколько выбранных записей, если действие доступно.

Виды бронирований

Календарь (по умолчанию)

Сеточный вид для планирования операционной недели: каждое бронирование в слоте, соответствующем дате и времени. Клик по событию открывает карточку. Идеально для пересечений между услугами и нагрузки по дням. Где предусмотрено, перетаскивайте для перемещения слота.

Список

Табличный список с поиском, фильтрами пользователей/команд и столбцами (заголовок, статус, контакт, услуги, даты…). Выберите несколько строк для дублирования, архивирования, удаления. Используйте Список для очередей В ожидании и аналитических экспортов, если доступны.

Вид страницы

Карточка на полный экран (подходящий план Premium, где предусмотрено): то же содержимое, что в модальном окне, больше места для описания, вложений и связей.

Нет отдельного kanban: статус Подтверждено / В ожидании / Отклонено управляется из поля статуса.

Настройки бронирований

В Настройках организации → Бронирования (авторизованные участники) управляете настройками, связанными с услугами и слотами — например, эталонной длительностью и, где отображается, ёмкостью слота (сколько одновременных бронирований в одно время). Некоторые области UI настроек могут быть ещё неполными: проверьте в org, что реально работает, прежде чем обещать команде.

• Закрытия / праздники — в общих настройках организации можно задать дни закрытия: в эти дни могут блокироваться бронирования или другие сроки, которые нельзя обработать вовремя.
• Поля / Карточка / Столбцы — если доступны для сущности бронирование в вашей org, следуют руководствам Поля, Карточка и Столбцы.
• Приложения и права — приложение Бронирования должно быть активно; роли определяют, кто создаёт, видит и изменяет.

Отчёт Бронирования

Где меню Отчёты доступно для Бронирований, используйте его для объёмов по периоду, распределения статусов и нагрузки по ответственному или услуге — в аналитическом смысле, не для ежедневного планирования (для этого остаётся Календарь). Если не видите отдельных отчётов, анализируйте из Списка с фильтрами по датам и статусу или связывайте бронирования со сделками/тикетами и используйте отчёты этих разделов.

Публичные формы и самообслуживание

Формы типа бронирование позволяют клиенту выбрать, что бронировать, дату/время и свои данные без входа в Mokapen. После отправки:

• в Mokapen появляется бронирование для обработки (часто В ожидании);
• клиент может иметь ссылку для управления/отмены своего бронирования, если форма это предусматривает.

В типичной внутренней форме обязательное поле — бронируемые услуги; публичные формы могут предлагать также продукты или доступность (встречи) по конфигурации модуля. Всегда согласуйте каталог, закрытия и текст формы перед публикацией.

Примеры использования

• Студия / консультация: услуга «Консультация 60 мин» бронируемая → форма на сайте → команда подтверждает → возможная связанная сделка и задача follow-up.
• Центр услуг / клиника: несколько услуг в одном слоте; ёмкость слота в настройках, если используется; календарь для избежания двойного бронирования.
• Аренда / сессия: бронирование с длинным периодом (daterange) и адресом офиса.
• Послепродажное обслуживание: бронирование, связанное с тикетом или заказом для установки или обучения на объекте.
• Перенос: переместите в календаре или измените даты; обновите статус и уведомите контакт, если процесс предусматривает.

Рекомендуемые процессы

• Отмечайте бронируемыми только услуги, которые действительно хотите предложить онлайн или в agenda.
• Используйте В ожидании для заявок из форм; подтверждайте только после проверки доступности.
• Всегда связывайте правильный Контакт: история остаётся на карточке клиента.
• Для внутренних meeting без услуги в каталоге предпочитайте Встречи.
• Архивируйте завершённые бронирования, чтобы календарь оставался читаемым; удаляйте только черновики и тесты.
• Согласуйте закрытия/праздники org, чтобы избежать фантомных слотов.

Сочетайте Бронирования с Услугами, Контактами и при необходимости Сделками или Тикетами для согласованного потока от заявки до оказания услуги.

Частые вопросы

В: Не вижу услуги в select. Почему?

О: Отображаются только бронируемые услуги. Включите бронирование на услуге в каталоге Продажи → Услуги.

В: Разница между Бронированием и Встречей?

О: Бронирование = слот на бронируемых услугах + контакт + статусы подтверждения/отклонения (в том числе из формы). Встреча = совещание/agenda с участниками, без обязательного каталога услуг. Подробности в руководстве Встречи.

В: Почему не могу открыть Бронирования?

О: Нужны активное приложение, право просмотра и подходящий план Premium. Проверьте у администратора организации.

В: Может ли клиент бронировать сам?

О: Да, через публичные формы бронирования, настроенные в Mokapen и опубликованные на вашем сайте или landing.

В: Что происходит, если отклоняю?

О: Установите статус Отклонено. История и уведомления остаются; затем можно архивировать.

В: Можно ли бронировать продукты помимо услуг?

О: В типичной внутренней форме обязательное поле — бронируемые услуги. Публичные формы могут предлагать также продукты или доступность (встречи) по конфигурации модуля.