Ghidul Mokapen

Ghid Rezervări

Zona Rezervări este modulul Mokapen pentru a înregistra când un client sau prospect rezervă unul sau mai multe servicii rezervabile: consultanțe, tratamente, sesiuni, închirieri, sloturi operaționale. Fiecare rezervare are nume, status (Confirmată / În așteptare / Refuzată), contact, servicii, perioadă dată/oră, responsabil, confidențialitate, loc și legături cu restul CRM.

Acces din meniul Activități → Rezervări. Vizualizarea implicită este Calendar; puteți trece la Listă. Modulul necesită aplicația Rezervări activă, permisiunile corecte și un plan Premium adecvat — verificați disponibilitatea pe planul dvs. și în rolurile organizației.

Rol în CRM și diferența față de Programări

O rezervare în Mokapen nu este doar un slot în calendar: este o înregistrare legată de catalogul de servicii și de contactul clientului, cu un ciclu tipic de confirmare al cererilor (inclusiv din formular public).

• Rezervare: cerere sau slot legat de unul sau mai multe servicii rezervabile și de un contact. Flux tipic: clientul rezervă (intern sau din formular) → echipa confirmă sau refuză → rezervarea rămâne în istoricul clientului și se poate lega de oportunitate, ticket, proiect.
• Programare: întâlnire, apel sau vizită în calendar cu participanți (utilizatori Mokapen, contacte, companii), organizator și status deschis/închis — nu neapărat legată de un catalog de servicii. Vedeți ghidul Programări.

În practică: folosiți Rezervările când vindeți sau prestați sloturi de serviciu din catalog; folosiți Programările pentru meeting-uri și agendă generală (demo, kick-off, stand-up). Cele două module pot coexista și se leagă de alte entități. Regulă practică: fiecare rezervare cu un client merită Contactul corect — astfel istoricul rămâne pe fișa clientului, nu doar în calendarul Rezervări.

Prerechizite: servicii rezervabile

La crearea internă, câmpul Servicii listează doar serviciile marcate ca rezervabile (filtru bookable în select). Dacă lista e goală, nu puteți finaliza rezervarea din formularul intern.

1. Mergeți la Vânzări → Servicii (catalog).
2. Deschideți sau creați un serviciu și activați posibilitatea de rezervare (opțiune / Activează rezervarea pe serviciu).
3. Reveniți la Rezervări și reîncercați: serviciul apare în select.

Marcați rezervabile doar serviciile pe care chiar doriți să le oferiți în agendă sau online. Pentru fluxurile publice, formularele (form) de tip rezervare folosesc servicii, produse sau disponibilități configurate în formular — coordonați catalogul și formularul înainte de a publica linkul.

Statusurile rezervării

Statusul nu este kanban: îl gestionați din meniul derulant din bara de acțiuni / la creare. Trei valori:

• Confirmată — slot acceptat. Este statusul de plecare tipic când creați rezervarea din interior (echipa a validat deja).
• În așteptare — așteaptă confirmare. Frecvent după o cerere din formular public sau când un operator vrea să valideze disponibilitatea înainte de a angaja slotul.
• Refuzată — neacceptată (slot indisponibil, client neeligibil, conflict de agendă…). Rămâne în istoric și poate genera notificări; apoi puteți arhiva.

La schimbarea statusului, Mokapen poate notifica responsabilul și colaboratorii (email/notificări conform preferințelor organizației) și, în unele cazuri, actualizează contactul privind statusul rezervării.

Pagina Rezervări — bara superioară

Pagina principală oferă două vizualizări: Calendar și Listă, pe același model operațional ca Programările.

• Calendar (implicit): vedeți rezervările în timp; clic pe eveniment deschide fișa. Unde e prevăzut, puteți muta slotul (drag/move) — util pentru reprogramare fără a redeschide tot formularul.
• Listă: tabel cu căutare, filtre utilizatori/echipe, coloane (titlu, status, contact, servicii, date, etichete, colaboratori…). Ideal pentru acțiuni în masă și pentru a găsi toate cererile În așteptare.
• Rezervare nouă: deschide modalul de creare.
• Acțiuni: Arhivă (și coș dacă planul o prevede).

În vizualizarea Listă, selectând rândurile cu checkbox-urile apare bara de acțiuni: duplicare, arhivare, ștergere (și alte acțiuni disponibile pe planul dvs.).

Fișa rezervării

Clic pe un eveniment în calendar sau pe titlu în listă deschide fișa (modal lateral). Cu plan Premium adecvat o puteți deschide pe pagină întreagă: același conținut, mai mult spațiu și salvare comodă.

Bara de acțiuni

• Status (meniu derulant): Confirmată, În așteptare, Refuzată — vezi secțiunea statusuri.
• Confidențialitate (lacăt): Public (vizibil membrilor organizației conform regulilor de acces) sau Privat (doar responsabil, colaboratori și cei cu acces explicit — nu tuturor membrilor organizației).
• Etichete, Culoare, Atașamente, Note adezive (Premium).
• Copiază link, + Creează și conectează / conexiuni noi.

Meniul Opțiuni (trei puncte)

• Duplică: copiază rezervarea; în modal puteți include checklist, conexiuni și atașamente (dacă există).
• Arhivează / Restaurează: ascunde din vizualizările operaționale sau readuce în calendar/listă.
• Șterge (element roșu): confirmare în modal; cu plan adecvat soft delete (coș) sau ștergere definitivă.

Tab-urile fișei

• Date — titlu, status, confidențialitate, etichete, culoare, contact (obligatoriu dacă aplicația Contacte e activă; puteți crea un contact pe loc), servicii rezervabile (obligatorii), perioadă date, responsabil, colaboratori (dacă confidențialitatea datelor e activă în org), adresă (adesea precompletabilă cu sediul organizației), descriere, atașamente, sticky note.
• Conexiuni — legături la alte entități (dacă rolul dvs. nu e doar citire limitată). Vedeți Secțiuni conectate.
• Marketing — câmpuri marketing ale entității, dacă sunt folosite în organizația dvs.
• Actualizări — cronologia modificărilor pe fișa completă.

Confidențialitate și colaboratori

Ca la Programări și celelalte entități: colaboratorii sunt utilizatori sau echipe Mokapen care trebuie să aibă vizibilitate asupra rezervării și să lucreze la ea, fără a fi contactul clientului. Exemple: receptionistul care gestionează cererile În așteptare; profesionistul care prestează serviciul; un manager care monitorizează încărcarea săptămânală.

Cu confidențialitate privată (lacăt în bara de acțiuni), rezervarea e vizibilă doar responsabilului, colaboratorilor indicați și celor cu acces explicit conform regulilor de confidențialitate — nu tuturor membrilor organizației. Folosiți confidențialitate privată pentru sloturi sensibile sau clienți VIP; lăsați publică (conform permisiunilor org) când întreaga echipă operațională trebuie să vadă agenda rezervărilor.

Secțiuni conectate

• Conexiuni — legați oportunități, task-uri, tickete, proiecte, documente, campanii și alte entități activate. Deschizând contactul vedeți rezervările legate în istoric.
• Etichete și Atașamente — ca la celelalte entități Mokapen (confirmări semnate, brief, foto sediu…).

Contactul e deja în tab-ul Date: rămâne totuși util să adăugați conexiuni la deal sau ticket când rezervarea face parte dintr-un parcurs comercial sau de asistență.

Crearea unei rezervări

Din interior (Calendar sau Listă)

1. Deschideți Rezervări (Calendar sau Listă) → Rezervare nouă.
2. Introduceți numele (obligatoriu).
3. Setați statusul (implicit adesea Confirmată dacă creați dvs. după acord cu clientul).
4. Alegeți sau creați pe loc Contactul.
5. Selectați unul sau mai multe servicii rezervabile.
6. Setați perioada (daterange dată/oră).
7. Eventual responsabil, colaboratori, adresă, descriere, atașamente.
8. În tab-ul Conexiuni adăugați legături utile, apoi Salvați.

Din formular public

Clientul completează formularul de rezervare pe site sau landing: alege ce rezervă (servicii, produse sau disponibilități/programări conform configurației formularului), data/ora și datele proprii. În Mokapen ajunge rezervarea — adesea În așteptare — de confirmat sau refuzat. Clientul poate avea link pentru a gestiona sau anula propria rezervare, dacă formularul o prevede. Înainte de a publica linkul: aliniați catalogul serviciilor rezervabile, închiderile/sărbătorile organizației și textul formularului.

Modificarea unei rezervări

1. Deschideți fișa rezervării.
2. Modificați câmpurile tab-ului Date (contact, servicii, date, descriere, responsabil, colaboratori).
3. Actualizați statusul când confirmați sau refuzați o cerere În așteptare.
4. În Calendar, trageți sau mutați slotul dacă interfața o permite — util pentru reprogramare rapidă.
5. Salvați; modificările pot genera notificări responsabilului/colaboratorilor și, în unele cazuri, email de status către contact.

Ștergerea unei rezervări

Ștergeți rezervări create din greșeală sau duplicate de test. Preferați Arhivează dacă slotul e încheiat și doriți să păstrați istoricul și conexiunile fără a aglomera calendarul și lista.

Ștergere singulară

1. Deschideți fișa → Opțiuni → Șterge (element roșu).
2. Confirmați în modal.

Cu plan Premium adecvat rezervarea poate merge în coș (de unde Restaurează sau Șterge definitiv). Pe planuri fără soft delete ștergerea poate fi definitivă imediat după confirmare — verificați planul și permisiunile.

Ștergere multiplă

1. Vizualizare Listă → selectați cu checkbox.
2. Clic Șterge → confirmare.

Arhivarea unei rezervări

Arhiva servește pentru rezervări încheiate sau refuzate care nu trebuie să mai apară în calendar și listă operațională, păstrând conexiunile și istoricul — aceeași logică ca la Programări.

Arhivare singulară / multiplă

• Singulară: fișă → Opțiuni → Arhivează → confirmare.
• Multiplă: Listă → selectați → Arhivează în bara de acțiuni.
• Restaurare: din Arhivă (meniul Acțiuni) sau din fișă → Opțiuni → Restaurează.

Duplicarea unei rezervări

Util pentru sloturi recurente cu aceeași structură (același serviciu și același client, dată nouă).

1. Fișă → Opțiuni → Duplică.
2. În modal alegeți dacă copiați checklist, conexiuni și atașamente.
3. Confirmați; actualizați datele (și statusul dacă e nevoie) pe noua rezervare.

În Listă puteți duplica și mai multe înregistrări selectate, dacă acțiunea e disponibilă.

Vizualizări rezervări

Calendar (implicit)

Vizualizare grilă pentru planificarea săptămânii operaționale: fiecare rezervare apare în slotul corespunzător datei și orei. Clic pe eveniment deschide fișa. Ideal pentru suprapuneri între servicii și încărcare pe zi. Unde e prevăzut, trageți pentru a muta slotul.

Listă

Listă tabelară cu căutare, filtre utilizatori/echipe și coloane (titlu, status, contact, servicii, date…). Selectați mai multe rânduri pentru duplicare, arhivare, ștergere. Folosiți Lista pentru cozile În așteptare și exporturi analitice dacă sunt disponibile.

Vizualizare pagină

Fișă pe ecran complet (plan Premium adecvat, unde e prevăzut): același conținut ca modalul, mai mult spațiu pentru descriere, atașamente și conexiuni.

Nu există kanban dedicat: statusul Confirmată / În așteptare / Refuzată se gestionează din câmpul status.

Setări Rezervări

Din Setări organizație → Rezervări (membri autorizați) gestionați preferințe legate de servicii și sloturi — de exemplu durata de referință și, unde e expusă, capacitatea slotului (câte rezervări simultane în același interval). Unele zone ale UI de setări pot fi încă incomplete: verificați în org ce e cu adevărat operațional înainte de a promite echipei.

• Închideri / sărbători — în setările generale ale organizației puteți seta zile de închidere: în acele zile pot fi blocate rezervări sau alte termene negestionabile la timp.
• Câmpuri / Fișă / Coloane — dacă sunt disponibile pentru entitatea rezervare în org-ul dvs., urmează ghidurile Câmpuri, Fișă și Coloane.
• Aplicații și permisiuni — aplicația Rezervări trebuie activă; rolurile controlează cine creează, vede și modifică.

Raport Rezervări

Unde meniul Rapoarte e disponibil pentru Rezervări, folosiți-l pentru volume pe perioadă, distribuția statusurilor și încărcare pe responsabil sau serviciu — în optică analitică, nu de planificare zilnică (pentru aceasta rămâne Calendarul). Dacă nu vedeți rapoarte dedicate, analizați din Listă cu filtre pe date și status, sau legați rezervările de oportunități/tickete și folosiți rapoartele acelor zone.

Formulare publice și autogestionare

Formularele de tip rezervare permit clientului să aleagă ce rezervă, data/ora și datele proprii fără a intra în Mokapen. După trimitere:

• în Mokapen apare rezervarea de gestionat (adesea În așteptare);
• clientul poate avea link pentru a gestiona/anula propria rezervare, dacă formularul o prevede.

În formularul intern tipic câmpul obligatoriu e pe serviciile rezervabile; formularele publice pot oferi și produse sau disponibilități (programări) conform configurației modulului. Coordonați mereu catalogul, închiderile și textul formularului înainte de publicare.

Cazuri de utilizare

• Studio / consultanță: serviciu «Consultanță 60 min» rezervabil → formular pe site → echipa confirmă → eventuală oportunitate legată și task de follow-up.
• Centru servicii / clinică: mai multe servicii în același slot; capacitate slot în setări dacă e folosită; calendar pentru a evita dubla rezervare.
• Închiriere / sesiune: rezervare cu perioadă lungă (daterange) și adresă sediu.
• Post-vânzare: rezervare legată de ticket sau comandă pentru instalare sau training on-site.
• Reprogramare: mutați pe calendar sau modificați datele; actualizați statusul și notificați contactul dacă procesul o prevede.

Procese recomandate

• Marcați rezervabile doar serviciile pe care chiar doriți să le oferiți online sau în agendă.
• Folosiți În așteptare pentru cererile din formulare; confirmați doar după verificarea disponibilității.
• Legați mereu Contactul corect: istoricul rămâne pe fișa clientului.
• Pentru meeting-uri interne fără serviciu în catalog, preferați Programări.
• Arhivați rezervările încheiate pentru a păstra calendarul lizibil; ștergeți doar drafturi și teste.
• Aliniați închiderile/sărbătorile org pentru a evita sloturi fantomă.

Combinați Rezervările cu Servicii, Contacte și, când e nevoie, Oportunități sau Tickete pentru un flux de la cerere la prestare coerent.

Întrebări frecvente

Î: Nu văd servicii în select. De ce?

R: Doar serviciile rezervabile apar. Activați rezervarea pe serviciu în catalog Vânzări → Servicii.

Î: Diferența între Rezervare și Programare?

R: Rezervare = slot pe servicii rezervabile + contact + statusuri confirmare/refuz (inclusiv din formular). Programare = întâlnire/agendă cu participanți, fără obligație de catalog servicii. Detalii în ghidul Programări.

Î: De ce nu intru în Rezervări?

R: E nevoie de aplicație activă, permisiune de vizualizare și plan Premium adecvat. Verificați cu un admin al organizației.

Î: Clientul poate rezerva singur?

R: Da, prin formulare publice de rezervare configurate în Mokapen și publicate pe site sau landing.

Î: Ce se întâmplă dacă refuz?

R: Setați statusul Refuzată. Rămân istoricul și notificările; apoi puteți arhiva.

Î: Pot rezerva produse pe lângă servicii?

R: În formularul intern tipic câmpul obligatoriu e pe serviciile rezervabile. Formularele publice pot oferi și produse sau disponibilități (programări) conform configurației modulului.